Bestuursvergaderingen voorzitten: een draaiboek en professionele tips - iBabs

Bestuursvergaderingen voorzitten: een draaiboek en professionele tips

De voorzitter speelt bij bestuursvergaderingen een cruciale rol. Zij moet ervoor zorgen dat het bestuur besluiten neemt waarbij het belang van het bedrijf voorop staat. Zij houdt in de gaten dat alle belangrijke onderwerpen worden besproken (en hoe lang). Daardoor blijft het tempo in de vergadering. Zo wordt de kostbare tijd van de bestuurders optimaal benut. Daarom hebben we deze gids samengesteld. Hier vind je alles over het voorzitterschap. En een voorbeelddraaiboek om je op weg te helpen. 

De taak van de voorzitter is in vele opzichten uniek. Zoals Roger Parry, voorzitter van MSQ Partners in Management Today zei:

 “Mensen doen wat de CEO zegt, omdat ze een werknemer-werkgeverrelatie hebben. Maar de rol van de voorzitter draait om invloed en overreding. Het gaat erom dat het bestuur een goede discussie voert over zaken die er daadwerkelijk toe doen.”

En het is niet alleen de delicate situatie waarin een voorzitter moet werken. Zij moet ook over veel verschillende vaardigheden beschikken. Zij moet goed kunnen luisteren, effectief kunnen beïnvloeden, het bedrijf van haver tot gort kennen, stevig in zijn schoenen staan en communicatief vaardig zijn. Hier lees je meer over de rol van de voorzitter. Je leert wat zijn taken tijdens en na afloop van de vergadering zijn. Daarnaast krijg je tips van ervaringsdeskundigen, waar je je voordeel mee kunt doen.

De rol van de voorzitter

Volgens het Institute of Directors is dit de belangrijkste rol van de voorzitter: “Ervoor zorgen dat het bestuur haar taak (het vaststellen en implementeren van de koers en strategie van het bedrijf) effectief kan uitvoeren.” Daarnaast hebben voorzitters de volgende taken: 

  • Het houden van algemene en bestuursvergaderingen. Bij bestuursvergaderingen zijn ze betrokken bij het opstellen van de agenda. Ze zorgen ervoor dat de informatie die de bestuurders ontvangen correct is. Ze monitoren de bijdragen van de bestuurders. Vervolgens begeleiden ze de bestuurders naar beslissingen waar de meerderheid het mee eens is. Ten slotte herhalen ze duidelijk wat er is besloten, zodat iedereen het begrijpt.  
  • Ze vormen de link tussen het bestuur en de buitenwereld. De voorzitter deelt de uitkomsten van discussies over de koers van het bedrijf met externe belanghebbenden.
  • Ze bewaken de samenstelling van het bestuur. Ze streven ernaar om bestuursleden aan te trekken aan wie het bedrijf veel heeft.
  • Communiceren tussen het bestuur en de aandeelhouders. 
  • Ze helpen nieuwe bestuurders zich te ontwikkelen en zorgen ervoor dat ze zich thuis voelen.
  • Ondersteuning van de CEO van het bedrijf. 

Bestuursvergaderingen voorzitten + een draaiboek

Bij bestuursvergaderingen worden vaak Robert’s Rules of Order gebruikt. Dit wordt ook wel de parlementaire procedure genoemd. Hieronder volgt een standaard draaiboek voor het houden van een bestuursvergadering.

1. Opening

De voorzitter slaat met de voorzittershamer en opent de vergadering. Zij stelt vast of het vereiste quorum is gehaald. Zij kan hiervoor bijvoorbeeld iets dergelijks zeggen: 

“De vergadering van de raad van bestuur van [BEDRIJF] is geopend op [DATUM EN TIJD] en het quorum [IS GEHAALD/ONTBREEKT].”

Op deze plaats kan zij ook enkele korte mededelingen doen. Denk aan afmeldingen en het verwelkomen van bezoekers, speciale gasten of nieuwe leden. Ook kan zij hier aftredende bestuursleden het beste wensen.

2. Openingsceremonie

Dit onderdeel van de vergadering is optioneel. Sommige bedrijven beginnen een bestuursvergadering met een bepaalde ceremonie. Bijvoorbeeld een inspirerende speech, het herhalen van de kernwaarden of de missie van het bedrijf. Ook kan een gedicht worden voorgedragen of een andere ceremoniële handeling worden verricht. Het is echter niet verplicht. In de VS beginnen veel bestuursvergaderingen met het afleggen van de belofte van trouw aan de vlag

3. Vaststellen van de agenda

Als het goed is, was de voorgestelde agenda met de te bespreken onderwerpen opgenomen in het vergaderdossier. Bestuurders konden hun wijzigingsvoorstellen uiteraard al voorafgaand aan de vergadering kenbaar maken. Dit is hun laatste kans om een voorstel in te brengen. 

