Wat is een board portal + Hoe kies je de beste

Zowel publieke als private organisaties hebben een raad van bestuur. Zij zijn verantwoordelijk voor het nemen van strategische beslissingen. Dit betekent dat er vaak vergaderingen plaatsvinden waarbij deskundigen en bestuursleden samenkomen, om belangrijke beslissingen te nemen. Systematisch samenwerken zorgt ervoor dat al het werk efficiënt kan worden uitgevoerd, iets waarbij een board portal een belangrijke rol kan spelen. Zo’n board portal bespaart veel administratieve taken en verbetert de onderlinge samenwerking. 

Dit artikel legt precies uit wat een board portal inhoudt. Je leest hoe dit stukje software het hele vergader-ecosysteem van het bestuur kan transformeren. Zodat jullie straks precies weten hoe je deze technologie introduceert in jullie organisatie.

Wat is een board portal?  

Een board portal, ook wel ‘vergaderoplossing’, ‘board meeting software’ of ‘bestuursportaal’ genoemd, is een digitaal platform voor corporate governance. Het is gemaakt om de communicatie, de samenwerking en het delen van informatie te stroomlijnen. 

Organisaties gebruiken deze management software zowel voor de raad van bestuur zelf, als voor meetings tussen bestuursleden en directeuren. Het is een gecentraliseerde oplossing voor een groot aantal bestuursgerelateerde activiteiten. Board portals worden ook in de lokale, regionale en nationale politiek ingezet.

Dit soort programma’s maken niet alleen papieren procedures overbodig, ze zorgen ook voor: 

• Een makkelijkere communicatie
• Het vereenvoudigen van de voorbereiding van vergaderingen
• Een betere besluitvorming
• Een videoverbinding tijdens virtuele en hybride meetings
• Het creëren van een audit-trail
• Het opslaan van gegevens
• Het volgen van actiepunten

Een board portal is op ieder moment beschikbaar voor alle leden, vanaf mobiele en vaste apparaten. Dit betekent dat leden dus altijd toegang hebben tot de belangrijkste informatie en overal hun bestuurswerkzaamheden kunnen uitvoeren. 

Vaak vormt een board portal de eerste lijn van communicatie tussen alle belanghebbenden, waarbij gesprekken in een veilige omgeving plaatsvinden. Het centraliseert tevens alle bestuursgerelateerde activiteiten.

Wat kun je allemaal met een board portal? 

Een board portal is meer dan alleen een softwareoplossing die gebruikt wordt voor meetings. Veel publieke en private organisaties gebruiken dit soort software ook om de workflow te verbeteren, voor alles wat er bij een vergadering komt kijken. Hieronder een voorbeeld hoe de board portal van iBabs is gebruikt voor bestuursvergaderingen:

Meer praktijkvoorbeelden van een board portal

Op afstand / hybride werken

Omdat vergadersoftware ook beschikbaar is voor mobiele apparaten, kunnen bestuursleden altijd verder gaan waar ze gebleven waren, ongeacht hun locatie. Ze hebben toegang tot het board portal wanneer ze maar willen. Dankzij de geïntegreerde videoverbinding kunnen directeuren toch deelnemen aan meetings, als ze persoonlijk niet aanwezig kunnen zijn.

Notulen beheren

Board portalen bieden meestal ook de mogelijkheid om notulen bij te houden vanuit het platform, met als basis de vergaderagenda. Dit maakt het notuleren een stuk eenvoudiger en sneller, waarna notulen meteen gedeeld kunnen worden terwijl ze nog vers in het geheugen zitten. Bestuursleden kunnen deze vervolgens lezen en goedkeuren, maar ook suggesties geven. 

Actiepunten beheren

Het toevoegen van actiepunten aan de vergaderagenda of notulen, zorgt ervoor dat ze eerder worden behaald binnen de gestelde deadline. Je kunt via de software ook de status van een actiepunt volgen. Dankzij dit takenbeheer worden werkzaamheden dus sneller en tijdig afgerond. 

