Burgers zijn altijd kritisch of de uitgaven van de overheid goed worden besteed. Ze eisen dat de instanties waar zij belasting voor betalen, efficiënt werken op alle gebieden: van wegenonderhoud tot het houden van raadsvergaderingen.
Uit onderzoek van de Local Government Association in het Verenigd Koninkrijk kwam naar voren dat slechts 48% van de inwoners vond dat hun gemeente waar voor hun geld bood. Toch maken de uitgaven van de lokale en regionale overheden een aanzienlijk deel uit van de totale overheidsuitgaven. Een goede reden om als lokale instantie je waarde te bewijzen aan burgers door systemen en oplossingen te gebruiken die zorgen dat jullie efficiënter werken.
In dit artikel lees je hoe het gebruik van vergadersoftware hierbij helpt door het proces van raadsvergaderingen en de besluitvorming binnen de gemeenteraad te verbeteren. En we geven je een aantal tips waar je op moet letten als je vergadersoftware uitzoekt.
Wat mag je verwachten van vergadersoftware voor lokale overheden?
Vergadersoftware voor lokale overheden is een platform waarmee je het hele proces van vergaderen papierloos verzorgt. Voor de raadsvergadering kun je via de software de agenda en andere belangrijke documenten digitaal verspreiden. Tijdens de vergadering kun je digitaal stemmen en de besluitvorming vergemakkelijken. Zo verzamel je op één centrale plek alle feedback en volg je na de vergadering eenvoudig actiepunten op, te beginnen met het rondsturen van de notulen.
Deze software is meestal een cloudgebaseerde oplossing. Dat maakt het voor alle raadsleden makkelijk, omdat ze overal vandaan toegang hebben tot het platform via hun laptop, smartphone of tablet. Op het moment dat het hen goed uitkomt kunnen ze alle informatie die ze nodig hebben, raadplegen.
Je kunt kiezen voor specifieke portalen voor gemeenteraadsvergaderingen, zoals iBabs, waarmee je ook gelijk veilig virtuele of hybride vergaderingen organiseert.
Voordelen van vergadersoftware voor lokale overheden
Efficiëntere processen
Het proces van een vergadering wordt veel efficiënter met een vergaderportaal. Binnen een paar minuten maak je een agenda. En met een simpele druk op de knop verzend je deze aan alle relevante personen. Hetzelfde geldt voor de notulen.
Meer gemak
Voor de raadsleden is elektronische informatie handiger dan stapels papier. Ze hoeven niet meer alles mee te sjouwen en kunnen met de zoekfunctie snel de juiste informatie vinden. Dat is makkelijker dan echte papieren doorzoeken op zoek naar die ene opmerking.
Lagere kosten en milieuvriendelijker
Met vergadersoftware bespaar je op papier-, print- en portokosten. Raadsstukken kunnen zwaar en omvangrijk zijn dus een online alternatief is sowieso een stuk voordeliger. En minder papierverbruik is ook nog eens beter voor het milieu!
Een ander voordeel is hoe makkelijk je een wijziging in de agenda of een fout in de notulen aanpast. Alle deelnemers in de portal hebben altijd toegang tot de laatste versie dus je hoeft na de aanpassing niet alles opnieuw te versturen.
Betere samenwerking
Alle raadsleden hebben toegang heeft tot dezelfde documenten in de cloud. Iedereen die bevoegd is, kan opmerkingen toevoegen. Daardoor kunnen alle medewerkers eenvoudig en efficiënt samenwerken in voorbereiding op de vergadering. Dit zorgt voor een effectievere besluitvorming.
Verminderd risico op lekken
Wanneer iemand documenten van een raadsvergadering op een openbare plaats achterlaat, kan vertrouwelijke informatie of informatie onder embargo in verkeerde handen vallen. Dat zou niet de eerste keer zijn. In een vergaderportaal zijn deze gegevens beveiligd met een wachtwoord. iBabs maakt zelfs gebruik van tweefactorauthenticatie (2FA) om het voor onbevoegden nog moeilijker te maken om toegang te krijgen. Ook kun je het profiel van een gebruiker wissen, wanneer raadsleden wisselen.
Hoe je de juiste vergadersoftware voor jouw gemeente kiest
Dit zijn de belangrijkste functies om op te letten wanneer je vergadersoftware voor jouw gemeente zoekt.
Geavanceerde beveiliging
We noemden al de tweefactorauthenticatie en de mogelijkheid om gebruikers te wissen. Maar ook een geavanceerde versleutelingstechnologie is nodig om de documenten en discussies op het platform te beveiligen.
iBabs maakt hiervoor gebruik van dezelfde 256-bits AES-codering die ook banken en defensiediensten gebruiken. Al onze servers staan op locaties binnen Europa. Hiermee voldoe je als gemeente aan de AVG richtlijnen.
Deze veiligheidsprotocollen zijn beter dan die van veel andere apps waarmee je bestanden kan delen. Zeker voor overheidszaken is veiligheid een belangrijk issue.
Virtuele vergadermogelijkheden
Over sommige zaken mogen gemeenten online vergaderen. Dit zorgt voor meer flexibiliteit voor de raadsleden, lagere kosten (bijvoorbeeld aan catering) en een verminderde CO2-uitstoot, omdat raadsleden minder hoeven te reizen. Daarom is het goed om te kijken of deze functionaliteit is geïntegreerd in de software.
