Privacyverklaring iBabs platform

Introductie

iBabs B.V. biedt een beveiligd, cloudgebaseerd bestuursportaal dat organisaties ondersteunt bij het beheren van vergaderingen, documenten en governance processen op een efficiënte en conforme manier. Het platform is ontworpen voor uiteenlopende gebruikers, waaronder private bedrijven, publieke instellingen en overheidsorganisaties, en faciliteert doeltreffende communicatie, samenwerking en besluitvorming.

Dankzij de functionaliteiten van het iBabs-platform kunnen gebruikers vergaderingen plannen, gecontroleerd toegang geven tot documenten, stemmen, taken opvolgen en andere werkstromen beheren die specifiek zijn afgestemd op bestuurs- en administratieve processen. Deze functies helpen organisaties bij het verbeteren van transparantie, het verminderen van administratieve lasten en het veilig digitaal vastleggen van hun governance processen. Daarnaast biedt iBabs een optionele functie voor automatische transcriptie van documenten. Met deze functie kunnen klanten documenten uploaden—zoals Word- of PDF-bestanden—die automatisch worden omgezet naar een machinaal leesbaar tekstformaat. De transcriptie is volledig geautomatiseerd en gebeurt uitsluitend onder verantwoordelijkheid van de klant. Tijdelijke bestanden die tijdens dit proces worden gebruikt, worden versleuteld, veilig opgeslagen en automatisch verwijderd zodra de verwerking is voltooid. iBabs heeft geen toegang tot de inhoud van de geüploade documenten en beoordeelt of analyseert deze ook niet.

iBabs biedt daarnaast optionele AI-ondersteunde functionaliteiten, zoals automatische transcriptie of samenvatting van vergadergerelateerde informatie. Deze functies zijn ontworpen om gebruikers te helpen vergaderinformatie efficiënt vast te leggen en terug te vinden. Alle AI-ondersteunde verwerking wordt volledig automatisch uitgevoerd en uitsluitend op instructie van de verwerkingsverantwoordelijke. iBabs gebruikt klantgegevens niet om AI-modellen te trainen, te verbeteren of te verfijnen. Tijdelijke bestanden die tijdens de verwerking worden aangemaakt, worden versleuteld, veilig opgeslagen en automatisch verwijderd zodra de verwerking is voltooid.

iBabs waarborgt dat alle AI-gerelateerde verwerkingen voldoen aan de beginselen van transparantie, verantwoordingsplicht en menselijk toezicht, in overeenstemming met de vereisten van de EU AI Act. Klanten behouden altijd volledige controle en verantwoordelijkheid over de activering en het gebruik van deze functies. Er worden nooit klantgegevens gebruikt om AI-modellen te trainen, te verbeteren of te verfijnen.

Verdere informatie over het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) binnen iBabs Debrief, inclusief details over governance, gegevensverwerking en naleving, is te vinden in Bijlage II – AI Governance en verantwoording.

Klanten zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud die zij uploaden en moeten ervoor zorgen dat eventuele persoonsgegevens in die documenten worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving. Dit houdt in dat een geldige rechtsgrond aanwezig moet zijn voor de verwerking en dat passende waarborgen zijn getroffen indien de documenten gevoelige of bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG bevatten.

Belangrijk: iBabs treedt uitsluitend op als verwerker van persoonsgegevens die via het platform worden verwerkt. De organisatie die het platform gebruikt—onze klant—is de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt het doel en de middelen van de verwerking, inclusief het al dan niet inschakelen van functies zoals transcriptie. iBabs verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de klant en verwerkt deze gegevens nooit voor eigen doeleinden. Het platform is bedoeld voor gebruik door bevoegde gebruikers die door de klant zijn aangewezen. Alle persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt ter ondersteuning van de functionaliteit van het platform en in overeenstemming met de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke, volledig in lijn met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Onze rol als verwerker

Als verwerker heeft iBabs geen zeggenschap over de persoonsgegevens die het verwerkt. Alle verwerkingen vinden plaats namens onze klanten (de verwerkingsverantwoordelijken) en op basis van hun instructies. Dit betekent dat iBabs persoonsgegevens uitsluitend verwerkt met het oog op het mogelijk maken van de platformfunctionaliteiten, waaronder maar niet beperkt tot:

• het plannen van vergaderingen;
• het delen van documenten;
• het ondersteunen van videovergaderingen en samenwerkingsfuncties;
• het automatisch transcriberen van geüploade documenten (zoals Word of PDF) naar een machinaal leesbaar tekstformaat.
• het ondersteunen van AI-ondersteunde functionaliteiten (zoals automatische transcriptie en samenvatting), uitsluitend op instructie van de verwerkingsverantwoordelijke.

iBabs gebruikt, benadert of deelt persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden. Wij houden ons strikt aan de instructies van onze klanten bij de verwerking van persoonsgegevens, en verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het leveren van de diensten zoals vastgelegd in onze contractuele afspraken.

Als verwerker zorgen wij ervoor dat alle gegevensverwerking voldoet aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de AVG en andere relevante regelgeving.