Documenten en besluiten valideren

Gebruik het board portal om digitale handtekeningen te verzamelen die juridisch bindend zijn, zonder dat directeuren hiervoor fysiek aanwezig hoeven te zijn. Een board portal houdt ook alle gegevens bij met betrekking tot de besluitvorming. Dit vereenvoudigt het terugvinden van relevante informatie in het geval van een audit.

Samenwerken in real-time

Het komt niet vaak voor dat alle bestuursleden zich tegelijkertijd in dezelfde ruimte bevinden. Via cloud-gebaseerde software kunnen ze toch met elkaar in contact komen. Op deze manier kunnen ze ook samenwerken aan documenten, waarbij alle wijzigingen automatisch worden bijgewerkt in alle betrokken gebruikersprofielen. 

Voorbereidingen treffen voor vergaderingen

De bestuursadministratie kan meetings inplannen, leden uitnodigen en hun agenda’s op elkaar afstemmen via de board portal. Een vergaderagenda kan snel worden opgesteld door het samenvoegen van agendapunten en het prioriteren van de meest dringende onderwerpen. Waarbij het ook mogelijk is om relevante documenten toe te voegen, om zo leidinggevenden op de hoogte te stellen.

Documenten veilig delen

Board portalen hanteren een beveiligingslaag voor het opslaan van alle documenten in een centraal register. Alleen degene met toegang tot een specifiek profiel kunnen bij deze items op het beveiligde platform. Met als bijkomend voordeel dat bestuursleden niet worden bedolven onder groeps e-mails.

Kernfuncties van een board portal

Het aanbod van board portalen is groot, maar lang niet alle management software is even goed. In deze sectie gaan we in op de functies waar moderne besturen niet zonder kunnen.

Wat kost een board portal?

De kosten van meeting-software hangen af van een aantal factoren, waaronder:

• De gekozen oplossing zelf
• De benodigde functies (sommige aanbieders hanteren verschillende abonnementen, waarbij je meer betaalt voor een groter pakket aan functies.)
• Het aantal gebruikers (soms zijn de kosten gebaseerd op het aantal gebruikers of de organisatiegrootte)
• De keuze voor een maand- of een jaarabonnement
• De trainingskosten voor het inwerken van gebruikers

Bijvoorbeeld, iBabs hanteert vaste kosten van €12,64 per gebruiker, per maand. Daarnaast zijn er eenmalige kosten van €995, voor zowel het trainen van de beheerders als de eindgebruikers.

Bij het calculeren van de kosten voor een board portal, kun je de leercurve van gebruikers meenemen in de berekening. De setup en onboardingskosten kunnen deze minimaliseren en dit is iets dat iBabs ook aanbiedt.

Als je een bepaalde board portal overweegt, is het goed om rekening te houden met het ROI, oftewel het rendement op je investering. Er wordt namelijk niet alleen winst behaald op de verbeterde effectiviteit van het bestuur zelf. Maar denk ook aan de beveiligde omgeving voor gevoelige documenten en een algehele verbetering van het functioneren. Allemaal voordelen om mee te nemen bij het vergelijken van implementatiekosten, voor het maken van een weloverwogen besluit. 

Lees ons e-book over de ROI van een board portal en kom hierover meer te weten. 

Welke vragen moet je stellen aan een aanbieder van vergadersoftware?

Bij het vinden van de perfecte board portal-oplossing voor jullie organisatie, is het belangrijk om te weten welke vragen te stellen. Dit helpt jullie om erachter te komen of een board portal de juiste match is. 

Functionaliteiten en gebruiksgemak 

• Hoe gebruiksvriendelijk is jullie platform?
• Zijn er functies als digitale handtekeningen, online stemmen en een geïntegreerde optie voor videoconferentie?
• Hoe gaat het board portal om met het beheren van documenten en samenwerkingen in real-time?
• Is er ook offline toegang? 

Toegankelijkheid en compatibiliteit

• Is de board portal geschikt voor desktop, tablet en mobiele apparaten, evenals verschillende besturingssystemen (iOS, Android, Windows)? 
• Is er een offline-modus voor de toegang tot documenten?

