Het proces van het benoemen van een nieuwe bestuurder + sjabloon voor een bestuursbesluit

Een betrokken bestuur is cruciaal voor de strategische dynamiek van een organisatie. Toch gelooft bijna de helft van de bestuursleden dat ten minste één lid van hun bestuur vervangen zou moeten worden, en bijna een vijfde (19%) meent dat twee of meer bestuursleden niet voldoen aan de verwachtingen.

In deze en andere situaties moet het bestuur procedures in werking stellen om kandidaten te vinden die waarde toevoegen aan de besluitvorming en daarmee aan de organisatie. Met dit in gedachten bieden we een gids voor het aanstellen van een nieuwe bestuurder en een sjabloon voor een bestuursbesluit om je te helpen bij het benoemingsproces.

De noodzaak om een nieuwe bestuurder aan te stellen

Naast het vervangen van een onderpresterende bestuurder zijn er verschillende redenen waarom een bestuur nieuwe leden zou moeten werven. Deze omvatten:

• Het toevoegen van extra zetels aan het bestuur naarmate het bedrijf groeit of extra expertise nodig heeft
• Het vervangen van bestuursleden wiens vaste termijn is verstreken
• Het vervangen van bestuursleden die met pensioen zijn gegaan of ervoor hebben gekozen om het bestuur te verlaten
• Het vervangen van bestuursleden die zijn gevraagd om het bestuur te verlaten
• Het vervangen van bestuursleden die ziek zijn of anderszins niet in staat zijn hun functie uit te oefenen

In het laatste scenario kunnen besturen een interim-bestuurder aanstellen om de positie te bekleden totdat het oorspronkelijke bestuurslid herstelt of besluit definitief af te treden. In feite kan het bestuur in veel gevallen een interim-bestuurder gebruiken terwijl ze de tijd nemen om ervoor te zorgen dat de volgende permanente bestuursaanstelling aan alle noodzakelijke criteria voldoet.

Hoewel opvolgingsplanning een continu proces moet zijn, kan het plotselinge vertrek van een bestuurder plaatsvinden voordat een mogelijke opvolger volledig is voorbereid op de rol, en dit is een andere situatie waarin een interim-bestuurslid waardevol kan zijn voor het werk van het bestuur.

Het gebruik van een interim heeft als doel de dynamiek van het bestuur te behouden, aangezien het niet invullen van een zetel in het bestuur de functionaliteit kan verminderen. Dit kan betekenen dat je expertise mist op een gebied dat essentieel is voor effectieve besluitvorming, zoals cybersecurity of financiën. De dynamiek van vergaderingen kan ook veranderen, wat invloed kan hebben op de werkwijze van het bestuur. Het kan zo simpel zijn als een vacature die een even aantal bestuursleden achterlaat, zonder iemand om de impasse bij een gelijk aantal stemmen te doorbreken.

Het proces om een nieuwe bestuurder aan te stellen

Verduidelijk de vereisten

Een balans van expertise en ervaring in het bestuur helpt om een goed afgerond debat en beter geïnformeerde probleemoplossing te bevorderen. Met dit in gedachten is de eerste stap die je moet nemen bij het aanstellen van een nieuwe bestuurder, het overwegen van de hiaten in kennis en het creëren van een reeks kwalificaties en attributen die de nieuwe benoemde nodig heeft, zodat ze waarde toevoegen aan je bestuur.

Overweeg de hiaten in vaardigheden en gebieden waarin je cruciale kennis mist. Als je de samenstelling van je bestuur al een tijdje niet hebt gewijzigd, kan het zijn dat er nieuwe risicogebieden zijn verschenen of geïntensiveerd in je sector. Dit biedt een kans om iemand aan boord te halen die je bestuurders kan helpen dit te mitigeren.

Deze zaken moeten je zoektocht informeren, naast de algemene vereisten voor een bestuurder, die evenwichtig oordeel, creativiteit, samenwerkingsvaardigheden, goede communicatie, kritisch denken en andere dergelijke attributen moeten omvatten.

