Blog - iBabs

Wat moet er in de notulen staan?

Datum: 7 december 2021

Het is ongetwijfeld niet makkelijk om goede notulen te maken. Een goede voorbereiding, het kiezen van een goede locatie, het kunnen maken van zowel uitgebreide als beknopte notulen, het horen en verwerken van uitspraken en het controleren van de notulen zijn allemaal belangrijke aspecten van het maken van goed verslag. Het notuleren van alles wat tijdens een vergadering is gezegd, wordt notuleren genoemd. De notulist houdt bij wat er is gezegd, welke actiepunten zijn afgesproken en welke keuzes worden gemaakt tijdens een meeting, brainstorm of vergadering. Een goede voorbereiding is het halve werk Het is van cruciaal belang dat de notulist de vergadering goed voorbereidt om goede notulen te kunnen maken. Maak de agendapunten zo duidelijk mogelijk, zodat ze kunnen worden gebruikt als leidraad voor het maken van notulen. Ook raden we aan om genodigden vooraf te informeren over de agendapunten, zodat ze goed voorbereid zijn op de vergadering. Notuleer […]

Hoe verloopt een agendapunt?

Datum: 3 december 2021

Dit is een samenvatting van een zakelijkegroei sessie. Bekijk de volledige sessie hier. Een productieve voorbereiding is de basis van effectief vergaderen. In de aanloop naar een vergadering is het van cruciaal belang dat zowel voorzitters als aanwezigen een duidelijk pad uitstippelen.  Vergaderingen die uitlopen, mensen die onbelangrijke zaken bespreken, beslissingen die niet worden genomen en een voorzitter die niets doet, het zijn allemaal veel voorkomende gebeurtenissen. Al deze irritaties blijken tijdens een vergadering voor te komen. Ze zijn echter het resultaat van een probleem dat zich eerder in het proces voordeed. Met name een gebrek aan voorbereiding. Effectief vergaderen Voor een productieve vergadering is het van cruciaal belang om ruim van tevoren een vergadering voor te bereiden. Een vergadering mist een bepaald doel en context zonder voorbereiding – voor zowel aanwezigen als voorzitters. Deelnemers kunnen niet doelgericht zijn, en voorzitters kunnen niet tussenbeide komen omdat ze geen kader hebben […]

De belangrijkste stap naar een succesvol leven

Datum: 25 november 2021

Dit is een samenvatting van een zakelijkegroei sessie Sinds kleins af aan worden we aangemoedigd om vooruit te kijken. We doen er alles aan om te leren en onze doelstellingen te bereiken. We plannen continu vooruit. Hoge cijfers halen voor een examen, toets of een project dat af moet. Streven naar uitmuntendheid in je studie. We hoeven alleen maar heel hard te werken om de doelen te bereiken die anderen ons hebben gesteld. Dit systeem presteert prima, Totdat we klaar zijn met onze studie. Plots verschijnt er een heel nieuw universum voor ons, en we hebben de volledige vrijheid om alles te doen wat we willen. We krijgen geen begeleiding meer. Niemand die voor ons grotere doelen stelt, dus wat nu? We kiezen de snelste en makkelijkste weg en laten vervolgens anderen onze grote ambities weer voor ons bepalen. Dat is niet zo gek, zo hebben we het tenslotte altijd […]

Wat heb je eigenlijk allemaal nodig om goed te kunnen vergaderen?

Datum: 23 november 2021

Vergaderingen moeten zo efficiënt mogelijk verlopen. Dat is wat iedereen wil. Op de vergadertafel lagen vroeger stapels papier en de notulist vulde het ene A4’tje na het andere. Gelukkig zijn er in 2021 volop mogelijkheden om over te stappen naar papierloos oftewel digitaal vergaderen.  Waarom papierloos vergaderen? In vergelijking met vergaderen en notuleren op papier heeft een digitale vergadering meerdere voordelen. Heb je gegevens van een vorige vergadering nodig tijdens een huidige vergadering? Je hoeft niet meer door stapels papier te bladeren. Maak gebruik van de zoekfunctie van je vergadersoftware. Als je het op deze manier doet, vind je binnen enkele seconden de informatie die je nodig hebt.  Papierloze vergaderingen zijn helpen ook de notulist. Want laten we eerlijk zijn, notulen maken op een laptop is een stuk handiger dan notulen maken op papier. Ook zijn digitaal eventuele fouten een stuk makkelijker op te lossen. Het gebruik van stapels papier […]

