Chaque DGS, chef de bureau ou Secrétaire Général d’une collectivité sait la place qu’occupe l’organisation des réunions dans son agenda. En amont comme en aval, ce sont des dizaines d’heures passées à planifier, définir les thèmes, regrouper les documents, s’assurer de la présence de chacun, rédiger et diffuser le compte-rendu… Ainsi, aussi décisives que soient ces réunions, elles n’échappent pas aux maux traditionnels des organisations et illustrent certaines de leurs difficultés.
En particulier, de nombreuses études mises en évidence par la Harvard Business Review ont montré que l’efficacité des réunions était une problématique récurrente.
"Sur les 23 heures que passent en moyenne les cadres chaque semaine, 8 (plus du tiers !) sont tout simplement improductives ;
90% des participants aux réunions admettent ne pas se concentrer sur la réunion ;
73% profitent de cet instant pour réaliser d’autres tâches."
Les conséquences de cette inefficacité globale sont lourdes : perte de temps, désengagement, lassitude, mais surtout des projets qui n’avancent pas !
L'organisation des réunion a pris une nouvelle tournure avec le numérique
De fait, le numérique a transformé l’organisation en amont des réunions. Nous échangeons chaque jour des dizaines de mails et de documents avant la moindre entrevue physique entre services. Quiconque a connu cette révolution sait à quel point le numérique a profondément changé nos manières de travailler. Les gains de productivité qui en résultent, difficilement quantifiables, n’en demeurent pas moins majeurs, et le secteur public ne fait pas exception.
Toutefois, il existe un aspect des réunions où le numérique n’a pas encore - ou trop peu - provoqué de rupture majeure : son déroulement. Hormis quelques présentations powerpoints et le pianotage sur un ordinateur, les réunions d’aujourd’hui ressemblent encore beaucoup à celles d’hier. Les documents discutés sont souvent imprimés, les notes prises en majorité à la main, l’ordre du jour de la réunion (lorsqu’il existe !) oublié pendant celle-ci à mesure que les débats et discussions s’orientent à l’opposé de ce qui était prévu… Ces difficultés sont bien documentées et peuvent prendre des formes variées. Celui qui lit ses lignes voit sans doute défiler des dizaines d’exemples issus de son expérience personnelle.
Par exemple, celui ou celle qui doit reprendre l’ensemble des discussions à la fin de la réunion perd un temps considérable à en rédiger le compte-rendu, quand il y en a un. Les décisions prises trouvent autant d’interprétations que de participants autour de la table, faute de disposer d’un système efficace pour en assurer le suivi, à supposer qu’une décision soit prise et non repoussée au prochain rendez-vous, alimentant le sentiment bien connu d’avoir contracté la réunionite, qui frappe chacune de nos collectivités à des degrés divers. Par ailleurs, on imprime pour chaque rendez-vous des dizaines de documents qui ne sont parfois pas même parcourus et lus par ceux auxquels ils sont destinés. Une collectivité d’une centaine d’agents dépense ainsi 25 000 euros par an en moyenne en impressions qui auraient pu être évitées. La consommation de papier au sein des collectivité territoriales est un enjeux en soi pour le législateur !
En allant plus loin, la préparation en amont et l'organisation des réunions n’a pas grandement évolué depuis l’invention du mail. Plus de vingt ans après sa généralisation, on continue de se demander qui dispose de la dernière version, si chaque participant a bien reçu les dernières informations, qui est dans la boucle ou n’y est pas…
Que de difficultés dont on peine à s’extraire ! A l’heure où les acteurs publics font l’objet de critiques constantes, se saisir de ces difficultés pour y mettre un terme s’avère plus décisif que jamais.
Or, prendre conscience du problème ne suffit pas, il faut trouver des solutions qui ont longtemps paru manquer : faute d’outils adaptés, beaucoup ont renoncé à transformer radicalement leurs réunions.
Mais aujourd’hui, les solutions existent !
Mieux, elles s’emploient à révolutionner les réunions en amont comme en aval de celles-ci, en exploitant tout le potentiel du numérique.
iBabs, le logiciel de digitalisation des réunions, y travaille depuis de nombreuses années et a acquis une position de leader en Europe, pour proposer une solution innovante à la fois radicale et simple d’utilisation. Nous aimons les réunions, mais nous les aimons utiles et efficaces. Force est de constater que 300 collectivités et acteurs publics le pensent également, à l’image de la ville d’Amsterdam ou du ministère de la défense hollandais. En tout, nous comptons plus de 200 000 utilisateurs qui attestent chaque jour comment le numérique peut transformer le quotidien de leurs réunions.
iBabs permet de :
- Planifier et organiser efficacement la réunion en amont de celle-ci,
- Faciliter son déroulement,
- Générer automatiquement un ordre du jour et réaliser très rapidement un compte-rendu,
- Rassembler toutes les informations au même endroit,
- Contrôler la diffusion de celles-ci et la réalisation des décisions afférentes.
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