Complete handleiding voor het schrijven van notulen

Uit het vergader onderzoek van iBabs in 2024 is gebleken dat 22% van alle deelnemers meer dan de helft van hun tijd besteedt aan vergaderingen. Het bijzondere is dat slechts 65% van deze groep aangeeft dat er tijdens deze vergaderingen notulen worden gemaakt.

Hoewel notulen in bepaalde omstandigheden verplicht zijn, is het altijd een handig middel om gegevens bij te houden en de verantwoordingsplicht onder de bestuursleden te vergroten. Het is dus erg zorgelijk dat er vaak geen notulen worden gemaakt en uitgedeeld, waarin alle discussies en besluiten van vergaderingen zijn vastgelegd. Evenals wie welke beslissingen heeft genomen en wie de taak heeft om actiepunten om te zetten in resultaten. 

In dit artikel gaan we hier dieper op in. Van de verschillende soorten notulen, wat wel of juist niet moet worden vastgelegd, handige tips, en natuurlijk hoe je dit allemaal zo effectief mogelijk doet.  

Wat zijn notulen? 

De notulen vormen een verslag van de vergadering, waarin alle gebeurtenissen zijn opgenomen. Verschillende soorten organisaties, waaronder bedrijven, stichtingen en overheidsinstanties, gebruiken notulen voor het schriftelijk vastleggen van: 

• de onderwerpen die worden besproken
• de moties die worden ingediend
• de besluiten die worden genomen
• de actiepunten die moeten worden uitgevoerd

Notulen worden meestal na afloop van de vergadering verstrekt onder de leden. Vaak worden ze vervolgens tijdens de eerstvolgende vergadering besproken en goedgekeurd, aan het begin van de bijeenkomst. Als de notulen volgens een van de leden niet overeenkomen met de gebeurtenissen tijdens de vergadering, dan kan er worden gevraagd om een correctie. Als de overige aanwezigen het hiermee eens zijn, zullen de notulen worden aangepast.

Organisaties bewaren notulen voor eventueel toekomstig gebruik. En in het geval van formele vergaderingen, is dit soms zelfs wettelijk verplicht.

Soorten notulen

Er zijn verschillende soorten notulen, ook wel (vergader)verslagen genoemd, waaronder:

Besluitenlijst

Een besluitenlijst (of een activiteitenlijst) kan individueel worden opgesteld, maar is veelal onderdeel van een groter verslag. In dit document staan de besluiten die door de aanwezigen zijn genomen en de bijbehorende actiepunten. Er staat niet in welke discussies hebben plaatsgevonden, waardoor het echt een kort en algemeen verslag van de vergadering is. Deze vorm van notuleren wordt vooral toegepast tijdens uitvoerende vergaderingen, waarin taken moeten worden vastgesteld en verdeeld.

Discussie verslag

Als er een verslag nodig is dat uitgebreider is, dan kiezen veel organisaties voor een discussie verslag. Bij deze vorm van notuleren worden alle discussies en de diverse onderwerpen op een gedetailleerde manier vastgelegd. Waaronder de essentie van een debat en de beweegredenen achter een genomen besluit. Deze manier van verslaglegging is erg handig voor de strategische planning, omdat besproken onderwerpen kunnen worden nagelezen. 

Formele notulen 

Officiële vergaderingen, zoals bestuursvergaderingen van overheden, dienen ook op een formele manier te worden vastgelegd. Het vergaderverslag dient een specifieke opmaak te hebben, waarin alle belangrijke elementen zijn opgenomen. Denk aan de goedkeuring van de voorgaande notulen, details van discussies, stemuitslagen, actiepunten, en meer. 

Informele notulen

Voor informele vergaderingen gelden veel minder strikte regels voor het notuleren, die vooral worden gebruikt als geheugensteuntje. De notulen mogen dus ook op een informele manier worden geschreven, in tegenstelling tot formele notulen. Informele notulen zijn vaak een momentopname van de belangrijkste ideeën tijdens een vergadering. Een aanpak die vooral waardevol is in creatieve omgevingen en kleine teams.

