Vollgepackt mit Features für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Meetings

iBabs ist nicht über Nacht entstanden. Seit 2011 arbeiten wir fortwährend an unserem Portal. Wir haben seitdem all die Funktionen hinzugefügt und verbessert, die Ihnen helfen, Meetings effektiver und effizienter zu gestalten. Das Ergebnis ist eine Sitzungsmanagement-Plattform, die einfach, wirtschaftlich und sehr benutzerfreundlich ist.

Abstimmen

Erfassen Sie Abstimmungen sicher online. Mit iBabs können Sie manuell oder elektronisch live abstimmen, auf Wunsch auch anonym, und Abstimmungszusammenfassungen erstellen.

Aktionspunkte & Beschlüsse

Behalten Sie den Überblick über alle relevanten Aktionspunkte und Beschlüsse. Weisen Sie den jeweils Verantwortlichen zu erledigende Aktionen zu und verfolgen Sie den Erledigungsfortschritt mit Hilfe des iBabs-Ampelsystems.

Anwendung für mehrere Gremien gleichzeitig

Verwalten Sie mehrere Gremien innerhalb Ihres zentralen iBabs-Portals – mit separaten Zugriffs- und Berechtigungsebenen für die Mitglieder der einzelnen Gremien.

Apps

Nutzen Sie unsere intuitive App auf Ihrer bevorzugten Plattform. Sie finden die iBabs-App im Microsoft Store, Google Play Store und Apple App Store.

Compliance-Management

Bewahren Sie den Überblick über die Einhaltung relevanter Vorschriften und Richtlinien, indem Sie die Erledigungsfristen verfolgen, Formulare ordnungsgemäß ausfüllen und alle relevanten Dokumente an einem zentralen Ort speichern.

Dashboard

Greifen Sie auf Ihre personalisierte iBabs-Homepage zu. Auf Ihrem Dashboard sehen Sie auf einen Blick alle aktuell anstehenden Sitzungen, Aktionspunkte und relevanten Berichte.

Dokumentation von Einladungsrückmeldungen und Anwesenheit

Dokumentieren Sie die Rückmeldungen auf Einladungen und die Anwesenheit bei Sitzungen und stellen Sie so sicher, dass die für die Beschlussfähigkeit erforderliche Anzahl von Teilnehmern anwesend ist und dass die Mitglieder für ihre Anwesenheit verantwortlich gemacht werden können.

Dokumenten-Management

Teilen Sie wichtige Dokumente sicher mit den Mitgliedern Ihrer Gremien. Kontrollieren Sie die Zugriffsrechte und greifen Sie stets auf die aktuellste Version Ihrer Dokumente zu.

Dossiers

Erstellen Sie individuell definierbare Freigabeprozesse für Ihre Dokumente und schaffen Sie so entsprechende Transparenz.

DSGVO-Konformität

Stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften nach der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DGSVO) sicher. Alle unsere Server werden in der EU gehostet, um die Anforderungen dieser Verordnung zu erfüllen.

File-Sharing

Teilen Sie Ihre sensiblen Dokumente mit den Mitgliedern Ihrer Gremien in einer sicheren Systemumgebung.

Integration von Drittanbieter-Software

Integrieren Sie Software von Drittanbietern, wie z. B. Microsoft Office sowie Google Drive und weitere Dokumentenmanagement-Systeme.

ISO-Zertifizierung

Alle Prozesse und konkreten Arbeitsschritte in iBabs entsprechen den Anforderungen von ISO 9001, ISO/IEC 27001:2022 und ISO/IEC 27002:2022. Damit gewährleistet iBabs die Erfüllung der höchsten internationalen Informationssicherheitsstandards.

Jahresberichte

Speichern und verwalten Sie wichtige Jahres- und Geschäftsberichte sowie weitere amtliche Dokumente sicher im Board-Portal/Gremienportal.

Kalenderverwaltung

Planen Sie Besprechungen, platzieren Sie Erinnerungen und erhalten Sie an einer zentralen Stelle den Überblick über alle anstehenden Ereignisse, um die Gremienabläufe zu optimieren.

Kennzeichnung sensibler Daten

Erkennen Sie vertrauliche Sitzungsdokumente und schützen Sie diese in iBabs mit unserem integrierten Microsoft Purview Information Protection-Informationsschutz. Dadurch können automatisch sichere Verschlüsselungsmechanismen und Zugriffsrechte zur Datei hinzugefügt werden.

Mitgliederverzeichnis

Greifen Sie auf ein Verzeichnis aller Gremienmitglieder zu, das Kontaktinformationen und andere relevante Details enthält.

Mobiler Zugriff

Greifen Sie ortsunabhängig mit Ihren mobilen Endgeräten auf das Gremienportal zu. Die iBabs-App ist für Android und iOS verfügbar.

