Wat is een vergaderagenda?
Een vergaderagenda is de leidraad van de vergadering, waaraan je kunt zien hoe deze verloopt en welke onderwerpen aan bod komen. Ook staat erin wie verantwoordelijk is voor een bepaalde sectie van de meeting. Meestal wordt de agenda in chronologische volgorde geschreven. Van het openen van de vergadering en het doorlopen van de vergaderpunten, tot overige zaken en het sluiten van de vergadering.
Veel organisaties gebruiken voor hun agenda’s Robert’s Rules of Order, waarin specifiek staat omschreven hoe een vergadering moet verlopen. Toch verschillen meetings natuurlijk per organisatie. Meestal bevatten ze echter tijdschema's, beschrijvingen van de vergaderonderwerpen en referenties naar aanvullende documentatie, die relevant zijn voor de aankomende discussies.
.
Meeting agenda formats
iBabs heeft templates gemaakt voor verschillende soorten vergaderagenda's. Deze helpen je om intuïtieve en duidelijke agenda's te maken die je doelen ondersteunen.
Dit is een zeer gestructureerd type vergadering dat de strategie van het bedrijf stuurt, waardoor een duidelijke en uitgebreide agenda essentieel is.
Bestuursvergaderingen bij non-profits behandelen vaak een breed scala aan onderwerpen. De agenda moet de bestuurders door al deze belangrijke onderwerpen leiden.
De AGM is het moment waarbij investeerders de bestuurders ter verantwoording kunnen roepen. Een gestructureerde agenda die ruimte biedt voor volledige en open discussie is daarom essentieel.
Bij formele vergaderingen moeten verschillende belangrijke onderwerpen worden besproken en een goed gestructureerde agenda helpt de vaart erin te houden.
Een toestemmingsagenda bespaart tijd binnen een vergadering door een aantal onderwerpen te groeperen in één punt, zodat deelnemers hier gezamenlijk over kunnen stemmen.
Vergaderingsrichtlijnen bevatten doorgaans de doelstellingen, de personen die zijn aangewezen om deze te realiseren, het besluitvormingsproces en de tijdlijn voor het bereiken van de doelen.
Het iBabs bestuursportaal biedt een agendabouwer waarmee je eenvoudig een effectieve en gestroomlijnde volgorde voor je vergaderingen kunt opstellen. Je kunt dit gemakkelijk omzetten in een volledig opgemaakt document met het logo van je organisatie en het direct in de cloud delen met deelnemers, waar zij kunnen samenwerken en opmerkingen kunnen toevoegen.
Hoe je een effectieve vergaderagenda schrijft
Het creëren van een standaard format voor de vergaderagenda komt de workflow ten goede. Het zorgt ervoor dat jullie over een robuust document beschikken, dat weer zorgt voor het houden van productieve vergaderingen. Hieronder vinden jullie een voorbeeld voor het opstellen en verspreiden van zo’n document, die de weg vrij maakt voor betere discussies en het nemen van weloverwogen besluiten.
Het board portal van iBabs maakt het mogelijk om links toe te voegen aan de agenda naar de ondersteunende documenten. Zo hebben deelnemers toegang tot alle informatie vanaf hun eigen apparaten. Alle documenten staan veilig opgeslagen op het beveiligde board portal, en dankzij de zoekfunctie is het eenvoudig om iets op te zoeken dat je nodig hebt.
Opmaken van de vergaderagenda
Hier zijn de essentiële items om op te nemen in de vergaderagenda
| Item | Toelichting |
| Vergaderdoelstellingen | Help de deelnemers te begrijpen wat de vergadering beoogt te bereiken. Dit stelt hen in staat om zich beter voor te bereiden en geeft hen een idee van wat ze kunnen verwachten. |
| Lijst van te bespreken onderwerpen | Het kennen van de te bespreken onderwerpen stelt de deelnemers in staat om hier onderzoek naar te doen, hun mening te formuleren en mogelijke oplossingen voor te stellen die zij kunnen inbrengen. |
| Tijd toegewezen aan elk onderwerp | Onze tijd is kostbaar, en door de tijdsindeling op de agenda te vermelden, kunnen deelnemers hun dag gemakkelijker plannen. |
| Rollen en verantwoordelijkheden van de deelnemers | Als van iemand wordt verwacht dat hij een rol speelt in het leiden van de vergadering, laat dit dan van tevoren weten, zodat hij zijn bijdrage kan voorbereiden. Vermeld hier de voorzitter en onderwerp-leiders. |
| Documenten of rapporten om te beoordelen | Bespaar vergadertijd door ondersteunende documenten vooraf beschikbaar te stellen, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden voordat de discussie plaatsvindt. |
| Details van eventuele taken voorafgaand aan de vergadering | Als deelnemers taken moeten uitvoeren voor de vergadering, noteer dit dan om ervoor te zorgen dat iedereen klaar is om hun bijdrage te leveren op de dag zelf. |
Dankzij iBabs is het nu mogelijk om alle deelnemers direct te informeren over de tijd en locatie van een vergadering, evenals de relevante documenten - volledig digitaal. En het is ideaal voor organisaties met flexibele werkplekken.
