Blog - iBabs

Lean vergaderen? Zet je vergadering op dieet!

Datum: 7 september 2021

Wist je dat mei de maand is waarin er een recordaantal nieuwe sportschoolabonnementen wordt afgesloten en we massaal op dieet gaan? De motivatie is om met een strak lichaam de zomer in te gaan. Wat trouwens van mij ook op dieet mag, is de traditionele vergadering. Het kan namelijk wel een onsje minder met die dikke stapels papier en de vele uren die we in vergaderingen doorbrengen. Maar hoe zet je een vergadering eigenlijk op dieet? Lean vergaderen Door lean te gaan vergaderen. De term ‘lean’ wordt in de zakenwereld al langer toegepast om werkprocessen te vereenvoudigen en te automatiseren. En dat kan met vergaderen ook, omdat je steeds weer te maken hebt met dezelfde processen. Het plannen van meetings, het ordenen, mailen en lezen van documenten. Afspraken en besluiten maken tijdens de meeting en niet te vergeten de notulen achteraf. Het zijn allemaal tijdrovende elementen die veel efficiënter kunnen […]

Lean vergaderen voor de OR

Datum: 16 augustus 2021

Vergaderen. Het hoort nu eenmaal bij het werk van de ondernemingsraad (OR). Zo praat de OR met elkaar, met de bestuurder, met de achterban en met commissies. Deelnemers zijn vaak echte vergadertijgers die vanuit hun passie en gedrevenheid flink kunnen uitweiden. Dit maakt de OR-vergadering erg tijdrovend.  Maar vergaderen kan tegenwoordig slimmer, vlotter en effectiever verlopen als je de bekende ‘lean’ principes toepast op het vergaderproces. Hierdoor schrap je overbodige en tijdrovende handelingen en maak je gebruik van handige vergader apps om het vergaderproces te stroomlijnen. Lean: levert 3 miljoen zoekresultaten op Maar wat wordt nu eigenlijk met lean bedoeld? Google je het woord lean dan krijg je meer dan 3 miljoen hits. Het lijkt wel of lean overal op wordt toegepast. Zo is er een lean overheid, lean ziekenhuizen en lean IT. Is er sprake van een lean trend? Om deze vraag te beantwoorden heeft Rik van der Wardt, […]

6 tips om de vergadering op tijd te beginnen (en te eindigen)

Datum: 2 augustus 2021

Wist je dat bij 1/3 van de vergaderingen niet optimaal gebruik wordt gemaakt van de vergadertijd en dat 37% ook te laat start? Geen wonder dat deze verloren tijd één van de grootste vergaderergernissen is. Wanneer je je aan een tijdschema vasthoudt en vergaderingen op tijd beëindigt, zullen vergaderingen meer worden gewaardeerd. Zorg ervoor dat iedereen ook de resultaten van de vergadering ziet en dat er daarna follow-up is. Hier zijn 6 tips die hiervoor kunnen zorgen. 1. Zorg voor een duidelijke vergaderagenda en geef elk agendapunt een ​​toegewezen tijdslot Maak een lijst van alle agendapunten en geef elk item een ​​voorlopig tijdslot, bijvoorbeeld “review van de notulen,10 minuten”. Op deze manier breng je de benodigde tijd voor je vergadering beter in kaart en kun je ook beter bekijken of je alle doelstellingen kunt bereiken.  2. Maak het een gewoonte om vergaderingen op tijd te starten Ongeveer 37 % van […]

[Stappenplan] De beste opzet voor managementrapportages + sjabloon

Datum: 29 juli 2021

Het opstellen van een correcte managementrapportage is essentieel. Dit document informeert de bestuurders over de huidige en begrote resultaten. Je moet er dus voor zorgen dat alles wat de directie moet weten erin staat. In een duidelijke en beknopte indeling. Het Chartered Institute of Management Accountants (CIMA) formuleert het als volgt:  ‘Om de juiste beslissingen te nemen, moeten bestuurders beschikken over kwalitatief hoogwaardige en tijdige informatie over hoe hun bedrijf presteert. De kwaliteit van managementrapportages is dan ook mede bepalend voor de concurrentiepositie van de onderneming.’ Adviesbureau McKinsey bevestigde dit met een onderzoek dat in 2016 onder zakelijke bestuurders werd uitgevoerd. Daaruit bleek dat slechts 22% van de bestuurders de strategieën van hun bedrijf helemaal begreep. Ook was slechts 35% volledig op de hoogte van de financiële situatie. Als de directie deze essentiële zaken niet beheerst, kan dat de kwaliteit van hun beslissingen negatief beïnvloeden. Deze valkuil kun je vermijden […]