“De vergaderagenda is verspreid in het vergaderdossier. Zijn er nog wijzigingen in de agenda?”

[GEEN WIJZIGINGEN] “De agenda wordt afgehandeld zoals aangegeven.”

Zijn er wel wijzigingsvoorstellen? Dan kun je die accepteren zonder daarover te laten stemmen.  

4. De notulen van de vorige vergadering

Dit is het moment om de notulen van de vorige vergadering goed te keuren. Als het goed is, zijn die voorafgaand aan de vergadering in het vergaderdossier onder de bestuursleden verspreid. Zo kunnen de bestuursleden vooraf hun op- en aanmerkingen doorgeven. Dit bespaart kostbare tijd tijdens de vergadering zelf. Maar ook op dit moment kunnen ze nog met wijzigingsvoorstellen komen. Die moeten dan worden behandeld, voordat de notulen kunnen worden goedgekeurd.

“De conceptnotulen zijn verspreid in het vergaderdossier. Moeten er nog correcties of wijzigingen worden doorgevoerd in de notulen?”

[GEEN WIJZIGINGEN] “Ik hoor er geen. De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.”

[MET WIJZIGINGEN] “De notulen worden met deze wijzigingen vastgesteld.”

Trouwens… Als je vergadersoftware, zoals iBabs gebruikt, kunnen bestuurders hun wijzigingen daarin doorgeven. Zo kunnen de notulen al vóór de vergadering worden aangepast. Zo beschikken alle bestuursleden altijd over de meest recente versie van de notulen. Dit bespaart kostbare vergadertijd.

5. Financieel verslag

De voorzitter introduceert de penningmeester. De penningmeester brengt vervolgens verslag uit aan het bestuur. Als het goed is, maakte dit verslag onderdeel uit van het vergaderdossier. De bestuurders hebben dan al kans gehad de informatie te laten bezinken. Daarnaast hebben ze kunnen nadenken over eventuele vragen die ze willen stellen. 

VOORZITTER: “[NAAM PENNINGMEESTER], penningmeester, zal nu het financiële verslag presenteren.”

PENNINGMEESTER: [BRENGT VERSLAG UIT]

VOORZITTER: “Dank u. Zijn er nog vragen?”

[ALS ER VRAGEN ZIJN]: Behandel de vragen van de bestuursleden.

[ALS ER GEEN VRAGEN ZIJN]: “Het financiële verslag wordt gearchiveerd voor financiële verantwoording.”

6. Verslag van de algemeen directeur

Introduceer de algemeen directeur, zodat die verslag kan uitbrengen.

VOORZITTER: “[NAAM ALGEMEEN DIRECTEUR], algemeen directeur, zal nu zijn verslag presenteren.”

ALGEMEEN DIRECTEUR: [BRENGT VERSLAG UIT]

VOORZITTER: “Dank u. We zullen de aangedragen aanbevelingen een voor een behandelen.”

MANAGEMENTASSISTENT: “De eerste aanbeveling is [AANBEVELING].”

VOORZITTER: “Er wordt voorgesteld om de zojuist voorgelezen aanbeveling over te nemen. Is er iemand die daar iets over wil zeggen?”

De bestuurders debatteren tot alle meningen zijn gehoord. 

VOORZITTER: “Wie voor is, zegt ‘voor’ [WACHT OP ANTWOORD]. Wie tegen is, zegt ’tegen’ [EVEN WACHTEN].

De motie is [AANGENOMEN/AFGEWEZEN]”

Herhaal voor elke aanbeveling. 

7. Commissieverslagen

De vergadering luistert naar de vaste en bijzondere commissieverslagen. Het verslag wordt gearchiveerd, tenzij de commissie een aanbeveling doet. In dat geval stelt degene die verslag uitbrengt voor om de aanbeveling over te nemen. Daar wordt dan over gediscussieerd en vervolgens gestemd. Net als bij het verslag van de CEO. 

VOORZITTER: “Het woord is aan [NAAM BESTUURDER] met het verslag van [NAAM COMMISSIE].”

De bestuurder brengt verslag uit. Vervolgens worden de aanbevelingen een voor een besproken. Herhaal dit voor elk verslag. Wanneer alle verslagen zijn behandeld, kun je doorgaan met het volgende agendapunt. 