Woordelijk verslag

Verbatim betekent “woord voor woord”, en het is een Engelse term die ook wordt gebruikt op het gebied van notuleren. Verbatim notulen zijn hetzelfde als een woordelijk verslag; een volledig transcript van alle gebeurtenissen tijdens een vergadering. Voor een woordelijk verslag, wordt een vergadering meestal opgenomen, en worden zowel de audio-opname als het transcript bewaard. Het is een manier van notuleren die wordt toegepast als er veel op het spel staat. Van belangrijke onderhandelingen en juridische procedures, tot andere situaties waarin het essentieel is om naderhand precies te weten wat er is gezegd.

Samenvattend verslag

Een samenvattend verslag vat, zoals de naam het al zegt, een vergadering samen. Het document wordt vaak verstrekt aan senior managers, die snel op de hoogte moeten worden gebracht, maar geen tijd hebben om zich te verdiepen in uitgebreide notulen. In een samenvattend verslag staan de besluiten, belangrijkste gebeurtenissen en actiepunten van de vergadering.

Wie notuleert?

Hoewel het belangrijk is om een notulist aan te wijzen voor een vergadering, is het geen taak die hoort bij een specifieke functie. Bij sommige organisaties is het de secretaris, maar het kan ook de directie assistent of een administratief medewerker zijn.

De aard van de vergadering is tevens van invloed op wie de notulen maakt. Bij informele vergaderingen maakt een van de deelnemers meestal de notulen en neemt tegelijkertijd deel aan de vergadering zelf.

Het is belangrijk dat de “notulist” de gehele vergadering bijwoont, om zo alle discussies, besluiten en actiepunten nauwgezet te kunnen vastleggen. Vaak werkt dezelfde persoon de aantekeningen uit en zal het verslag worden verstrekt aan alle deelnemers van de vergadering. 

Hoe je notuleert: Het proces

1. Bekijk de agenda

De vergaderagenda is de leidraad van een vergadering en ook erg handig bij het notuleren. Zo weet je namelijk precies welke onderwerpen er worden besproken, en in welke volgorde. Door de agenda van tevoren door te nemen, kun je jezelf alvast voorbereiden en weet je beter wat er tijdens de vergadering moet worden vastgelegd.  

2. Gebruik een sjabloon

Er zijn verschillende soorten sjablonen die je kunt invullen tijdens een vergadering. Dit is veel makkelijker dan tijdens de vergadering te beginnen met een leeg vel. Je hebt dankzij zo’n template geen tijd nodig om na te denken over welke onderwerpen wanneer worden behandeld, en meer tijd voor het notuleren zelf. 

3. Maak aantekeningen 

Noteer tijdens de vergadering alle belangrijke details. Denk aan interacties tussen leden, moties, besluiten die worden genomen, welke actiepunten aan wie worden toegewezen, en meer. Schrijf ook wat algemene informatie op, bijvoorbeeld over stemmingen onder de leden en eventuele bijzonderheden die opvallen. 

Sommige notulisten nemen de vergadering op. Als je audio en/of video wil opnemen, is het belangrijk om van tevoren toestemming te vragen aan alle aanwezigen.

4. Verzamel extra documentatie

Documenten en andere bronnen die tijdens de vergadering worden gebruikt, kunnen helpen om je aantekeningen accuraat uit te werken. Denk aan rapporten die zijn uitgedeeld, presentaties, en andere bronnen die door leden zijn gebruikt ter illustratie. Verzamel al deze informatie en verwijs in de notulen naar de bijbehorende bron. 

5. Lees je aantekeningen door

Lees je vergader aantekeningen zo snel mogelijk door, als alles nog vers in het geheugen zit. Zo weet je zeker dat je aantekeningen duidelijk zijn en overeenkomen met de gebeurtenissen tijdens de vergadering. Hoe langer je wacht met het maken van een verslag; hoe moeilijker het is om iets te herinneren. En als iets toch niet helemaal duidelijk is, is er voldoende tijd om vragen te stellen aan de desbetreffende persoon. 

