Salisbury NHS Foundation Trust

Als het gaat om bestuur, is de gezondheidszorg niet anders dan elke andere industrie - efficiëntie is alles. Voor Salisbury NHS Trust was de overstap naar een meer gestroomlijnde en effectievere oplossing voor het beheer van vergaderingen een kantelpunt.

Kylie Nye, hoofd Corporate Governance van Salisbury NHS Trust, is een toegewijde professional met meer dan een decennium aan ervaring bij de NHS. Ze is geen vreemde voor de complexiteit van bestuur in de sector. In iBabs vond ze een bondgenoot die administratieve hindernissen veranderde in een spingplank naar succes.

De uitdaging

Voordat iBabs werd geïntroduceerd, gebruikte het Trust een verouderd proces van handmatige PDF-creatie en e-maildistributie voor hun bestuursdocumenten. Dit bleek tijdrovend tijdens de voorbereiding van bestuurs- en commissievergaderingen, vooral wanneer documenten te laat werden ingediend of correcties nodig hadden.

"We ontvingen verschillende bestanden, die de leden van het administratieve team dan moesten samenbrengen tot één PDF. Die werd vervolgens per e-mail verzonden aan de deelnemers van de vergadering," zegt Kylie

"Als er wijzigingen of typefouten werden opgemerkt, betekende dat dat alle documenten opnieuw moesten worden verzonden, wat een vrij langdurig proces is... Het was gewoon erg arbeidsintensief."

Ze wees ook op een voorbeeld waarbij een belangrijk rapport zeven keer was herzien in aanloop naar een vergadering, waarbij beheerders het PDF zeven keer moesten bewerken en opnieuw moesten verzenden naar de deelnemers aan de vergadering.

De oplossing

Met iBabs vond Kylie een systeem dat niet alleen het vergaderproces vereenvoudigde, maar ook in staat was om snel laat ingediende documenten, correcties en herzieningen af te handelen. De mogelijkheid om snel een document te wijzigen, bij te werken en opnieuw te publiceren, bleek een belangrijke verbetering.

“Het feit dat je een document gemakkelijk kunt wijzigen, bijwerken en vervolgens opnieuw kunt publiceren. Dat was het deel dat het verschil maakte,” zegt Kylie.

"Door snel te kunnen inloggen, een nieuw document te uploaden, opnieuw te publiceren en die melding naar iedereen te sturen met de mededeling ‘let op dat item 2.4 is bijgewerkt’. Dat was het belangrijkste."

Maar de voordelen van iBabs hielden daar niet op. In vergelijking met eerdere systemen waar Kylie mee had gewerkt, was ze blij met de persoonlijke touch die iBabs bood in de vorm van on-site training. Naar haar mening was dit instrumenteel om het team meteen op de hoogte te brengen van het systeem. Het betekende ook dat het team die informatie gemakkelijk kon overbrengen op andere belanghebbenden binnen het Trust, indien nodig.

Kylie merkte op:

"Ik denk dat het hebben van die persoonlijke touch van daadwerkelijk langskomen en de training geven echt nuttig was."

De impact

iBabs vereenvoudigde niet alleen het vergaderbeheerproces, maar formaliseerde het ook. Kylie legde uit dat de introductie van iBabs in hun vergaderprocedures structuur gaf aan hun vergaderingen en hielp medewerkers die niet bekend waren met vergaderbeheer het proces beter te begrijpen.

Bovendien wist iBabs de tijd die nodig was om vergaderdocumenten te verzamelen en te publiceren te halveren. De tool bood een centrale locatie waar senior leiders gemakkelijk toegang hadden tot al hun vergaderdocumenten, ter vervanging van het eerdere systeem van het doorzoeken van talloze e-mails en vergaderverzoeken. Kylie meldt ook dat, naast het makkelijker maken van het leven voor beheerders, het gemakkelijk was voor gebruikers om te begrijpen en te implementeren in hun vergaderroutines.

Gevraagd of ze iBabs zou aanbevelen, aarzelde Kylie niet:

Kylie merkte op:

"Ik zou zeggen dat het een heel eenvoudig systeem is om te gebruiken... Ik heb feedback gekregen van met name niet-uitvoerende bestuurders en andere senior leiders die het liefst hebben dat alle documenten op één plek staan... het is gewoon gemakkelijker voor iedereen om het ene systeem te gebruiken."