La transition vers un système de gouvernance digitale s’effectue après décision du Président du Conseil. Toutefois, il revient au Secrétaire du conseil de proposer cette alternative et de convaincre le conseil d’administration. Prenez votre bâton de pèlerin : il va falloir mobiliser les troupes et assurer la conduite du changement. Suivez le guide.
Une définition partagée et concrète de la gouvernance digitale
Rien ne vaut une définition en bonne et due forme de ce que recouvre le concept de gouvernance numérique pour susciter l’adhésion des personnes impliquées. En effet, les membres du CA sont, en règle générale, des personnes qui travaillent depuis plusieurs années avec les mêmes outils et méthodes. Dans un monde d’entreprise particulièrement institutionnel et protocolaire, la mise en place d’un nouveau service n’est pas toujours bien accueillie. Surtout si on ne comprend pas en quoi ça consiste précisément.
Pour démystifier la gouvernance digitale, dites simplement qu’il s’agit d’un moyen pour les membres du CA de prendre des décisions collectives et d’échanger des données confidentielles via une plateforme numérique.
Concrètement, la gouvernance en mode digital est rendue possible par l’installation d’un portail de gouvernance, à savoir un outil de centralisation et de sécurisation des informations. Il permet à la fois de préparer les réunions et de suivre l’évolution de ce qui a été discuté tout en assurant la cybersécurité des données.
Mais ce qui intéressera aussi et surtout les membres du CA, c’est la plus-value de la gouvernance digitale en termes d’enjeu stratégique. Elle permet d’avoir une réelle maîtrise des systèmes d’information et répond à des contraintes de budget et de performance. Autrement dit, elle comble les failles d’une méthode de travail fastidieuse tout en permettant à l’entreprise de réaliser des économies.
Démontrer le ROI de la gouvernance digitale pour convaincre le conseil d’administration
Lorsqu’il s’agit de “vendre” l’idée de la gouvernance numérique à vos pairs, l’important est d’axer sur l’efficacité et l’opérationnalité de la digitalisation.
Que promet la mise en place d’un portail de gouvernance ?
- Une prise de décision mieux informée : en mode digital, la gouvernance redevient habilitante, c’est-à-dire envisagée comme un vrai dispositif d’aide à la prise de décision et non plus simplement disciplinaire. Les membres du CA évoluent dans un environnement décisionnel mieux informé, où les informations circulent de manière fluide et agile.
- Une meilleure gestion documentaire : grâce à la centralisation des données et à la mise en place d’un échange sécurisé entre pairs. Plus besoin de perdre du temps à retrouver une feuille dans un gros classeur, tout est accessible via la plateforme numérique. C’est également le moyen de créer une véritable mémoire collective, un vivier d’informations regroupées pour aider tous les membres du CA à s’y retrouver.
- Une collaboration renforcée : la gouvernance digitale permet à chaque membre du CA de se sentir utile et légitime. Les décisions sont prises collectivement, l’avis de chaque membre est pris en compte et étudié.
- Un regain de productivité : parce qu’elle permet un gain de temps considérable, la gouvernance numérique allège la charge de travail non productive. Du temps qu’on peut réinvestir dans des actions qui comptent pour l’entreprise.
Avec ces arguments, le plus dur est fait pour convaincre vos pairs de passer à la gouvernance digitale. Mais si cette présentation a convaincu vos interlocuteurs, ces derniers apprécieront aussi être rassurés sur la mise en place d’un portail de gouvernance au sein de leur entreprise.
Rassurer le CA et accompagner le changement vers la transition numérique
Car bien évidemment, cela suscitera aussi des objections ou des doutes au sein de l’assemblée. “Un nouvel outil, mais pour quoi faire ? Notre fonctionnement marche très bien.” Là est la difficulté : pointer du doigt que l’organisation bureaucratique traditionnelle ne fonctionne, en réalité, pas aussi bien qu’une gouvernance qu’on pourrait le croire.
À ceux qui auraient peur de voir leur légitimité menacée par l’automatisation des tâches, il faudra expliquer qu’au contraire le portail de gouvernance tend à impliquer d’autant plus les parties prenantes. Les membres du CA seront tour à tour conseillers, partenaires stratégiques, décisionnaires…
La transition vers une gouvernance numérique repose d’ailleurs sur une décision collective. Chacun donnera son avis au sujet du budget à allouer, du meilleur outil à adopter, de la mise en place au sein du comité, etc. C’est donc une transition progressive où le changement n’est pas radical et où la formation à ce nouvel outil de gouvernance est essentielle.
Vous construisez votre argumentaire pour convaincre vos pairs ? Découvrez dans nos ressources des livres blancs à télécharger gratuitement : ils sont une vraie mine d’or pour passer lentement, mais sûrement, à la gouvernance digitale.