6. Werk je notulen uit

Ook voor het uitwerken van aantekeningen is het belangrijk om dit zo snel mogelijk na de vergadering te doen. Dit zorgt ervoor dat de notulen beter overeenkomen met de werkelijke gebeurtenissen. Controleer tijdens het uitwerken of alles klopt en of je niets vergeten bent. 

Notulen moeten worden gebaseerd op de feiten, zodat het een echte weerspiegeling is van de werkelijkheid. Controleer tevens of het verslag gedetailleerd genoeg is, zodat het ook duidelijk is voor iemand die niet bij de meeting aanwezig was. Beschrijf bijvoorbeeld de belangrijkste argumenten voor en tegen een motie. 

Controleer tenslotte of het document consistent is, denk aan de tijd en termen die zijn gebruikt. Het uiteindelijke verslag moet voor iedereen duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn.

7. Verspreid de notulen ter goedkeuring

Verstuur de notulen naar alle deelnemers, zodat deze kunnen worden goedgekeurd. Je kunt het verslag zowel e-mailen, opsturen of delen via de cloud met behulp van vergadersoftware.

Als iemand een gedeelte van de notulen in twijfel trekt, controleer dan of dit daadwerkelijk zo is. Als de consensus is dat de notulen niet kloppen, bewerk het document dan dienovereenkomstig en verspreid het opnieuw ter goedkeuring.

Goedkeuring krijgen voordat de volgende vergadering plaatsvindt, zorgt ervoor dat je kostbare tijd bespaart. De notulen hoeven namelijk niet per se tijdens de vergadering te worden besproken, als opmerkingen en bewerkingen al zijn afgehandeld. 

8. De notulen archiveren

Voor het archiveren van notulen, dient er een systeem in werking te worden gesteld. Zo kunnen deze verslagen in de toekomst makkelijk worden teruggevonden. Een van de redenen voor het maken van notulen, is tenslotte het kunnen nalezen van belangrijke informatie op een later moment.

Bewaar eventuele audio- of videobestanden van de vergadering, want ook die kunnen een handige bron zijn voor de toekomst.

Het kan verplicht zijn om de notulen van bepaalde soorten vergaderingen te bewaren, voor een bepaalde periode. In Nederland is dit niet verplicht, maar in het Verenigd Koninkrijk moeten notulen van bestuursvergaderingen "ten minste tien jaar worden bewaard”, volgens de Companies Act 2006.

9. Speciale omstandigheden

Er zijn bepaalde omstandigheden waarin de notulen kunnen afwijken van wat gebruikelijk is. Bijvoorbeeld: 

• Als er een besloten sessie tijdens een bestuursvergadering plaatsvindt, dan moeten de notulen van dit gedeelte apart worden bewaard. Alle pagina's moeten duidelijk worden gemarkeerd, om ze te onderscheiden van de gewone notulen. Ze mogen geen gedetailleerde besprekingen van vertrouwelijke zaken bevatten, maar alleen de belangrijke discussiepunten, en de uiteindelijke acties en resultaten.
• In Ierland is het niet verplicht om meningsverschillen in de notulen op te nemen (hoewel het een goede gewoonte is om dit wel te doen), behalve in het geval van banken en verzekeringsmaatschappijen. In de Corporate Governance Requirements for Credit Institutions staat: "afwijkende meningen of negatieve stemmingen moeten worden gedocumenteerd in bewoordingen die aanvaardbaar zijn voor de afwijkende persoon of tegen-stemmer".

Notuleren op een makkelijke manier met iBabs 

iBabs biedt alle functies die je nodig hebt om het vergaderproces van het bestuur te verbeteren. Het board portal wordt geleverd met kant-en-klare notuleer-sjablonen,de optie om notulen via de cloud te verspreiden, online samen te werken en de software maakt zelfs een automatisch transcript van opgenomen videovergaderingen.

