KPMG refereert naar de bestuursbetrokkenheid als “misschien wel de moeilijkste uitdaging voor besturen vandaag de dag.” Waarin ook staat dat "tijd besteden aan strategie en nadenken over de toekomst, nog nooit zo uitdagend en belangrijk is geweest nu technologie en innovatie bedrijfsmodellen en strategische aannames met een verbazingwekkende snelheid en impact verstoren en ondermijnen."
Om bestuurders betrokken te houden, is het belangrijk om een organisatiecultuur te creëren die hard werken en verantwoordelijkheid beloont. Zoals de Oostenrijks-Amerikaanse bedrijfsadviseur Peter Drucker zei: "Cultuur eet strategie als ontbijt". Om een cultuur te creëren waarin de organisatie kan floreren, is het essentieel dat bestuursleden regelmatig worden gevraagd om feedback via een betrokkenheidsenquête.
Dit artikel legt uit hoe een betrokkenheidsonderzoek voor bestuursleden eruitziet en wat de voordelen zijn. Inclusief voorbeeldvragen.
Waarom vragenlijsten gebruiken om de bestuursbetrokkenheid te meten?
Door bestuurders vragen te stellen over hun betrokkenheid bij de processen en procedures van het bestuur, is het makkelijk om te meten of een bestuurslid zich wel of niet betrokken voelt bij het werk. Het is de logische volgende stap, als het monitoren van de prestaties en effectiviteit duidt op problemen bij de betrokkenheid. Vragenlijsten of enquêtes zijn een goede manier om achter de redenen te komen
Een aantal voordelen van een onderzoek naar de betrokkenheid van bestuurders zijn:
| Voordeel | Toelichting |
| Verbeteren van prestaties | Door te begrijpen waarom bestuurders zich niet of minder betrokken voelen, kan er worden gezocht naar oplossingen die zorgen voor een betere betrokkenheid. Wat ook ten goede komt aan de effectiviteit. |
| Vertrouwen bevorderen | Regelmatige betrokkenheidsonderzoeken laten zien dat de organisatie het werk en de prestaties van het bestuur belangrijk vindt. Het is tevens een subtiele manier om bestuursleden verantwoordelijk te houden. |
| Motiveren | Als directeuren weten dat er regelmatig betrokkenheidsenquêtes worden gehouden, neemt de motivatie toe om zich te concentreren op de bestuurswerkzaamheden. Aangezien hun betrokkenheid zal worden beoordeeld. Het inzetten van enquêtes laat daarnaast zien dat de organisatie directeuren wil helpen bij eventuele problemen of uitdagingen. |
| Plannen voor de toekomst | De resultaten van een betrokkenheidsonderzoek helpen om het toekomstige bestuur vorm te geven. Op basis van de gegeven feedback kunnen bestaande processen en procedures worden verfijnd, om een omgeving te creëren waarin de betrokkenheid opbloeit. |
De juiste manier om vragen te stellen aan bestuurders
Bij het plannen van een betrokkenheidsenquête, is de juiste structuur erg belangrijk. Dit zorgt er namelijk voor dat de aandacht van bestuursleden wordt vastgehouden.
- Zorg voor een goede flow tussen onderwerpen, om zo verschillende gebieden van de bestuurswerkzaamheden aan bod te laten komen. Zonder iemand te overspoelen met vragen.
- Kies vragen die relevant zijn aan jullie organisatie en de corporate governance.
- Combineer open en gesloten vragen, zodat er wat afwisseling is. Zorg er ook voor dat een bepaald onderwerp niet alleen uit open of gesloten vragen bestaat. Verlies hierbij het doel van het onderzoek niet uit het oog; hoe bestuurders diverse aspecten van hun werk ervaren en een beter beeld krijgen van de onderliggende redenen.
Denk na over de manier waarop jullie het onderzoek aanbieden. Verwerk het bij voorbaat in de reguliere workflow van het bestuur. Of je dit nu doet via e-mail, een project management tool of een board portal.
Vragen om te stellen
Hieronder hebben we een aantal vragen over de betrokkenheid verzameld, die jullie kunnen stellen aan bestuurders tijdens het volgende onderzoek. Kies de vragen die het beste aansluiten bij jullie organisatie, en de manier waarop het bestuur werkt of zou moeten functioneren.
