Een bestuurdersovereenkomst is een intern document dat de verplichtingen, rollen en verantwoordelijkheden van bestuursleden verduidelijkt, evenals hun rechten en de verwachtingen van het bedrijf ten aanzien van hen. Het formaliseert ook de overeenkomst van de bestuurder om zich aan deze vereisten te houden.
Waarom is een bestuurdersovereenkomst belangrijk?
Het doel van dit document is om effectieve dienstverlening binnen het hele bestuur te stimuleren, de focus op de doelen en doelstellingen van het bedrijf te behouden en de bestuurders en de organisatie te beschermen in het geval van juridische kwesties.
Een stevige bestuurdersovereenkomst voor elk individu in het bestuur is een belangrijk instrument om de effectiviteit van het bestuur te bevorderen. Uit onderzoek van PwC bleek dat slechts 29% van de C-suite executives de algehele prestaties van hun bestuur als "goed" of "uitstekend" beoordeelden. Door een document te creëren dat de verwachtingen en verantwoordelijkheden uiteenzet, leg je een solide basis voor een sterk bestuur.
Dit overzicht beschrijft de stappen om een effectieve bestuurdersovereenkomst te creëren.
| Item | Uitleg |
| Inleiding tot de organisatie | Een overzicht van wat het bedrijf doet en de industrie waarin het actief is. Neem in dit gedeelte ook de missie en doelen van het bedrijf op. |
| Zakelijke waarden | Dit helpt bestuursleden te begrijpen hoe het bedrijf wil opereren en de cultuur die het wil bevorderen voor zijn medewerkers, klanten en leveranciers. |
| Huidige bestuursleden | Een lijst van de huidige bestuursleden en de rollen die zij vervullen als onderdeel van hun taken. |
| Verantwoordelijkheden van het bestuur en de bestuursleden | Dit gedeelte beschrijft de verantwoordelijkheden van het bestuur in het algemeen en die van het individuele bestuurslid tijdens hun ambtsperiode. Dit kan ook omvatten of ze in andere besturen kunnen zitten. |
| Looptijd van het bestuurslid | De lengte van de periode dat het bestuurslid in functie blijft en of er een optie is om die te verlengen aan het einde van de initiële termijn. |
| Vergoeding, voordelen en kostenvergoeding voor het bestuurslid | Het bedrag dat het bedrijf de bestuurder zal betalen als vergoeding, evenals de kosten waarop zij recht hebben en eventuele bonussen die zij kunnen ontvangen, inclusief aandelenopties en andere voorzieningen. |
| Beëindiging en ontslagprocedures | Details over hoe het bestuur de bestuurder kan beëindigen en wat er in dat geval gebeurt, inclusief in termen van betaling en gebruik van bedrijfsmaterialen. Dit gedeelte moet ook de te volgen procedure beschrijven als een bestuurslid ervoor kiest om af te treden. |
| Geheimhoudingsovereenkomst | De bestuurder moet ermee instemmen om vertrouwelijkheid te bewaren met betrekking tot gevoelige informatie die ze tijdens hun tijd in het bestuur tegenkomen. Dit gedeelte legt hun verplichtingen in dit verband vast. |
| Richtlijnen voor belangenconflicten | Je moet benadrukken dat bestuurders geen activiteiten mogen opzoeken die een belangenconflict vormen met het bedrijf en dat ze het bestuur onmiddellijk moeten informeren als ze onbedoeld in zo'n situatie terechtkomen. |
Hoe schrijf je een bestuurdersovereenkomst
1. Definieer doel en reikwijdte
Om van de bestuurdersovereenkomst een nuttig document te maken en niet slechts een routineklus, moet je tijd besteden aan het definiëren van het doel en de reikwijdte van het contract. Het bestuurslid moet begrijpen waarom de overeenkomst bestaat en waarom die belangrijk is om hun rol zo goed mogelijk te vervullen.