Öffentliche Website

Schaffen Sie mehr Transparenz, indem Sie Ihre öffentlichen Sitzungen übertragen sowie Entscheidungen und Ergebnisse auf einer nach Ihren Vorgaben gestalteten öffentlichen Website publizieren.

Offline-Zugriff

Greifen Sie auch ohne Internetverbindung auf Dokumente und Funktionen des iBabs-Portals zu. Die Dokumente werden automatisch offline in der iBabs-App gespeichert.

Planung mit Weitblick

Planen Sie Ihre Organisationsführung mit langfristiger Perspektive. Die langfristige Agenda in iBabs bietet allen Interessenträger denselben Überblick und hilft dabei, Entscheidungen strukturiert voranzubringen.

Protokollerstellung

Erstellen Sie Ihre Sitzungsprotokolle direkt in iBabs und verfolgen Sie unkompliziert alle Aktionspunkte, Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse und Anträge.

Single Sign-On (SSO)

Melden Sie sich bei iBabs einfach über den üblichen Account Ihrer Organisation an. Wir unterstützen Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD), Google, Okta und SURFconext.

Sprachunterstützung

Nutzen Sie unser Gremienportal in Ihrer bevorzugten Sprache. Unsere Plattform ist derzeit in 15 verschiedenen Sprachen verfügbar (siehe nachstehend) und wird von unseren Kunden weltweit eingesetzt.
  • Englisch
  • Niederländisch
  • Französisch
  • Deutsch
  • Flämisch
  • Spanisch
  • Italienisch
  • Arabisch
  • Portugiesisch
  • Norwegisch
  • Finnisch
  • Schwedisch
  • Dänisch
  • Thailändisch
  • Rumänisch

Steuerung von Genehmigungsprozessen

Sorgen Sie mit anpassbaren Workflows und automatischen Benachrichtigungen für einen schlanken Genehmigungsprozess.

Support

iBabs funktioniert zuverlässig und läuft über eine ausgiebig getestete, stabile und nutzerfreundliche Software. Sollten Sie dennoch einmal Unterstützung benötigen, steht Ihnen unser engagierter Kundenservice zur Verfügung, um Probleme zu beheben und Ihre Fragen zu beantworten.

Tagesordnungspunkte

Erhöhen Sie die Produktivität Ihrer Meetings, indem Sie bereits im Voraus die Tagesordnungspunkte Ihrer Sitzung miteinander abstimmen.

Universalsuche

Suchen Sie mit der allgemeinen Suchfunktion im gesamten iBabs-Portal nach Dokumenten, Dateien und anderen Informationen. So finden Sie schnell und einfach, was Sie brauchen.

Unterstützung aller gängigen Dateiformate

Laden Sie alle gängigen Dateiformate auf iBabs hoch (einschließlich Word-, Excel- und E-Mail-Dateiformaten). iBabs konvertiert alle Ihre Dateien automatisch in PDF-Dokumente.

Verschlüsselung

Speichern Sie Ihre sensiblen Daten sicher. iBabs verwendet die gleiche sichere Verschlüsselungstechnik, der auch Banken und Ministerien vertrauen – die Verschlüsselung nach dem 256-Bit Advanced Encryption Standard (AES).

Verwaltung von mobilen Endgeräten

Verwalten und sichern Sie Ihre mobilen Endgeräte. iBabs unterstützt entsprechende Mobile Device Management-Lösungen wie Microsoft Intune, Citrix und Okta.

Verzeichnis mit vertraulichen Dokumenten

Führen Sie ein Verzeichnis aller vertraulichen Dokumente und erleichtern Sie so die Veröffentlichung aller zur Veröffentlichung freigegebenen Dokumente über Ihr Public Portal, die öffentliche Website.

Videokonferenzen

Organisieren Sie hybride oder rein virtuelle Meetings mit unserer Videokonferenzfunktion. Sie können sich direkt über die iBabs-Plattform mit dem virtuellen Sitzungssaal verbinden.

Warnhinweise & Benachrichtigungen

Erhalten Sie automatische Warnhinweise und Benachrichtigungen, um über wichtige Aktivitäten im Board-Portal-System auf dem Laufenden zu bleiben und sicherzustellen, dass relevante Maßnahmen rechtzeitig ergriffen werden.

Workflows

Erstellen Sie individuelle Workflows, die Ihre internen Prozesse widerspiegeln. Mit Workflows können Sie den Status von zu erledigenden Aufgaben verfolgen, sie automatisch zuweisen und selbstdefinierte Berichte erstellen.

Zugriffskontrollen und Berechtigungen

Legen Sie individuelle Berechtigungen fest, um sicherzustellen, dass jeder Benutzer angemessenen Zugriff auf die Inhalte und Funktionen des Gremienportals hat und zugleich vertrauliche Daten geschützt werden.

Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen

Stellen Sie mühelos Ihre Sitzungsunterlagen zusammen, einschließlich Tagesordnungen, Protokollen, Berichten und anderen relevanten Dokumenten.