Cases Archieven - iBabs

Lekker bladeren in ons nieuwe magazine over vergaderen

Datum: 6 augustus 2019

Sinds de jaren ’90 heeft het moderne kantoor een ware metamorfose ondergaan. Dankzij digitale innovaties kunnen we nu optimaal samenwerken met collega’s. Ook als ze niet op hetzelfde kantoor of in hetzelfde land zitten. De voordelen daarvan, op afstand zitten, maar toch verbonden blijven met collega’s merken we tijdens deze coronacrisis. En niet alleen het kantoor, ook de vergadering evolueert mee. Vergaderen 2.0Dikke aktentassen vol documenten worden steeds vaker vervangen door een slanke tablet met een vergaderapp. Slimme vergadersoftware digitaliseert het gehele vergaderproces, van voorbereiding tot besluitvorming en notulen. Alles vindt plaats binnen één online vergaderomgeving. What’s next? Digitaal ondertekenenDigitaal ondertekenen, want daar haperde het nog in een anderzijds gestroomlijnd vergaderproces. De klassieke krabbel maakt plaats voor een digitale handtekening, die juridisch net zo waterdicht is als een geschreven handtekening. En wat nog mooier is, dit kan allemaal binnen iBabs. Je leest meer hierover in ons nieuwe vergadermagazine. iBabs vergadermagazine […]

Succesverhaal: efficiënt en papierloos vergaderen in het UMCG

Datum: 2 maart 2019

Het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) is één van de grootste ziekenhuizen in Nederland en met 12.000 medewerkers de grootste werkgever van Noord-Nederland. Samen werken ze aan zorg, onderzoek, opleiding en onderwijs met als gemeenschappelijk einddoel: bouwen aan de toekomst van gezondheid. Om dit in goede banen te leiden, wordt er in het UMCG heel wat af vergaderd. ICT-directeur René de Vink vond het tijd om het vergaderproces eens onder de microscoop te leggen en te diagnosticeren waar een efficiency slag te maken was. Van papierloos werken naar papierloos vergaderenSinds eind 2010 zet het UMCG al op grote schaal iPads in om zo papierloos werken te stimuleren. “We zochten naar apps die papierloos werken ondersteunen en kwamen zo uit bij iBabs”, vertelt ICT-directeur René de Vink. Deze clouddienst kan op elke tablet of laptop worden gebruikt bij vergaderingen. Plannen doet de gebruiker normaliter via een mailprogramma zoals Outlook. Maar in iBabs […]

Hoe het Jeroen Bosch ziekenhuis profiteert van papierloos vergaderen

Datum: 15 augustus 2018

In de operatiezaal van ziekenhuizen gebruiken ze de nieuwste technieken om patiënten zo goed mogelijk te helpen, dus waarom zou dat in de vergaderzaal anders zijn? Dat dacht het Jeroen Bosch ziekenhuis uit ’s-Hertogenbosch ook en stapte over op papierloos vergaderen. Alle vergaderstukken staan nu veilig in de Cloud en iedereen die bevoegd is, kan de stukken inzien. Doordat de gedeelde informatie altijd volledig en correct is, is er een open, transparante organisatie. Zo wordt vergaderen een heel wat inzichtelijker operatie! Lees in dit blogartikel de ervaringen van Marleen van Meeteren, secretaresse manager bedrijfsvoering van het Jeroen Bosch Ziekenhuis, in ’s-Hertogenbosch. Favoriete app “De vergaderapp is met name bedoeld om papierloos te vergaderen, “zegt Marleen van Meeteren. Ze somt een voor een de voordelen ervan op: “Je kunt eenvoudig agenda’s, vergaderstukken en actiepunten- en besluitenlijsten samenstellen en verspreiden, en de app heeft ook een handige zoekfunctie. Je kunt in de […]

Vergaderen 3.0: Goodbye aktentas, hello tablet!

