Blog - iBabs

Vergaderprotocol voor een raad van bestuur: regels, procedures, etiquette en meer

Datum: 23 mei 2022

Het Chartered Governance Institute stelt het volgende. “Het is essentieel dat besturen ernaar streven om hun vergadertijd en het intellectuele kapitaal van hun leden optimaal te benutten.” Je komt niet zomaar in aanmerking voor een bestuursfunctie. Daarvoor moet je over een bepaalde expertise beschikken. Daarom wordt van bestuurders verwacht dat ze weten hoe ze zich in een vergadering behoren te gedragen. Vergaderprotocollen voor bestuursvergaderingen zijn dan ook vaak traditioneel en formeel van aard. Meer dan bij andere soorten vergaderingen. Deze formaliteit komt voort uit respect voor de andere bestuursleden. Ze zijn allemaal lid van de raad van bestuur vanwege hun kennis en ervaring. Ze bekijken het bedrijf en de sector elk vanuit hun eigen invalshoek. Dat onderscheidt hen van de andere deskundigen. Door het volgen van een vergaderprotocol verloopt de vergadering vlot. Ook dat getuigt van respect voor de drukke agenda van de bestuursleden. Wat is een vergaderprotocol voor een […]

Met deze 3 essentiële onderdelen per agendapunt maak jij korte en krachtige notulen!

Datum: 5 april 2022

Goede notulen dragen bij aan effectief vergaderen. Maar wat zijn goede notulen? Algemeen geldt dat de vergaderaars in de notulen de essentie van een vergadering willen teruglezen. Het liefst zo kort en krachtig mogelijk, zodat  ze direct weten waar het om gaat. Dat bespaart iedereen tijd, zowel de deelnemers als jou.  Maar hoe doe je dat, de essentie vangen? Daarvoor geven we in dit artikel concrete tips. Zo ga je makkelijker notuleren Veel notulisten schrijven tijdens de vergadering mee en noteren zoveel mogelijk opmerkingen en discussiepunten per agendapunt. En voor je het weet is het volgende agendapunt aan de beurt.  Als je op die manier notuleert, dan krijg je een uitgebreid verslag, inclusief alle discussie. Die aanpak is inmiddels achterhaald. Tegenwoordig hebben de meeste vergaderaars andere wensen als het om notulen gaat. Ze willen weten: waar gaat het over en wat is afgesproken? Voor hen mogen de notulen kort en […]

Wat moet er in de notulen staan?

Datum: 24 maart 2022

Het is ongetwijfeld niet makkelijk om goede notulen te maken. Een goede voorbereiding, het kiezen van een goede locatie, het kunnen maken van zowel uitgebreide als beknopte notulen, het horen en verwerken van uitspraken en het controleren van de notulen zijn allemaal belangrijke aspecten van het maken van goed verslag. Het notuleren van alles wat tijdens een vergadering is gezegd, wordt notuleren genoemd. De notulist houdt bij wat er is gezegd, welke actiepunten zijn afgesproken en welke keuzes worden gemaakt tijdens een meeting, brainstorm of vergadering. Een goede voorbereiding is het halve werk Het is van cruciaal belang dat de notulist de vergadering goed voorbereidt om goede notulen te kunnen maken. Maak de agendapunten zo duidelijk mogelijk, zodat ze kunnen worden gebruikt als leidraad voor het maken van notulen. Ook raden we aan om genodigden vooraf te informeren over de agendapunten, zodat ze goed voorbereid zijn op de vergadering. Notuleer […]

Wat heb je eigenlijk allemaal nodig om goed te kunnen vergaderen?

Datum: 22 maart 2022

Vergaderingen moeten zo efficiënt mogelijk verlopen. Dat is wat iedereen wil. Op de vergadertafel lagen vroeger stapels papier en de notulist vulde het ene A4’tje na het andere. Gelukkig zijn er in 2022 volop mogelijkheden om over te stappen naar papierloos oftewel digitaal vergaderen.  Waarom papierloos vergaderen? In vergelijking met vergaderen en notuleren op papier heeft een digitale vergadering meerdere voordelen. Heb je gegevens van een vorige vergadering nodig tijdens een huidige vergadering? Je hoeft niet meer door stapels papier te bladeren. Maak gebruik van de zoekfunctie van je vergadersoftware. Als je het op deze manier doet, vind je binnen enkele seconden de informatie die je nodig hebt.  Papierloze vergaderingen zijn helpen ook de notulist. Want laten we eerlijk zijn, notulen maken op een laptop is een stuk handiger dan notulen maken op papier. Ook zijn digitaal eventuele fouten een stuk makkelijker op te lossen. Het gebruik van stapels papier […]

Hoe verloopt een agendapunt?

