Deze vergaderprocedures voor lokale overheden zijn onmisbaar

Nederland kent verschillende bestuurslagen: de Rijksoverheid en drie lagere overheden. Dit laatste zijn de provincies, gemeenten en waterschappen. Samen vormen ze de totale overheid. In ons land komen daar nog meer dan 1.600 overheidsinstanties en bestuursorganen bij, die ieder hun eigen taken hebben. 

Lokale overheidsorganisaties zoals gemeenten hebben als taak het landelijke beleid te volgen, evenals het uitvoeren van hun eigen beleidsstrategie. Ze zijn in het leven geroepen om problemen op te lossen en verbeteringen door te voeren in hun regio.

Net zoals bij een vergadering of bijeenkomst van een ander soort organisatie, zijn ook bij deze overheidsinstellingen regels en statuten van toepassing. Om ervoor te zorgen dat meetings soepel verlopen, zijn dezelfde aspecten cruciaal: een agenda opstellen, processen creëren en het maken van notulen. Vanwege het grote aantal belangrijke beslissingen en veranderingen waar deze organisaties mee te maken krijgen, moet alles zorgvuldig worden gedocumenteerd.

Met dit in ons achterhoofd, vragen we ons af welke vergaderprocedures hiervoor onmisbaar zijn? Dus laten we eens kijken.

Het doel van gemeenteraadsvergaderingen

Vergaderingen van lokale overheden kunnen worden gehouden vanwege talloze redenen. Van meetings die wettelijk verplicht zijn tot openbare vergaderingen. Dit zijn de meest voorkomende doelen:

• Problemen oplossen.
• Besluitvorming.
• Informatie delen en/of verkrijgen.
• Instructies en/of toelichtingen geven.
• Vertrouwelijke onderwerpen bespreken.

Het kan voorkomen dat formele vergaderingen openbaar worden gemaakt, waaronder voor de pers. Toch kunnen zij worden uitgesloten zodra er vertrouwelijke informatie moet worden besproken. Het hangt af van de lokale statuten of organisaties een vergadering van tevoren moeten aankondigen en hetzelfde geldt voor het publiceren van de agenda.

8 vergaderprocedures voor lokale overheden die de productiviteit verhogen

Het maakt niet uit of een vergadering wel of niet openbaar wordt gehouden, (bestuurs)vergaderingen van lokale overheden moeten voldoen aan een aantal strikte procedures. Hieronder een aantal nuttige tips, die de structuur en de flow van jullie meetings zal verbeteren.

1. Bepaal de rol en de verantwoordelijkheden van de voorzitter

De eerste stap is het vaststellen van de rol van de voorzitter en de bijbehorende verantwoordelijkheden. Meestal is de voorzitter verantwoordelijk voor de volgende punten.

• Het leiden van de vergadering en het bewaren van de orde.
• Het gezicht van de lokale overheid zijn.
• Dienen als de link tussen de leden en het publiek, vooral als vergaderingen openbaar zijn.
• Het beheren van meetings (samen met de secretaris of griffier).
• Zorgen voor goed gedrag. 
• Garanderen dat stemmingen eerlijk verlopen.

Sommige overheidsorganisaties hanteren een maximale termijn voor het voorzitterschap, dus het is erg belangrijk dat er richtlijnen worden opgesteld. Waar alle Voorzitters zich aan moeten houden, zodat voor iedereen dezelfde standaard geldt. 

2. Volg een parlementaire procedure

Een van de beste manieren om te zorgen voor eerlijkheid en transparantie, is het volgen van een parlementaire procedure tijdens vergaderingen. 

Robert’s Rules of Order is zo’n procedure, bedacht door Henry Martyn Robert in 1876. Robert had destijds zelf moeite met het handhaven van de orde als leidinggevende van een kerkvergadering. Tot op de dag van vandaag worden de “regels van Robert” gebruikt in Amerika, als basis voor parlementaire procedures en zijn regels voor meetings zijn de standaard bij talloze professionele organisaties en overheden.

Het concept van “Robert’s Rules of Order” is gebaseerd op de volgende eenvoudige, maar fundamentele principes:

• Geef alle leden een gelijke kans om gehoord te worden.
• Gebruik de meerderheidsregel.
• Bescherm de rechten van alle leden.

Als jullie Robert’s Rules of Order willen toepassen, gebruik dan onze Robert’s Rules Of Order cheat sheet.

3. Plan de publieke aanwezigheid 

Als een vergadering openbaar is, moet hiervoor een plan worden bedacht. Kunnen burgers terecht op een fysieke locatie, zoals het gemeentehuis of een plaatselijke school? Of is een 
virtuele of hybride vergaderaanpak een manier om de betrokkenheid te vergroten, evenals de toegankelijkheid? Als dit laatste het geval is, moeten er richtlijnen worden opgesteld om alles op een ordelijke manier te laten verlopen. 

