5 praktische tips om sneller te notuleren Notulen worden vaak het stiefkindje van de vergadering genoemd omdat het veel tijd kost om een goed verslag te maken. Maar hoeveel tijd is veel tijd? Voor het uitwerken van een vergadering kun je globaal de volgende richtlijnen aanhouden: Een gewone vergadering (je bent goed voorbereid, men spreekt begrijpelijke taal en de werkomstandigheden zijn goed): 1 uur vergaderen = 1 uur notuleren. Een pittige vergadering (je bent goed voorbereid, maar begrijpt niet altijd waar men over spreekt en de werkomstandigheden zijn niet ideaal): 1 uur vergaderen = 2 uur notuleren. Een zware vergadering (je […]
Vergadertypes: welke kleur ben jij?
Vergadertypes: welke kleur ben jij? Ken jij het boek Mannen komen van Mars, vrouwen van Venus van John Grey? Daarin beschrijft hij hoezeer mannen en vrouwen van elkaar verschillen. Dat beide anders denken, voelen, communiceren en liefhebben. John Gray trekt deze metafoor door en stelt dat mannen van Mars komen en vrouwen van Venus. Hij blaast de verschillen tussen beide seksen op om ze zichtbaar te maken, maar vooral overkomelijk. Zolang je maar begríjpt dat je soms niets van elkaar begrijpt, zijn veel problemen meteen opgelost. Dit euvel kom je ook tegen in de vergaderzaal. Ook daar zitten we niet altijd […]
Vergaderen met Bob en Babs
Volg de regels van Bob De naam Bob is een afkorting waarvan de afzonderlijke letters staan voor de drie fases binnen het besluitvormingsproces. De drie stappen van het Bob-model vormen een handige leidraad om in een groep gezamenlijk tot een beslissing te komen. Dit zijn de drie fases en hier staan ze voor: B. Beeldvorming sluitvorming: wat weten we?Het doel van deze fase is om ervoor te zorgen dat alle vergaderdeelnemers die bij de besluitvorming zijn betrokken over alle relevante feiten beschikken. Daarbij is het van belang dat iedereen ook over de juiste versie van de documenten beschikt en zich […]
De 6 tips om slimmer te vergaderen
Ken jij de uitdrukking: work smarter, not harder. Laat dat nu ook van toepassing zijn op vergaderingen. Want laten we eerlijk zijn, wij Nederlanders houden wel van een vergaderingetje of twee op een dag. En maken we het helemaal bont dan vergaderen wij over wat we in de volgende vergadering gaan bespreken. Dit vreet allemaal onnodig veel tijd en energie. Dat kan echt wel anders. Hier 6 tips om voortaan slimmer te vergaderen. Tip 1: Ga korter vergaderen Vergaderingen duren per definitie te lang, maar wat is de perfecte duur van een meeting? Volgens experts is dat één tot anderhalf […]
Vergaderen is een dure hobby: 3 tips om te besparen
Zeilen, motorrijden, reizen, paardrijden; er zijn veel dure hobby’s te bedenken. Vergaderen is er ook zo één. Hoewel…het is voor de meesten van ons niet echt een favoriete bezigheid! Toch doen we het wel veel: zo’n 300 uur per jaar (per medewerker!). Op jaarbasis besteden we in Nederland zelfs 60 miljard aan vergaderen. Dat kan sneller en slimmer. Wil je meer tijd én geld over houden voor leukere werkzaamheden? Of je échte hobby? Doe dan je voordeel met de volgende tips. Tip 1: bespaar op print- en kopieerkosten Printen jullie alle vergaderstukken nog? Dan weet je, dat er op jaarbasis bergen […]
WVTTK in een meeting: wel of niet afschaffen?
Het is de nachtmerrie van elke voorzitter: collega’s die enorm veel tijd verbrassen tijdens het meest vage agendapunt van een meeting– wat verder ter tafel komt (WVTTK). Want al leid je een vergadering nog zo strak, voor ‘wat verder ter tafel komt’ bestaan geen regels. En voor je het weet raak je verzeild in een discussie die niemand aan heeft zien komen én die niemand heeft kunnen voorbereiden. Daarom in dit blog even terug naar de basis: waar is het agendapunt WVTTK ook alweer voor bedoeld? Parkeren of afvoeren Van origine biedt WVTTK de mogelijkheid bespreekpunten in te brengen, die […]
Voorkom deze vier frustraties bij vergaderingen
Vergaderen… De meeste mensen weten wel wat leukers te bedenken. Sterker nog, veel mensen vinden vergaderingen ronduit geestdodend. Hoe komt dat toch? Ergeren we ons aan collega’s die ondertussen met heel andere dingen bezig zijn? Die zichtbaar afhaken? Of spelen er andere factoren? Gemiddeld zitten we 6,5 uur per week in meetings, laten we het dus vooral een beetje makkelijker en leuker maken! Om je te helpen, vind je in dit blog de vier grootste vergaderergernissen. Want als je er achter komt waarom je met lood in de schoenen naar meetings gaat, weet je ook op welk front er iets […]
3 knelpunten in bestuurlijke besluitvormingsprocessen
Bestuurlijke besluitvormingsprocessen zijn vaak erg tijdrovend. Dit komt onder andere doordat ontwerpbesluiten een lange route afleggen. Van het opstellen van het ontwerpbesluit en de voorbereiding van een zitting, de zitting zelf, verwerking van de zitting en publicatie van de stukken tot de opvolging van de definitieve besluiten. Geen wonder, dat er in dit traject makkelijk een kink in de kabel komt. Wij zien in de praktijk vaak de volgende knelpunten in het bestuurlijke besluitvormingsproces. Knelpunt 1: het besluitvormingsproces is onduidelijk In een bestuurlijke omgeving zijn veel mensen betrokken bij de besluitvorming. Daarom is het noodzakelijk het besluitvormingsproces goed vorm te […]
