Een bedrijfssecretaris is “een van de belangrijkste governance professionals binnen de organisatie”, volgens Deloitte. Deze functie heeft zich ontwikkeld van administratief ondersteuner van de raad van bestuur tot spil van het bedrijf. Omdat het zo’n essentiële functie is, moet een bedrijfssecretaris over nogal wat kwaliteiten beschikken. In Business Day zegt Olayimika Phillips dat "elk bedrijf dat streeft naar bedrijfssucces op lange termijn, de benoeming van een bedrijfssecretaris als topprioriteit en integraal onderdeel van het algehele succes van het bedrijf moet beschouwen.”
In dit artikel lees je welke eigenschappen nodig zijn, om de juiste persoon te vinden die de rol van bedrijfssecretaris kan vervullen.
Waarom is de functie van bedrijfssecretaris zo belangrijk?
De rol van het bedrijf of de aangenomen secretaris vereist zo'n verscheidenheid aan vaardigheden dat dit invloed heeft op heel veel verschillende bedrijfsaspecten, zoals:
- Begeleiding van de raad van bestuur en de voorzitter in hun verantwoordelijkheden, met inachtname van zowel de bedrijfsregels als nationale wetgeving.
- Ondersteunen van de voorzitter om het bestuur goed te laten functioneren.
- Communicatie tussen alle belanghebbenden in het senior management, de board en commissies.
- Toezicht op onboarden van nieuwe mensen en ontwikkeltrajecten.
- Kennis over compliance issues en nieuwe wetgeving up to date houden.
- Administratie van bestuursvergaderingen en AVA's, inclusief het opstellen en verspreiden van de agenda en notulen.
- Algemene administratie van belangrijke bedrijfsdocumenten en registers.
- Het bestuur op de hoogte houden over de stemming onder de aandeelhouders.
- Kennis delen met het bestuur en de voorzitter.
Al deze taken zijn essentieel voor het functioneren van een organisatie. En met de toenemende regelgeving voor bedrijven, zoals de EU-klokkenluidersrichtlijn, zal de rol van de secretaris alleen maar belangrijker worden.
Eigenschappen van een goede bedrijfssecretaris
Oog voor details
De secretaris zorgt dat de richtlijnen die door het bedrijf en de nationale wetgever voor het bestuur zijn vastgesteld, worden opgevolgd. En dat de bestuursleden deze normen ook op zichzelf toepassen. De secretaris kan zelfs aansprakelijk gesteld worden voor plichtsverzuim als hij/zij handelingen verricht die niet in het belang van de onderneming zijn. Daarom is het absoluut vereist dat hij/zij alle taken van de functie begrijpt in relatie tot compliance.
De secretaris ziet er op toe dat het bestuur zijn werkzaamheden naar behoren uitvoert, zonder fouten. Dat betekent dat ze onberispelijk zijn in hun communicatie naar aandeelhouders, niet alleen in aankondigingen maar ook door duidelijke eigendomsregistratie en het delen van dividendgerelateerde rapporten.
Alleskunner en multitasker
Het werk van de bedrijfssecretaris omvat veel verschillende taken. Hij/zij moet gedurende de hele dag als een multitasker soepel kunnen schakelen tussen al die verschillende werkzaamheden.
Op een normale werkdag behandelt de secretaris mail over zaken als nieuwe compliance-risico's, organisatorische problemen met betrekking tot de volgende bestuursvergadering, persoonlijke ontwikkelingssessies voor bestuursleden en vele andere taken en onderwerpen. Hij/zij moet in staat zijn om deze taken te prioriteren. Maar uiteindelijk moeten alle taken wel worden afgehandeld en is het aan hem/haar om belanghebbenden op de hoogte te houden over de voortgang.
Professionele communicator
De bedrijfssecretaris fungeert zo vaak als doorgeefluik tussen interne belanghebbenden dat ze goed moeten kunnen luisteren, zodat ze bedrijfsinformatie snel begrijpen en deze beknopt en nauwkeurig weer kunnen doorgeven. Hierbij mogen geen misverstanden of verkeerde interpretaties ontstaan. Een behoorlijke verantwoordelijkheid!
Daarnaast moet de secretaris een goede werkrelatie onderhouden met de bestuurders en de voorzitter, en hen adviseren en bijstaan. Samenwerken met verschillende karakters vraagt om iemand die in staat is zijn communicatiestijl aan te passen aan de persoon en situatie. Kortom, hij/zij moet empathie en begrip kunnen tonen.
Ook extern moet de bedrijfssecretaris vaak verschillende belanghebbenden inschakelen, die elk een andere benadering vragen. Praten met een toezichthouder of een senior belegger vraagt om een ander soort communicatie. Een goede bedrijfssecretaris kan zijn of haar aanpak per situatie aanpassen, of het nu gaat om onderhandelingsvaardigheden, directieve mededelingen, diplomatie om geschillen op te lossen of een andere gespreksstijl.
