La rédaction des procès-verbaux des réunions de conseil vous prennent sans doute un temps considérable. Récupération de l’ordre du jour, des documents, consignation des présents, rédaction, envoi du compte rendu, etc… Toutes ces étapes parfois chronophages peuvent aujourd’hui être rapidement effectuées grâce aux logiciels de gestion des conseils d’administration. Entre bonnes pratiques et outils digitaux, découvrez comment optimiser votre organisation et gagner en sérénité.
3 conseils clés pour la rédaction des procès-verbaux des réunions du conseil
Préparez et anticipez votre réunion
Tout conseil d'administration mérite une bonne préparation. Connaître ses rouages vous permettra de savoir quand saisir les informations essentielles à votre PV. Un compte à rebours simplifié peut vous permettre de vous y retrouver :
- J-6 mois pour entériner la date et aligner les agendas ;
- J-2 semaines pour identifier les sujets à porter au comité ;
- J-7 jours pour rassembler les supports et organiser l’ordre du jour ;
- J-3 jours pour envoyer tous les éléments aux membres du conseil d’administration ;
- J+3 jours pour soumettre votre procès-verbal pour validation ;
- J+7 jours pour l'envoi élargi du compte rendu.
Ces indications de temporalité sont des repères qui peuvent varier selon la taille de votre entreprise et son secteur. Ils n’en restent pas moins des indicateurs essentiels pour prévoir un déroulé fiable et rigoureux. Selon l’état des lieux de la gestion des réunions 2018 menée par iBabs, seules 54 % des personnes interrogées estiment avoir suffisamment de temps pour se préparer convenablement à chaque réunion. Respecter ces étapes préalables est donc indispensable à la réussite de votre réunion le jour J.
Soyez irréprochable sur la conformité du PV
Véritable " mémoire décisionnelle " de votre organisation, les PV du conseil d'administration sont des documents officiels. Une falsification d’un tel document peut être considéré comme "e; faux et l'usage de faux "e; et passible de trois ans d'emprisonnement et de 45.000 euros d'amende (article 441-1 du Code pénal). Chaque détail compte :
- date et heure d’ouverture de la séance, lieu de réunion ;
- nom des administrateurs présents, tout comme des excusés ou absents ;
- arrivée ou sortie d’un participant en cours de séance ;
- signatures (du président de séance et d'au moins un administrateur).
Conjuguez concision et qualité
L’objectif du PV de la réunion du conseil d'administration est indiqué par le Code AFEP-MEDEF comme devant "e; résumer les débats et les questions soulevées, mentionner les décisions prises et les réserves émises "e; (article 10.4). Rédigez de manière exhaustive en citant chaque intervention des administrateurs n’est donc pas ce qui est attendu. Au contraire, votre procès-verbal doit présenter de manière claire et synthétique les principales décisions votées en séance et pouvoir être utilisé comme un outil de pilotage de l’entreprise.
Retrouvez nos modèles : PV de réunion du conseil d'administration pour optimiser votre rédaction.
Digitalisez vos process de rédaction et gagnez en efficacité
Les logiciels de gestion des conseils d'administration sont la solution pour répondre à la mobilité des participants aux réunions ainsi qu’à votre besoin de productivité. Vous allez découvrir comment simplifier votre organisation et gagner un temps considérable en dématérialisant vos process.
Une préparation plus rapide
En utilisant le modèle de procès-verbal pré-enregistré dans le logiciel iBabs "Board Portal", vous pourrez obtenir une structure de compte rendu prête à être utilisée pour votre réunion.
Intuitif, ce modèle est basé sur l’ordre du jour envoyé où toutes les informations sont présentes : nom des participants, lieu de la réunion, différentes motions etc… Plus besoin de copier-coller ces données (et risquer de commettre des erreurs).
Une rédaction simplifiée plus collaborative
En rédigeant directement en séance, vous économisez le temps de retranscription de vos notes manuscrites (avec une capacité de 57 mots tapés par minute en moyenne). Utilisé comme un fil rouge, votre outil de gestion des réunion vous permet d'accéder facilement à vos notes liées aux réunions précédentes.
Ne perdez plus de temps avec la mise en page ! Un modèle de PV pré-enregistré retranscrit votre compte rendu de conseil d'administration de manière claire et synthétique et facilite la lecture des membres du conseil.
Le " Board Portal " permet également d'accéder aux documents de présentation et de partager la dernière version à jour de manière instantanée.
Enfin, les fonctions collaboratives incitent l’implication des administrateurs dans la relecture et la validation du support.
Sécurisez l’envoi et de la conservation du PV
La rapidité avec laquelle vous diffusez votre compte rendu post-réunion témoigne de votre efficacité et sera appréciée des membres du conseil. Grâce à iBabs, un " Board portal software " qui équipe 1500 entreprises et organisations en Europe, envoyez les documents destinés aux participants (board pack) en quelques secondes au lieu de quelques jours.
Pour l’archivage des procès-verbaux des réunions de conseil vous pourrez conservez toutes les données sensibles en sécurité dans le cloud ou sur vos serveurs. Cet historique fiable et exhaustif est un atout majeur pour la traçabilité de l'information de votre société et pour faciliter la prise de connaissance des nouveaux administrateurs.
En conclusion, la transformation digitale est une opportunité idéale pour améliorer votre gestion des procès-verbaux des réunions de conseil. Lorsque facilité rime avec sécurité, ce portail de gouvernance devient l'allié incontournable pour réussir vos réunions et fournir un travail irréprochable. Découvrez l’avantage des réunions sans papier et gagnez un temps précieux grâce à notre board portal, iBabs.