4. Bereid de agenda op tijd voor

Net zoals het naleven van de statuten en wettelijke vereisten, zorgt het vroeg opstellen van jullie vergaderagenda ervoor dat andere leden de tijd hebben om hierop te reageren. Eventuele wijzigingen kunnen zo nog worden doorgevoerd. Dit bespaart kostbare tijd aan het begin van de meeting, waardoor er meer tijd overblijft voor discussies en stemmingen. 

5. Voeg een tijdschema toe aan de agenda 

Om niet uit te lopen, is het verstandig om een tijdslimiet toe te voegen aan ieder agendapunt. Of het nu gaat om 5, 10 of 15 minuten, een tijdschema helpt jullie om alle belangrijke agendapunten te bespreken in het tijdsbestek dat hiervoor is gereserveerd. 

6. Handhaaf de algemene huisregels

Stel een aantal algemene huisregels vast, om de vergadering soepel te laten verlopen. Zorg ervoor dat:

• Iedereen de kans krijgt om te spreken en deel te nemen aan een discussie.
• De juiste sfeer heerst en dat de meeting ordelijk verloopt (zonder dat iemand een dominerende rol inneemt of ongepaste opmerkingen maakt).
• Er snel wordt teruggekeerd naar het besproken agendapunt, als een discussie een andere kant opgaat.
• Iedereen volledige toegang heeft tot relevante informatie, voorafgaand en na de vergadering.

7. Zorg voor een duidelijke stemprocedure

Als je een parlementaire procedure volgt zoals Robert’s Rules, dan is er waarschijnlijk al een procedure omtrent stemmingen. Als dit niet het geval is, zullen er regels en richtlijnen moeten worden opgesteld, waaronder voor een meerderheidsstemming, het quorum en de manieren waarop gestemd kan worden. 

8. Werk de vergadering zo snel mogelijk uit

Tenslotte is het belangrijk om de vergadernotulen zo snel mogelijk uit te werken, om belangrijke informatie beter te onthouden. Als dit niet je sterkste eigenschap is, dan kan een vergaderoplossing zoals iBabs je helpen om dit proces te automatiseren en de notulen voor jullie te maken. Die vervolgens ook makkelijk en veilig kunnen worden gedeeld met de betrokkenen. 

Effectief versus efficiënt lokaal bestuur

De term effectief verwijst naar iets dat helpt om doeltreffend een resultaat te bereiken, ongeacht de manier waarop. (Bijvoorbeeld: lopen of de auto pakken om naar de winkel te gaan.) Het begrip efficiënt verwijst naar het minimaliseren van middelen, zoals materialen, tijd of geld. (Bijvoorbeeld: autorijden is sneller en kost minder moeite.)

In deze context houdt een efficiënt lokaal bestuur in dat de juiste acties worden uitgevoerd, met een minimaal gebruik of een besparing van middelen.  

FAQ

Kunnen kiezers deelnemen aan gemeenteraadsvergaderingen, zelfs als de opmerking niet gerelateerd is aan de agenda?

Ja, zowel voor als na de zitting moet er een moment zijn voor burgers om zich te laten horen. Burgers mogen echter niet deelnemen aan de debatten en stemmingen zelf, die plaatsvinden tussen de bestuursleden en overige leden van de lokale overheid. 

Wat is het verschil tussen een verordening en een resolutie? 

Bij lokale overheden is een resolutie een besluit over een specifieke actie. Resoluties kunnen worden aangedragen en geaccepteerd in een enkele raadsvergadering en gaan direct in. (Behalve als er een specifieke datum wordt vastgesteld.) Een gemeentelijke verordening is een wet- en regelgeving op lokaal niveau, waarbij sancties gelden als deze wordt overtreden. Een verordening wordt in principe vastgesteld door de gemeenteraad zelf.

Wie vallen er onder de lokale overheid?

De lokale overheid bestaat onder meer uit gemeenten, waterschappen, provincies, een aantal bekostigde onderwijsinstellingen en organisaties zonder een winstoogmerk. De sector overheid in het geheel is onder te verdelen in: de centrale overheid, lokale overheid en wettelijke sociale verzekeringsinstellingen. 

Referenties en meer leesvoer

• Robert’s Rules of Order: een makkelijke beginnersgids
• De complete cheat sheet voor Robert’s Rules of Order (simpel uitgelegd)
• Robert’s Rules of Order: een vereenvoudigde vergaderagenda
• Tips van experts over notuleren + sjabloon en voorbeeld
• Robert’s Rules of Order voor stemmingen – Alles wat je moet weten
• De iBabs vergaderoplosing