Blog - iBabs

Notuleren: de ultieme gids voor managementassistenten

Datum: 20 april 2021

Notuleren is iets wat iedere managementassistent moet kunnen. Goede notulen zijn niet alleen belangrijk voor de bedrijfsvoering. In sommige landen is het bij  managementvergaderingen zelfs wettelijk verplicht. In dit blog leer je hoe je efficiënt en effectief notuleert en wat notulen precies zijn. Daarnaast lees je waarom ze zo belangrijk zijn en wat er wel en wat er juist niet in hoort te staan.  Wat zijn notulen?  Notulen zijn het officiële, schriftelijke verslag een vergadering. Daarin worden de onderwerpen, het doel en de uitkomsten van een vergadering vastgelegd. Soms worden ze ook wel ‘verslag’ of ‘aantekeningen’ genoemd, maar de term ‘notulen’ wordt het meest gebruikt. In principe kan iedereen die bij de vergadering aanwezig is notuleren, maar over het algemeen is het de taak van de managementassistent.  De notulen moeten worden bewaard, zodat ze later geraadpleegd kunnen worden. Dat kan natuurlijk op papier, maar je kunt ook vergadersoftware  gebruiken. Wanneer […]

Het ultieme sjabloon voor het vastleggen van directiebesluiten

Datum: 18 maart 2021

Het is belangrijk om de uitkomsten van directievergaderingen goed vast te leggen. Of de directie nu wekelijks vergadert of slechts een paar keer per jaar. Wat de directie besluit kan grote gevolgen hebben voor de toekomst van een bedrijf. Daarom is een directiebesluit een heel belangrijk document. Het is dus verstandig om een goed sjabloon te maken. Dit gebruik je vervolgens om dergelijke besluiten vast te leggen. Maar laten we bij het begin beginnen. Wat is een directiebesluit?  Een directiebesluit maakt deel uit van de notulen van de directievergadering. Het is een document waarin de besluiten en de stemmingen van de directie zorgvuldig worden vastgelegd. Dit officiële document wordt gebruikt om de rechtsgeldigheid van de beslissingen aan te tonen. In het besluit worden ook de taken en rollen van de directieleden uitgewerkt. Daarnaast dient het als bewijs dat de regels zijn nageleefd.   In het VK moeten directiebesluiten bij de notulen […]

Stressvrij werken; jouw goede voornemen voor het nieuwe jaar

Datum: 17 december 2020

Ben jij ook altijd van de goede voornemens? Gezonder eten en meer sporten staan er misschien wel steevast tussen. Gezonder en stressvrij werken is misschien niet het eerste waar je aan denkt bij werken aan een betere leefstijl. Maar het is wel heel belangrijk voor je gezondheid om minder chronisch te stressen. Een beetje stress is namelijk wel gezond maar langdurige stress is echt een aanslag op je lichaam en leidt tot allerhande gezondheidsproblemen. Zet dus minder stressen bovenaan je lijstje met goede voornemens en maak een einde aan die stressvolle werkdagen. In dit blog 3 tips zodat jij als management ondersteuner meer zen je werkdag begint en vooral ook eindigt. 1.Minder prikkels is ook minder stress Waarschijnlijk ben jij gewend om meerdere balletjes in de lucht te houden en kan jij als de beste plannen, beheren, organiseren, notuleren, schrijven, factureren en declareren. Een echte duizendpoot dus! En collega’s die […]

Duurzaam vergaderen is here to stay

Datum: 8 december 2020

Vaker de fiets nemen, biologisch eten, zonnepanelen op het dak en elektrisch rijden: we maken met zijn allen steeds meer milieubewuste keuzes. Maar ook organisaties vinden duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen steeds belangrijker. Ok, het is waar dat we het afgelopen jaar ook noodgedwongen minder vaak die auto naar kantoor namen of een fancy vergaderlocatie buiten de deur op zochten. Misschien mis je die vergaderingen buiten de deur inclusief uitgebreide lunch inmiddels wel. Maar vanuit het duurzaamheidsoogpunt bekeken levert het meer digitaal vergaderen alleen maar win-win situaties op. In dit blog 4 redenen waarom digitaal vergaderen ontzettend duurzaam is en we daarom in 2021 nog steeds veel digitaal blijven vergaderen. 1. Minder files en uitlaatgassen Even bij elkaar gaan zitten voor een bespreking is effectief en gemakkelijk wanneer alle deelnemers van de vergadering zich in hetzelfde pand bevinden. Naast dat dit veelal niet meer aan de orde is met het […]

Zijn jouw vergaderingen wel effectief? Stel jezelf deze 5 vragen.