De reikwijdte van de overeenkomst moet zo specifiek mogelijk zijn. Dit zorgt ervoor dat het betreffende bestuurslid zich het beste kan richten op zijn of haar expertise binnen de bestuursstructuur. Diversiteit in gedachte, ervaring en vaardigheid is belangrijk binnen een bestuur. Elk bestuurslid moet precies begrijpen wat hun rol is om bij te dragen aan de algehele prestaties van het bestuur.
2. Schets de bestuursstructuur en verantwoordelijkheden
Nadat je de reikwijdte van de overeenkomst hebt vastgesteld, kun je dieper ingaan op hoe de bestuursstructuur werkt, de hiërarchie en de rol van de commissies, naast andere belangrijke details over het functioneren van het bestuur.
Je moet de algemene taken van het bestuurslid vermelden, evenals eventuele specifieke rollen of verantwoordelijkheden die ze moeten vervullen. Maak duidelijk waar ze zich bevinden in de structuur van het bestuur en informeer ze over hun vereisten op het gebied van aanwezigheid, betrokkenheid en andere aspecten van hun rol.
3. Schets bestuursprocessen en procedures
Om het bestuurslid direct een vliegende start te geven, moet je in detail treden over de manier waarop je bestuur werkt. Dit betekent dat je ze informeert over de procedures met betrekking tot vergaderingen: hoe ze hun vergaderdossier ontvangen, wanneer ze toegang kunnen krijgen tot bestuursdocumenten, hoe het bestuur beslissingen neemt, procedures voor rapportage en meer.
Het is ook een goed idee om informatie toe te voegen over de processen voor het oplossen van geschillen, het melden van wangedrag en samenwerken tussen vergaderingen door. Inzicht in de fijne kneepjes van het leven in het bestuur bij jouw specifieke organisatie biedt structuur en betekent dat ze zich kunnen concentreren op de onderwerpen die worden besproken, in plaats van te proberen te begrijpen wat er gebeurt.
4. Finaliseer en verkrijg goedkeuring
Je moet overleggen met andere belanghebbenden voordat je de bestuurdersovereenkomst finaliseert. De rol van de bestuurder is complex, en dat betekent dat je mogelijk een belangrijk element bent vergeten dat nodig is voor een soepele onboarding.
Vraag om input over de overeenkomst en gebruik deze feedback om het document te finetunen voordat je het aan leiders overhandigt om goed te keuren en te verspreiden onder de bestuurders.
Wie moet betrokken zijn bij het opstellen van de overeenkomst?
De secretaris van het bestuur stelt meestal de overeenkomst op voor de bestuursleden. Echter, huidige bestuurders en de voorzitter moeten ook hun inbreng hebben om te zorgen dat het document zo volledig en informatief mogelijk is.
Samenwerken aan dit document vermindert de kans dat essentiële informatie wordt gemist en zorgt ervoor dat het de rol die de bestuurder zal innemen bij toetreding tot het bestuur zo goed mogelijk weergeeft. Het is belangrijk om een verscheidenheid aan feedback te krijgen van verschillende belanghebbenden om het zo informatief mogelijk te maken.
Tips voor succesvolle bestuurdersovereenkomsten
Houd het simpel en makkelijk te begrijpen
Dit moet een handige referentiegids zijn om het bestuurslid op het juiste spoor te houden terwijl ze hun rol in het bestuur vervullen. Als het te ingewikkeld is of vol staat met jargon, verliest het zijn praktische waarde en effectiviteit. Het moet voor de lezer duidelijk zijn wat er precies van hen wordt verwacht en hoe het bestuur in het algemeen functioneert.
Integreer je missie en visie
Om consistentie in discussies en besluitvorming te behouden, moeten de missie- en visieverklaring van de organisatie een prominente plaats hebben binnen de overeenkomst. Dit is bedoeld om het werk van het bestuur te sturen. Door het een hoeksteen van de overeenkomst te maken, houden bestuursleden het altijd in gedachten tijdens hun werk.