Loop niet meer achter je mailbox aan

Datum: 19 november 2021

Een lege, opgeruimde en overzichtelijke mailbox. Wie wil dat niet? Zero Mail of Inbox Zero is een term die je vaak hoort: geen e-mail. Zero Mail geeft je een duidelijk beeld van je inbox. Maar het gaat verder dan dat: het gaat om prioriteiten stellen. Merlin Mann de bedenker van deze methode, zag de inbox zero-techniek oorspronkelijk als een “stapsgewijze oplossing voor e-mailbeheer”. In de Verenigde Staten wordt Merlin Mann erkend als productiviteitsgoeroe. Zijn expertisegebied is e-mailbeheer en persoonlijke effectiviteit. Focus is ook een term die vaak voorbij komt: je volledig concentreren en niet van hak op de tak werken. Wat kan je doen met die twee termen samen? Het is natuurlijk heel verleidelijk om vanuit je mail te werken en zodra er een nieuwe binnenkomt, de mail meteen te beantwoorden. Echter loop je op deze manier de hele dag achter je mailbox aan.  Hoe kun je focus bereiken?  Je […]

De kracht van feedback geven

Datum: 15 november 2021

Dit is een samenvatting van een zakelijkegroei sessie. Bekijk de volledige sessie hier. In elke sector is duidelijke communicatie van cruciaal belang. Hoewel dit onderwerp vaak aandacht krijgt, wordt één gebied vaak over het hoofd gezien: het geven van feedback. De manier waarop je feedback geeft, heeft een grote invloed op hoe de ontvanger deze ontvangt. Het verschil tussen negatieve en positieve feedback    Negatieve en positieve feedback zijn de twee vormen van feedback. De meeste mensen beschouwen feedback als iets waar ze aan zouden moeten werken. Dat is negatieve feedback; je geeft aan wat je wilt veranderen en hoe iemand dingen kan verbeteren. Positieve feedback richt zich op wat een persoon goed heeft gedaan om hem aan te moedigen dit vaker te doen of om hem op het juiste pad te sturen. Het is vergelijkbaar met een compliment, behalve dat het is gericht op het werk dat iemand verricht. Het […]

Wat is assertiviteit en hoe is het gelinkt aan zelfvertrouwen?

Datum: 3 november 2021

Dit is een samenvatting van een zakelijkegroei sessie Assertiviteit en zelfvertrouwen worden vaak met elkaar verward. Dat is logisch, want ze hebben veel met elkaar te maken. Wat is de definitie van assertiviteit en hoe is het gelinkt aan zelfvertrouwen? Assertiviteit wordt gedefinieerd als: Het Engelse werkwoord ’to assert’ is opgenomen in het woord assertiviteit. Het houdt in dat je jezelf vestigt, je stem laat horen, opkomt voor je overtuigingen en niet over je heen laat lopen. Zo is het ook in het Nederlands vertaald. Een assertief persoon, drukt zichzelf en zijn mening duidelijk uit en komt op voor zichzelf en zijn overtuigingen. Het is van cruciaal belang dat de manier waarop je dit doet de andere persoon niet kwetst. Wat is assertiviteit niet? Naast assertiviteit worden de uitdrukkingen sub-assertief, agressief en passief-agressief gebruikt. Dit zijn de vier opties die je als persoon ter beschikking staan in reactie op een […]

Zo sluit je als voorzitter een vergadering

Datum: 7 oktober 2021

Om een goede voorzitter te zijn, moet je over verschillende vaardigheden beschikken. Die heb je nodig om alles soepel te laten verlopen. Een van die vaardigheden is het sluiten van een vergadering. Het is een kunst op zich om te weten wanneer het tijd is om de vergadering af te ronden. En ervoor te zorgen dat alle belangrijke agendapunten zijn behandeld. Bestuurs- en directieleden houden er niet van als een vergadering uitloopt. Toch willen ze nog weleens afdwalen. Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter om hen bij de les te houden. Ze hebben immers belangrijke taken uit te voeren.  In dit blog behandelen we enkele redenen waarom een vergadering kan worden beëindigd. Daarnaast lees je welke stappen genomen moeten worden om de vergadering af te ronden en welke formuleringen voorzitters daar vaak voor gebruiken. Lees snel verder als meer wilt leren over dit aspect van productief vergaderen.  Wiens taak […]