Vraag vandaag een demo aan 

Welke onderdelen moeten notulen bevatten?

Onderdeel	Toelichting
Titel en soort vergadering	Is het een bestuursvergadering, een jaarlijkse algemene vergadering, of een ander soort vergadering? Noteer dit ter referentie.
Naam organisatie	Noteer de naam van de organisatie die de vergadering houdt.
Datum, tijd en locatie	Noteer wanneer, waar en hoe laat de vergadering plaatsvond, voor extra context.
Aanwezigen	Voeg een lijst toe van alle mensen die betrokken waren bij de vergadering, inclusief hun functie/titel binnen de organisatie. Noteer ook welke leden wel waren uitgenodigd, maar afwezig waren. Plus de gegevens van eventuele gasten.
Openen vergadering	Vermeld wanneer de vergadering tot de orde is geroepen en wie de vergadering heeft geleid. Meestal is dit de voorzitter.
Goedkeuring voorgaande notulen	Een notitie is voldoende, waarin staat dat de notulen van de vorige vergadering zijn doorgenomen en goedgekeurd. Voeg ook details toe van eventuele aanpassingen.
Presentaties en rapporten	Vat de presentaties en rapporten samen die zijn gegeven door commissies en overige betrokkenen. Vermeld tevens de naam van de spreker, de belangrijkste punten en de conclusie.
Agendapunten	Noteer ieder agendapunt in de juiste volgorde, plus bijbehorende onderwerpen en sub-onderwerpen. Doe hetzelfde voor de voorgedragen moties, en vermeld wie deze heeft aangedragen en gesteund. Schrijf tevens de belangrijkste discussiepunten op voor ieder agendapunt, inclusief de gepresenteerde argumenten en andere relevante details die van invloed zijn geweest op het besluit.
Genomen besluiten	Als er is gestemd en/of er beslissingen zijn genomen, vermeld dit dan in de notulen bij het desbetreffende agendapunt. Noteer ook of ze zijn aangenomen met een meerderheid van stemmen, unanieme goedkeuring of consensus.
Actiepunten	Maak een lijst van alle actiepunten en aan welke leden ze zijn toegewezen, inclusief de bijbehorende deadlines. Als een bepaalde taak is uitbesteed, dient dit ook in de notulen te worden opgenomen.
Volgende vergadering	Schrijf op wanneer de volgende vergadering zal plaatsvinden, inclusief de tijd en locatie.
Schorsing	Noteer het als een vergadering is geschorst en door wie.
Handtekeningen	Neem de handtekeningen op van alle belanghebbenden die de notulen moeten goedkeuren. Soms moeten alle deelnemers tekenen, maar bij minder formele vergaderingen is de goedkeuring van de voorzitter en de secretaris veelal voldoende. Gebruik natte handtekeningen of digitale handtekeningen om deze goedkeuring aan te tonen.
Bijlagen	Voeg indien nodig rapporten en presentaties toe aan de notulen ter referentie, evenals andere nuttige documentatie ter ondersteuning.

Wat niet opnemen 

Het is belangrijk om te weten welke gegevens moeten worden opgenomen in de notulen, maar dit geldt ook voor gegevens die moeten worden weggelaten, zoals:

• Persoonlijke mening

Een notulist heeft de taak om een feitelijke weergave op te stellen van de vergadering. Persoonlijke meningen zijn hier geen onderdeel van.

• Een overdaad aan informatie

Behalve bij een woordelijk verslag, is het belangrijk dat notulen kort en krachtig zijn. Beknopte aantekeningen helpen om informatie beter op te nemen, aangezien je enkel de belangrijkste dingen noteert.

