Le 17 janvier 2019, iBabs organisait un webinaire avec trois acteurs majeurs des nouveaux enjeux de la gouvernance d’organisations : Euronext, l’ICSA et l’ecoDa sur la transition digitale des conseils d'administration.
Euronext est l'opérateur des bourses de Paris, Amsterdam, Bruxelles, Lisbonne et Dublin. Euronext compte plus de 1 300 sociétés cotées sur ces différents marchés et par conséquent joue un rôle majeur dans la promotion des meilleures pratiques de gouvernance en Europe. Euronext offre notamment par l'intermédiaire de son offre de services, Euronext Corporate Services, une solution digitale de gouvernance.
L'ICSA : The Governance Institute est l’association professionnelle des acteurs de la gouvernance au Royaume-Uni et bénéficie d'un rayonnement international important. Depuis plus de 125 ans, l’ICSA travaille main dans la main avec les régulateurs et les Etats afin de maintenir au plus haut les standards de la gouvernance. L’institut fournit également des certifications, des formations ainsi que des conseils aux organisations.
The European Confederation of Directors' Associations (ecoDa) est une organisation à but non lucratif fondée en Belgique en 2004. Au travers d’instituts de gouvernance nationaux présents dans tous les pays européens, ecoDa représente environ 55,000 membres de conseils d’administration sur le continent. Les instituts nationaux membres d’ecoDA fédèrent des administrateurs de la TPE/PME aux grandes entreprises, qu’elles soient cotées ou non. L'Institut Français des Administrateurs (IFA) est notamment membre de cette institution européenne.
Nous vous proposons dans cet article un résumé des principales réponses et recommandations qui sont ressorties de cet échange autour de la transition digitale au sein des conseils d'administra
Le replay vidéo du webinaire est disponible ici si vous souhaitez le visionner.
Les objectifs stratégiques de la transition digitale des Conseils d'Administration
La première question du webinaire portait sur les objectifs stratégiques sous-jacents à la transition digitale des conseils d'administration. En creux, à quels enjeux stratégiques répondent les solutions de type portail de gouvernance ?
Il en est donc ressorti les bénéfices suivants en réponse aux grands enjeux stratégiques :
- Une information plus accessible en amont et durant les réunions des administrateurs permet d’améliorer considérablement la qualité des débats, puisque tous les acteurs disposent des informations pertinentes ;
"Cette accessibilité limite aussi les asymétries d’information, ce qui est particulièrement important notamment pour les administrateurs indépendants... " Sheenagh Gordon-Hart, Partner, The Directors’ Office
- Une meilleure formation et une plus grande implication des administrateurs, afin de discipliner l’organisation des réunions ; et
- Davantage de collaboration et des échanges plus important entre les membres des conseils.
A plus long terme les portails de gouvernance permettent :
- De créer une “mémoire collective” des décisions au sein des conseils d’administration ; et
- De permettre au Secrétaire du Conseil d'Administration de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée en gagnant en efficacité sur les aspects logistiques liés à l'organisation des réunions du conseil d'administration.
Enfin, il en est aussi ressorti un constat :
"L’utilisation d'une plateforme digitale de gouvernance tend à augmenter le volume de documents partagés à chaque réunions du Conseil d'Administration. Cela appelle donc à une certaine vigilance pour prévenir cette inflation naturelle." Peter Swabey, Research Director, ICSA UK
Quels sont les risques de sécurité et quelles sont les bonnes pratiques en matière de digitalisation des conseils d'administration ?
La seconde partie du débat portait sur la problématique liée à la confidentialité de l'information échangée avec le Conseil et entre ses membres.
"Toute information stratégique est confidentielle et peut un avoir un impact critique si elle parvient aux oreilles d’une personne non habilitée à la posséder: employés, concurrents, clients ou investisseurs." Benoît van den Hove, Head of Listing Brussels, Euronext
La principale menace de sécurité est l’utilisation de documents papier:
- La cyber-sécurité est également un risque potentiel à la confidentialité de vos informations, mais ce n’est clairement pas le plus critique ;
- La non traçabilité des emails et documents de travail envoyés par ce biais, couplée à l’utilisation de papier est une menace bien plus importante, que toute organisation devrait considérer très sérieusement.
