De Gemeente Utrecht combineert flexibel werken met efficiëntere vergaderingen. Utrecht is de hoofdstad en grootste stad van de gelijknamige provincie. Het is de vierde stad van Nederland met een bevolking van 368.024 in 2023. Dankzij slimme software is het nu mogelijk om alle deelnemers direct te informeren over de tijd en locatie van een vergadering, evenals de relevante documenten - volledig digitaal. En het is ideaal voor organisaties met flexibele werkplekken.
Voor vergaderingen was meestal veel papier nodig, omdat elke deelnemer vaak een eigen kopie kreeg. Dit is allesbehalve efficiënt. Het ergste is dat er veel tijd wordt besteed aan de voorbereiding voordat de vergadering daadwerkelijk plaatsvindt. De voorbereiding duurt vaak langer dan de vergadering zelf.
De juiste software kan de tijd die wordt besteed aan het plannen en houden van een vergadering aanzienlijk verminderen. Op een gegeven moment stond de gemeente op een kruispunt: zouden ze bij de bestaande methoden blijven of radicaal van koers veranderen en voortaan een digitale planning- en ondersteuningsoplossing gebruiken? ‘In 2013 waagden we de sprong,’ zegt Adam Golombek, informatiemanager bij de Gemeente Utrecht, ‘en werden we digitaal. Vergaderingen worden nu veel efficiënter gepland, we hebben altijd de benodigde documenten bij de hand en het papierverbruik is drastisch verminderd. We gebruiken veel minder!’
Digitaal gaan
Utrecht koos voor iBabs, de oplossing is specifiek gericht op het efficiënt plannen van vergaderingen. Het vermindert ook de stapel geprinte papieren tot de dikte van een tablet. Alle documenten zijn digitaal toegankelijk, dus er is geen extra papier nodig.
Met de iBabs-apps kunnen alle deelnemers de planning en de vereiste documenten overal en altijd raadplegen. Terugdenkend aan de situatie vóór iBabs zegt Golombek:
‘Voordat we deze software hadden, moesten afdelingen hun eigen vergaderingen zelf organiseren. Vergaderingen werden gepland in Outlook en de bijbehorende documenten werden geprint of via e-mail verspreid. Hoewel dit in de praktijk prima werkte, was het oude systeem verre van efficiënt.’
Daarom besloot de gemeente om een radicale verandering door te voeren en volledig digitaal te gaan. Alles wordt geregeld in één applicatie en is volledig gedigitaliseerd. Papierloos worden was een hele onderneming: naast elkaar gelegd zou de totale hoeveelheid gedigitaliseerd papier 21 km bedragen. Nu vergaderingen digitaal worden voorbereid, zijn de agenda en documenten digitaal beschikbaar en kunnen ze - dankzij de Cloud - altijd en overal worden geraadpleegd. Volgens Golombek is er een pilot gestart waarin gebruikers hun gewenste functionaliteiten konden communiceren.
‘We hebben die fase zeer positief afgerond en ongeveer duizend medewerkers zijn sindsdien de software gaan gebruiken.’
Dankzij iBabs kunnen alle vergaderdeelnemers de juiste documenten digitaal raadplegen, zowel online als offline, zelfs als ze niet op kantoor zijn. ‘De iBabs-apps werken ook perfect op mobiele apparaten. Je hebt alleen een 3G- of 4G-verbinding nodig om overal toegang te krijgen tot de informatie,’ zegt Golombek. De vergadersoftware is een snelle, gebruiksvriendelijke oplossing voor een breed scala aan vergaderprocessen. Het voordeel van papierloze documenten is essentieel, maar minstens zo handig is de mogelijkheid om notities aan de documenten toe te voegen en deze met mededeelnemers te delen. Bovendien kan de gemeente dankzij een directe koppeling met de software nog steeds vergaderingen in Outlook plannen. Bovendien is de opslag van gegevens veilig en vertrouwelijk.
‘Uiteraard bevatten onze documenten gevoelige informatie, dus de oplossing moet betrouwbaar zijn,’ zegt Golombek.
Implementatie
Het College van B&W was een van de divisies die eigen apparaten kreeg. Golombek: ‘We begonnen in 2014 met het gebruik van iPads, maar kwamen tot de conclusie dat deze ook niet ideaal zijn. Mensen geven de voorkeur aan een tablet met een zakelijker gevoel. We werken momenteel met de Surface 2 en de Dell Venue Pro 11. Ze zijn allebei fantastisch en meer gericht op zakelijk gebruik. Synchronisatie is veel eenvoudiger en er is bekende software voor beschikbaar.’ Sommige raadsleden moesten wennen aan het gebruik van zo'n compact en krachtig apparaat. ‘Velen van hen werkten nog met ouderwetse notitieboekjes,’ lacht hij. ‘Maar ze raakten er snel aan gewend. De tablets zijn compact en licht en werken met het volledige Windows-pakket. De Surface 2 wordt zelfs standaard geleverd met Office. Het is een genot om te gebruiken.’
Gebruikersreacties
Golombek zegt dat medewerkers snel en soepel zijn overgestapt op de nieuwe app. ‘De reacties van de gebruikers zijn positief. Door de intuïtiviteit kunnen ze er vrij snel mee aan de slag. Een uur training van MSI was meer dan voldoende,’ zegt hij.
Het wordt echter niet alleen intern gebruikt. De gemeente zendt al enige tijd Gemeenteraadsvergaderingen live uit. ‘Burgers kunnen niet altijd persoonlijk bijeenkomsten bijwonen. We vinden het belangrijk dat iedereen op de hoogte kan blijven van de activiteiten van de Gemeenteraad, daarom zenden we live uit,’ vertelt Golombek. ‘Dat is het mooie van iBabs: livecasting kan worden gecombineerd met de beschikbare documenten. Kijkers kunnen de relevante documenten direct op hun scherm zien en zijn vrij om ze te raadplegen. Mensen waarderen die optie echt.’
Zegt u dat vergaderingen nu volledig papierloos zijn? ‘Nee, nee,’ lacht Golombek. ‘Hoewel het papierverbruik sterk is verminderd, mogen medewerkers nog steeds papier gebruiken als ze dat willen. Soms is het gewoon handiger om iets uit te leggen met een diagram op een A0. En dat kan nog steeds!’
Op zoek naar een vergelijkbare oplossing? Vraag hier een gratis demo van iBabs aan.
