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Dem Vorsitzenden einer Gremiensitzung kommt eine besondere Bedeutung zu. Er muss das Gremium dahingehend lenken, dass es Entscheidungen im besten Interesse des Unternehmens treffen kann, sicherstellen, dass alle wichtigen Themen erörtert werden, die Dauer der Debatten überwachen und für eine gewisse Dynamik in der Sitzung sorgen, damit die wertvolle Zeit der Mitglieder optimal genutzt wird. Aus diesem Grund haben wir diesen Leitfaden für die Leitung einer Gremiensitzung und ein Skriptbeispiel zusammengestellt, die Ihnen in der Praxis helfen sollen. Die Ausführungen in diesem Artikel beziehen sich auf ein monistisches Verwaltungsorgan, in dem die Aufsichts- und Management-Funktionen zusammengefasst sind, so wie es […]

Unabhängig davon, ob sich das Führungsgremium Ihrer Organisation jeden Monat oder zweimal im Jahr trifft, ist es wichtig, die Ergebnisse der Sitzungen ordnungsgemäß zu dokumentieren. Was das Führungsgremium entscheidet, kann erhebliche Auswirkungen auf die Zukunft des Unternehmens haben, daher sind Gremienbeschlüsse von zentraler Bedeutung. Hier kommt eine gute Mustervorlage für solche Beschlüsse ins Spiel. Doch der Reihe nach. Was ist ein Gremienbeschluss?  Ein Gremienbeschluss ist Teil des Protokolls der Gremiensitzung und ein Dokument, das die Entscheidungen und Abstimmungen der Gremienmitglieder genau wiedergibt. Es handelt sich um ein formelles Dokument, das verwendet wird, um die Rechtsverbindlichkeit der darin enthaltenen Entscheidungen zu […]

Was sind Besprechungsprotokolle?  Ein Sitzungsprotokoll ist eine offizielle schriftliche Aufzeichnung der Themen, Ziele und Ergebnisse einer Sitzung. Sie werden manchmal auch als „Notizen“ bezeichnet, aber der gebräuchlichste Begriff im Deutschen ist „Protokoll“. Sie können grundsätzlich jeden Sitzungsteilnehmer mit der Protokollführung beauftragen, aber meistens ist dies die Aufgabe des Schriftführers. Sie sollten das Sitzungsprotokoll entweder in Ihrer Sitzungsmanagement- Software oder in Papierform aufbewahren, damit es als rechtsgültige Referenz dienen kann. Sitzungsprotokolle haben auch den Zweck, die getroffenen Entscheidungen und die Gründe dafür zu dokumentieren, falls jemand in Zukunft danach fragt. Warum bezeichnet man ein Sitzungsprotokoll im Englischen als „Minutes“? Niemand weiß […]

Es ist von entscheidender Bedeutung, die Vorlage für die Sitzungen von Führungsgremien professionell zu erstellen, da die Gremienmitglieder damit über die aktuelle und prognostizierte Entwicklung des Geschäfts informiert werden. Sie sollten also sicherstellen, dass die Vorlage alles enthält, was die Gremienmitglieder wissen müssen, in knapper und übersichtlicher Form. Das Chartered Institute of Management Accountants (CIMA) im Vereinigten Königreich stellt zu Recht fest:

Das Chartered Governance Institute im Vereinigten Königreich erklärt, es sei „wichtig, dass Gremienmitglieder ihre Sitzungen so durchführen, dass die Zeit und das Know-how der Sitzungsteilnehmer bestmöglich genutzt werden“. Aufgrund des Fachwissens, das eine Person braucht, um in einem Führungsgremium tätig zu sein, gibt es hohe Erwartungen dazu, wie die Mitglieder sich in einer Gremiensitzung verhalten. Aus diesem Grund basiert das Protokoll für Sitzungen von Führungsgremien tendenziell mehr auf Tradition und Formalität als vergleichbare Dokumente für andere Arten von Sitzungen.