Misschien heb je deze beroemde quote al eens gehoord, “geef me zes uur om een boom om te hakken en ik gebruik de eerste vier om mijn bijl te slijpen.” (Waarschijnlijk een uitspraak van Abraham Lincoln).
Deze quote geeft duidelijk aan wat het belang van voorbereiding is om een taak efficiënt uit te voeren. Iets dat ook het geval is voor het schrijven van een jaarlijks plan voor jullie organisatie. In het Engels ook wel een Annual Operating Plan (AOP) genoemd. Het is een document dat, als het op de juiste manier wordt uitgewerkt, een framework vormt voor de organisatie om te helpen bij het behalen van belangrijke doelen.
Dit artikel helpt jullie hierbij, inclusief een handig AOP sjabloon om te gebruiken als uitgangspunt.
Wat is een AOP (jaarplan)?
Een AOP is een jaarlijks plan waarin de componenten komen te staan die de organisatie nodig heeft om doelstellingen te behalen. Een belangrijk onderdeel zijn de Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s), budgetten, financiële middelen, maar ook andere middelen zoals kennis. Het is als het ware een roadmap die jullie helpt te navigeren door de dagelijkse activiteiten en bij het behalen van de doelen van de organisatie.
Een jaarlijks plan is overigens niet hetzelfde als een budgetplanning of een strategisch plan. Dit zijn de belangrijkste verschillen:
| Jaarlijks plan vs. Budget | Jaarlijks plan vs. Strategisch plan |
| Een jaarlijks plan beschrijft welke activiteiten er nodig zijn om doelen te behalen, terwijl een budget ervoor moet zorgen dat de financiële middelen er zijn om dit te doen | Een jaarlijks plan / AOP beschrijft de geplande activiteiten, terwijl een strategisch plan de route beschrijft die je hiervoor moet nemen |
Hoe je een jaarplan (AOP) maakt
1. Evalueer de huidige situatie
Kijk terug op de prestaties van het afgelopen jaar, met betrekking tot de gestelde doelstellingen. Bedenk in hoeverre jullie erin zijn geslaagd om deze doelen waar te maken en of ze nog steeds overeenkomen met de missie van de organisatie. Dit helpt namelijk bij het opstellen van een plan voor het aankomende jaar.
Op welke vlakken zijn verbeteringen mogelijk? Houd hierbij ook rekening met acties die niet het gewenste resultaat hebben opgeleverd. Bedenk wat je hiervan kan leren om de toekomstige processen aan te passen of te verfijnen. Of zijn er bepaalde activiteiten die kunnen worden stopgezet, om andere uitdagingen een kans te geven?
Analyseer alle onderdelen van de organisatie om erachter te komen waar verbeteringen mogelijk zijn. Een van deze onderdelen is de effectiviteit van het bestuur. Hiervoor kan iBabs gebruikt worden. Een meer betrokken bestuur is tenslotte een effectiever bestuur, en een board portal zal jullie helpen om het bestuur in het nieuwe jaar te optimaliseren.
2. Analyseer het marktklimaat
De risico's in de sector van de organisatie zijn tevens van invloed op het AOP. Het heeft namelijk geen zin om een plan na te streven, als het marktklimaat succes onmogelijk maakt. Dit betekent dus dat de ontwikkelingen in de sector goed in de gaten moeten worden gehouden, om markttrends te spotten en KPI’s te kiezen.
Bespreek het plan met de CEO, om realistische manieren te vinden die de organisatie het volgende jaar verder brengen. Waarbij dus rekening moet worden gehouden met de onvoorziene omstandigheden in het veranderende landschap.
Stel bijvoorbeeld een competitieve marktanalyse op, om erachter te komen waar andere organisaties aan werken. Gebruik een SWOT-analyse om achter de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen te komen, en pas zo het plan aan op de marktomstandigheden.
3. Bepaal de strategie
Bedenk wat het algehele doel is voor de organisatie het komende jaar. Oftewel, wat jullie willen bereiken en wat haalbaar is in de huidige markt. Ontwikkel een strategie om deze doelen te behalen en voorbereid te zijn op uitdagingen.
Gebruik een board portal om te zorgen voor een goede samenwerking tussen bestuursleden, zowel tijdens als tussen meetings door. Als het bestuur details buiten de vergaderkamer kan bespreken, blijft er tijdens vergaderingen genoeg tijd over voor de belangrijkste onderwerpen.
Bespreek deze strategie ook met de afdelingshoofden, om erachter te komen wat zij het komende jaar nodig hebben om hun doelen te bereiken. Probeer uit te zoeken hoe je deze middelen kunt verzamelen en gebruik historische statistieken om een realistisch beeld te krijgen of dit inderdaad mogelijk is.
4. Maak het AOP
Met de verzamelde informatie is het mogelijk om een basis te creëren voor de terugkerende dagelijkse activiteiten. Dit is het begin van het jaarlijkse plan. Stel ook KPI’s op, die helpen om de vooruitgang gedurende het jaar bij te houden en het jaarlijkse plan waar nodig aan te passen. Bepaal tenslotte welke middelen hiervoor nodig zijn en verdeel de verantwoordelijkheden.
Zodra de onderwerpen zijn geselecteerd waar de organisatie zich in de komende 12 maanden op zal focussen, is het tijd om SMART-doelen op te stellen die ervoor zorgen dat de gewenste vooruitgang ook echt wordt behaald. Deze doelen zijn Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. (Of in het Engels, Specific, Measurable, Achievable, Relevant en Time-bound.)