De bestuursdynamiek begrijpen
De manier waarop je bestuursleden met elkaar communiceren kan de betrokkenheid van sommige leden beïnvloeden. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van groepsdenken. Dit kan leiden tot desinteresse, als bestuurders het gevoel krijgen dat het geen zin heeft om bij te dragen aan een discussie.
Als dit het geval is, kunnen jullie overwegen om te zorgen voor een grotere diversiteit binnen het bestuur. Gebruik onderstaande vragen om erachter te komen hoe ieder bestuurslid denkt over de dynamiek binnen het huidige bestuur.
Vragen
- Hoe zou je de huidige dynamiek van het bestuur beschrijven?
- Hoe tevreden ben je met je huidige mate van betrokkenheid bij het bestuur?
- Ben je het eens met de transparantie van de activiteiten en beslissingen van het bestuur?
Rollen en verantwoordelijkheden
Als de bestuursrollen en -verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn, kan dit ervoor zorgen dat bestuurders zich niet optimaal kunnen inzetten. Door een duidelijke verdeling van rollen en verantwoordelijkheden, weet iedereen wat er van hen wordt verwacht. Gebruik deze gelegenheid om erachter te komen hoe bestuurders denken over de rollen en verantwoordelijkheden van collega's, maar vooral over hun eigen verplichtingen binnen het bestuur.
Vragen
- Vind je dat jouw rollen en verantwoordelijkheden binnen het bestuur duidelijk zijn?
- Zijn er aspecten van je rol als bestuurder die volgens jou onduidelijk zijn of meer toelichting nodig hebben?
Communicatie en samenwerking
Een manier om de betrokkenheid van bestuursleden te vergroten, is door ervoor te zorgen dat ze effectief met elkaar kunnen communiceren en samenwerken tussen vergaderingen door. Als dit niet mogelijk is, kan dit ervoor zorgen dat de motivatie afneemt, evenals de onderlinge band tussen collega's.
Stel vragen over dit gedeelte van het bestuursleven. Als een goede communicatie en/of samenwerking ontbreekt, probeer dan methodes in te zetten die de interactie tussen bestuursleden bevorderen. Het iBabs board portal maakt het bijvoorbeeld mogelijk voor bestuursleden om samen te werken aan documenten en andere zaken vanuit het platform. Altijd en overal vanaf hun eigen apparaat.
Vragen
- Hoe effectief is de communicatie onder bestuursleden?
- Hoe vaak zou je willen dat bestuursleden met elkaar communiceren, buiten de reguliere vergaderingen om?
- Zijn er factoren die volgens jou de samenwerking in de weg staan?
Besluitvorming en follow-up
Bestuursvergaderingen zouden productief moeten zijn. Dit betekent het nemen van besluiten, en het opvolgen ervan om ze tot uitvoering te brengen. Bestuurders moeten op de hoogte zijn van de onderwerpen die worden besproken, zodat ze zich kunnen voorbereiden en de best mogelijke beslissingen kunnen nemen.
Daarbij moet het bestuur ervoor zorgen dat de beslissingen daadwerkelijk zorgen voor prestaties, door bestuursleden verantwoordelijk te houden. Zonder de juiste procedures kan de betrokkenheid van bestuurders tijdens dit proces afnemen.
Vragen
- Vind je dat alle bestuursleden bij het besluitvormingsproces worden betrokken?
- Zijn beslissingen van het bestuur meestal onderbouwd met bewijs of andere gegevens?
- Heb je ooit het gevoel gehad dat je jezelf moest inhouden tijdens een bestuursvergadering, bijvoorbeeld bij het geven van een andere mening?
- Worden actiepunten opgevolgd?
Training en professionele ontwikkeling
Door te investeren in de training en professionele ontwikkeling van bestuursleden, laat de organisatie zien dat ze zich inzetten voor continue verbetering, ook wel “continuous improvement” genoemd. Betrokkenheid moet namelijk van twee kanten komen. Dus het tonen van betrokkenheid naar bestuursleden toe, kan hen motiveren om meer aandacht te besteden aan hun werkzaamheden. Stel vragen die helpen om erachter te komen hoe zij denken over trainingen en andere ontwikkelingsmogelijkheden.