La sensibilisation du conseil d'administration à ces enjeux est donc fondamentale :
- Les conseils d’administration ne sont pas nécessairement très bien équipés pour mener la bataille en termes de cyber-sécurité, toutefois leur niveau de sensibilisation est de plus en plus élevé ;
- Les organisations britanniques sont les plus avancées en la matière et peuvent servir d’exemple.
"Il est beaucoup plus aisé d’effacer les informations laissées sur un ordinateur portable égaré plutôt que de l’information sur papier." Peter Swabey, Research Director, ICSA UK
Enfin, il est par ailleurs très important de s'informer de la manière dont le portail de gouvernance utilisé est hébergé, et sur quels serveurs les données transitent.
Quels sont les facteurs clés de succès d’une transition digitale réussie à l’aide d’un portail de gouvernance?
Le troisième point clé du webinaire portait sur les facteurs clés de succès lors de la transition digitale des conseils d’administration, à l’aide d’un portail de gouvernance.
"La transition digitale doit être portée directement par le conseil d’administration et son Président : c’est l’exemplarité qui entraîne les équipes." Benoît van den Hove, Head of Listing Brussels, Euronext
- La responsabilité d’initier et de piloter ce changement doit incomber au Secrétaire du conseil mais ne doit jamais se faire sans le soutien du Président du conseil ;
- Les Secrétaires du conseil devraient décider pour les membres du conseil hésitants et choisir une solution la plus pratique et dont la prise en main est la plus simple (comme un board portal).
En synthèse, les étapes clés d’une transition réussie sont les suivantes :
- Faire en sorte que l’ensemble des parties prenantes adhèrent au changement (en particulier le Président du conseil) ;
- Faire en sorte que la transition digitale soit le fruit d’une décision collective au niveau du conseil ;
- Choisir le Secrétaire du conseil comme référent en charge du pilotage du projet de transition digitale ;
- Choisir l’outil le plus pratique et centralisé pour l’ensemble des membres du conseil et le Secrétaire ;
- S’assurer que l’ensemble des utilisateurs du portail de gouvernance sont convenablement formés à l’outil.
Comment passer du simple partage d’information au sein des conseils d’administration, à la création de valeur ajoutée ?
La dernière partie de ce webinaire est consacrée à la valeur ajoutée à long terme de la transition digitale, c’est-à-dire comment ne plus se contenter du partage de l’information mais faire du portail de gouvernance moyen d'amélioration de votre gouvernance. Voici les idées clés qui ont émergé en ce sens :
"La transition digitale doit permettre de créer les conditions d’une meilleure prise de décisions." Benoît van den Hove, Head of Listing Brussels, Euronext
- La qualité et la pertinence de l’information sont plus importantes que l'utilisation de l’outil en lui-même.
- Les conseils d’administration peuvent très bien évoluer avec des dossiers papier tant que la qualité de l’information qui y figure est élevée (et sécurisée).
- Un nombre croissant d’entreprises cotées utilisent les portails de gouvernance pour améliorer la structuration de leur gouvernance.
- Les portails de gouvernance les aident à se concentrer sur ce qui est important, en prenant des décisions fondées sur une information exhaustive.
En conclusion de cet article résumant les principales recommandations d'Euronext, de l'ICSA et d'EcoDa en matière de transition digitale des conseils d'administration, nous tenions à vous renvoyer à la lecture de notre article "Comment digitaliser son conseil d'administration en cinq étapes ?" qui précise l'ensemble des points évoqués lors de ce webinaire.
De notre expertise, l'adoption et l'utilisation d'un outil applicatif centralisant l'ensemble de l'information pertinente comme un board portal nous apparaît essentielle à court, moyen et long terme afin que votre organisation s'adapte aux enjeux de sécurisation et de transition digitale.
Euronext vous recommande l’usage de l'application iBabs, déjà adoptée par plus de 1 200 clients et près de 100 000 utilisateurs en Europe.
