Difficile de passer, aujourd’hui, à côté de l'automatisation et de la digitalisation des pratiques en entreprise. Mais qu’en est-il au niveau des entités décisionnelles ? Le portail de gouvernance s’impose comme une vraie solution quand on pense efficacité des réunions du CA et réduction des coûts de réunion.
Vers la fin des réunions “traditionnelles” du conseil d’administration ?
Avec le temps, la traditionnelle “réunion” du CA tend à laisser la place à de nouveaux dispositifs d’échange entre les différentes instances de gouvernance. L’ensemble du monde professionnel est en pleine transition numérique. Aujourd’hui, les cadres consacrent plus de 20 heures aux réunions chaque semaine et organisent leur planning en fonction de celles-ci. L’Ifop prévoyait qu’en 2018, les cadres passeraient plus de temps en réunion qu’en vacances.
Problème : ces réunions - au-delà du simple fait d’être chronophages - ne sont pas toujours des plus productives. Toujours selon l’Ifop, 42 % des cadres interrogés estimaient, en 2018, que les réunions n’étaient pas suffisamment bien préparées… Or qui dit manque de préparation, dit accumulation de retard et de temps perdu. Et dans les faits, on finit par répéter les réunions afin d’expliquer ce que l’on aurait dû expliquer la veille !
Aujourd’hui, la réunion semble être devenue plus une contrainte qu’un vrai moment de collaboration. Et surtout, elle cesse d’être rentable pour l’entreprise. Afin d’augmenter leur productivité et optimiser leur ROI, il est nécessaire d’instaurer un changement dans le processus de prise de décision et dans la manière de transmettre les informations. Mais comment créer une nouvelle culture de réunion ? Comment changer des habitudes aussi ancrées, particulièrement dans le cadre des réunions du conseil d'administration ? En accompagnant le changement vers la digitalisation.
Le portail de gouvernance, la clé pour une meilleure efficacité des réunions du CA ?
La réunion du CA gagne à se moderniser : avec la transition vers une solution de digitalisation, les organes de gouvernance tendent à plus d’efficacité et d’équité dans la prise de décision. De nos jours, de nombreux services bénéficient des performances de la nouvelle technologie et obtiennent de réels résultats. Simplification des tâches administratives, formations en ligne, gestion de projet automatisée… À l’ère du numérique, l’entreprise se transforme.
Le portail de gouvernance est une solution de gestion des informations et de gestion des réunions destinée aux différents membres du CA. Grâce à la centralisation des données, le flux des informations est simplifié et tous les membres ont accès à une meilleure visibilité des contenus. Cette accessibilité des informations a pour effet d’aider à la collaboration et de gagner en efficacité dans les processus de décision.
En plus d’augmenter l’efficacité des réunions du CA, les portails de gouvernance présentent également l’avantage majeur de sécuriser les informations échangées. Les membres du CA partagent des données confidentielles, souvent soumises à une grande discrétion. Leur canal privilégié afin de transmettre ces informations ? L’e-mail, un outil bien trop peu sécurisé par rapport au niveau de confidentialité attendu. Le portail de gouvernance est utile afin d’éviter la fuite des données sensibles et de créer un accès plus restreint aux informations. De plus, il utilise un système de chiffrement des données qui rend impossible la lecture sans clé de déchiffrage… Autant dire que les secrets d’affaires restent bien gardés !
Les ROI observés après la mise en place d’un logiciel de gestion des réunions
En optant pour un portail de gouvernance, vous pourrez rapidement constater des résultats tangibles au sein de vos processus de prise de décision :
- Gain budgétaire : de grandes économies sont réalisables grâce à l’élimination quasi totale du budget d’impression. La digitalisation des données et des contenus entre également dans une démarche de RSE et permet d’avoir un impact social et environnemental positif.
- Gain de temps : la diminution des heures de réunions et leur meilleure préparation grâce à l’automatisation des tâches sont un réel avantage pour l’entreprise et ses instances de gouvernance. Avec une gestion du temps plus optimisée, les membres du CA peuvent investir leur temps dans des activités annexes et devenir plus productifs.
- Gain de productivité : le portail de gouvernance favorise la collaboration entre les membres du CA et aide à une prise de décision collective et mieux informée. Sans perte de temps, chacun est en mesure de mener à bien ses missions.
- Meilleure dynamique d’ensemble : les réunions du CA ne s’éternisent plus parce qu’elles sont bien mieux encadrées. Avant, pendant et après la réunion, tous les membres du CA savent à quoi s’en tenir et peuvent agir en conséquence. Le travail retrouve un sens et le climat social est optimisé par cet élan de dynamisme collectif.
Ainsi, les portails de gouvernance ne sont pas seulement des alliés pour optimiser le roi et l’efficacité des réunions du CA. Ils sont également un vrai soutien pour rendre le climat de votre entreprise plus positif et attractif. Retrouver le plaisir de travailler ensemble n’a jamais été aussi simple !
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