8. Oude onderwerpen

Alle agendapunten die al eerder zijn besproken, maar waarover nog niet is gestemd, vallen hieronder. De voorzitter kondigt de agendapunten aan. Er wordt niet om extra punten gevraagd. Misschien zijn er onderwerpen waar nog verder over moet worden gediscussieerd. Die kunnen dan worden verplaatst naar het onderdeel Nieuwe onderwerpen. Is dat niet het geval, dan wordt er gestemd. Dit kan mondeling, of door het opsteken van handen. Zo worden deze onderwerpen goedgekeurd of uitgesteld. Dit ondnerdeel wordt ook wel openstaande punten genoemd. 

VOORZITTER: “De motie was uitgesteld tot deze vergadering om [DETAILS VAN MOTIEI]. “Wie voor is, zegt ‘voor’ [WACHT OP ANTWOORD]. Wie tegen is, zegt ’tegen’ [EVEN WACHTEN].

De motie is [AANGENOMEN/AFGEWEZEN]”

9. Nieuwe onderwerpen

Hier vraagt de voorzitter om nieuwe onderwerpen. Daarnaast kunnen de bestuurders moties indienen. Als iemand die motie steunt, kan het bestuur de motie bediscussiëren. En erover stemmen. 

VOORZITTER: “Zijn er nog nieuwe onderwerpen?”

[BESTUURDER STEEKT HAND OP]

VOORZITTER: “De voorzitter is [BESTUURDER] erkentelijk.”

[BESTUURDER DIENT MOTIE IN]

[EEN ANDERE BESTUURDER STEUNT DE MOTIE]

VOORZITTER: “Er wordt voorgesteld om [DETAILS VAN MOTIE]. Deze motie wordt gesteund. Is er iemand die er iets over wil zeggen?”

De bestuurders debatteren tot alle meningen zijn gehoord. 

VOORZITTER: “Wie voor is, zegt ‘voor’ [WACHT OP ANTWOORD]. Wie tegen is, zegt ’tegen’ [EVEN WACHTEN].

De motie is [AANGENOMEN/AFGEWEZEN]”

Herhaal voor elke motie.

10. Mededelingen en wat verder ter tafel komt

Eventuele mededelingen worden op dit punt gedaan. Hieronder vallen ook de details van geplande evenementen en de datum, tijd en locatie van de volgende vergadering. De bestuurders mogen ook andere onderwerpen aandragen. Voorwaarde is dat er niet over gediscussieerd of gestemd hoeft te worden.

VOORZITTER: “Zijn er verder nog zaken die ter tafel moeten worden gebracht?”

BESTUURDER: [MELDT ONDERWERP DAT OP EEN VOLGENDE VERGADERING BESPROKEN MOET WORDEN]

VOORZITTER: “De bestuurders kunnen over dit onderwerp nadenken. We zullen het op de agenda van de volgende vergadering plaatsen. Onze volgende vergadering staat gepland voor 12 november. Zoals te doen gebruikelijk, wordt voorgesteld om de vergadering om 14.00 uur te houden in de bestuurskamer. Tenzij er bezwaren zijn, zien we elkaar 12 november om 14.00 uur in de bestuurskamer.” 

11. Sluit de vergadering

Bied de aanwezigen de gelegenheid om nog een laatste opmerking te maken. Vervolgens beëindig je de vergadering. 

VOORZITTER: ‘Als er geen bezwaren zijn, zullen we de vergadering nu sluiten. 

[INDIEN GEEN BEZWAAR} Aangezien ik geen bezwaren hoor, is deze vergadering nu gesloten.’

De voorzitter slaat met de voorzittershamer ten teken dat de vergadering gesloten is. 

Na afloop van de vergadering

Na afloop van de bestuursvergadering komen de voorzitter en de managementassistent bij elkaar voor een nabespreking. Daarbij kunnen ze meteen beginnen met het voorbereiden van de agenda voor de volgende vergadering. Denk aan de openstaande punten uit deze vergadering. Maar ook nieuwe onderwerpen die in de vergadering ter sprake zijn gekomen of die uit een andere bron komen. 

Dit is een goed moment om na te denken over wat er goed ging en wat er beter kan. Op deze manier kun je de vergaderingen productiever maken. En dat is goed voor het bedrijf. De voorzitter en de managementassistent evalueren ook steeds de resultaten van de commissies. Bestaat de commissie nog uit de juiste mensen? Of is moet de samenstelling misschien worden aangepast om de doelen beter te kunnen bereiken? 

Het is goed om als voorzitter kort na de vergadering een e-mail te versturen. Daarin som je de actiepunten voor alle bestuurders op. Dit zijn punten die voortgekomen zijn uit de discussies tijdens de vergadering. Voor de volgende vergadering moeten ze zijn afgehandeld. 