Gegevens die we verzamelen

iBabs kan verschillende soorten persoonsgegevens verzamelen en verwerken via het platform, waaronder:

• Gebruikersprofielgegevens: informatie die nodig is om gebruikersaccounts aan te maken, zoals naam, e-mailadres, functietitel en organisatie. Deze gegevens worden verstrekt door de verwerkingsverantwoordelijke of bevoegde beheerders;
• Gebruiksgegevens: informatie over hoe gebruikers met het platform interageren, zoals IP-adressen, apparaattype, browsergegevens, tijdstip van inloggen en sessieduur. Deze gegevens helpen ons bij het monitoren en verbeteren van de functionaliteit van het platform;
•  Vergader- en gebeurtenisgegevens: gegevens die voortkomen uit vergaderingen of evenementen die via het platform worden gehouden. Dit kan onder meer video-opnames, audio, chatberichten, aanwezigheidslogs en andere gegevens over interacties tijdens vergaderingen omvatten. Wanneer iBabs Stream wordt gebruikt, kunnen ook persoonsgegevens worden verwerkt zoals namen, functies, politieke voorkeuren (indien publiek bekend), en stem- en videobeelden. IP-adressen van kijkers kunnen worden gelogd voor beveiligings- en prestatieanalyses;
• Technische gegevens: informatie over de werking en prestaties van het platform, zoals foutlogboeken en systeemgegevens die nodig zijn om de veiligheid en prestaties van het platform te waarborgen;
• Gegevens uit geautomatiseerde verwerking: bepaalde functies zoals documentconversie (bijv. Word naar PDF) kunnen tijdelijke, versleutelde verwerking van geüploade inhoud omvatten. Deze processen zijn volledig geautomatiseerd, inhoud wordt niet actief beoordeeld, en tijdelijke bestanden worden automatisch verwijderd na voltooiing van de verwerking. De verwerkingsverantwoordelijke is volledig verantwoordelijk voor de inhoud van geüploade documenten.
• Gegevens uit AI-ondersteunde functies: wanneer AI-functionaliteiten zoals transcriptie of samenvatting zijn ingeschakeld, kunnen geüploade of gegenereerde gegevens (bijvoorbeeld vergaderopnamen of tekstbestanden) tijdelijk automatisch worden verwerkt om transcripties of samenvattingen te genereren. Deze gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen, noch geanalyseerd of beoordeeld door medewerkers van iBabs. Alle tijdelijke bestanden worden automatisch verwijderd zodra de verwerking is voltooid. Deze functionaliteit omvat geen profilering, voorspellende analyse of geautomatiseerde besluitvorming.

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt ten behoeve van de levering en ondersteuning van de functionaliteiten van het iBabs-platform. iBabs gebruikt deze gegevens niet voor marketing- of andere niet-gerelateerde doeleinden.

Locatie van gegevensverwerking

Persoonsgegevens die door iBabs worden verwerkt, worden doorgaans opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER), waar zij vallen onder de beschermende bepalingen van de Europese privacywetgeving. In sommige gevallen kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen buiten de EER, waaronder de Verenigde Staten. Wanneer dergelijke doorgiften plaatsvinden, zorgt iBabs ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn, zoals het gebruik van standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, SCC’s) goedgekeurd door de Europese Commissie.

Wij zorgen er tevens voor dat internationale doorgiften voldoen aan de toepasselijke regelgeving en dat jouw persoonsgegevens ook buiten de EER adequaat beschermd blijven.

Gegevensbeveiliging

iBabs neemt de beveiliging van persoonsgegevens serieus en past een reeks robuuste technische en organisatorische maatregelen toe om de gegevens die wij verwerken te beschermen. Deze maatregelen omvatten onder andere:

• Versleuteling: gevoelige gegevens worden versleuteld tijdens verzending en opslag om ongeautoriseerde toegang te voorkomen;
• Toegangsbeheer: toegang tot persoonsgegevens is beperkt op basis van gebruikersrollen en verantwoordelijkheden, zodat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot noodzakelijke gegevens;
• Regelmatige beveiligingsaudits: we voeren regelmatig beveiligingscontroles en audits uit om risico’s voor het platform en gegevens te identificeren en te beperken;
•  ISO-certificeringen: het iBabs-platform is gecertificeerd onder ISO/IEC 27001 voor informatiebeveiliging en ISO/IEC 9001 voor kwaliteitsbeheer, waarmee wordt voldaan aan internationaal erkende normen voor informatiebeveiliging en operationele uitmuntendheid.

Ondanks deze maatregelen adviseren we gebruikers voorzichtig te zijn bij het verzenden van gevoelige informatie via het internet, aangezien gegevensoverdracht nooit 100% veilig is.

Jouw rechten

Als gebruiker van het iBabs-platform heb je bepaalde rechten onder de toepasselijke privacywetgeving. Omdat iBabs echter uitsluitend als verwerker optreedt en geen controle heeft over de gegevens, dienen verzoeken met betrekking tot jouw persoonsgegevens te worden gericht aan de verwerkingsverantwoordelijke (uw organisatie of werkgever), die verantwoordelijk is voor de gegevens die via het platform worden verwerkt.