Wat hoort er (niet) in een vergaderdossier: een praktische handleiding

Datum: 20 juli 2021

Een vergaderdossier is een bundel documenten en rapporten en dient als achtergrondinformatie. Zo’n dossier wordt voor een vergadering onder de directieleden verspreid. Het is belangrijk dat het zowel duidelijk als makkelijk leesbaar is. De directieleden kunnen er dan makkelijk zaken in op zoeken. Maar wat is het doel van zo’n dossier? En wat hoort erin? Hier vind je alles wat je moet weten over het samenstellen van een goed vergaderdossier.  Het doel van een vergaderdossier Een vergaderdossier bevat alle informatie die voor een vergadering nodig is. Al die informatie wordt hierin samengevoegd tot een handzaam en behapbaar document. Zo krijgen de bestuurders een duidelijk beeld van de actuele bedrijfssituatie. Een vergaderdossier zorgt ervoor dat ze gefocust blijven. Hierdoor kunnen ze de onderwerpen op een zinvolle en productieve manier bespreken. Het dossier bevat ook gedetailleerde informatie over de openstaande acties. Ten slotte zit ook de agenda voor de komende vergadering erin. […]

[Gids] Zo maak je eersteklas vergaderagenda’s

Datum: 24 juni 2021

In dit blog ontdek je waarom een vergaderagenda zo belangrijk is. Daarnaast vertellen we je hoe je die goed opstelt. Ten slotte behandelen we een fantastische hulpmiddel waarmee je agenda’s kunt verspreiden en er samen met de directieleden aan kunt werken. Als managementassistent vind je alles wat je over deze essentiële taak moet weten in de onderstaande gids. Aan de slag dus!  Waarom een vergaderagenda zo belangrijk is Een effectieve agenda zorgt ervoor dat de vergadering vlot verloopt. Een agenda zorgt ervoor dat een vergadering op tijd begint en eindigt. Maar het zorgt er ook voor dat er voldoende tijd is om de belangrijkste punten te bespreken en erover te stemmen. In combinatie met een bekwame voorzitter verhoogt een goede agenda de productiviteit van de vergadering. Natuurlijk profiteert een bedrijf daarvan.  Een agenda geeft de directieleden de kans om zich goed voor te bereiden. Ze geeft toegang tot relevante onderzoeken, […]

Bestuursvergaderingen voorzitten: een draaiboek en professionele tips

Datum: 9 juni 2021

De voorzitter speelt bij bestuursvergaderingen een cruciale rol. Zij moet ervoor zorgen dat het bestuur besluiten neemt waarbij het belang van het bedrijf voorop staat. Zij houdt in de gaten dat alle belangrijke onderwerpen worden besproken (en hoe lang). Daardoor blijft het tempo in de vergadering. Zo wordt de kostbare tijd van de bestuurders optimaal benut. Daarom hebben we deze gids samengesteld. Hier vind je alles over het voorzitterschap. En een voorbeelddraaiboek om je op weg te helpen.  De taak van de voorzitter is in vele opzichten uniek. Zoals Roger Parry, voorzitter van MSQ Partners in Management Today zei:  “Mensen doen wat de CEO zegt, omdat ze een werknemer-werkgeverrelatie hebben. Maar de rol van de voorzitter draait om invloed en overreding. Het gaat erom dat het bestuur een goede discussie voert over zaken die er daadwerkelijk toe doen.” En het is niet alleen de delicate situatie waarin een voorzitter moet […]

De complete vergadergids voor bestuurders

Datum: 12 mei 2021

Vergaderingen zijn van levensbelang voor het succes van bedrijf. Hier wordt de toekomststrategie van het bedrijf bepaald. Hier wordt besloten hoe de markt wordt benaderd. Hier wordt een reactie geformuleerd op mogelijke bedreigingen.  Helaas zijn vergaderingen niet altijd zo productief als ze zouden kunnen (en moeten) zijn. In 2019 deden de strategie-experts van Ernst & Young hier onderzoek naar. Zij ontdekten dat maar liefst een derde van de directeuren hier ruimte voor verbetering zag. Het vergroten van “de betrokkenheid bij het bepalen van de strategie en het monitoren van de uitwerking hiervan” zagen zij als hun grootste uitdaging. De momenten waarop de hele directie bijeen is, zijn schaars. Daarom moet je die zo optimaal mogelijk gebruiken.  Maar hoe vergroot je die betrokkenheid? Een cruciale factor daarvoor is het organiseren van efficiënte vergaderingen. Een vergadering waarbij de expertise van de directie optimaal wordt benut. Daarbij is het goed om te onthouden […]