Een bedrijf kan ook van de voorzitter verwachten dat zij bij externe evenementen, plechtigheden en vergaderingen aanwezig is. Zij fungeert daar dan als het gezicht van het bedrijf.  

Kwaliteiten en eigenschappen van een effectieve bestuursvoorzitter

Een effectieve bestuursvoorzitter bezit allerlei kwaliteiten. Voorzitters moeten: 

Terughoudend zijn

De rol van de voorzitter is tegengesteld aan die van de CEO. De CEO is er om doortastend op te treden en in het middelpunt van de belangstelling te staan. In een onderzoek door het Corporate Governance Centre van INSEAD stelde een Amerikaanse voorzitter het volgende. “Als je in de sczijnwerpers wilt staan, zoek dan een andere baan. De beste voorzitters zorgen ervoor dat anderen kunnen schitteren.”

Dat betekent dat je weet wanneer je even achterover moet leunen. Dat je weet wanneer je de discussie moet laten gaan en wanneer je in moet grijpen. De voorzitter is er om het gesprek te leiden. Zij zorgt voor het naleven van de regels en procedures. Maar zij neemt zelf (meestal) niet inhoudelijk deel aan de discussie. 

Geduld hebben

De taak van het bestuur is om de toekomst van het bedrijf op de lange termijn zeker te stellen. We zijn vaak geneigd om snel resultaten te willen zien. De voorzitter moet ervoor waken dat de strategie te vaak en te snel wordt veranderd. Ook moet zij ervoor zorgen dat de resultaten van het bestuur niet op de korte termijn worden beoordeeld. 

Het belang van voorbereiding inzien

Het leiden van vergaderingen en ervoor zorgen dat ze effectief zijn, zijn belangrijke taken van een voorzitter. Maar een groot deel van het werk zit hem in de voorbereiding. Een goede planning is cruciaal voor een succesvolle vergadering. Van het opstellen van een goed doordachte agenda tot het tijdig versturen van het vergaderdossier. De voorzitter is er verantwoordelijk voor dat het hele proces soepel verloopt. Een goed voorbereide vergadering loopt minder snel uit. Bovendien heeft een bedrijf er meer profijt van. 

Objectief zijn

De voorzitter leidt de discussie in goede banen. Dat betekent dat zij voor- en tegenstanders evenveel spreektijd gunt. Het is niet goed als een voorzitter partijdig is. Dat verkleint kans op een evenwichtige discussie, wat de effectiviteit van een vergadering nadelig beïnvloedt. 

De tijd in de gaten houden

Als je ervoor zorgt dat een vergadering niet uitloopt, getuigt dat van respect voor de bestuurders en hun kostbare tijd. Daarnaast houd je zo het tempo in de vergadering, waardoor de doelen van de vergadering kunnen worden gehaald. 

Hier volgen een aantal do’s en don’ts voor goede voorzitters: 

Dit doet een goede voorzitterDit doet een goede voorzitter niet
Alle bestuurders aan het woord latenToelaten dat een klein aantal aanwezigen steeds aan het woord is.
Nieuwe bestuurders laten groeien door hen aan te moedigen om aan het gesprek deel te nemen.Nieuwelingen negeren 
De vergadering voorzichtig naar een natuurlijke consensus leiden.De eigen mening opleggen.
Rustig en kalm blijven.Schreeuwen en uiting geven aan boosheid of frustratie. 
Begrijpen dat het zijn taak is om de zaken te begeleiden.Denken dat het zijn taak is om de zaken te bepalen.

Tips voor effectieve vergaderingen

De agenda op tijd afgehandeld krijgen

Twee zaken zijn belangrijk als je alle agendapunten op tijd afgehandeld wilt hebben. 

In de eerste plaats is de planningsfase cruciaal. Zorg ervoor dat de agenda niet overvol is. Als dat lukt, is er voldoende tijd om alle punten aandachtig en zonder haast te behandelen. Bij het INSEAD-onderzoek werd gevraagd naar het ideale aantal agendapunten. Volgens de respondenten lag dat ergens tussen de vijf en acht

Ten tweede slaagt een goede voorzitter erin het gesprek op gang te houden, waarbij een onderwerp vanuit alle invalshoeken wordt bekeken. Tegelijkertijd moet zij alert zijn op herhalingen. Dan dient zij krachtig, maar beleefd, in te grijpen en verder te gaan. 