 
Veiligheid en compliance 

• Welke protocollen zijn er om het platform te beveiligen (encryptie, multi-factor authenticatie, e.d.)?
• Voldoen jullie aan de huidige AVG-regelgeving en andere relevante eisen voor het beschermen van gegevens? 
• Hoe vaak vinden er backups plaats en hoe zit het met noodherstel(DR)?

Maatwerk en integraties 

• Kan jullie software worden aangepast op de specifieke behoeften van onze organisatie? 
• Kan de board portal integreren met bestaande systemen die we al gebruiken? 
• Heb ik complete controle over de integraties die ik gebruik?

Training en ondersteuning 

• Wat voor training geven jullie voor het onboarden van nieuwe gebruikers?
• Hoe toegankelijk is jullie klantenservice?
• Wat zit er in het contract inbegrepen?
• Hoe zit het prijsmodel in elkaar (eenmalige kosten, een vast abonnement of kosten per gebruiker)?
• Zijn er extra kosten waar we rekening mee moeten houden, zoals die voor trainingen of geavanceerde functies?
• Hoe lang duurt een contract, en wat zijn de regels omtrent opzeggen en verlengen?

Updates en verbeteringen 

• Hoe vaak geven jullie updates uit en worden er nieuwe functies toegevoegd?
• Hoe wordt feedback van gebruikers verzameld en gebruikt om het platform te verbeteren?

Eigendom en overdraagbaarheid van gegevens

• Wie is de eigenaar van de opgeslagen gegevens op het platform?
• Hoe kunnen we onze data opvragen en overzetten, als we in de toekomst besluiten om van aanbieder te veranderen?

Uptime en betrouwbaarheid

• Wat is het uptime-percentage van jullie platform?
• Hoe garanderen jullie de betrouwbaarheid?

Referenties en praktijkvoorbeelden 

• Hebben jullie referenties of praktijkvoorbeelden van organisaties die het platform gebruiken? 

 Over de aanbieder 

• Hoe kunnen we zeker zijn van een samenwerking op de lange termijn?
• Is er een risico dat jullie bedrijf wordt overgenomen door een grotere concurrent?  

Voordelen van het werken met een board portal

Betere beslissingen en verantwoording 

Doordat een Board portal zorgt voor een verbeterde samenwerking, betekent dit automatisch ook dat er betere beslissingen kunnen worden genomen. Iedereen kan goed voorbereid deelnemen aan een meeting, dankzij de input die collega’s hebben gegeven op de agendapunten. Iedereen heeft alle informatie bij de hand, om voorafgaand aan de vergadering onderzoek te doen en eventuele tegenargumenten te bedenken. Dit zorgt ervoor dat het bestuur goed geïnformeerde beslissingen kan nemen, wat natuurlijk in het voordeel is van de organisatie. 

Deze vergrote verantwoordingsplicht stimuleert het bestuur om echte verschillen te maken. Het administratieve dashboard laat tevens zien hoe vaak directeuren meetings bijwonen, hoeveel documenten ze openen en andere data die relevant zijn aan hun persoonlijke betrokkenheid. Dit maakt het makkelijker om directeuren indien nodig ter verantwoording te roepen.   

Een betere ESG-score

Zowel publieke als private organisaties zijn zich steeds meer bewust van hun verantwoordelijkheden die te maken hebben met milieu, maatschappij en bestuur. Zorgen voor een papierloos vergaderproces, is een goede stap om jullie ESG-score te verbeteren. Bestuursvergaderingen kunnen namalijk behoorlijk papier verslindend zijn en vergaderdossiers vergen vaak uit tientallen en soms zelfs honderden vellen papier. Een board portal elimineert deze papierstroom en verstrekt alle benodigde documentatie digitaal, via de cloud. 

Het verbeteren van de compliance en administratie

Compliance is een van de hoofdtaken van het bestuur, waarbij een board portal goed van pas komt. Denk aan het bijhouden van gevoelige gegevens, zoals bedrijfsgeheimen en informatie van betrokkenen. Dit alles is een essentieel onderdeel van het risicomanagement.