Vragen
- Zijn er specifieke vlakken waar je graag extra training of ontwikkeling over zou willen krijgen?
- Hoe tevreden ben je over de mogelijkheden binnen de organisatie voor je professionele ontwikkeling?
Bestuurssamenstelling en -diversiteit
Bestuursdiversiteit heeft zowel te maken met verscheidenheid aan kennis als demografie, en beide zijn belangrijk. Als iedereen op dezelfde manier denkt, kan dit leiden tot bevooroordeelde besluitvorming. Wat niet ten goede komt aan het vinden van innovatieve oplossingen.
Een mix van verschillende ervaringen en achtergronden kan voor een interessante dynamiek zorgen in de vergaderzaal. Vraag hoe bestuurders denken over de huidige bestuursdiversiteit van de organisatie, en probeer nieuwe vaardigheden en perspectieven toe te voegen als er een gevoel heerst dat hier en gebrek aan is.
Vragen
- Hoe divers is het bestuur volgens jou, qua vaardigheden, achtergronden en perspectieven?
- Heb je het gevoel dat er specifieke kennis of vaardigheden ontbreken in het huidige bestuur?
Vergaderstructuur en productiviteit
Het vergader-ecosysteem omvat alles van de voorbereiding tot het uitvoeren van actiepunten. Het moet zo efficiënt mogelijk zijn, om de betrokkenheid van de bestuursleden te behouden. Bestuursleden kunnen hun motivatie namelijk verliezen als ze het gevoel hebben onvoorbereid te zijn, als vergaderingen te lang duren, enzovoorts.
Probeer erachter te komen wat de mening is over vergaderingen en neem de noodzakelijke maatregelen om de effectiviteit tijdens meetings zo productief mogelijk te maken.
Vragen
- Hoe efficiënt zijn de bestuursvergaderingen met betrekking tot het nastreven van doelstellingen?
- Heb je suggesties die de structuur van bestuursvergaderingen kunnen verbeteren?
Betrokkenheid van stakeholders
Externe betrokkenheid is een ander belangrijk aspect van de rol van het bestuur. Bestuurders moeten beschikken over de middelen om effectief te communiceren met stakeholders, waaronder het management, aandeelhouders en dergelijke. Als deze communicatie ontbreekt, kunnen deze partijen hun betrokkenheid bij de organisatie verliezen. .
Vragen
- Hoe effectief communiceert het bestuur volgens jou met de belangrijkste stakeholders?
- Zijn er stakeholders waarvan jij vindt dat het bestuur hen beter zou moeten betrekken bij de activiteiten van de organisatie?
- Zijn er aspecten binnen de relaties met belanghebbenden die beter kunnen?
Commissies en subgroepen
Commissies spelen een belangrijke rol in de bestuurswerkzaamheden, omdat ze de taak hebben informatie te verzamelen, zich te verdiepen in complexe kwesties en het presenteren van hun bevindingen aan de raad van bestuur. Dit helpt bestuurders om goed geïnformeerde beslissingen te kunnen nemen. Als het bestuur hier niet naar luistert of als de informatie niet goed wordt overgebracht, kan dit het besluitvormingsproces negatief beïnvloeden.
Vragen
- Als je onderdeel bent van een commissie, hoe effectief vind je dan het functioneren?
- Heb je suggesties om de efficiëntie of de impact van commissies te verbeteren?
Onboarding van directeuren
Als een directeur zich niet volledig of goed kan voorbereiden tijdens het onboardingsproces, kunnen er meteen al betrokkenheidsproblemen ontstaan. De organisatie moet beschikken over een uitvoerig plan, waardoor directeuren en bestuursleden zo snel mogelijk op de hoogte zijn van hun verantwoordelijkheden.
Kom meer te weten over de ervaringen van bestuurders tijdens hun inwerkperiode en hun kijk op dit proces. Pas deze aanpak waar nodig aan, om nieuwe rekruten te helpen een goede start te maken.