Analytisch
Een goed analytisch vermogen is eveneens vereist. Met betrekking tot externe stakeholders moet een bedrijfssecretaris uitdagingen en geschillen kunnen analyseren en oplossen. Het is dan belangrijk direct te doorzien welke issues spelen en deze zelf op te lossen op basis van eigen oordeel of door te verwijzen naar de persoon die dit kan.
Ook voor interne issues heeft de secretaris analytische vermogen nodig. Om te zorgen dat het bestuur effectief samenwerkt, moet de secretaris meningsverschillen doorgronden en met een goed inschattingsvermogen een oplossing vinden voor een constructieve werkomgeving.
Planner
Planning is essentieel voor de rol van secretaris van de raad. Er wordt van alle kanten zoveel geëist van een secretaris, dat alleen een solide planning ervoor zorgt dat het bestuur en alle commissies goed zijn voorbereid op de vergaderingen, alle verantwoordelijken hun actiepunten voltooien, het bedrijf ruim op tijd volledig aan de nieuwe wetgeving voldoet, aandeelhouders netjes worden geregistreerd et cetera.
Waarin onderscheidt een goede bedrijfssecretaris zich?
Enkele zaken waaraan je een goede bedrijfssecretaris herkent:
| Wat goede bedrijfssecretarissen wel doen of zijn…. | Wat goede bedrijfssecretarissen niet doen.. |
| Zijn georganiseerd en strategisch in het plannen van hun werk. | Werk uitvoeren op het moment dat het binnenkomt, en niet op basis van prioriteit. |
| Bewaren een kopie van alle correspondentie, zowel op papier als digitaal, zodat ze hier later altijd naar kunnen verwijzen. | Belangrijke werkdocumenten of communicatie niet opslaan voor later. |
| Zorgen voor een gezamenlijke aanpak van al hun taken, waarbij ze met verschillende teams werken, zowel intern als extern. | Vooral alleen werken. |
| Houden nauwkeurig de administratie bij als voorbereiding op audits, onderzoeken en voor eventuele toekomstige opvolgers. | Proberen details te onthouden in plaats van op te schrijven. Belangrijke zaken niet opslaan. |
| Respecteren vertrouwelijkheid van de informatie die ze onder ogen krijgen. | Vertrouwen schaden om welke reden dan ook. |
| Plannen bestuursvergaderingen zorgvuldig en bereiden samen met de voorzitter de agenda voor om te zorgen dat de meest urgente onderwerpen worden besproken. | Bestuursvergaderingen op het laatste moment voorbereiden. |
| Begrijpen hoe de organisatie werkt en hoe interne en externe factoren het bedrijf (mogelijk) beïnvloeden. | Werken volgens één standaardmethodiek. |
Veelgestelde vragen
Hoe kan een secretaris waarde toevoegen aan een bedrijf?
De secretaris voegt waarde toe door zijn of haar strategisch advies aan het bestuur. Een bedrijfssecretaris deelt feiten en cijfers die helpen bij de besluitvorming en ervoor zorgen dat het bedrijf de goede kant opgaat. Daarnaast helpt hij/zij het bestuur om mogelijke (wets)overtredingen te vermijden en onderhoudt hij/zij de communicatie tussen het bestuur en investeerders.
Wat kan een secretaris doen om de manier waarop vergaderingen zijn georganiseerd, te verbeteren?
De secretaris is samen met de voorzitter verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda voor bestuursvergaderingen. Daarmee heeft hij/zij invloed op de structuur van elke vergadering. Ze kunnen het gebruik van tools zoals vergaderbeheerplatforms die de efficiëntie van het vergaderproces verbeteren, stimuleren.
Conclusie
Een goede bedrijfssecretaris moet over veel verschillende kwaliteiten beschikken, van strategische kennis tot het goed kunnen omgaan met mensen, tot sterke organisatorische vaardigheden. Deze rol omvat veel verschillende taken. Het brengt veel verantwoordelijkheid met zich mee: het bestuur laten functioneren zoals het hoort, zorgen dat het bedrijf voldoet aan de meest actuele wetgeving en zorgen voor open communicatie tussen aandeelhouders en het bedrijf. En natuurlijk is een van de belangrijkste taken het efficiënt organiseren van bestuursvergaderingen.
Het online bestuursportaal van iBabs helpt om de werklast van een bestuursvergadering te verminderen. In een paar minuten kun je de agenda opmaken en distribueren, notulen opnemen en delen, stemmen en beslissingen vastleggen en bestuursleden op hun taken en actiepunten wijzen via het platform. Probeer vandaag nog hoe effectief iBabs werkt voor jouw organisatie met een gratis proefdemo.
