Het Jeroen Bosch Ziekenhuis is het grootste niet-academische ziekenhuis in het land. Het bestuursorgaan was opzoek naar manieren om de vergaderactiviteiten te optimaliseren, inclusief beheer van agenda en documenten, planning en informatie-uitwisseling.
Marleen van Meeteren, de secretaris-manager van operaties in het Jeroen Bosch Ziekenhuis, deelde haar ervaring met het integreren van een naadloos beheersysteem om alle vergaderactiviteiten bij te houden.
De uitdaging
Net als de operatiekamers van een ziekenhuis, moeten vergaderruimtes uitgerust zijn met geschikte technologie. Het Jeroen Bosch Ziekenhuis had moeite met het plannen van vergaderingen, het delen van actuele documenten met alle bestuursleden en het handhaven van bestuurlijke transparantie. Stapels documenten moesten voor elke deelnemer worden samengesteld voor een vergadering, wat een tijdrovend proces was.
Dit was een belemmering voor de algehele efficiëntie van het bestuur vanwege het ontbreken van een gecentraliseerd opslagsysteem. Dit leidde vaak tot verkeerde informatie doordat verschillende versies werden verspreid onder het bestuur. Bovendien was alle informatie gebonden aan de server van het gebouw, waardoor deze niet buiten het ziekenhuis toegankelijk was.
Zoals Marleen uitlegde:
"Onze vergaderingen werden geregeld via Outlook, maar afspraken maken en documenten via e-mail versturen was een gedoe. Vooral omdat de informatie niet centraal wordt opgeslagen en zo gemakkelijk verschillende versies kunnen circuleren en misverstanden kunnen ontstaan."
De oplossing
Het iBabs bestuursportaal bood het Jeroen Bosch Ziekenhuis een efficiënte manier om de vergaderingen van het bestuur en kritieke toezichthoudende activiteiten te beheren. Het gaf hen een gecentraliseerd platform waar bestuursleden op de hoogte kunnen blijven van aanstaande vergaderingen en alle documentatie veilig online kan worden verspreid.
Meeteren legde ook uit dat de software het gemakkelijk maakte om alle bestuursleden en belanghebbenden te updaten met de nieuwste versie van de bestuursdocumenten.
Hier zijn de belangrijkste voordelen die de organisatie ervoer als gevolg van de implementatie van iBabs:
- Eenvoudige vergaderplanning: Vanwege de intuïtieve UI van iBabs kan Marleen vergaderingen organiseren en sessies plannen op één plaats. Ze kan ook pushmeldingen versturen die verschijnen op de apparaten van de belanghebbenden, waardoor ze alle informatie krijgen die ze nodig hebben over vergaderagenda's, actiepunten, rapporten bekijken en documenten ondertekenen.
- Veilige cloudopslag: De overstap naar een cloudgebaseerd, veilig platform heeft het gemakkelijk gemaakt voor geautoriseerd personeel om informatie te benaderen. De geavanceerde encryptie en ISO-gecertificeerde processen houden kritieke gegevens beschermd in de cloud.
- Naadloos versiebeheer: Versiebeheer is integraal voor iBabs. Marleen zei dat ze de webversie gebruikt om agenda's en nieuwe documenten te maken. Iedereen die verbonden is, ontvangt deze meteen en heeft alleen toegang tot de nieuwste versie.
- Snelle ophaling: Marleen gaf aan dat de zoekfunctie van iBabs haar in staat stelde om snel informatie te vinden op alle niveaus, zelfs als ze zich de datum niet kon herinneren.
- Vereenvoudigde documentannotaties: Met iBabs kon Marleen waardevolle tijd besparen bij de voorbereiding van vergaderingen dankzij de functie voor het annoteren van digitale documenten. Leden kunnen voor de vergadering hun eigen notities maken en deze delen met hun collega's.
- Gecontroleerde toegang: Alle vergaderdocumenten worden veilig opgeslagen in de cloud en zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel. Het is eenvoudig om permissies te specificeren over wie toegang heeft en de gegevens kan beheren.
- Toegang vanaf elke locatie: Met iBabs kunnen het ziekenhuisbestuur en het personeel vanaf elke locatie toegang krijgen tot het systeem. Omdat de software platformonafhankelijk is, kan elk apparaat worden gebruikt om in te loggen.
"De software maakt vergaderingen tot een gestroomlijnder proces... Alles lijkt vanzelfsprekend. Het bespaart veel tijd!"
Resultaten van de nieuwe efficiëntie
Door over te schakelen naar iBabs heeft het Jeroen Bosch Ziekenhuis de organisatie van zijn bestuursvergaderingen kunnen verbeteren. Het is eenvoudiger geworden om de leden en aandeelhouders te allen tijde betrokken en op de hoogte te houden.
Marleen zei:
"Met iBabs kun je gemakkelijk agenda's samenstellen en verspreiden, vergaderdocumenten, actiepunten en besluitenlijsten... Het kan worden geïntegreerd in de interne infrastructuur van de organisatie."
Conclusie
iBabs heeft het Jeroen Bosch Ziekenhuis in staat gesteld om efficiëntie toe te voegen aan zijn bestuursprocessen. Door het platform te implementeren, kan het bestuur zich concentreren op de inhoud van vergaderingen. Belangrijke beslissingen worden bijhouden en actuele bestuursdocumenten zijn in een oogwenk gedeeld.
Het ziekenhuisbestuur geniet nu van verbeterde bestuursprocessen en gemakkelijke, veilige toegang tot alle informatie die ze nodig hebben, of men nu binnen of buiten het gebouw is.
Op zoek naar een vergelijkbare oplossing? Vraag hier een gratis demo van iBabs aan.