Datum: 14 maart 2022

Dit is een samenvatting van een zakelijkegroei sessie. Bekijk de volledige sessie hier. Een productieve voorbereiding is de basis van effectief vergaderen. In de aanloop naar een vergadering is het van cruciaal belang dat zowel voorzitters als aanwezigen een duidelijk pad uitstippelen.  Vergaderingen die uitlopen, mensen die onbelangrijke zaken bespreken, beslissingen die niet worden genomen en een voorzitter die niets doet, het zijn allemaal veel voorkomende gebeurtenissen. Al deze irritaties blijken tijdens een vergadering voor te komen. Ze zijn echter het resultaat van een probleem dat zich eerder in het proces voordeed. Met name een gebrek aan voorbereiding. Effectief vergaderen Voor een productieve vergadering is het van cruciaal belang om ruim van tevoren een vergadering voor te bereiden. Een vergadering mist een bepaald doel en context zonder voorbereiding – voor zowel aanwezigen als voorzitters. Deelnemers kunnen niet doelgericht zijn, en voorzitters kunnen niet tussenbeide komen omdat ze geen kader hebben […]

De belangrijkste stap naar een succesvol leven

Datum: 17 februari 2022

Dit is een samenvatting van een zakelijkegroei sessie Sinds kleins af aan worden we aangemoedigd om vooruit te kijken. We doen er alles aan om te leren en onze doelstellingen te bereiken. We plannen continu vooruit. Hoge cijfers halen voor een examen, toets of een project dat af moet. Streven naar uitmuntendheid in je studie. We hoeven alleen maar heel hard te werken om de doelen te bereiken die anderen ons hebben gesteld. Dit systeem presteert prima, Totdat we klaar zijn met onze studie. Plots verschijnt er een heel nieuw universum voor ons, en we hebben de volledige vrijheid om alles te doen wat we willen. We krijgen geen begeleiding meer. Niemand die voor ons grotere doelen stelt, dus wat nu? We kiezen de snelste en makkelijkste weg en laten vervolgens anderen onze grote ambities weer voor ons bepalen. Dat is niet zo gek, zo hebben we het tenslotte altijd […]

Loop niet meer achter je mailbox aan

Datum: 3 februari 2022

Een lege, opgeruimde en overzichtelijke mailbox. Wie wil dat niet? Zero Mail of Inbox Zero is een term die je vaak hoort: geen e-mail. Zero Mail geeft je een duidelijk beeld van je inbox. Maar het gaat verder dan dat: het gaat om prioriteiten stellen. Merlin Mann de bedenker van deze methode, zag de inbox zero-techniek oorspronkelijk als een “stapsgewijze oplossing voor e-mailbeheer”. In de Verenigde Staten wordt Merlin Mann erkend als productiviteitsgoeroe. Zijn expertisegebied is e-mailbeheer en persoonlijke effectiviteit. Focus is ook een term die vaak voorbij komt: je volledig concentreren en niet van hak op de tak werken. Wat kan je doen met die twee termen samen? Het is natuurlijk heel verleidelijk om vanuit je mail te werken en zodra er een nieuwe binnenkomt, de mail meteen te beantwoorden. Echter loop je op deze manier de hele dag achter je mailbox aan.  Hoe kun je focus bereiken?  Je […]

De kracht van feedback geven

Datum: 15 november 2021

Dit is een samenvatting van een zakelijkegroei sessie. Bekijk de volledige sessie hier. In elke sector is duidelijke communicatie van cruciaal belang. Hoewel dit onderwerp vaak aandacht krijgt, wordt één gebied vaak over het hoofd gezien: het geven van feedback. De manier waarop je feedback geeft, heeft een grote invloed op hoe de ontvanger deze ontvangt. Het verschil tussen negatieve en positieve feedback    Negatieve en positieve feedback zijn de twee vormen van feedback. De meeste mensen beschouwen feedback als iets waar ze aan zouden moeten werken. Dat is negatieve feedback; je geeft aan wat je wilt veranderen en hoe iemand dingen kan verbeteren. Positieve feedback richt zich op wat een persoon goed heeft gedaan om hem aan te moedigen dit vaker te doen of om hem op het juiste pad te sturen. Het is vergelijkbaar met een compliment, behalve dat het is gericht op het werk dat iemand verricht. Het […]