Vergader technieken Archieven - iBabs

Onderwerp Vergader technieken

Lean vergaderen? Zet je vergadering op dieet!

Datum: 7 september 2021

Wist je dat mei de maand is waarin er een recordaantal nieuwe sportschoolabonnementen wordt afgesloten en we massaal op dieet gaan? De motivatie is om met een strak lichaam de zomer in te gaan. Wat trouwens van mij ook op dieet mag, is de traditionele vergadering. Het kan namelijk wel een onsje minder met die dikke stapels papier en de vele uren die we in vergaderingen doorbrengen. Maar hoe zet je een vergadering eigenlijk op dieet? Lean vergaderen Door lean te gaan vergaderen. De term ‘lean’ wordt in de zakenwereld al langer toegepast om werkprocessen te vereenvoudigen en te automatiseren. En dat kan met vergaderen ook, omdat je steeds weer te maken hebt met dezelfde processen. Het plannen van meetings, het ordenen, mailen en lezen van documenten. Afspraken en besluiten maken tijdens de meeting en niet te vergeten de notulen achteraf. Het zijn allemaal tijdrovende elementen die veel efficiënter kunnen […]

Lean vergaderen voor de OR

Datum: 16 augustus 2021

Vergaderen. Het hoort nu eenmaal bij het werk van de ondernemingsraad (OR). Zo praat de OR met elkaar, met de bestuurder, met de achterban en met commissies. Deelnemers zijn vaak echte vergadertijgers die vanuit hun passie en gedrevenheid flink kunnen uitweiden. Dit maakt de OR-vergadering erg tijdrovend.  Maar vergaderen kan tegenwoordig slimmer, vlotter en effectiever verlopen als je de bekende ‘lean’ principes toepast op het vergaderproces. Hierdoor schrap je overbodige en tijdrovende handelingen en maak je gebruik van handige vergader apps om het vergaderproces te stroomlijnen. Lean: levert 3 miljoen zoekresultaten op Maar wat wordt nu eigenlijk met lean bedoeld? Google je het woord lean dan krijg je meer dan 3 miljoen hits. Het lijkt wel of lean overal op wordt toegepast. Zo is er een lean overheid, lean ziekenhuizen en lean IT. Is er sprake van een lean trend? Om deze vraag te beantwoorden heeft Rik van der Wardt, […]

6 tips om de vergadering op tijd te beginnen (en te eindigen)

Datum: 2 augustus 2021

Wist je dat bij 1/3 van de vergaderingen niet optimaal gebruik wordt gemaakt van de vergadertijd en dat 37% ook te laat start? Geen wonder dat deze verloren tijd één van de grootste vergaderergernissen is. Wanneer je je aan een tijdschema vasthoudt en vergaderingen op tijd beëindigt, zullen vergaderingen meer worden gewaardeerd. Zorg ervoor dat iedereen ook de resultaten van de vergadering ziet en dat er daarna follow-up is. Hier zijn 6 tips die hiervoor kunnen zorgen. 1. Zorg voor een duidelijke vergaderagenda en geef elk agendapunt een ​​toegewezen tijdslot Maak een lijst van alle agendapunten en geef elk item een ​​voorlopig tijdslot, bijvoorbeeld “review van de notulen,10 minuten”. Op deze manier breng je de benodigde tijd voor je vergadering beter in kaart en kun je ook beter bekijken of je alle doelstellingen kunt bereiken.  2. Maak het een gewoonte om vergaderingen op tijd te starten Ongeveer 37 % van […]

Duurzaam vergaderen is here to stay

Datum: 8 december 2020

Vaker de fiets nemen, biologisch eten, zonnepanelen op het dak en elektrisch rijden: we maken met zijn allen steeds meer milieubewuste keuzes. Maar ook organisaties vinden duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen steeds belangrijker. Ok, het is waar dat we het afgelopen jaar ook noodgedwongen minder vaak die auto naar kantoor namen of een fancy vergaderlocatie buiten de deur op zochten. Misschien mis je die vergaderingen buiten de deur inclusief uitgebreide lunch inmiddels wel. Maar vanuit het duurzaamheidsoogpunt bekeken levert het meer digitaal vergaderen alleen maar win-win situaties op. In dit blog 4 redenen waarom digitaal vergaderen ontzettend duurzaam is en we daarom in 2021 nog steeds veel digitaal blijven vergaderen. 1. Minder files en uitlaatgassen Even bij elkaar gaan zitten voor een bespreking is effectief en gemakkelijk wanneer alle deelnemers van de vergadering zich in hetzelfde pand bevinden. Naast dat dit veelal niet meer aan de orde is met het […]

Zijn jouw vergaderingen wel effectief? Stel jezelf deze 5 vragen.

