Tips Archieven - iBabs

Onderwerp Tips

Lean vergaderen? Zet je vergadering op dieet!

Datum: 7 september 2021

Wist je dat mei de maand is waarin er een recordaantal nieuwe sportschoolabonnementen wordt afgesloten en we massaal op dieet gaan? De motivatie is om met een strak lichaam de zomer in te gaan. Wat trouwens van mij ook op dieet mag, is de traditionele vergadering. Het kan namelijk wel een onsje minder met die dikke stapels papier en de vele uren die we in vergaderingen doorbrengen. Maar hoe zet je een vergadering eigenlijk op dieet? Lean vergaderen Door lean te gaan vergaderen. De term ‘lean’ wordt in de zakenwereld al langer toegepast om werkprocessen te vereenvoudigen en te automatiseren. En dat kan met vergaderen ook, omdat je steeds weer te maken hebt met dezelfde processen. Het plannen van meetings, het ordenen, mailen en lezen van documenten. Afspraken en besluiten maken tijdens de meeting en niet te vergeten de notulen achteraf. Het zijn allemaal tijdrovende elementen die veel efficiënter kunnen […]

Lean vergaderen voor de OR

Datum: 16 augustus 2021

Vergaderen. Het hoort nu eenmaal bij het werk van de ondernemingsraad (OR). Zo praat de OR met elkaar, met de bestuurder, met de achterban en met commissies. Deelnemers zijn vaak echte vergadertijgers die vanuit hun passie en gedrevenheid flink kunnen uitweiden. Dit maakt de OR-vergadering erg tijdrovend.  Maar vergaderen kan tegenwoordig slimmer, vlotter en effectiever verlopen als je de bekende ‘lean’ principes toepast op het vergaderproces. Hierdoor schrap je overbodige en tijdrovende handelingen en maak je gebruik van handige vergader apps om het vergaderproces te stroomlijnen. Lean: levert 3 miljoen zoekresultaten op Maar wat wordt nu eigenlijk met lean bedoeld? Google je het woord lean dan krijg je meer dan 3 miljoen hits. Het lijkt wel of lean overal op wordt toegepast. Zo is er een lean overheid, lean ziekenhuizen en lean IT. Is er sprake van een lean trend? Om deze vraag te beantwoorden heeft Rik van der Wardt, […]

Duurzaam vergaderen is here to stay

Datum: 8 december 2020

Vaker de fiets nemen, biologisch eten, zonnepanelen op het dak en elektrisch rijden: we maken met zijn allen steeds meer milieubewuste keuzes. Maar ook organisaties vinden duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen steeds belangrijker. Ok, het is waar dat we het afgelopen jaar ook noodgedwongen minder vaak die auto naar kantoor namen of een fancy vergaderlocatie buiten de deur op zochten. Misschien mis je die vergaderingen buiten de deur inclusief uitgebreide lunch inmiddels wel. Maar vanuit het duurzaamheidsoogpunt bekeken levert het meer digitaal vergaderen alleen maar win-win situaties op. In dit blog 4 redenen waarom digitaal vergaderen ontzettend duurzaam is en we daarom in 2021 nog steeds veel digitaal blijven vergaderen. 1. Minder files en uitlaatgassen Even bij elkaar gaan zitten voor een bespreking is effectief en gemakkelijk wanneer alle deelnemers van de vergadering zich in hetzelfde pand bevinden. Naast dat dit veelal niet meer aan de orde is met het […]

Zijn jouw vergaderingen wel effectief? Stel jezelf deze 5 vragen.

Datum: 20 november 2020

Vergaderen lijkt voor sommigen meer een hobby dan een noodzakelijke bezigheid, zonde eigenlijk. Natuurlijk, vergaderen op zichzelf is niet het probleem mits deze op effectieve wijze worden uitgevoerd. Die vergaderingen zonder een goede agenda of die onnodig te lang duren, die zijn de meeste mensen liever kwijt dan rijk. Het is hoog tijd dat iedere organisatie effectief gaat vergaderen en stopt met het verspillen van kostbare tijd en investeringen van de organisatie. Organiseer jij regelmatig vergaderingen, of rolt de ene na de andere uitnodiging jouw e-mail inbox binnen? En vraag jij je af of jij eigenlijk wel zo effectief bezig bent, vergader-wise? Dan is het verstandig om jezelf 5 belangrijke vragen te stellen. De theorie vs. de praktijk De theorie van een effectieve vergadering, die kennen we wel. Maar waarom lukt het dan niet in de praktijk; waarom houden jullie je zelden aan het geplande uur? En hoe komt het […]

Blijf je e-mailen of ga je écht papierloos vergaderen?