Datum: 8 december 2016

Niet alleen in commerciële bedrijven werken steeds meer werknemers met laptop, tablet en apps. Ook overheden maken vaker gebruik van digitale tools. Onder andere tijdens vergaderingen. Want juist daar valt nog een grote besparing te behalen. Je denkt dan misschien in eerste instantie aan besparingen op papier en inkt, maar er valt ook veel vergadertijd te besparen. Hoe je die besparing kunt realiseren? Het antwoord is simpeler dan je denkt: met een digitale vergadertool. Tien jaar geleden was dat misschien nog ondenkbaar maar nu er privé steeds meer zaken digitaal afgehandeld worden, zullen jij en je collega’s er snel aan gewend zijn. Eigenlijk is het digitaal vergaderen gewoon een heel logisch gevolg van de digitalisering van onze maatschappij! Besparen op vergadertijd De gemiddelde werknemer besteedt 25 % van de werktijd aan vergaderingen. Dat is gemiddeld zo’n 36 uur per maand. Als je uitrekent hoeveel werktijd jullie met elkaar vergaderen op […]

Centraal Planbureau: gebruik de tablet optimaal, vergader digitaal

Datum: 7 juli 2016

De populariteit van het gebruik van tablets op het werk neemt steeds verder toe. Volgens onderzoek van Strategy Analytics groeit de zakelijke tabletmarkt tot 2020 jaarlijks met 6 procent. In 2020 gaan er naar verwachting wereldwijd ongeveer 110,2 miljoen zakelijk gebruikte tablets over de toonbank. De belangrijkste redenen voor deze groei zijn volgens het onderzoek, dat de tablet een belangrijk hulpmiddel op de werkvloer is en dat steeds meer IT-afdelingen de juiste policy in huis hebben om veilig gebruik van tablets op de werkvloer te verzekeren. Centraal Planbureau: papierloos werken tot standaard maken Ook de medewerkers van het Centraal Planbureau (CPB) zijn inmiddels gewend aan het werken met de tablet. Niet alleen omdat het handig is snel iets op te zoeken of te noteren, ze vergaderen er ook al een tijdje mee en lezen hun stukken op de iPad. Toen het MT een aantal jaar geleden de behoefte had papierloos […]

Digitale meetings ondersteunen optimale besluitvorming bij gemeenten

Datum: 22 juni 2016

Besluiten nemen is niet altijd even makkelijk. De meeste organisaties gaan niet over een nacht ijs en dus vergaderen we heel wat af. In bestuurlijke omgevingen gaat dat via een lang en vast patroon. Werk je in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld bij een gemeente? Dan weet jij als geen ander dat voorstellen langs veel hiërarchische lagen gaan. Uiteindelijk komen voorstellen, vaak nog op papier, bij het college terecht. En moeten de stukken vervolgens naar commissies en de raad? Dan gaat er pas echt veel tijd en geld in printwerk zitten. Ondertussen is de status van stukken niet altijd duidelijk. Het bestuurlijke besluitvormingsproces kan transparanter en efficiënter verlopen, door papierloos te vergaderen met laptop of iPad. We zetten de voordelen op een rij:  1. Open en transparant: voor iedereen Als een organisatie digitaal vergadert, staan alle stukken in de cloud. Ze zijn inzichtelijk voor iedereen die bevoegd is, de stukken in […]

Tips voor gemeenten om modern te vergaderen

Datum: 19 januari 2016

De gemiddelde gemeente zal er in de toekomst door o.a. vergrijzing, culturele diversiteit en regionalisering compleet anders uitzien. Bij één van onze klanten, de Gemeente Utrecht is dit niet anders. Om haar burgers zoveel mogelijk te betrekken bij alle ontwikkelingen, zendt de gemeente sinds een aantal jaren de raadsvergaderingen live uit via het internet. Deze livecast wordt gekoppeld aan de beschikbare documenten, waardoor kijkers direct de relevante documenten op het scherm kunnen zien. De livecast is onderdeel van de overgang van de Gemeente Utrecht naar digitaal vergaderen. Digitale sprong De Gemeente Utrecht vergadert sinds 2013 digitaal. In eerste instantie werd dit gedaan om tijd te besparen in de voorbereidingsfase en tijdens de meeting zelf. In de oude situatie werden meetings gepland via Outlook en de bijbehorende documenten geprint of verspreid via email. Adam Golombek, information en process manager bij de Gemeente Utrecht, vond dat dit slimmer kon. “In 2013 waagden […]