• Handgeschreven verslagen

Het is geen probleem om aantekeningen te schrijven, maar het is essentieel dat deze uiteindelijk worden uitgetypt. Dit zorgt ervoor dat de notulen leesbaar zijn voor alle betrokkenen en online kopieën kunnen worden opgeslagen, die in de toekomst makkelijk kunnen worden opgevraagd. 

• Begrijpelijke taal
  Eenvoudig en neutraal taalgebruik is de beste manier om de feiten te reflecteren. Blijf dus weg van ingewikkelde vaktermen.
  
• Niet relevante discussies

Zoals tijdens ieder gesprek, kan er worden afgeweken van het onderwerp. Het is niet nodig om irrelevante discussies op te nemen in de notulen. Het zorgt alleen maar voor afleiding en draagt niets bij aan het doel van de vergadering. 

• Vertrouwelijke gegevens

Als er vertrouwelijke informatie wordt besproken, wat meestal gebeurt tijdens een besloten sessie, dan dienen deze notulen apart te worden bewaard. Indien deze onderwerpen ook tijdens de reguliere vergadering aan bod komen, mogen er geen gegevens worden opgenomen die de privacy of geheimhouding in gevaar brengen. 

Sjabloon voor notulen 

Bekijk het iBabs sjabloon voor notulen hier, samen met een aantal andere handige templates die van pas komen tijdens vergaderingen.

Notuleren op een makkelijke manier met iBabs 

iBabs biedt alle functies die je nodig hebt om het vergaderproces van het bestuur te verbeteren. Het board portal wordt geleverd met kant-en-klare notuleer-sjablonen,de optie om notulen via de cloud te verspreiden, online samen te werken en de software maakt zelfs een automatisch transcript van opgenomen videovergaderingen.

Vraag vandaag een demo aan 

Methodes voor het notuleren 

Notuleren kan op verschillende manieren en iedere notulist heeft zo een eigen methode voor het maken van aantekeningen. Hieronder een aantal van de populairste strategieën die je kunnen helpen:

De outline methode

De outline methode is erg handig voor het overzichtelijk noteren van gedachten en voor het opdelen van grote onderwerpen. Je begint met het schrijven van het hoofdonderwerp aan de linkerkant van je pagina. Tijdens het notuleren van een vergadering is dit dus een agendapunt. Vervolgens verspring je iets naar rechts en schrijf je ieder discussiepunt op. Je gaat zo verder, totdat er geen details meer nodig zijn. 

Het splitsen van alle hoofd- en bijzaken ziet er als volgt uit: 

“Verslag van de algemeen directeur

• Het management gaf een presentatie op een conferentie en werd goed ontvangen.
  • JS stelt voor om het evenement volgend jaar te sponsoren
• De zoektocht naar een nieuw hoofdkantoor voor de organisatie neemt meer tijd in beslag dan verwacht
  • DS vertelt over een nieuwe ontwikkeling waarover ze heeft gelezen in een vakblad”

De Cornell methode

Hoewel deze methode vooral in het onderwijs wordt gebruikt, kan het ook van pas komen tijdens het notuleren. Bij de Cornell-methode verdeel je je pagina in:

• ‘Aantekeningen’, hier schrijf je feiten op
• ‘Gedachten’, hier schrijf je vragen op of dingen die onduidelijk zijn
• ‘Opsomming’, hier noteer je een samenvatting 

Deze methode is vooral handig voor het onthouden van informatie. 

De charting methode

De charting methode werkt op basis van tabellen, waar je vervolgens informatie aan toevoegt.  De eerste stap is het bepalen van de labels, die verschillen per vergadering en wat er wordt besproken. Voor het maken van notulen met behulp van de charting methode, kun je onderstaande tabel gebruiken als richtlijn:

Vergadering	Directeur 1	Directeur 2	Directeur 3
Agendapunt 1	Voorstel [Reden voor dit voorstel]	Voor [Motivatie voor het steunen van het voorstel]	Tegen [Motivatie voor het niet steunen van het voorstel]
Agendapunt 2
Agendapunt 3

De boxing methode

De boxing methode zorgt voor een visueel overzicht van alle onderwerpen, maar ook de onderlinge verbanden. Het is een makkelijke methode, waarbij je een pagina verdeelt in meerdere vakken of kolommen met duidelijke koppen bovenaan iedere “box”. Vervolgens noteer je de aantekeningen in het bijbehorende vak, waardoor je snel informatie kunt terugvinden omdat dit op een logische plek staat. De methode wordt in het Engels ook wel de “double-column” of “triple-column” methode genoemd. Het is een goede methode om discussiepunten van actiepunten te scheiden.