Vragen
- Hoe effectief was het onboardingsproces toen je onderdeel werd van het bestuur?
- Zijn er elementen tijdens het onboarden die volgens jou moeten worden veranderd of toegevoegd?
Tijdsbesteding
Veel bestuurders hebben andere verplichtingen en het is belangrijk dat er duidelijk wordt gecommuniceerd hoeveel tijd er moet worden besteed aan bestuurswerkzaamheden. Als het helder is hoeveel tijd ze hiervoor apart moeten zetten, helpt dit om hun betrokkenheid te behouden. Als er geen enkele tijdsindicatie is, kan dit leiden tot het verlies van focus. Maar te veel verwachtingen, kunnen minstens even schadelijk zijn voor de effectiviteit.
Vragen
- Heb je het gevoel dat de verwachte tijdsbesteding voor bestuursactiviteiten duidelijk wordt gecommuniceerd?
- Zijn er momenten dat je het gevoel hebt overbelast te zijn door je rol van bestuurder?
Cultuur en het moraal
Een gelukkige bestuurder die zich kan vinden in het ethos van de organisatie, voelt zich over het algemeen meer betrokken dan iemand die zich hier niet in kan vinden. Dit gedeelte van het onderzoek moet ingaan op de organisatiecultuur binnen het bestuur, om erachter te komen of dit bevorderlijk is voor de bestuursleden.
Vragen
- Hoe zou je de cultuur binnen het bestuur omschrijven?
- Zijn er maatregelen die de organisatie kan nemen om de cultuur of het moraal te verbeteren?
FAQ’s
Hoe vaak moet de betrokkenheid van bestuurders worden onderzocht?
Het verschilt per organisatie hoe vaak de betrokkenheid onder bestuursleden moet worden onderzocht. De standaard is echter één keer per jaar. Een betrokkenheidsonderzoek zorgt voor consistente feedback, en de mogelijkheid om veranderingen en verbeteringen door te voeren.
Zijn er richtlijnen voor het waarborgen van de vertrouwelijkheid tijdens een betrokkenheidsonderzoek?
Vertrouwelijkheid is onmisbaar voor het verkrijgen van eerlijke antwoorden. Het is daarom belangrijk een anoniem onderzoeksplatform te gebruiken, de enquête te laten uitvoeren door een derde partij en alle deelnemers op de hoogte te brengen van de vertrouwelijkheidsmaatregelen die worden genomen.
Wat is het verschil tussen bestuursbetrokkenheid en -effectiviteit?
De betrokkenheid heeft betrekking op de inzet en het enthousiasme van bestuursleden, terwijl de effectiviteit gaat over de mate waarin het bestuur hun taken en verantwoordelijkheden vervult. Ze zijn nauw met elkaar verbonden, omdat een goede betrokkenheid meestal ook leidt tot een verbeterde effectiviteit.
Wat is het verschil tussen een onderzoek naar de bestuursbetrokkenheid en de werknemersbetrokkenheid?
Hoewel beide onderzoeken als doel hebben de betrokkenheid te meten, focussen betrokkenheidsonderzoeken onder bestuurders zich op leiderschap, strategisch overzicht en andere specifieke rollen. Betrokkenheidsonderzoeken onder werknemers richten zich op de werktevredenheid, cultuur en functionele aspecten.
Conclusie
Vragenlijsten over de bestuursbetrokkenheid helpen om erachter te komen in welke mate bestuurders zich betrokken voelen bij de bestuurswerkzaamheden. Ze tonen ook welke gebieden baat hebben bij verbeteringen of veranderingen. Bedenk welke vragen relevant zijn voor jullie bestuur en ontwikkel een enquête om feedback te krijgen van jullie bestuursleden.
Gebruik de iBabs board portal bij het voorbereiden van meetings, het verbeteren van de samenwerking, en meer. Het brengt jullie team samen en zorgt ervoor dat ze kunnen communiceren in een veilige, collaboratieve omgeving. Het portaal houdt ook de betrokkenheid van bestuursleden bij, waaronder de aanwezigheid en hoe vaak documenten worden geopend. Vraag een demo aan voor jouw organisatie.
