iBabs Microsoft

Aangezien iBabs Gold Partner is van Microsoft bieden wij al sinds jaar en dag een ongecompliceerde integratie met uw bestaande Microsoft omgeving. Dit maakt het mogelijk rechtstreeks vanuit uw mappenstructuur van de PC documenten te uploaden naar iBabs. Met de export functionaliteit kan eenvoudig een vergadering weer naar het mappen archief worden opgeslagen.

SharePoint, Microsoft 365, Teams

Sinds de komst van SharePoint en Microsoft 365 werkt iBabs aan een verweven structuur waardoor SharePoint, Microsoft 365 en iBabs elkaar perfect aanvullen. Waar uw organisatie SharePoint en Microsoft 365 gebruikt als Document Management Systeem (DMS) om samen met collega’s dynamisch te werken aan documenten, projecten en andere bestanden, zorgt iBabs door de volledig geautomatiseerde koppeling dat vastgestelde documenten die besproken worden in uw bestuursvergadering in het bestuurlijk besluitvormingsproces van iBabs terecht komen. Teams en SharePoint zijn ontwikkeld voor eenvoudig samenwerken/collaboreren (Document Management Systeem). Je kan daarin wel documenten delen maar waar iBabs zich in onderscheidt is het aanbieden van de vergaderstructuur. In zowel Microsoft Teams als SharePoint zijn de documenten niet geordend in de structuur van een agenda, een agendastructuur simuleren door mapjes in een bepaalde volgorde aan te bieden is niet hetzelfde.
Daarnaast deel je met Teams en SharePoint ‘originelen’ (Word, Excel etc.) en voor vergaderstukken geldt dat je natuurlijk niet wilt dat men die kan wijzigen, vandaar in iBabs stukken automatisch worden geconverteerd naar .pdf.
iBabs blijft het meest dicht in de buurt van het doel waarvoor het door de meest organisaties wordt gebruikt, het ondersteunen van papierloos vergaderen.
Door de synchronisatieknop in iBabs zullen documenten uit uw SharePoint of Microsoft 365 omgeving up to date geplaatst worden in iBabs.

Naast het aanbieden van vergaderstukken in de structuur van een agenda, kan men in iBabs ook de samenhang terugvinden van ‘gevolgproducten’ volgend uit een vergadering: actiepunten, besluiten, notulen etc. zijn allemaal gelinkt aan die agendastructuur en ook vanuit verschillende perspectieven is die informatie te raadplegen:

• - op agendapuntniveau: door het openklappen van een punt in de agenda krijg je alle informatie mbt een specifiek onderwerp/agendapunt netjes onder elkaar te zien, welk onderwerp er besproken is, de bijbehorende vergaderstukken en daaronder notulen en/of besluit en/of actiepunten.
• - Op agendaniveau: door de mogelijkheid Word exports te kunnen genereren van o.a. de besluitenlijst en notulen, alsmede de agenda. Deze kunnen ook digitaal worden ondertekend wanneer je gebruik maak van de aanvullende digitale handtekening functionaliteit (ook dat kan niet in Teams en Sharepoint)
• - agendaoverstijgend: overzichten in iBabs geven een dwarsdoorsnede van bv een doorlopende besluitenlijst of totaaloverzicht van openstaande actiepunten. Overzichten kunnen dmv filters inzicht ‘op maat’ bieden en die informatie kan bovendien realtime worden bijgewerkt en is up to date tot de seconde dat je het opvraagt.

Microsoft AzureAD

Single Sign On (SSO) inloggen met iBabs is eenvoudig te configureren. Door SSO hoeven gebruikers geen aparte wachtwoorden meer te onthouden en wordt hetzelfde wachtwoord voor alle Microsoft producten gebruikt. Dit is uiteraard extra te beveiligen met de Microsoft Authenticator. Aangezien iBabs wordt gehost vanuit Microsoft Azure, blijft de oplossing als geheel binnen de omgeving van Azure.