Datum: 4 november 2020

Je bent misschien in de veronderstelling dat je al goed bezig bent, want papierloos vergaderen doe je al jarenlang. Je stuurt toch immers de vergaderagenda en stukken per e-mail naar de deelnemers? Het klinkt misschien als papierloos vergaderen, maar écht papierloos vergaderen is het niet. Als je heel eerlijk bent, dan zie je ook dat deelnemers vervolgens weer de stukken die je mailt uitprinten. Ok, papierloos werken is het dus niet echt, maar is het gebruiken van een digitale vergadertool een betere oplossing dan e-mailen? In dit blog leggen we aan de hand van drie belangrijke argumenten waarom we hier volmondig “Ja!” op kunnen antwoorden. En jij dadelijk ook. 1. Je maakt winst in tijd Er zijn meerdere argumenten waarom een digitale vergadertool fijner en beter is dan het e-mailen van stukken. Maar een van de belangrijkste is echt de tijdswinst. Iets wat opgaat voor zowel de deelnemers, vergaderondersteuners als […]

4 fouten bij staand vergaderen. En hoe je die kunt voorkomen

Datum: 25 augustus 2020

Ik zei het in een eerder blogartikel al. Wie vergaderen niet ziet zitten, moet gaan staan. Daarmee bedoel ik dat staand vergaderen veel voordelen heeft ten opzichte van zittend vergaderen. Niet in de minste plaats omdat staan nu eenmaal gezonder is dan zitten. Toch is het niet altijd halleluja want staand vergaderen heeft een geheel eigen etiquette. Ben je niet hiermee bekend, dan kun je fouten maken. Hier zijn er vier die je maar beter kunt vermijden. Staand vergaderen ≠ een statusbijeenkomstStaande vergaderingen zijn kort van duur, waardoor de neiging kan ontstaan om ze snel af te rafelen. Dit is verreweg de grootste fout die je kunt maken. Het gaat om kwaliteit en niet om kwantiteit. Zorg ervoor dat elk teamlid in ieder geval deze drie basisvragen beantwoordt: Wat heb je sinds de laatste meeting gedaan om het team te helpen het doel te bereiken?Wat ga je doen vandaag?Wat belemmert […]

Wat kost vergaderen? 4 bespaartips

Datum: 4 augustus 2020

Van 25 tot en met 29 maart is het weer de Week van het Geld. Deze week heeft tot doel om jongeren bewust te maken van de waarde van een euro en hoe verantwoordelijk om te gaan met geld. In het echte leven echter, maken we (volwassenen bedoel ik hier) ons minder druk om wat iets kost. Zeker als het gaat om vergaderingen. Eigenlijk staat niemand stil bij wat een gemiddelde vergadering kost. Toch goed om er deze week eens bij stil te staan. De vergadering in cijfersDus wat kost zo’n vergadering dan, vraag je je wellicht af. Met de meeting cost app is het een eenvoudige berekening gebaseerd op het uurloon van de deelnemers aan de vergadering. De app werkt goed als schokeffect voor wie iets aan de overdreven vergadercultuur in zijn bedrijf wil doen. Je kan na afloop van de vergadering namelijk direct laten zien wat de vergadering […]

Op welke dagen kun je beter (niet) vergaderen

Datum: 14 februari 2020

Wist je dat maandag de slechtste dag van de week is om te vergaderen? En toch worden op die dag de meeste meetings gepland. Op zich is het begrijpelijk, iedereen is immers na het weekend uitgerust dus waarom zou je op maandag niet een vergadering inplannen? Waarom je het toch niet moet doen? Omdat maandag de meest productieve dag is van de week, omdat de kans dat iemand op maandag je vergaderverzoek accepteert vrij klein is en omdat de meesten van ons enige tijd nodig hebben om weer in de werkmodus te komen. Vergader niet op maandag en vrijdagMaar maandag is niet de enige dag van de week waarop je beter niet kunt vergaderen. Ook vrijdag is geen topdag. Mensen zitten al vrij vroeg in de weekend modus. Hoewel ze lijfelijk nog op kantoor zijn, zijn veel mensen na de lunch mentaal al vertrokken. Een andere reden waarom vrijdag niet […]