Hoe sluit je als voorzitter een bestuursvergadering af?

Er zijn veel vaardigheden die een succesvolle voorzitter moet ontwikkelen om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt, waaronder het afsluiten van een bestuursvergadering. Weten wanneer de vergadering te schorsen en hoe te zorgen dat de bestuurders alle belangrijke agendapunten hebben besproken, is op zich al een kunst. Bestuursleden willen natuurlijk niet dat de vergadering te lang doorgaat, maar ze kunnen afdwalen. Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter om hen te helpen gefocust te blijven op de orde van de dag en hun essentiële taken uit te voeren.

Dit artikel legt uit waarom de vergadering ten einde kan komen, de stappen die genomen moeten worden om de procedures af te sluiten en de woorden die voorzitters meestal gebruiken om de vergadering af te ronden. Blijf lezen om dit alles en meer te ontdekken over het leiden van productieve bestuursvergaderingen.

Wie is verantwoordelijk voor het sluiten van de Bestuursvergadering?

Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter om zowel de bestuursvergadering te openen als te sluiten. De taak van de voorzitter is om het hele sessie te leiden, van het verwelkomen van de bestuurders, door de verschillende agendapunten, tot aan de schorsing.

Er kunnen bepaalde omstandigheden zijn waarin de voorzitter of een andere bestuurder de vergadering vroegtijdig wil schorsen. Dit kan zijn vanwege een noodsituatie, een verstorend lid, een medisch probleem of een andere reden waardoor het niet raadzaam is om door te gaan. Dit werkt echter alleen in bepaalde situaties, afhankelijk van de vergaderprocedures.

Bijvoorbeeld, als je Robert's Rules of Order gebruikt, kunnen de voorzitter of een bestuurder voorstellen om de vergadering te sluiten, maar alleen als er sprake is van een dreigend gevaar. Als er geen levensbedreigende situatie is, moet er een tweede persoon zijn voor de motie en moet het bestuur unaniem stemmen om zonder debat te schorsen. Alleen als er een risico voor het leven is, kan de voorzitter van het bestuur de beslissing eenzijdig nemen.

Redenen waarom een vergadering ten einde komt

Er zijn twee hoofdredenen waarom een bestuursvergadering eindigt:

Alle agendapunten zijn behandeld

De vergadering kan worden beëindigd zodra het bestuur alle geplande punten heeft besproken en gestemd, financiële rapporten en commissierapporten heeft ontvangen en moties en aanbevelingen heeft overwogen. Aan het einde van de vergadering is er gelegenheid voor eventuele andere zaken. Nadat de voorzitter met eventuele input hiervan heeft omgegaan - door een debat toe te staan of te beloven het toe te voegen aan de agenda van de volgende vergadering - kan hij of zij de bestuursvergadering schorsen.

De tijd is op

Bestuursleden hebben vaak een druk leven, inclusief een fulltime baan en andere bestuursposten, dus hun tijd is kostbaar. Wanneer je een duur voor een bestuursvergadering instelt, is het alleen maar juist om je aan die tijden te houden. Het is niet alleen een teken van respect voor de tijd van het bestuur, maar het voorkomt ook dat de vergadering te lang duurt en het risico loopt dat het bestuur afhaakt van de besproken zaken.

Idealiter zouden deze twee redenen om een vergadering te beëindigen moeten samenvallen. Een effectieve voorzitter weet hoe hij of zij een agenda moet opstellen die past binnen de vereiste tijd en kan het gesprek sturen om de voortgang te behouden, zodat het op het juiste moment eindigt.

Maar er is ook nog een andere reden waarom je een vergadering zou moeten beëindigen:

Je kunt geen quorum vaststellen

Als dit wettelijk verplicht is of deel uitmaakt van de statuten en reglementen van de onderneming, kan het nodig zijn de vergadering te schorsen als er geen quorum is. Bijvoorbeeld, in het VK, als je niet het vereiste quorum kunt bereiken, moet je de vergadering sluiten en herplannen voor een andere dag.

Stap-voor-stap: Een bestuursvergadering beëindigen

1. Bespreek het laatste punt op de agenda.
2. Vraag of er nog andere zaken zijn.
3. Als dat zo is, beslis dan of je dit nu bespreekt of toevoegt aan de agenda van de volgende vergadering. Dit hangt vaak af van de beschikbare tijd.
4. Maak eventuele afsluitende opmerkingen, rond resoluties af en zorg dat iedereen weet wat er is besloten en wat er moet gebeuren voor de volgende bestuursvergadering.
5. Sluit de vergadering formeel af.