Enkele van jouw belangrijkste rechten zijn:

• Recht op inzage: je hebt het recht om een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die wij over jou verwerken
• Recht op rectificatie: je kunt verzoeken om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren
• Recht op gegevenswissing: je kunt in bepaalde gevallen verzoeken om verwijdering van jouw persoonsgegevens
• Recht op beperking van de verwerking: je kunt in bepaalde omstandigheden vragen om de verwerking van jouw gegevens te beperken
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens indien die verwerking plaatsvindt op basis van gerechtvaardigd belang

iBabs voert geen profilering of geautomatiseerde besluitvorming uit die rechtsgevolgen of vergelijkbare significante gevolgen heeft voor personen. Eventuele AI-ondersteunde verwerkingen binnen het platform worden uitsluitend gebruikt ter ondersteuning van functionaliteit onder controle van de verwerkingsverantwoordelijke.

Om deze rechten uit te oefenen, dien je contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke van jouw organisatie. Indien je vragen hebt, kun je uiteraard ook contact opnemen met iBabs; wij begeleiden je dan naar de juiste contactpersoon of volgende stap.

Contact

Contact opnemen met de Functionaris voor gegevensbescherming van Euronext: [email protected]

Per post:
iBabs B.V.
T.a.v. Functionaris voor gegevensbescherming
14, place des Reflets – CS30064
92054 Paris la Défense
Frankrijk

Wij kunnen je vragen om een identiteitsbewijs om jouw verzoek te verifiëren, in overeenstemming met onze interne procedures.

Wijzigingen in dit privacybeleid

Dit privacy statement kan van tijd tot tijd worden aangepast om wijzigingen in onze gegevensverwerkingspraktijken of in de wetgeving weer te geven. Wij raden je aan dit beleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan.

De meest recente versie van dit privacy statement is altijd beschikbaar op het iBabs-platform. Belangrijke wijzigingen zullen via het notificatiesysteem van het platform worden gecommuniceerd.

Deze versie is van kracht vanaf Juni, 2025

Bijlagen

Bijlage 1 – Verklarende woordenlijst

Bijlage 2 – AI-Governance en Verantwoording

Doel
Deze bijlage licht toe hoe kunstmatige intelligentie (AI) wordt toegepast binnen iBabs Debrief, met bijzondere aandacht voor de verwerking van klantgegevens en het gebruik van Microsoft Azure-diensten. Dit maakt deel uit van de bredere inzet van iBabs voor transparantie, verantwoording en naleving van de AVG en de EU AI-verordening.

1. Gebruik van uitsluitend voorgetrainde modellen
iBabs Debrief maakt uitsluitend gebruik van vooraf getrainde taal- en spraakmodellen die worden geleverd door Microsoft Azure. iBabs traint, verfijnt of wijzigt deze modellen niet met klant- of gebruikersgegevens. Alle AI-functies – zoals spraak-naar-tekst-transcriptie en samenvatting van inhoud – werken op basis van bestaande Azure-diensten die onafhankelijk functioneren van klantdatasets.

2. Gegevensverwerking binnen Microsoft Azure
Alle AI-verwerking vindt volledig plaats binnen de beveiligde omgeving van Microsoft Azure.
Klantgegevens (zoals vergaderopnamen, transcripties of gerelateerde materialen) worden uitsluitend verwerkt voor het leveren van overeengekomen diensten, zoals transcriptie, sprekerherkenning en samenvatting.
De via iBabs Debrief verwerkte gegevens worden niet gebruikt voor:

• het trainen, verfijnen of verbeteren van taalmodellen;
• het delen of verrijken van datasets; of
• enig ander doel dan dienstverlening.

3. Geen externe AI of toegang door derden
iBabs gebruikt of koppelt geen externe AI-systemen of API’s buiten Microsoft Azure, waaronder ChatGPT of andere OpenAI-systemen. Alle AI-verwerking en opslag blijven volledig binnen Azure-datacenters in de Europese Unie of het Verenigd Koninkrijk.

4. Naleving en gegevensbescherming
Het gebruik van AI binnen iBabs Debrief voldoet aan:

• de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
• het Microsoft Azure Privacy- en Beveiligingskader; en
• de Europese beginselen voor AI-governance, waaronder menselijk toezicht en transparantie.

iBabs en het moederbedrijf Euronext zetten zich in om ervoor te zorgen dat alle AI-functionaliteiten transparant, veilig en ethisch ontworpen zijn.

5. Samenvatting

Samenvattende verklaring
iBabs Debrief gebruikt voorgetrainde AI-technologie binnen Microsoft Azure om veilige en efficiënte transcriptie- en samenvattingsdiensten te leveren. Klantgegevens worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen of te verfijnen, en alle gegevens blijven beschermd binnen de Azure-omgeving volgens de ISO-gecertificeerde beveiligingsmaatregelen van iBabs.