Rédiger un compte-rendu de réunion stratégique peut paraître fastidieux et complexe à celles et ceux qui manquent d’organisation. Pour assurer le bon déroulement de la gouvernance, le PV du conseil d’administration est indispensable. Parce qu’ils recensent les actions menées et les décisions prises par le CA, ces rapports aident à suivre l’évolution des projets et sont une trace de la mémoire de la société. Mais comment réduire à quelques mots plusieurs heures de réunion ? S’appuyer sur un modèle de PV de réunion permet de retenir et retranscrire l’essentiel.
Qu’est-ce qu’un compte-rendu de réunion du CA ?
Lors des réunions du conseil administratif, la personne en charge de la rédaction du procès-verbal est le gardien des décisions prises par les membres votants. Dans les faits, la personne désignée en tant que secrétaire a la responsabilité de prendre des notes tout au long de la réunion et de rédiger un compte-rendu final à la fin de la rencontre entre les membres du CA.
Ce compte rendu fait partie intégrante de la procédure des réunions du comité d’administration. Toutefois, il suit une méthodologie précise et ne doit, en aucun cas, être omis si l’on souhaite avoir une vue d’ensemble sur le processus de décision.
Le compte-rendu de réunion du CA est indispensable pour :
- Suivre l’évolution de la conversion entre projet / décret
- Afficher plus de transparence en matière de gouvernance
- Constituer une mémoire collective d’entreprise
Ce document, gage de respect des exigences de l’entreprise, ne comporte pourtant parfois pas plus de quelques lignes. Sauvegarder des données essentielles en quelques mots, un vrai challenge ou une simple formalité ?
Comment préparer un compte-rendu de réunion ?
Un compte-rendu de réunion ne s’improvise pas à la dernière minute ! La préparation du PV du conseil d’administration doit se faire minutieusement, en tenant compte de toutes les étapes clés d’une rencontre entre membres du conseil d’administration. En effet, un compte rendu peut différer selon ce qui est prévu. Définissez donc aussi des modèles d’ordre du jour pour une mise en place rapide.
Devez-vous rédiger un PV concernant des motions, des mesures de suivi, des échanges ? Il est nécessaire de se référer au président de séance en amont afin de prendre connaissance du type de sujet abordé durant la réunion et d’élaborer son PV en conséquence.
Toutefois, afin de vous simplifier la tâche, nous vous proposons un modèle éprouvé de PV de réunion de CA. Vous pouvez le modifier, le simplifier ou l'enrichir, selon vos besoins.
Modèle de PV de réunion du CA
Bon à savoir : iBabs a aussi conçu un modèle de procès-verbal préenregistré intuitif et complet au sein de son logiciel de gouvernance digitale. Ce template aide les secrétaires à repérer les informations clés et à éviter les oublis. Un allié utile pour optimiser l’organisation des réunions du CA !
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