Wat zeg je bij het schorsen van een vergadering (voorbeelden)

De voorzitter moet de vergadering formeel beëindigen om deze officieel af te sluiten. Dit kan door verschillende zinnen te gebruiken. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe je een vergadering kunt schorsen:

• "Ik verklaar de vergadering voor geschorst."
• "Ik stel voor om de vergadering te schorsen en, aangezien ik geen bezwaar hoor, verklaar ik de vergadering voor geschorst."
• "De vergadering wordt geschorst om [TIJD]."
• "Als er geen bezwaar is, schorsen we nu de vergadering. Aangezien ik geen bezwaar hoor, is deze vergadering nu geschorst."
• "Aangezien er geen verdere zaken meer zijn om te bespreken, wordt de vergadering geschorst."

Robert’s Rules voor het schorsen van een vergadering

Volgens het protocol van Robert's Rules of Order kan de voorzitter een vergadering schorsen zonder een motie als de tijdslimiet is bereikt of als de agenda is voltooid. Daarnaast hoeft er geen motie tot schorsing te zijn als er een direct gevaar dreigt voor de aanwezigen.

Tips voor een goede afsluiting van een vergadering

Plan vooruit

Door tijd en moeite te steken in het plannen van de agenda, kun je helpen om de vergadering op tijd te laten verlopen. En je bestuurders zullen dit waarderen. Uit een onderzoek van voorzitters door INSEAD, een particuliere universiteit, bleek dat het bespreken van tussen de vijf en acht agendapunten het meest effectief was om bestuurders te betrekken en een vergadering op koers te houden.

Zorg dat iedereen volledig is ingelicht

Een andere stap naar een goede afsluiting van een vergadering is om vooraf het nodige voorbereidende werk te doen. Zorg dat het bestuurspakket en andere briefingnotities duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn. Wanneer bestuurders onderwerpen van tevoren volledig kunnen onderzoeken, kun je meer tijd besteden aan discussie en minder tijd aan het beantwoorden van vragen die al in het bestuurspakket behandeld hadden moeten zijn. Stuur dit samen met de uitnodiging voor de vergadering om voldoende tijd te geven voor het verwerken van de details.

Toon sterk leiderschap

De voorzitter van de raad van bestuur moet de vergadering voortbewegen, terwijl hij ook iedereen die iets wil zeggen de kans geeft om te praten. De rol vereist dat de voorzitter constant bewust is van wat nog moet komen en hoeveel tijd elk onderwerp nodig heeft om het recht te doen. Als een agendapunt meer debat uitlokt dan oorspronkelijk gedacht, kan de voorzitter ervoor kiezen om de discussie te pauzeren en in de volgende vergadering meer tijd eraan te besteden om de vergadering gaande te houden en effectieve resultaten te produceren.

Los conflicten op en eindig op een positieve noot

Een verenigd bestuur is een effectiever bestuur. Dat betekent niet dat er geen meningsverschillen kunnen zijn, maar na het debat is het belangrijk dat alle leden achter de beslissingen staan die de bestuurders van het bedrijf nemen. Als er aanzienlijke conflicten zijn geweest, is het aan de voorzitter om de gemeenschappelijke grond tussen de leidinggevenden te vinden en het werk van het bestuur te promoten om de toekomst van het bedrijf te waarborgen.

Vraag om feedback

Aan het einde van de vergadering kun je om feedback vragen van het bestuur, die zal bijdragen aan hoe je de volgende vergadering plant. Dit versterkt de bestuurders en laat zien dat zij de manier waarop de vergaderingen in de toekomst verlopen kunnen vormgeven. Er kunnen enkele geweldige adviezen zijn die de efficiëntie in de toekomst voor het besluitvormingsproces kunnen verbeteren. Dit is in het beste belang van het bedrijf.

FAQ

Wie heeft de bevoegdheid om een vergadering te schorsen?

Alleen de voorzitter kan officieel de vergadering schorsen. Echter, leden kunnen een motie tot schorsing voorstellen en steunen. Na een unanieme stemming bestaat de verplichting om de vergadering te schorsen, maar het moet de voorzitter zijn die dit doet.