Digitaal notuleren 

Een belangrijk voordeel van digitaal notuleren is dat je aantekeningen al getypt zijn en je ook niet hoeft te schrijven. Handig als je handschrift minder goed leesbaar is of als een vergadering lang duurt.

Wist je dat? Als je het board portal van iBabs gebruikt, kun je aantekeningen tijdens een vergadering rechtstreeks maken in het sjabloon voor notulen. Het document wordt automatisch opgemaakt, zodat alle informatie op de juiste plek terechtkomt. Ook het uitwerken van aantekeningen naar een definitieve versie is dankzij de software veel sneller en makkelijker. Vraag een demo aan

Vaardigheden die helpen bij effectief notuleren

Notuleren is een vak apart en het vereist behoorlijk wat ervaring om dit op een nauwkeurige en effectieve manier te doen. Dit zijn een aantal van de vaardigheden die je moet ontwikkelen om het notuleren goed onder de knie te krijgen:

Goed luisteren

Luisteren alleen is niet voldoende, aangezien je ook in staat moet zijn om de relevante informatie eruit te pikken. Het onderscheiden van hoofd- en bijzaken terwijl een discussie plaatsvindt, is iets dat je moet oefenen.

Je kunt elementen van actief luisteren gebruiken tijdens een vergadering. Als notulist moet je natuurlijk goed kunnen horen wat er wordt gezegd, maar ook de belangrijke details eruit kunnen halen. Plus het opzij zetten van je eigen mening. 

Steno

Steno is een manier om razendsnel aantekeningen te maken, zonder veel van een gesprek te missen. Je kunt hiervoor het klassieke systeem gebruiken, maar je kunt ook zelf een techniek ontwikkelen die helpt om snel specifieke elementen te noteren. Het belangrijkste is om consistent te werk te gaan. Gebruik dus dezelfde termen, zodat je niet door de war raakt bij het uitwerken van je eigen aantekeningen. 

Organisatie en timemanagement 

Voor het maken van duidelijke notulen heb je organisatorische vaardigheden nodig. Plus een goede voorbereiding, denk een het doornemen van de vergaderagenda en het klaarzetten van een notuleer sjabloon. Hoe beter de voorbereiding; hoe makkelijker het is om gebeurtenissen nauwkeurig vast te leggen. Een goede organisatie betekent uiteindelijk dat je de notulen kunt verspreiden, terwijl de vergadering nog vers in het geheugen zit van de deelnemers.  

Schrijven en redigeren 

Complexe discussies kunnen samenvatten in begrijpbare taal is niet eenvoudig. Toch is het een belangrijke vaardigheid voor notulisten, aangezien notulen duidelijk moeten zijn voor lezers.

Het uitwerken van een verslag zonder fouten is eveneens een belangrijke taak. Er is oog voor detail nodig om een document op een representatieve manier op te maken, inclusief correct geschreven namen, de juiste data en meer.

Communicatieve vaardigheden

Er zullen momenten zijn dat je om uitleg zal moeten vragen aan deelnemers over iets dat ze hebben gezegd. Dit kan nodig zijn om de nauwkeurigheid van notulen te garanderen. Goed kunnen communiceren betekent ook dat je dit kunt doen tijdens de vergadering, zonder deze te verstoren. 

Communicatieve vaardigheden komen tevens van pas bij het diplomatiek en neutraal formuleren van de uiteindelijke notulen. Vooral bij verhitte discussies en controversiële onderwerpen.

