Een van de krachtigste middelen van een overheidsorganisatie, is de mogelijkheid om te communiceren met de mensen die ze vertegenwoordigen. Zorgen voor tweerichtingscommunicatie kan gemeenten, waterschappen en andere organisaties veel voordeel opleveren.
De Wereldbank zegt hierover het volgende: "Burgers spelen een cruciale rol en helpen overheidsinstellingen transparanter, verantwoordelijker en effectiever te maken. Waaronder het aandragen van innovatieve oplossingen voor complexe ontwikkelingsuitdagingen."
Hoewel deze betrokkenheid vroeger alleen face-to-face was, vindt het merendeel van de interacties tegenwoordig online plaats. Toch benutten overheidsorganisaties hun digitale aanwezigheid vaak nog niet optimaal en mist er een effectieve online communicatie met hun inwoners. Dit artikel bevat een stappenplan voor het boosten van de online burgerparticipatie, via het Publieksportaal voor een grotere burgerbetrokkenheid.
Wat is burgerparticipatie?
Burgerparticipatie, of burgerbetrokkenheid, speelt een sleutelrol bij goed bestuur binnen gemeenteraden, andere overheidsinstanties en publieke organisaties. Dit zorgt voor een vrije stroom van informatie, waardoor burgers zich meer betrokken voelen bij het democratische proces en de beslissingen die hen aangaan.
Tegelijkertijd zorgt het ervoor dat het bestuursorgaan een beter beeld krijgt van de zorgen in de samenleving en de positie krijgt om nieuwe oplossingen te vinden voor bestaande problemen. Met als gewenste resultaat dat het bestuursorgaan betere beslissingen neemt en zich echt kan richten op de zaken die spelen onder de burgers.
Deze betrokkenheid kan worden gestimuleerd door het inzetten van een consultatieve aanpak (het vragen van feedback), samenwerking (de gemeenschap betrekken bij het ontwikkelen van oplossingen) of door gemeenschappen de middelen te geven die ze nodig hebben om hun eigen veranderingen door te voeren.
Waarom zouden openbare besturen zich moeten focussen op online burgerparticipatie?
De toegang tot online diensten is in snel tempo toegenomen de afgelopen jaren. Het CBS ontdekte dat in 2022 89% van alle Nederlanders een mobiele telefoon gebruikt voor internettoegang. Zelfs 9 op de 10 maken gebruik van de digitale overheid, via websites van openbare overheden en instanties. Nu zoveel mensen toegang weten te vinden tot de digitale wereld, zorgt dit voor een gemakkelijke en directe toegang tot de samenleving.
De toename van hybride werken is een andere indicator dat onze levens zich veel meer online afspelen. In 2022 is het aantal uren dat Nederlanders thuiswerken verdubbeld, in vergelijking met 2020 (voor de pandemie). Iets dat naar verwachting grotendeels zo zal blijven.
Online betrokkenheid helpt overheidsinstanties en andere openbare besturen om met burgers te communiceren in een omgeving die ze toch al dagelijks gebruiken. Het is een directe manier om toegang te krijgen tot hun feedback en meningen.
Hulpmiddelen voor online burgerbetrokkenheid
Hieronder een aantal voorbeelden van hulpmiddelen, die lokale besturen kunnen gebruiken voor het stimuleren van online betrokkenheid onder burgers.
| Model | Hulpmiddel | Toelichting |
| Directe betrokkenheid | Online enquêtes, open brieven en een publieke dialoog aangaan | Raden vragen burgers rechtstreeks om hun mening te geven, om de opinie binnen het electoraat in te schatten. |
| Participatief budgetteren | Dit omvat het betrekken van burgers bij het besteden van een gedeelte van het gemeentebudget. In gebieden die hier volgens het electoraat de meeste behoefte aan hebben. | |
| Platformen voor besluitvorming | Burgers vragen om te stemmen over een voorstel voor hun directe omgeving is een krachtige methode om hen te betrekken bij het besluitvormingsproces. | |
| Indirecte betrokkenheid | Online enquêtes en opiniepeilingen | Het plaatsen van online enquêtes en opiniepeilingen is een methode om op informele wijze het sentiment onder burgers te peilen. |
| Social media | Social media is een ander medium dat burgers kunnen gebruiken om te reageren op acties van overheidsorganisaties. Het bijhouden van de interactie via het Publieksportaal zorgt voor extra transparantie. | |
| Stemmen en online verslagen | Raadsleden kunnen hun besluiten en stemgedrag verantwoorden en onderbouwen, door het publiceren van online verslagen. | |
| Openbare vergaderingen | Het streamen van openbare vergaderingen vergroot het bereik en het creëert een extra mogelijkheid voor burgers om betrokken te raken bij het proces. |
Uitdagingen en best practices voor online burgerparticipatie
Kloven overbruggen
Hoewel het mobiele tijdperk in volle gang is, zijn er nog steeds veel mensen in de samenleving die geen of beperkte toegang hebben tot het internet. Dit betekent dat er rekening moet worden gehouden met deze groep bij het plannen van een online beleid. Zijn de digitale methodes voor de publieke betrokkenheid ook toegankelijk voor diegene met een beperkte toegang tot het internet? Of bijvoorbeeld voor mensen met een beperkt gezichtsvermogen of burgers die de lokale taal niet spreken?
