Vergaderingen zijn een essentieel onderdeel van de werking van lokale overheden, maar kunnen ook een belangrijke bron van inefficiëntie en frustratie zijn. Dit was het geval bij de Bodmin Town Council, een lokale overheidsorganisatie in het Verenigd Koninkrijk, die op zoek was naar een betere organisatie van haar agenda en notulenbeheer over verschillende programma's.
Dit veranderde echter toen de raad iBabs adopteerde, een portaal voor bestuursvergaderingen dat het hele vergaderworkflow centraliseert. In deze casestudy onderzoeken we hoe iBabs de Bodmin Town Council heeft geholpen de interne communicatie te verbeteren door hun vergaderproces te stroomlijnen.
De uitdaging bij Bodmin Town Council
Voor het gebruik van iBabs was de uitdaging voor Bodmin Town Council dat de sleutelelementen van haar vergaderworkflow op verschillende programma's werden gehouden, met gecompliceerde processen en afhankelijkheid van menselijke factoren om belangrijke informatie tussen belanghebbenden te delen.
Elk comité had zijn eigen spreadsheet voor het bijhouden van acties en besluiten, en het onthouden hiervan bleek een constante strijd voor de drukke beheerders.
In de woorden van IT-beheerder David Bidgway:
"Het was alsof je meerdere spreadsheets en e-mails constant moest houden; hoofdpijn was een understatement."
De oplossing
iBabs bood de oplossing die Bodmin Town Council nodig had. Het vergaderplatform centraliseert alle aspecten van administratie voor vergaderingen die plaatsvinden binnen de raad. Hierdoor kunnen leden gemakkelijk toegang krijgen tot agenda's voor de volgende vergadering. Ze kunnen ook gemakkelijk notulen van alle vorige vergaderingen doorzoeken om belangrijke informatie te vinden en details van acties en resoluties raadplegen om het werk van de raad op koers te houden.
Na zo lang in silo's te hebben gewerkt, transformeerde de raad haar werkwijze dankzij iBabs. Er is nu een gedeelde online ruimte waar alle belanghebbenden, beheerders en raadsleden kunnen samenwerken. Bovendien maakt het vergaderplatform het eenvoudig om rapporten te genereren van elke commissievergadering, wat de transparantie en verantwoordelijkheid verbetert en een audittrail biedt.
Zoals Shirley Gooch, Senior Administratief Assistent, uitlegde:
"iBabs is voor ons een gamechanger geweest. Het heeft alles wat we nu doen gecentraliseerd en wat betreft agenda's en notulen - alles op één plek, in plaats van een aparte spreadsheet voor elke commissie. Het heeft onze vergaderingen efficiënter en minder tijdrovend gemaakt."
De impact van een betere workflow
De impact van iBabs op de operaties van Bodmin Town Council is aanzienlijk geweest. Het heeft de communicatie en organisatie binnen de raad verbeterd, tijd bespaard voor alle belanghebbenden en ervoor gezorgd dat het werk van de raad niet wordt opgehouden door onnodige bureaucratie.
Leden hoeven niet langer te vertrouwen op collega's die zich herinneren de nodige spreadsheets in te vullen en deze naar alle relevante belanghebbenden te e-mailen. Beheerders, ambtenaren en raadsleden kunnen alle relevante documentatie binnen het platform raadplegen.
Zoals Anne Colquhuon, Senior Administratief Assistent voor Commissies, het verwoordde: "zodra de agenda is gepubliceerd, is deze toegankelijk voor iedereen en is het gemakkelijk te zien wat er gebeurt."
Conclusie
De ervaring van Bodmin Town Council met iBabs toont aan hoe een bestuursportal de vergaderingen van lokale overheden kan stroomlijnen, de communicatie kan verbeteren en een betere organisatie kan faciliteren. Het maakt het proces van vergaderbeheer efficiënter en minder tijdrovend, verhoogt de transparantie en maakt het gemakkelijker om partijen verantwoordelijk te houden voor hun acties. Nu de raadsleden snel aan boord zijn met de nieuwe verbeterde elektronische werkwijze, is het nu een bijna papierloze manier van werken geworden. De ervaring van Bodmin Town Council is een geweldig voorbeeld van hoe technologie lokale overheidsorganisaties kan helpen beter en slimmer te werken ten behoeve van hun burgers.