Het moet echter mogelijk blijven om ook fysiek te vergaderen. Of hybride waarbij sommige raadsleden fysiek en andere persoonlijk aanwezig zijn. Kijk daarom in hoeverre de software volledig virtueel, hybride en volledig persoonlijke vergaderingen ondersteunt. Raadsleden moeten in alle vormen kunnen debatteren, vragen stellen en stemmen.
Daarnaast kan het streamen van vergaderingen wenselijk zijn. Bijvoorbeeld voor openbare informatie-en inspraakvergaderingen waarbij veel mensen aanwezig willen zijn.
Online stemmen
De mogelijkheid om online stemmen te houden via vergadersoftware is niet alleen handig, maar zorgt ook voor een betrouwbare telling en vastlegging van de stemmen.
Via hun eigen apparaat brengen raadsleden elektronisch hun stem uit op de ingebrachte moties. Dit is nauwkeuriger en minder tijdrovend dan andere manieren van stemmen, zoals mondeling, op papier of via hand opsteken.
De vergadersoftware registreert alle stemmen, waarmee je gelijk bewijs hebt van het besluitvormingsproces, mocht iemand hier later naar vragen. Ook kan het dienen als bewijs in audits.
Documentbeheer in de cloud
De mogelijkheid om vergaderstukken in de cloud te beheren, is veel efficiënter. Agenda's en notulen maak en verspreid je binnen enkele minuten. En leden kunnen direct hierop reageren, zodat je eventuele problemen nog kunt aanpassen voor de vergadering.
Daarmee beperk je ook het risico dat raadsleden aan verschillende versies van documenten werken, aangezien wijzigingen onmiddellijk in de portal worden verwerkt. Hiermee bespaar je veel tijd. Het zorgt bovendien voor een betere communicatie en follow-up van actiepunten uit eerdere vergaderingen. Via de portal kun je eenvoudig de voortgang volgen en reminders sturen zodat acties tijdig worden uitgevoerd.
Online ondertekenen
Een goede softwareoplossing voor raadsvergaderingen biedt idealiter ook de mogelijkheid om elektronische te ondertekenen en beslissingen te verifiëren.
Volgens de eIDAS-verordening is een elektronische handtekening juridisch bindend. Een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) is zelfs betrouwbaarder dan een ‘natte’ handtekening, omdat er voor een QES een digitale vingerafdruk van de ondertekenaar nodig is.
Online handtekeningen zijn dus geschikt om te bewijzen wat er is gebeurd en wat er is besloten tijdens raadsvergaderingen, als daar in de toekomst ooit behoefte aan is.
Betrouwbare ondersteuning
Wanneer je een nieuwe oplossing integreert in je vergaderproces, dan wil je ervan uit gaan dat er hulp beschikbaar is als je die nodig hebt. Kijk daarom ook naar de ondersteuning die de leverancier biedt, zodat je nooit zonder hulp zit en je vergaderingen op elk moment gewoon door kunnen gaan.
Transparante besluitvorming
Het is essentieel dat inwoners de mogelijkheid hebben om te inzicht te hebben hoe beslissingen worden genomen binnen de raad. Vergadersoftware moet daarom functionaliteiten bieden die het mogelijk maken om het besluitvormingsproces open en toegankelijk te maken. Dit omvat het delen van vergaderagenda's, notulen en besluiten met het publiek via een gemakkelijk te navigeren platform. Zo'n platform heet over het algemeen een raadsinformatiesysteem.
Door het besluitvormingsproces transparant te maken, zoals met het een Publieksportaal, vergroot je het vertrouwen van inwoners in het bestuur en stimuleer je een actieve deelname aan het democratische proces. Zorg er bij het selecteren van vergadersoftware voor dat het systeem opties biedt voor het live streamen van vergaderingen en het achteraf beschikbaar stellen van opnames, zodat burgers laagdrempelig beraadslagingen en besluiten kunnen volgen.
Tips voor effectieve online raadsvergaderingen
● Kies wat werkt voor jullie specifieke situatie. Elke lokale overheidsinstantie heeft te maken met andere regels en richtlijnen, dus kijk goed of de oplossing past bij jullie behoeften en vereisten.
● Test de technologie voordat je deze tijdens een vergadering gebruikt. Dan weet je precies wat je kan verwachten en hoe je je doelen voor die vergadering bereikt met inzet van de software.
● Train alle betrokkenen in het gebruik van het platform en laat zien wat de voordelen zijn. Als iedereen begrijpt waarom ze het moeten gebruiken en hoe ze dit het beste kunnen doen, dan is de kans groter dat ze het ook daadwerkelijk gebruiken.
Conclusie
Het gebruik van software voor gemeenteraadsvergaderingen is essentieel voor meer efficiëntie, gemak en de naleving van de vereisten voor het bijhouden van (overheids)gegevens. Het maakt het proces voor de vergadering gemakkelijker, dankzij snelle en gemakkelijke voorbereiding en distributie van documenten. Tijdens de vergadering zorgt de software ervoor dat de raadsleden de meest actuele informatie binnen handbereik hebben en eenvoudig kunnen stemmen via hun eigen apparaat. Na de vergadering kun je direct notulen versturen, eventuele aanpassingen ontvangen, en zorgen voor vervolgacties.
Het vergaderportaal van iBabs biedt al deze functionaliteiten in combinatie met 24/7 ondersteuning en robuuste beveiligingsstandaarden. Vraag vandaag nog een gratis demo aan voor jouw gemeente.