Begrip van vergaderprocedure

Notuleren is veel makkelijker, als je weet hoe een vergadering verloopt en wat er allemaal bij komt kijken. Zo weet je precies welke informatie aan bod komt en welke methode voor het maken van aantekeningen het beste is.

Soms moet je meerdere notulen maken van dezelfde vergadering, die je op een andere manier dient uit te werken. Van informele meetings, tot vergadering die volgens Robert's Rules of Order verlopen. Als je deze procedures begrijpt, heb je een beter inzicht in de werking van moties, discussies en stemmingen.  

Tips

• Gebruik de agenda als uitgangspunt

De vergaderagenda helpt je om je notulen sjabloon nauwkeurig in te vullen, omdat het de volgorde van alle elementen van de vergadering bevat. Dit vereenvoudigt het proces en zorgt ervoor dat je beter voorbereid de vergadering ingaat om je taak te voltooien.

• Maak aantekeningen tijdens de vergadering
  Aantekeningen die je tijdens de vergadering maakt zijn veel nauwkeuriger dan wanneer je dit achteraf doet. Het is ook lastig om naderhand om opheldering te vragen. Tijdens de vergadering zelf is het namelijk veel makkelijker om snel even een vraag te stellen aan een van de deelnemers. 

• Schrijf kort en bondig

Vermijd jargon en acroniemen zoveel mogelijk, tenzij je duidelijk maakt waar ze voor staan. Als je ervoor kiest om initialen van deelnemers te gebruiken, maak dan in het verslag een legenda met de volledige namen en bijbehorende initialen. 

• Verspreid de notulen zo snel mogelijk

Werk het uiteindelijke verslag zo snel mogelijk uit. Niet alleen omdat je de vergadering dan zelf goed kan herinneren, maar ook voor de deelnemers. Dit helpt hen om de notulen goed te keuren of van opmerkingen te voorzien. Met als bijkomend voordeel dat de notulen ruim voor de volgende bijeenkomst kunnen worden goedgekeurd en dan geen tijd in beslag nemen. 

• Blijf objectief en neutraal

Notulen moeten feitelijk en objectief zijn. Dit zorgt voor een accuraat verslag van de beslissingen en de achterliggende beweegredenen. Persoonlijke meningen kunnen een verkeerde indruk geven en een onjuiste weerspiegeling van de gebeurtenissen.  

• Stip besluiten en actiepunten aan

De belangrijkste resultaten van een vergadering zijn natuurlijk de besluiten die zijn genomen en de acties die nodig zijn om deze uit te voeren. In de notulen verdienen deze punten extra aandacht. Schrijf duidelijk op wie verantwoordelijk is voor een bepaalde taak en wat de deadline is. Wijs verantwoordelijkheden toe, die zorgen voor het effectief opvolgen van actiepunten. 

• Maak een samenvatting, geen transcriptie

Noteer niet de exacte woorden, maar vat een gesprek of besluit samen. Teveel informatie zorgt juist voor onduidelijkheid. Notulen hebben als doel om alle gebeurtenissen duidelijk, maar vluchtig weer te geven. 

Traditioneel vs. digitaal notuleren

Digitaal notuleren is een stuk sneller dan met pen en papier. Daarnaast is er minder kans op verwarring, als je je eigen handschrift niet goed kunt lezen. Je bent namelijk geen tijd kwijt met het ontcijferen van je aantekeningen. Iets dat overigens steeds lastiger wordt, naarmate je het uitwerken ervan uitstelt. Als er iets gebeurt waardoor je de aantekeningen zelf niet kunt uitwerken, dan kan iemand anders dit van je overnemen als je hebt gekozen voor digitaal notuleren. 

Het gebruik van digitale templates die zijn gebaseerd op de agenda, maken het heel eenvoudig om aantekeningen structuur te geven. Dit geldt ook voor het uitwerken ervan tot een definitief verslag. 

