Voor veel professionals die vaak vergaderen, stopt de werkdag niet om 17.00 uur. Of je nu in een scholengemeenschap, ziekenhuis, overheidsinstelling of commercieel bedrijf werkt: het lukt niet altijd om alle collega’s overdag bij elkaar te krijgen. En vaak moeten er van 9 tot 5 uur simpelweg andere dingen gedaan worden. ’s Avonds vergaderen? Het gebeurt overal! Maar na een lange werkdag ligt de vergader-verkalking snel op de loer. Niet in je aderen, maar wel in je organisatie. Helemaal als je te maken hebt met structureel terugkerende meetings die veel tijd kosten.
Wil jij af van verkalking in je meeting room? Laat de schoonmaakmiddelen maar liggen en ga aan de slag met de volgende tips:
Tip 1: schrap vastgeroeste automatismen
Zijn er in jullie organisatie ’s avonds veel terugkerende meetings? Zet de automatische piloot dan eens uit en check per meeting of er wel écht noodzaak is om te vergaderen. Zijn er onvoldoende topics om te bespreken? Stel de meeting dan uit, totdat er wel voldoende bespreekpunten zijn. Zijn er weinig agendapunten, maar moeten ze persé worden besproken? Nodig dan eens alleen relevante collega’s uit. Even wennen, maar het werkt!
Tip 2: ken het prijskaartje van jullie meetings
Meten is weten, ook wat vergaderingen betreft! Weet je hoeveel uren jullie op jaarbasis besteden aan meetings? En wat het gemiddelde uurtarief van de aanwezigen in de meeting room is? Met die kennis bereken je zo hoeveel de meetings jaarlijks kosten. En dat prijskaartje helpt jou en je collega’s, bewuster met vergadertijd om te gaan.
Tip 3: eigen verantwoordelijkheid
De vorige tip helpt ook om, waar dat kan, de verantwoordelijkheid voor aanwezigheid bij meetings bij de medewerkers neer te leggen. Hebben ze relevante input? Dan moeten ze zeker gaan. Is die er niet? Laat ze dan zelf beslissen of ze wel aanwezig willen zijn. Mensen die er alleen zijn om zich tegen bespreekpunten aan te bemoeien, vertragen alleen maar de meeting.
Tip 4: vergader Flex
Flex lijkt het nieuwe toverwoord. Ook voor meetings. En terecht, want waarom zou je elke meeting met z’n allen in een vergaderruimte gaan zitten? Je kunt dat patroon net zo goed afwisselen met telefonische of online meetings. Dat vergadert lekker lean, want je hebt dan geen last van laatkomers en onderonsjes én je bespaart op reiskosten- en tijd. Daarvoor heb je geen tovertruc nodig, want met een digitale vergadertool is flex vergaderen een fluitje van een cent. Bovendien heb je hierdoor alle vergaderstukken digitaal bij elkaar op je laptop of tablet.
Inwerktijd
Veranderingen kosten tijd. Ga je met deze tips aan de slag? Gun jezelf en je collega’s dan wat tijd voor het optimale resultaat. Antikalk moet tenslotte ook eerst even inwerken. Heb dus geduld en zet door; dan heb je over een poosje meetings zonder verstopte communicatiekanalen, óók ’s avonds.
Wil je meer tips die je helpen optimaal te vergaderen? Download dat ons e-book ‘de 7 wetten van het nieuwe vergaderen