Zorg voor naleving
Laat een advocaat de details van de overeenkomst controleren voordat je deze verstrekt, om te zorgen dat het in overeenstemming is met het arbeidsrecht en andere relevante wetgeving die van toepassing is op jouw organisatie en sector.
Maak het onderdeel van de onboarding
De overeenkomst behandelt enkele belangrijke punten van het inwerkproces en kan nieuwe bestuurders helpen om sneller hun draai te vinden. Ze weten dan al voor hun eerste vergadering wat ze kunnen verwachten. Dit kan hen aanmoedigen om vanaf het begin actief en spraakzaam te zijn in hun bestuurscarrière.
Maak het toegankelijk
Omdat de overeenkomst als referentiegids kan dienen, moeten bestuurders er gemakkelijk en doorlopend toegang toe hebben. Je kunt toegang bieden via een gedeelde werkruimte of bestuursportaal, zodat ze op hun gemak de overeenkomst kunnen raadplegen en hun kennis op elk aspect kunnen opfrissen.
Werk het regelmatig bij
De overeenkomst is niet in steen gebeiteld en zal veranderen naarmate het bedrijf groeit en zijn focus bijstelt. Ook is het mogelijk dat de rol van het bestuur of die van individuele bestuursleden in de loop van de tijd verandert. Als er wijzigingen zijn, update dan de bestuurdersovereenkomst en informeer de bestuurders over de aanpassing.
Board Member Agreement Sjabloon
Dit uitgebreide sjabloon voor een bestuurslidovereenkomst toont een manier om de overeenkomst voor je raad van bestuur op te stellen. Het helpt je bij het creëren van de structuur van je document, aangepast aan de unieke manier waarop jouw bestuur functioneert.
FAQ's
Wat gebeurt er als een bestuurslid zich niet aan de overeenkomst houdt?
Omdat het bestuurslid heeft ingestemd met de overeenkomst, kan het niet naleven ervan leiden tot disciplinaire maatregelen. Je moet een procedure hebben voor het omgaan met bestuursleden die de overeenkomst niet volgen om een consistente benadering van het werk van het bestuur te waarborgen.
Kan een bestuurslidovereenkomst worden gewijzigd of aangepast?
Het is belangrijk om de overeenkomst naar behoefte te wijzigen of aan te passen wanneer een gebeurtenis dat vereist. Bijvoorbeeld, dit kan het geval zijn als de doelen van het bedrijf worden bijgesteld of als het bestuur vindt dat er een effectievere manier is om vergaderingen te houden.
Hoe vaak moet een bestuurslidovereenkomst worden herzien?
Herzie je overeenkomst jaarlijks om te zorgen dat deze nog steeds relevant is en bijdraagt aan het effectief functioneren van je bestuur en de besluitvorming.
Wat is een bestuurslidovereenkomst?
Een bestuurslidovereenkomst is een document dat de rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen van bestuursleden in een organisatie schetst.
Conclusie
Het bovenstaande sjabloon voor een bestuurslidovereenkomst helpt je bij het leveren van een document dat de effectiviteit van je bestuur verbetert en conflicten vermindert, doordat alle bestuurders de vereiste richting en hun rol daarin begrijpen. Het bevordert het gevoel van samenwerken aan een gemeenschappelijk doel en dient als referentie om bestuursleden op koers te houden in hun aanpak van bestuurswerk.
Het verhogen van de effectiviteit van je bestuur is een sleutel tot succes. Het iBabs-bestuursportaal helpt je om de betrokkenheid van bestuurders te volgen, wat een belangrijke factor is voor effectiviteit. Daarnaast behandelt het de volledige levenscyclus van de vergadering, van administratie tot samenwerking en besluitvormingsprocessen. Vraag vandaag nog een demo van iBabs aan voor je bedrijf.