Datum: 20 november 2020

Vergaderen lijkt voor sommigen meer een hobby dan een noodzakelijke bezigheid, zonde eigenlijk. Natuurlijk, vergaderen op zichzelf is niet het probleem mits deze op effectieve wijze worden uitgevoerd. Die vergaderingen zonder een goede agenda of die onnodig te lang duren, die zijn de meeste mensen liever kwijt dan rijk. Het is hoog tijd dat iedere organisatie effectief gaat vergaderen en stopt met het verspillen van kostbare tijd en investeringen van de organisatie. Organiseer jij regelmatig vergaderingen, of rolt de ene na de andere uitnodiging jouw e-mail inbox binnen? En vraag jij je af of jij eigenlijk wel zo effectief bezig bent, vergader-wise? Dan is het verstandig om jezelf 5 belangrijke vragen te stellen. De theorie vs. de praktijk De theorie van een effectieve vergadering, die kennen we wel. Maar waarom lukt het dan niet in de praktijk; waarom houden jullie je zelden aan het geplande uur? En hoe komt het […]

Blijf je e-mailen of ga je écht papierloos vergaderen?

Datum: 4 november 2020

Je bent misschien in de veronderstelling dat je al goed bezig bent, want papierloos vergaderen doe je al jarenlang. Je stuurt toch immers de vergaderagenda en stukken per e-mail naar de deelnemers? Het klinkt misschien als papierloos vergaderen, maar écht papierloos vergaderen is het niet. Als je heel eerlijk bent, dan zie je ook dat deelnemers vervolgens weer de stukken die je mailt uitprinten. Ok, papierloos werken is het dus niet echt, maar is het gebruiken van een digitale vergadertool een betere oplossing dan e-mailen? In dit blog leggen we aan de hand van drie belangrijke argumenten waarom we hier volmondig “Ja!” op kunnen antwoorden. En jij dadelijk ook. 1. Je maakt winst in tijd Er zijn meerdere argumenten waarom een digitale vergadertool fijner en beter is dan het e-mailen van stukken. Maar een van de belangrijkste is echt de tijdswinst. Iets wat opgaat voor zowel de deelnemers, vergaderondersteuners als […]

Dit zijn de 7 wetten van het nieuwe vergaderen

Datum: 5 oktober 2020

Het Nieuwe VergaderenIn veel bedrijven is Het Nieuwe Werken helemaal ingeburgerd. Jij en je collega’s zijn er misschien ook al helemaal aan gewend om tijd- en plaats onafhankelijk te werken. Wil je tot tien uur thuiswerken en na de files snel naar kantoor? Geen punt! En moet je tussen de middag wat bankzaken doen, die je echt live moet regelen? Zo fijn als je dat op je thuiswerkdag kunt doen. Dan werk je gewoon wat langer door of begin je eerder. Het is een kwestie van vertrouwen en als je gewend bent aan Het Nieuwe Werken, dan weet je dat er gestuurd wordt op output en resultaat in plaats van op aanwezigheid. Ondersteunende faciliteitenJe werkgever moet er natuurlijk wel voor zorgen dat ondersteunende faciliteiten om Het Nieuwe Werken mogelijk te maken, voor elkaar zijn. Denk daarbij aan ICT-toepassingen, flexplekken en (tele)communicatiemiddelen. Is dat allemaal geregeld, dan is het ook tijd […]

Effectief vergaderen? Stop met last-minute vergaderingen

Datum: 1 oktober 2020

Iedereen is er bekend mee; een overleg dat je snel even tussendoor doet. Je spreekt een collega en besluit om maar gelijk dat overleg te houden wat nog op de planning staat. Een ad hoc overleg lijkt op dat moment handig, dan heb je het immers maar gehad. Maar als je er wat meer over nadenkt blijkt zo’n vergadering verre van efficiënt. Wil je volgende keer liever nee zeggen tegen een aanbod van last-minute vergadering? Maar wil je wel goede argumenten hebben? In deze blog 4 redenen om niet op dat aanbod in te gaan. En daar help je die collega ook mee! 1. Een vergadering zonder agenda is niet efficiënt Een ad hoc vergadering staat meestal gelijk aan een vergadering zonder agenda. Of een van de aanwezigen moet de agendapunten paraat hebben (inclusief voorbereiding), maar dat zal vaak niet het geval zijn. Daardoor wordt een vergadering zonder agenda meestal […]