Vollgepackt mit Features für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Meetings

iBabs ist nicht über Nacht entstanden. Seit 2011 arbeiten wir fortwährend an unserem Portal. Wir haben seitdem all die Funktionen hinzugefügt und verbessert, die Ihnen helfen, Meetings effektiver und effizienter zu gestalten. Das Ergebnis ist eine Sitzungsmanagement-Plattform, die einfach, wirtschaftlich und sehr benutzerfreundlich ist.

Abstimmen

Erfassen Sie Abstimmungen sicher online. Mit iBabs können Sie manuell oder elektronisch live abstimmen, auf Wunsch auch anonym, und Abstimmungszusammenfassungen erstellen.

Aktionspunkte & Beschlüsse

Behalten Sie den Überblick über all Ihre Aktionspunkte und Beschlüsse. Weisen Sie den jeweilig Verantwortlichen Aktionspunkte zu und verfolgen Sie den Erledigungsfortschritt mit Hilfe der iBabs-Ampel.

Anwendung für mehrere Gremien

Verwalten Sie mehrere Gremien innerhalb Ihres iBabs-Portals, mit separaten Zugriffs- und Berechtigungsebenen für die Mitglieder der einzelnen Gremien.

Apps

Nutzen Sie unsere jeweilige App auf Ihrer bevorzugten Plattform. Sie finden die iBabs-App im Microsoft Store, Google Play Store und Apple App Store.

Compliance-Unterstützung

Halten Sie die relevanten Vorschriften und Richtlinien ein, indem Sie die Einhaltung von Erledigungsfristen verfolgen, Formulare ordnungsgemäß ausfüllen und relevante Dokumente an einem zentralen Ort speichern.

Dashboard

Greifen Sie auf Ihre personalisierte iBabs-Homepage zu. Auf Ihrem Dashboard sehen Sie sofort alle anstehenden Sitzungen, Aktionspunkte und relevanten Berichte.

Diskussionspunkte

Erhöhen Sie die Produktivität Ihrer Meetings, indem Sie die Tagesordnungen bereits im Voraus abstimmen.

Dokumentation von Einladungsrückmeldungen und Anwesenheit

Dokumentieren Sie die Rückmeldungen auf Einladungen und die Anwesenheit bei Sitzungen und stellen Sie so sicher, dass die für die Beschlussfähigkeit erforderliche Anzahl von Teilnehmern anwesend ist und dass die Mitglieder für ihre Anwesenheit verantwortlich gemacht werden können.

Dokumenten-Management

Teilen Sie wichtige Dokumente sicher mit den Mitgliedern Ihrer Gremien, kontrollieren Sie die Zugriffsrechte und greifen Sie stets auf die aktuellste Version eines jeden Dokuments zu.

Dossiers

Erstellen Sie individuell definierbare Freigabeprozesse für Ihre Dokumente und schaffen Sie so entsprechende Transparenz.

DSGVO-Konformität

Stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften der DSGVO sicher. Alle unsere Server werden in der EU gehostet, um die Anforderungen der Verordnung zu erfüllen.

Gemeinsame Nutzung von Dateien

Teilen Sie Ihre sensiblen Dokumente mit den Mitgliedern Ihrer Gremien in einer sicheren Systemumgebung.

Hilfe

iBabs funktioniert zuverlässig, die Software läuft stabil und nutzerfreundlich. Sollten Sie dennoch einmal Unterstützung benötigen, steht Ihnen unser engagierter Kundendienst zur Verfügung, um Probleme zu beheben und Ihre Fragen zu beantworten.

Integration von Drittanbieter-Software

Integrieren Sie Software von Drittanbietern, wie z. B. Microsoft Office sowie Google Drive und weitere Dokumentenmanagement-Systeme.

ISO-Zertifizierung

Alle Prozesse und konkreten Arbeitsschritte in iBabs entsprechen den Anforderungen von ISO 9001, ISO/IEC 27001:2022 und ISO/IEC 27002:2022. Damit ist gewährleistet, dass iBabs die höchsten internationalen Informationssicherheitsstandards erfüllt.

Jahresberichte

Speichern und verwalten Sie wichtige Jahresberichte und weitere amtliche Dokumente sicher im Gremienportal.