Zoek naar kandidaten

Er zijn verschillende methoden waarmee een bestuur geschikte kandidaten kan vinden voor een vacante positie. Deze omvatten:

• De nominatiecommissie is belast met het monitoren van werving en het identificeren en evalueren van nieuwe bestuursleden. Het eerste aanspreekpunt moet deze instantie zijn om te ontdekken of ze een geschikte kandidaat hebben voor de huidige vacature. 
• Interne werving Soms is er al een geschikte kandidaat binnen het bedrijf en dit kan helpen voor een soepel inwerkproces omdat ze de werking van het bedrijf al begrijpen. 
• Externe headhunters Gespecialiseerde organisaties werken om geschikte bestuurders te identificeren en hebben een portfolio van potentieel talent bij de hand. Je kunt ze ook informeren over je specifieke vereisten en hen de opdracht geven iemand te vinden die aan alle criteria voldoet. 
• Online platforms en netwerken Het kan zijn dat je volgende bestuurder al deel uitmaakt van het uitgebreide netwerk van je bestuur. Zoek op sites zoals LinkedIn als bedrijf, maar vraag ook huidige bestuurders om hun netwerk te informeren over je zoektocht om extra kandidaten te vinden.

Bepaal kwalificaties

Zodra je een lijst met kandidaten hebt, moet je ervoor zorgen dat hun kwalificaties voldoen aan je verwachtingen voor de persoon die de rol zal vervullen.

Wat kunnen ze toevoegen aan het bestuur dat anders is dan of aanvullend op wat je al hebt? Waar zou hun specialiteit liggen als je ze zou aanstellen?

Controleer referenties om hun culturele fit te begrijpen. Een bestuur moet een balans van persoonlijkheidstypes hebben, en sommige bestuurders zullen sterkere karakters hebben dan anderen. Echter, iemand introduceren die dominant is en vergaderingen wil overnemen, of iemand aannemen die liever op de achtergrond blijft en zeer weinig bijdraagt, is misschien niet de beste fit voor je bedrijf.

Denk aan harde vaardigheden, maar ook aan zachte vaardigheden, zoals teamwork, intuïtie en vindingrijkheid.

Controleer afstemming met bedrijfsmissie en -waarden

Naast hun vaardigheden is een ander belangrijk aspect van de ideale nieuwe bestuurder de manier waarop ze aansluiten bij de missie en waarden van het bedrijf. Aangezien je van hen verwacht dat ze alle beslissingen nemen op een manier die het bedrijf helpt zijn Noordster te bereiken, is het belangrijk dat hun interpretatie van deze principes overeenkomt met die van het bestuur als geheel.

Hun begrip van wat nodig is om de missie te bereiken kan verschillen - en dat leidt tot de soorten uitgebreide discussies en debatten die besturen helpen de best geïnformeerde en meest robuuste beslissingen te nemen - maar ze moeten werken naar hetzelfde doel.

Beoordeel overwegingen op het gebied van diversiteit en inclusie

Net zoals diversiteit van ervaring en expertise de kennis van het bestuur kan verbreden, kan ook een focus op diversiteit en inclusie in termen van de demografie van nieuwe bestuurders dat doen.

Een genderbalans brengt nieuwe perspectieven naar de traditioneel door mannen gedomineerde omgeving van de bestuurskamer. Ook het werven van bestuurders uit etnische minderheden is een andere manier om het denken op een positieve manier te verstoren.

Het verbreden van het veld van potentiële kandidaten is logisch om de diversiteit van gedachten in het bestuur te verbeteren, maar het kan ook een wettelijke vereiste zijn in je rechtsgebied. Bijvoorbeeld, de Parker-review in het VK heeft doelstellingen gesteld voor het aan boord nemen van bestuursleden uit etnische minderheden, terwijl de EU regels heeft ingesteld die vereisen dat besturen tegen

2026 ten minste een 60/40 verdeling tussen de seksen hebben.