Een board portal houdt ook digitale verslagen bij van meetings. Dit omvat alle administratieve taken, van notulen tot resoluties. Met als extra voordeel dat de veiligheidsprotocollen helpen om te voldoen aan de strenge AVG-regelgeving. Een goede board portal werkt met multi-factor authenticatie, het toewijzen van rechten voor het inzien van gegevens en de mogelijkheid om data op afstand te kunnen verwijderen.

Kostenbesparingen

Organisaties besparen kosten als de tijd kan worden verkort die zowel administrateuren als directeuren nodig hebben ter voorbereiding. Het board portal biedt meerdere kostenbesparende functies aan. Het beschikt bijvoorbeeld over een eigen cloud-gebaseerde opslag, plus software voor videoconferentie en het schrijven van notulen. Dit maakt individuele abonnementen overbodig.

Daar komt bij dat meetings korter en efficiënter worden, dankzij de verbeterde manier van besluitvorming. Ook papierloos werken zorgt voor een behoorlijke besparing aan materiaal- en printkosten. Allemaal dankzij het gebruik van meetingsoftware.

Efficiëntie en productiviteit verbeteren

Een board portal zorgt ervoor dat er minder tijd nodig is voor het opstellen van agendapunten en vergaderagenda’s. Het vermindert ook de tijd die administrateurs nodig hebben om documenten in orde te brengen, mede omdat het veel efficiënter is om documenten in de cloud op te slaan dan deze te printen.

Directeuren kunnen via de board portalen wijzigingen doorgeven, die de bestuursadministratie direct kan doorvoeren. Dit zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot dezelfde en meest accurate versie. Dit zorgt wederom voor een productievere vergadering, aangezien alle betrokkenen zich meteen kunnen richten op de discussies, zonder eerst collega’s te moeten bijpraten 

Uitdagingen en aandachtspunten

Zodra er een nieuwe manier van werken wordt geïntroduceerd, zullen er zorgen ontstaan en dit is heel normaal. Hieronder staan een aantal uitdagingen en aandachtspunten om rekening mee te houden, om een soepele implementatie van de board portal te garanderen. 

Cybercriminaliteit

Het opslaan van alle gevoelige bestuursinformatie op een enkel platform kan behoorlijk beangstigend zijn. Veel mensen maken zich zorgen over cyberaanvallen en andere veiligheidsrisico’s. 

Gelukkig gebruiken de meeste board portals beveiligingsprotocollen van de hoogste kwaliteit om hun data te beschermen. Zo is de veiligheid gegarandeerd als bestuursleden privégegevens van de organisatie bespreken en delen. Bekijk altijd de beveiligingsmaatregelen van een board portal voordat je een abonnement afsluit.

Trainingen en het ontwikkelen van vaardigheden

Een nieuw hulpmiddel, zoals de functionaliteiten van een online board portal, vereist training onder de gebruikers. Iets dat intern kan plaatsvinden, met behulp van de informatie die de organisatie verstrekt. In sommige gevallen kost het wat tijd, maar gebruikers leren de software steeds beter kennen door deze in de praktijk te gebruiken. 

Het is dan ook aangeraden om gebruik te maken van de trainingen die worden aangeboden door de ontwikkelaar. Zij hebben veel tijd gestopt in het ontwikkelen van de meest effectieve manier om gebruikers met de nieuwe board portal te leren werken. Zo kan iedereen er zo snel mogelijk mee uit de voeten.

Vereisten voor de technologische infrastructuur

Directeuren en bestuursadministrateurs hebben apparaten nodig die compatibel zijn om de software optimaal te gebruiken. Het kan dus nodig zijn dat de organisatie nieuwe hardware moet aanschaffen. Gelukkig werken de meeste board portalen in de cloud en vereisen ze geen extra technologische infrastructuur. 

Ook overige functies zoals de vergaderagenda en -dossiers zijn erg intuïtief en dus gewoon te gebruiken binnen de bestaande board portal. 

Implementatie en transitie strubbelingen

Niet iedereen houdt van verandering en dit kan voor problemen zorgen als een nieuw systeem wordt geïmplementeerd binnen een organisatie. De transitie van het huidige proces naar de nieuwe manier van werken kan soms intimiderend zijn, waardoor betrokkenen bang zijn dat de nieuwe oplossing het werk van het bestuur zal verstoren.