Datum: 20 november 2020

Vergaderen lijkt voor sommigen meer een hobby dan een noodzakelijke bezigheid, zonde eigenlijk. Natuurlijk, vergaderen op zichzelf is niet het probleem mits deze op effectieve wijze worden uitgevoerd. Die vergaderingen zonder een goede agenda of die onnodig te lang duren, die zijn de meeste mensen liever kwijt dan rijk. Het is hoog tijd dat iedere organisatie effectief gaat vergaderen en stopt met het verspillen van kostbare tijd en investeringen van de organisatie. Organiseer jij regelmatig vergaderingen, of rolt de ene na de andere uitnodiging jouw e-mail inbox binnen? En vraag jij je af of jij eigenlijk wel zo effectief bezig bent, vergader-wise? Dan is het verstandig om jezelf 5 belangrijke vragen te stellen. De theorie vs. de praktijk De theorie van een effectieve vergadering, die kennen we wel. Maar waarom lukt het dan niet in de praktijk; waarom houden jullie je zelden aan het geplande uur? En hoe komt het […]

Dit zijn de 7 wetten van het nieuwe vergaderen

Datum: 5 oktober 2020

Het Nieuwe VergaderenIn veel bedrijven is Het Nieuwe Werken helemaal ingeburgerd. Jij en je collega’s zijn er misschien ook al helemaal aan gewend om tijd- en plaats onafhankelijk te werken. Wil je tot tien uur thuiswerken en na de files snel naar kantoor? Geen punt! En moet je tussen de middag wat bankzaken doen, die je echt live moet regelen? Zo fijn als je dat op je thuiswerkdag kunt doen. Dan werk je gewoon wat langer door of begin je eerder. Het is een kwestie van vertrouwen en als je gewend bent aan Het Nieuwe Werken, dan weet je dat er gestuurd wordt op output en resultaat in plaats van op aanwezigheid. Ondersteunende faciliteitenJe werkgever moet er natuurlijk wel voor zorgen dat ondersteunende faciliteiten om Het Nieuwe Werken mogelijk te maken, voor elkaar zijn. Denk daarbij aan ICT-toepassingen, flexplekken en (tele)communicatiemiddelen. Is dat allemaal geregeld, dan is het ook tijd […]

Wordt papierloos vergaderen het nieuwe normaal?

Datum: 24 september 2020

Wat is eigenlijk het nieuwe normaal?Een crisis is altijd een kans of een bedreiging. Kunnen we deze crisis benutten om te innoveren of zal het nieuwe normaal uiteindelijk weer oude wijn in nieuwe zakken blijken te zijn? We horen het steeds vaker “Life will never be the same” na de corona crisis. Er ontstaat een ‘nieuw normaal’. Maar hoe dan? Naast veel negatieve zaken die de corona crisis veroorzaakt ervaren we ook positieve zaken. Meer rust, minder vliegtuigen, minder files. We ontdekken steeds meer het online bestellen en laten bezorgen. Ook dat meer thuis werken en online vergaderen ook heel veel tijd oplevert. Geen reistijd en online vergaderingen blijken ook korter en efficiënter! Deze digitalisering werkt door in allerlei zaken. Dus waarom zou je nog vergaderen met papieren notulen en actielijsten? Het is nu meer dan ooit de tijd om over te stappen op papierloos vergaderen. Gemakkelijk en een stuk […]

4 fouten bij staand vergaderen. En hoe je die kunt voorkomen

Datum: 25 augustus 2020

Ik zei het in een eerder blogartikel al. Wie vergaderen niet ziet zitten, moet gaan staan. Daarmee bedoel ik dat staand vergaderen veel voordelen heeft ten opzichte van zittend vergaderen. Niet in de minste plaats omdat staan nu eenmaal gezonder is dan zitten. Toch is het niet altijd halleluja want staand vergaderen heeft een geheel eigen etiquette. Ben je niet hiermee bekend, dan kun je fouten maken. Hier zijn er vier die je maar beter kunt vermijden. Staand vergaderen ≠ een statusbijeenkomstStaande vergaderingen zijn kort van duur, waardoor de neiging kan ontstaan om ze snel af te rafelen. Dit is verreweg de grootste fout die je kunt maken. Het gaat om kwaliteit en niet om kwantiteit. Zorg ervoor dat elk teamlid in ieder geval deze drie basisvragen beantwoordt: Wat heb je sinds de laatste meeting gedaan om het team te helpen het doel te bereiken?Wat ga je doen vandaag?Wat belemmert […]