Digitale geletterdheid bevorderen
Een manier om de toegankelijkheid online te bevorderen naar burgers toe, is door pro-actief te werk te gaan om digitale geletterdheid te stimuleren. Denk aan het voorzien van hulpmiddelen die mensen uitleggen hoe ze toegang kunnen krijgen tot de online content die ze nodig hebben en het aanbieden van trainingssessies.
Vertrouwen opbouwen
Transparantie is een cruciale pijler en deze eerlijke manier van communicatie zorgt ervoor dat burgers online berichtgeving durven te vertrouwen. In een wereld waar fake nieuws zich makkelijk verspreidt, is het essentieel om inhoudelijke informatie te onderbouwen en negatieve situaties die een eigen leven kunnen gaan leiden te voorkomen.
Zorg voor privacy en beveiliging van gegevens
Bij het betrekken van een digitale ruimte is het belangrijk om op je hoede te zijn voor problemen die te maken hebben met online gegevensbescherming. Als je informatie bewaard van leden van het electoraat, moet je voldoen aan de lokale wetgeving voor gegevensbescherming, zoals de GDPR in de Europese Unie.
Zorg voor tweerichtingscommunicatie
Echte betrokkenheid is geen eenrichtingsverkeer. Het moet een discussie zijn die ervoor zorgt dat burgers weten dat er naar hen wordt geluisterd en dat de organisatie hun bijdrage waardeert. Dit helpt burgers om zich echt betrokken te voelen bij het proces, meer dan wanneer ze alleen gevraagd worden om hun mening.
Hoe je een betrokken online burgergemeenschap opbouwt
1. Bepaal jullie doelstellingen
Voor een effectieve betrokkenheid moeten doelstellingen zorgvuldig worden bepaald, met de focus op wat jullie willen bereiken. Zo is de kans op succes veel groter, dan een versnipperde aanpak die probeert burgers op zoveel mogelijk verschillende manieren te betrekken
Door methodisch te werk te gaan, kan succes makkelijker worden gemeten en een aanpak effectiever worden aangepast. Analyseer hiervoor jullie huidige betrokkenheidsstrategie en ga na waar meer interactie met burgers het meeste voordeel kan opleveren.
Het streamen van openbare vergaderingen is een goed voorbeeld. Het is voor veel burgers moeilijk om fysieke vergaderingen bij te wonen, vanwege problemen met vervoer, tijdsgebrek en andere verplichtingen. Door de vergadering te streamen is het makkelijker voor burgers om aanwezig te zijn en op het moment zelf te participeren. Zo stel je burgers in staat om besluitvormingsprocessen te volgen. Met als bijkomend voordeel dat het makkelijk is om de bijbehorende statistieken bij te houden en de effectiviteit van inspanningen te meten.
2. Kies het juiste platform
Er zijn talloze digitale platformen beschikbaar om de betrokkenheid te vergroten. Bekijk de verschillende opties, om erachter te komen welk platform jullie het beste kan helpen. Om de gestelde doelen te bereiken, maar ook om de juiste doelgroep te betrekken.
Om het voorbeeld aan te halen van het verbeteren van de toegang tot publieke vergaderingen, kun je een meetingplatform als iBabs overwegen. Deze oplossing brengt de vergaderzaal naar de mensen toe via het Publieksportaal en registreert het aantal toeschouwers. Evenals het categoriseren van informatie, door het maken van een openbaar archief van agenda's, besluiten en andere belangrijke documenten.
3. Moedig deelname aan
Als je wil dat burgers interactief communiceren met jullie overheidsinstelling, dan moeten ze van het bestaan afweten. Transparantie in de processen en het stimuleren van kiezers om deel te nemen, zenden een positief signaal uit. Wat zorgt voor een goede start.
Bedenk bijvoorbeeld hoe je de sociale media van jullie lokale overheid kunt inzetten. Plaats niet alleen iets, maar stel open vragen, reageer op opmerkingen en doe iets met de zorgen die naar voren komen uit deze interactie met de gemeenschap. Het plaatsen van polls en enquêtes waar burgers aan kunnen deelnemen, zorgen ervoor dat betrokkenheid een natuurlijk onderdeel wordt van het proces.
4. Zorg voor een toegankelijke omgeving
Net zoals er rekening wordt gehouden met de toegankelijkheid van een gemeentehuis of overheidsgebouw, is hetzelfde van toepassing op digitale betrokkenheid. Het is onmogelijk om een accuraat beeld te krijgen van de situatie, als er groepen in de samenleving worden uitgesloten van deelname.
Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat er meer computers moeten komen in lokale bibliotheken of openbare gebouwen. Een ander voorbeeld is het toepassen van gedetailleerde alt-omschrijvingen van afbeeldingen die online en op social media worden geplaatst, zodat deze hardop kunnen worden voorgelezen.