Toch is dit het moment dat jullie jezelf moeten wapenen met de voordelen van de softwareoplossing die jullie willen gebruiken. Laat zien waarom het in het belang van de organisatie is. De meeste aanbieders zorgen voor een solide installatieproces, waardoor de hinder minimaal is en het bestuur binnen een recordtijd weer volledig functioneert. 

Casestudies: succesvolle implementaties van board portalen

Is het moeilijk om over te stappen op een nieuwe board portal? 

Het switchen naar een nieuwe board portal kan even spannend zijn. Het bestuur is bekend met het huidige systeem en belanghebbenden kunnen deze verandering zien als een grote opgave. Toch kan deze overgang ook heel soepel verlopen, waarbij het echt afhangt van de gekozen aanbieder. Daarbovenop kan een board portal die voldoet aan alle behoeften van de directeuren en het bestuur, de manier waarop meetings worden gehouden totaal veranderen.

Met iBabs ontvangen jullie ondersteuning bij iedere stap. Hieronder lees je hoe een overstap in de praktijk werkt:

1. Migratieplan 

We werken samen met jullie om het migratieplan uit te stippelen. We breken het proces op in kleine stappen, met als einddoel het implementeren van de juiste oplossing voor jullie organisatie.

2. Overzetten van data 

Boek interactieve sessies met onze expert trainer, om alle gegevens over te zetten van jullie huidige systeem naar het iBabs-platform. 

3. Trainingsessies 

Plan trainingssessies in met ons team, zodat wij kunnen helpen om het board portal optimaal te gebruiken. Met inbegrip van alle geavanceerde functies.

4. Live gaan met ondersteuning

Onze trainer en het support team blijven voortdurend beschikbaar voor het beantwoorden van al jullie vragen. Zo kunnen jullie met een gerust gevoel het volledige potentieel van de iBabs-board portal ontdekken.

FAQ 

Waarin verschilt een board portal van reguliere samenwerkingstools?

Board portals bieden een enkele oplossing aan voor een reeks van activiteiten, waar je normaal gesproken meerdere software oplossingen voor nodig hebt. Dit betekent dat stakeholders niet hoeven te schakelen tussen verschillende apps en het verkleint het risico op cybercriminaliteit. Meerdere oplossingen zorgen er namelijk voor dat er eerder fouten of bugs ontstaan, waardoor hackers toegang kunnen krijgen tot jullie systemen.

Zijn board portalen ook geschikt voor kleinere organisaties?

board portalen zijn geschikt voor organisaties van iedere grootte, aangezien ze een allesomvattende oplossing bieden voor alle werkgerelateerde aspecten van het bestuur. Een modern bestuur is een digitaal bestuur, ongeacht de grootte van de organisatie. Alle besturen moeten regelmatig vergaderen en hebben hiervoor dus ook een agenda nodig, een manier om te stemmen, documenten te delen en meer. Kleinere organisaties doen er goed aan om te kijken naar kwalitatieve oplossingen, waarbij kosten worden gehanteerd per gebruiker.

Hoe beveilig ik onze gegevens op een board portal? 

Zoek naar een oplossing die gebruikmaakt van de hoogste veiligheidsprotocollen. Als zij gegevensbeveiliging serieus nemen, dan zal dit te zien zijn in de referenties van de aanbieder. Zo kun je er zeker van zijn dat de gegevens van jullie organisatie veilig zijn op hun platform. 

Hoe vaak moet vergadersoftware worden bijgewerkt? 

Goede board portal-software zal regelmatig worden bijgewerkt, zowel voor de veiligheid van het platform als het functioneren ervan. Vraag jullie gebruikers om feedback en geef eventuele verbeterpunten door aan de software-aanbieder. Wie weet is het wel mogelijk om deze wijzigingen mee te nemen in een volgende update. 

Kunnen meerdere besturen worden beheerd via één board portal? 

Sommige board portalen bieden de mogelijkheid om meerdere besturen te beheren. Als dit voor jullie van belang is, vraag dit dan na tijdens de demoperiode. Het is een belangrijk punt om rekening mee te houden, tijdens de zoektocht naar de juiste board portal.