Iedereen erbij betrekken     

Er zijn altijd bestuurders die het heerlijk vinden om deel te nemen aan het debat. Anderen hebben echter wat aanmoediging nodig.  Misschien hebben ze iets heel verstandigs te zeggen, maar zijn ze te bescheiden om zich in de discussie te mengen. Moleculair bioloog John Medina schrijft hierover in zijn blog. Zij stelt dat aanwezigen na tien minuten niet meer goed luisteren. 

Je moet er dus voor zorgen dat je alle aanwezigen er minimaal één keer per tien minuten bij betrekt. Spreek hen aan. Daag hen uit om iets te zeggen. Vraag naar hun mening. Iedereen moet zijn zegje kunnen doen. Zo blijft iedereen erbij betrokken. 

Tot besluiten komen

Een voorzitter helpt het bestuur bij het nemen van besluiten. Hiervoor moet zij heel goed kunnen luisteren. De kans dat iemand een collega volledig van gedachten laat veranderen, is klein. Door goed naar de discussie te luisteren, kan de voorzitter echter punten van overeenkomst ontdekken. Op basis daarvan kan zij proberen consensus te bereiken. Die uitkomst zal niet voor iedereen ideaal zijn. Maar het is wel een resultaat waarmee iedereen verder kan. Het is belangrijk om overtuigingen te combineren. In het verloop van de discussie kun je ze dan verder analyseren. 

Omgaan met lastige mensen

Tijdens een vergadering mag iedereen zeggen wat zij te zeggen heeft. Het is echter niet goed als één persoon het gesprek domineert. Als iemand lastig wordt, moet de voorzitter zijn standpunt aanhoren. Vervolgens moet zij ervoor zorgen dat alle anderen kunnen reageren. 

De voorzitter moet de aanwezigen herinneren aan de afspraken die voor de vergadering gelden. Ook moet zij aangeven wat de consequenties zijn wanneer iemand de orde verstoort. Als het gedrag niet verbetert, moet zij ook niet bang zijn om die consequenties daadwerkelijk in de praktijk te brengen. Ook hier geldt: probeer te ontdekken waar men het over eens is. Zo vind je sneller een oplossing dan wanneer je de verschillen benadrukt. 

De balans weten te vinden

Niemand kan zich een hele vergadering lang concentreren op diepgaande en extreem serieuze onderwerpen. Zorg voor balans in de agenda. Een beetje afwisseling met leukere en lichtere agendapunten doet wonderen.

Veelgestelde vragen

Wie kan de notulen van een vergadering goedkeuren?

De bestuursleden keuren de notulen van een vergadering gezamenlijk goed. Ze kunnen allemaal correcties of wijzigingen voorstellen. De notulen worden echter door de voorzitter en de managementassistent ondertekend. Daarna kunnen ze worden gearchiveerd. 

Ook dit onderdeel van het proces kun je vergemakkelijken met vergadersoftware, zoals iBabs. Nadat ze zijn ingelogd, kunnen de bestuursleden de notulen controleren en wijzigingsvoorstellen doorgeven vanaf hun eigen apparaat. De managementassistent kan die wijzigingen vervolgens verwerken. Zo zijn de notulen voor de volgende vergadering klaar om te worden goedgekeurd. Dit bespaart tijd tijdens de vergadering. Iedereen heeft immers al kans gehad om ervoor te zorgen dat ze correct zijn. De notulen kunnen zelfs online elektronisch worden ondertekend. Dat scheelt nog een paar kostbare minuten.

Hoe maak je een bestuursvergadering interessanter? 

Als je meer aandacht hebt voor het menselijke aspect van de taken van een bestuur, vergroot dat de betrokkenheid. Geef bestuurders de kans om het resultaat van hun werk te laten zien. Laat ze vertellen wat ze hebben bereikt en welk effect dat op het bedrijf heeft gehad. Kijk verder dan de droge cijfers in de rapporten. Geef voldoende context, zodat de vergadering interessanter wordt. 

Verder zou je elke vergadering een bepaald thema mee kunnen geven. Zo krijgt elke vergadering een andere invalshoek. Zorg ervoor dat alle agendapunten iets met het thema te maken hebben. Dat zorgt voor voldoende afwisseling en houdt de vergaderingen interessant. 

Conclusie

We hopen dat je iets deze gids voor het voorzitten van bestuursvergaderingen zult hebben. En dat het je, samen met het draaiboek, helpt om vergaderingen effectiever, interessanter en leuker te laten verlopen. De rol van de voorzitter is veelzijdig. Door rustig en ondersteunend te zijn, kun je het bestuur helpen om de juiste beslissingen te nemen. Beslissingen die goed zijn voor het bedrijf. 

Meer lezen?