Een onderzoek van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft uitgewezen dat 2,5 miljoen Nederlanders moeite hebben om te werken met digitale apparaten. Een van de redenen waarom NL DIGIbeter is ontstaan, waarmee de overheid ervoor wil zorgen dat iedereen mee kan doen aan de digitale samenleving.
5. Creëer een veilige omgeving
Helaas kan de online omgeving oververhit raken, vooral als er hevige discussies ontstaan. Hoewel sommige discussies waardevol kunnen zijn voor gemeenteraden en overheidsinstellingen voor het begrijpen van het sentiment van kiezers, mag het niet overgaan tot het uiten van beledigingen en ander negatief gedrag naar andere gebruikers.
Het is belangrijk dat er een moderator is voor het sturen van openbare online discussies. Evenals het opstellen van gedragscodes die mensen verplichten om op een respectvolle manier te converseren en het verwijderen van opmerkingen die hier niet aan voldoen.
Het framen van online gesprekken op een positieve manier door te vragen naar opbouwende feedback en suggesties, is een manier om burgers in de juiste richting te sturen.
6. Bevorder transparantie
Online aanwezigheid is de ideale manier om transparantie te bevorderen. Het is een venster naar de samenleving en het bevordert de betrokkenheid, bijvoorbeeld door een deel van jullie website te wijden aan het weergeven van de stemresultaten. Wat burgers kan helpen om te begrijpen waar hun vertegenwoordigers voor staan en hoe beslissingen worden gemaakt.
Als een raad stemt met de vergadersoftware van iBabs, kan de informatie van deze stemmingen automatisch worden bijgewerkt in dit specifieke gedeelte van de website. Dankzij een eenvoudig te gebruiken dashboard, wordt er getoond hoe er is gestemd over een bepaald onderwerp, het percentage stemmen dat er is uitgebracht voor of tegen moties en andere details.
Het openbaar maken van deze informatie zorgt ervoor dat burgers zien dat ambtenaren verantwoordelijk kunnen worden gehouden en het toont de mate van inzet voor transparantie. iBabs werkt al samen met veel gemeenten en raden in Nederland, het VK en overige landen.
7. Analyseer de resultaten
Zoals bij ieder beleid binnen overheidsinstellingen, kun je alleen door het analyseren van resultaten echt begrijpen of iets uitpakt zoals gewenst. Het regelmatig terugblikken op doelstellingen en het beoordelen van de voortgang is belangrijk. Als iets niet werkt, probeer dan een andere aanpak om een betere online burgerparticipatie te bewerkstelligen.
FAQ
Wat is de meest effectieve vorm van online burgerbetrokkenheid?
Elke vorm van betrokkenheid die burgers dichter bij het democratische proces brengt, is een effectieve vorm van burgerbetrokkenheid. Vergaderingen kunnen bijwonen via een livestream, helpt om te zien hoe beslissingen worden genomen. Het kunnen inzien van stemresultaten is een goede manier om de transparantie te vergroten.
Hoe kunnen overheden zorgen voor inclusiviteit op online platformen?
Overheden kunnen zorgen voor inclusiviteit door het aanbieden van platformen die voor iedereen toegankelijk zijn, ongeacht lichamelijke beperkingen, taalverschillen en meer. Dit betekent dat informatie moet worden aangeboden in meerdere talen, toegankelijk moet zijn voor mindervaliden en er hulp moet zijn voor degenen met een beperkte toegang tot het internet.
Welke risico’s hebben te maken met online burgerparticipatie?
De grootste risico’s omvatten een inbreuk op de privacy van gegevens, online intimidatie en de uitsluiting van bepaalde groepen. Er is ook een risico op het ontstaan van echokamers, waar alleen meningen van gelijkgestemden worden gehoord. Lokale overheidsinstanties moeten hun online aanwezigheid zorgvuldig beheren en zorgen voor moderatie- en veiligheidsmaatregelen.
Hoe kunnen burgers hun gegevens en privacy beschermen als ze online participeren?
Burgers kunnen hun data en privacy beschermen door het gebruik van sterke en unieke wachtwoorden, het inschakelen van 2-factor-authenticatie en door het privacybeleid te begrijpen van de platformen die ze gebruiken. De organisatie moet ervoor zorgen dat de veiligheidsmaatregelen op hun website burgers informeren, voordat ze gegevens delen.
Conclusie
Burgers zullen steeds meer van hun tijd in de aankomende jaren online doorbrengen. Dit is precies de reden dat burgerbetrokkenheid zo belangrijk is. Overheden en publieke instellingen hebben de kans om op zo’n manier te communiceren, dat het electoraat zich aangemoedigd voelt om hun gedachten te delen. Wat organisaties helpt om te begrijpen wat belangrijk is voor de gemeenschap die ze vertegenwoordigen. Deze aanpak laat ook transparantie zien en bevordert het onderlinge vertrouwen.
iBabs helpt lokale overheden en organisaties om meetings efficiënt te organiseren en te streamen. Plus het archiveren van discussies, het delen van notulen en het weergeven van stemuitslagen. Ontdek meer en vraag vandaag nog een Publieksportaal-demo aan voor jullie organisatie.