Bestuursbeoordeling en -goedkeuring

Het laten goedkeuren van de leidende kandidaat voor de rol door het bestuur is essentieel, aangezien hun input en ervaring kunnen helpen bepalen of ze een goede match zijn. Per slot van rekening zullen de huidige bestuurders met de nieuwe benoemde moeten werken, dus hun mening is essentieel.

Om de benoeming van een bestuurder goed te keuren, afhankelijk van je rechtsgebied en bedrijfsstatuten, moet je mogelijk goedkeuring krijgen van aandeelhouders. In Frankrijk is dit bijvoorbeeld het geval, hoewel het bestuur een extra bestuurder kan aanstellen in omstandigheden zoals de dood van een zittend bestuurslid. Dit is om ervoor te zorgen dat er een volledig bestuur is en het bedrijf niet hoeft te wachten tot de volgende AVA, maar de beslissing moet later worden geratificeerd door aandeelhouders.

Start met inwerken

De laatste stap is om de bestuurder op een efficiënte manier in te werken, zodat ze zo snel mogelijk effectief kunnen bijdragen.

Hoe effectiever het inwerkproces, hoe waarschijnlijker het bestuur de bestuurder op lange termijn zal behouden. Dit betekent een betere consistentie van dienstverlening en een stabielere omgeving om het bestuur te helpen zich te concentreren op belangrijke strategische zaken om het bedrijf vooruit te helpen.

Sjabloon voor bestuursbesluit voor het aanstellen van een nieuwe bestuurder

Dit sjabloon voor een bestuursbesluit biedt een leidraad voor het opstellen van de documentatie die je bestuur nodig heeft om een nieuwe bestuurder welkom te heten. Vul de gaten in met de gegevens van je bedrijf om het sjabloon voor het bedrijfsbesluit aan te passen aan je behoeften. Templates

FAQ

Hebben aandeelhouders het recht om een bestuursbesluit te niet te doen?

Aandeelhouders hebben over het algemeen beperkte rechten om direct een bestuursbesluit teniet te doen, tenzij anders bepaald in de bedrijfsstatuten of oprichtingsakte van het bedrijf.

Echter, bepaalde kritieke beslissingen vereisen vaak goedkeuring van aandeelhouders, zoals fusies, overnames of wijzigingen in de bedrijfsstructuur. Daarnaast kunnen aandeelhouders invloed uitoefenen door bestuurders weg te stemmen of nieuwe te stemmen die aansluiten bij hun perspectief. Speciale aandeelhoudersvergaderingen kunnen ook worden bijeengeroepen voor urgente kwesties.

Hoe vaak moet een nieuwe bestuurder worden geëvalueerd?

De frequentie van het evalueren van een nieuwe bestuurder kan afhangen van het bedrijfsbeleid en de beste praktijken voor corporate governance.

Over het algemeen kan een nieuwe bestuurder een initiële beoordeling ondergaan na hun eerste 90 tot 180 dagen om hun prestaties en fit binnen het bestuur te meten. Jaarlijkse evaluaties zijn gebruikelijk voor alle bestuursleden, vaak samenvallend met jaarlijkse aandeelhoudersvergaderingen of aan het einde van een boekjaar.

Kan een bestuursbesluit worden gewijzigd?

Ja, een bestuursbesluit kan over het algemeen worden gewijzigd, maar het proces hiervoor zal afhangen van de richtlijnen vastgelegd in de bedrijfsstatuten en oprichtingsakte van het bedrijf.

Sommige wijzigingen kunnen een supermeerderheidsstem van het bestuur vereisen of zelfs goedkeuring van aandeelhouders, afhankelijk van het belang van de wijziging en regelgevende vereisten. Raadpleeg altijd het juridische team of adviseurs van je bedrijf om de specifieke stappen te begrijpen die nodig zijn voor het wijzigen van een bestuursbesluit.