Digitaal notuleren met iBabs Eenvoudiger notuleren Het kopiëren van aantekeningen uit je notepad om er een verslag van te maken is niet meer nodig. iBabs zet je notities namelijk automatisch om naar een intuïtief template voor notulen. Pas deze verder aan zoals jij dat wil en binnen een mum van tijd heb je een officieel document. Veiliger in gebruik Het veiligheidsaspect van iBabs is een mooie bonus. Iedere gebruikersaccount is beveiligd met multifactor-authenticatie. Dit betekent dat onbevoegde personen geen toegang hebben tot je notities. Wat onmogelijk is bij handgeschreven aantekeningen.  Geautomatiseerde verspreiding Het versturen van de notulen kan via de Cloud. Deelnemers kunnen vervolgens via de software samenwerken en het document online bespreken. Inclusief het zetten van hun online handtekening ter goedkeuring, op een eenvoudige manier.  iBabs Demo Aanvragen

Tools 

Notepad

Een notepad is ideaal als je een van eerder genoemde strategieën wil gebruiken voor het maken van aantekeningen. 

Microsoft Word

Omdat veel mensen bekend zijn met Microsoft Office, is ook Word een handige tool voor het maken van notities en notulen. Tabellen en opsommingstekens zorgen voor het overzichtelijk noteren van informatie. 

Google Docs

Google Docs is vergelijkbaar met Word, maar dan met de extra mogelijkheid om met meerdere gebruikers aan hetzelfde document te werken. 

Transcriptie apps

Via hulpmiddelen zoals Otter.ai of Descript kun je opnames van een vergadering uploaden om een transcriptie te laten genereren, die je vervolgens verder kunt uitwerken. Het nadeel is dat deze tools vaak onnauwkeurig zijn en je de hele vergadering moet beluisteren terwijl je het transcript controleert.

iBabs

Software waarmee je vergaderingen volledig kunt beheren, inclusief het opstellen van de agenda, het houden van videoconferenties, stemmen en notuleren. Via het eenvoudige dashboard kunnen actiepunten worden opgevolgd en kunnen deelnemers samenwerken in de cloud.

FAQ’s

Wat is het doel van notulen?

Het doel van notulen is het vastleggen van een vergadering. Het is een officieel verslag van de handelingen en beslissingen die zijn genomen. Ze zorgen voor transparantie en helpen bij het afleggen van verantwoording onder leden, voor het uitvoeren van actiepunten. 

Waarom worden notulen in het Engels “meeting minutes” genoemd? En wat is de oorsprong van de term “notulen”?

Het woord ‘minutes’ is afgeleid van het Latijns. ‘Minuta scriptura’ betekent ‘kleine aantekeningen’. Oftewel, een samenvattende manier voor het vastleggen van belangrijke informatie tijdens een meeting. Het woord verwijst dus niet naar het woord minuten. Ook het Nederlandse woord ‘notulen’ heeft een Latijnse oorsprong. “Notula” is Latijns voor ‘korte aantekening’. 

Moeten notulen worden goedgekeurd?

In bijzondere gevallen moeten notulen officieel worden goedgekeurd, zoals van officiële vergaderingen, om ervoor te zorgen dat ze volledig en accuraat zijn. Voor de meeste vergaderingen is het niet verplicht, maar wel gebruikelijk. 

Kan ik Google Docs gebruiken voor het notuleren?

Het is mogelijk om Google Docs te gebruiken voor het maken van notulen. Je kunt hiermee ook tegelijkertijd en in real-time aan hetzelfde document werken. Je moet wel een eigen template maken om het notuleren voor te bereiden en een manier bedenken om de notulen goed te laten keuren door betrokkenen. 

Is er een standaard template die ik kan gebruiken voor het maken van notulen?

In de sjablonen set van iBabs voor bestuursvergadering vind je meerdere templates die je kunt gebruiken voor het notuleren van verschillende soorten vergaderingen.