Neem tevens een budget en een financiële planning op in dit jaarlijkse plan, die duidelijk aangeven hoe financiële middelen in de praktijk moeten worden ingezet.
5. Nieuwe technologie ontdekken
Overweeg nieuwe technologieën die kunnen helpen om de operationele doelen te bereiken, met de middelen die beschikbaar zijn.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan het gebruik van AI om bepaalde repetitieve taken te automatiseren, zodat teamleden tijd over houden om zich op andere dingen te kunnen concentreren. Want als het gaat om het inzetten van mankracht, dan is het veel efficiënter om oplossingen te vinden waarbij ieders talent ten volste wordt benut.
Een andere manier waarop nieuwe technologie van pas kan komen, is voor het verbeteren van de efficiëntie van werkzaamheden. Het inzetten van board software zoals iBabs voor het managen van vergaderingen bijvoorbeeld. Het introduceren van een digitale vergaderoplossing zorgt voor een veel effectievere manier van werken.
6. Het plan implementeren
De laatste stap is het in werking stellen van het plan en dit duidelijk communiceren naar alle stakeholders. Het moet voor iedereen duidelijk zijn wat de doelen zijn, welke stappen hiervoor nodig zijn en wat ieders rol is in dit proces.
Gebruik interne communicatiemomenten, zoals een gemeentevergadering, om het jaarlijkse plan te bespreken en vragen te beantwoorden. Om er zeker van te zijn dat bestuursleden hun verantwoordelijkheden en taken begrijpen, stellen jullie actiepunten op. Deze kunnen vervolgens worden opgevolgd via een vergaderoplossing, om de betrokkenheid te optimaliseren.
Zodra het plan in werking is gesteld, is het belangrijk om de voortgang regelmatig te evalueren. Vooral omdat veranderingen in de markt hier behoorlijk wat invloed op hebben.
AOP Sjabloon
Dit sjabloon zorgt voor de basis van een jaarlijks plan, zowel voor bedrijven als non-profits. Het helpt jullie om de doelen van de organisatie te visualiseren, het verdelen van de verantwoordelijkheden onder betrokkenen en het meten van het succes.
FAQ’s
Waarom is het belangrijk om een jaarlijks plan op te stellen?
Het opstellen van een jaarlijks plan, ook wel een AOP genoemd, helpt bij het behalen van gestelde doelen. Zonder zo’n plan is het makkelijker om af te dwalen en is dit vaak ook niet meteen duidelijk. Met een AOP is het makkelijker om de voortgang van de organisatie te volgen en indien nodig de koers bij te stellen.
Wat is het verschil tussen een jaarlijks plan en een bedrijfsplan?
In een bedrijfsplan staan de algehele doelen van het bedrijf of organisatie, en hoe deze kunnen worden bewerkstelligd. In een jaarlijks plan staan de doelen aangegeven voor een periode van 12 maanden, en hoe deze doelen binnen datzelfde jaar kunnen worden behaald.
Hoe vaak moet een jaarlijks plan worden bijgesteld?
Het is belangrijk om een jaarlijks plan regelmatig te evalueren, bijvoorbeeld ieder kwartaal of zelfs iedere maand. Om er zeker van te zijn dat jullie de juiste richting opgaan en dat het AOP nog steeds aansluit op de marktomstandigheden.
Hoe kun je ervoor zorgen dat iedereen betrokken blijft bij het AOP?
Het stellen van SMART-doelen en KPI’s zorgt ervoor dat alle betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht en wat hun taken zijn om deze doelen te behalen. Een sterke interne communicatie zal ervoor zorgen dat iedereen geïnformeerd en gemotiveerd blijft, inclusief de nodige stimulatie en waarderingen.
Hoe bepalen we de juiste KPI’s voor ons jaarlijkse plan?
Om de juiste KPI’s te bepalen is het noodzakelijk om de belangrijkste KPI’s te selecteren die helpen bij het voorspellen van toekomstige prestaties. Bespreek deze indicatoren met de belanghebbenden, om ervoor te zorgen dat ze realistisch zijn en bijdragen aan het behalen van jullie doelstellingen.
Hoe communiceren we het jaarlijkse plan op een effectieve manier naar belanghebbenden?
Gebruik interne communicatiemiddelen om belanghebbenden te informeren over de ontwikkelingen en de voortgang. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van interne webinars of e-mail. Board software is een goede manier om documentatie en actiepunten te delen met bestuurders.
Conclusie
Een jaarlijks plan, of AOP, is in feite een routekaart voor de organisatie, die helpt om doelen te bereiken en op het juiste pad te blijven. Het schept een duidelijk beeld van de manier waarop middelen moeten worden ingezet in het komende jaar. Daarnaast beschrijft dit plan de doelstellingen van betrokkenen en de verdeling van verantwoordelijkheden. Zodat iedereen voor ogen heeft wat er van hen wordt verwacht en welke rol ze hebben.
Voor bestuursleden kan de vergaderoplossing van iBabs gebruikt worden om dit proces te digitaliseren. Voor zowel het betrokken houden van het bestuur tijdens het behalen van actiepunten, als het monitoren van de betrokkenheid van directeuren bij bestuurszaken. Vraag vandaag een iBabs-demo aan en ontdek hoe jullie workflows verbeteren. Evenals de effectiviteit van het bestuur, door het gebruik van één enkel platform.