Kalenderverwaltung

Planen Sie Besprechungen, setzen Sie Erinnerungen und haben Sie zentralen Überblick über alle anstehenden Ereignisse, um die Gremienabläufe zu optimieren.

Kontrolle des Genehmigungsprozesses

Sorgen Sie mit anpassbaren Workflows und automatischen Benachrichtigungen für einen schlanken Genehmigungsprozess.

Mitgliederverzeichnis

Greifen Sie auf ein Verzeichnis aller Gremienmitglieder zu, das Kontaktinformationen und andere relevante Details enthält.

Mobilzugang

Greifen Sie ortsunabhängig mit Ihren mobilen Endgeräten auf das Gremienportal zu. Die iBabs-App ist für Android und iOS verfügbar.

Notizen und Anmerkungen

Fügen Sie Ihren Dokumenten Notizen und Anmerkungen hinzu und teilen Sie diese unkompliziert mit anderen Gremienmitgliedern.

Öffentliche Website

Schaffen Sie mehr Transparenz, indem Sie Ihre öffentlichen Sitzungen übertragen sowie Entscheidungen und Ergebnisse auf einer nach Ihren Vorgaben gestalteten öffentlichen Website publizieren.

Offline-Zugriff

Greifen Sie auf Ihre Dokumente und Funktionen des iBabs-Portals auch ohne Internetverbindung zu. Die Dokumente werden automatisch offline in der iBabs-App gespeichert.

Single Sign-On (SSO)

Melden Sie sich bei iBabs einfach über Ihren zentralen Unternehmenszugriff an. Wir unterstützen Microsoft Entra ID (Azure AD), Google, Okta, ADFS und SURFconext.

Sprachunterstützung

Nutzen Sie unser Gremienportal in Ihrer bevorzugten Sprache. Unsere Plattform ist derzeit in 15 verschiedenen Sprachen verfügbar (siehe nachstehend) und wird von unseren Kunden weltweit eingesetzt.
  • Englisch
  • Niederländisch
  • Französisch
  • Deutsch
  • Flämisch
  • Spanisch
  • Italienisch
  • Arabisch
  • Portugiesisch
  • Norwegisch
  • Finnisch
  • Schwedisch
  • Dänisch
  • Thailändisch
  • Rumänisch

Universalsuche

Suchen Sie mit der allgemeinen Suchfunktion im gesamten iBabs-Portal nach Dokumenten, Dateien und anderen Informationen. So finden Sie schnell und einfach, was Sie brauchen.

Unterstützung aller gängigen Dateiformate

Laden Sie alle gängigen Dateiformate auf iBabs hoch (einschließlich Word-, Excel- und E-Mail-Dateiformaten). iBabs konvertiert alle Ihre Dateien automatisch in PDF-Dokumente.

Verschlüsselung

Speichern Sie Ihre sensiblen Daten sicher. iBabs verwendet die gleiche sichere Verschlüsselung, der auch Banken und Ministerien vertrauen – die Verschlüsselung nach dem 256-Bit Advanced Encryption Standard (AES).

Verwaltung von mobilen Endgeräten

Verwalten und sichern Sie Ihre mobilen Endgeräte. iBabs arbeitet mit den einschlägigen Softwarelösungen dafür zusammen, darunter Microsoft Intune, Citrix und Okta.

Videokonferenzen

Organisieren Sie hybride oder rein virtuelle Meetings mit unserer Videokonferenzfunktion. Sie können sich direkt über die iBabs-Plattform mit dem virtuellen Sitzungssaal verbinden.

Warnungen und Benachrichtigungen

Erhalten Sie automatische Warnungen und Benachrichtigungen, um über wichtige Aktivitäten im Sitzungsmanagement-System auf dem Laufenden zu bleiben und sicherzustellen, dass rechtzeitig relevante Maßnahmen ergriffen werden.

Workflows

Erstellen Sie individuelle Workflows, die Ihre internen Prozesse widerspiegeln. Mit Workflows können Sie den Status von zu erledigenden Aufgaben verfolgen, sie automatisch zuweisen und selbstdefinierte Berichte erstellen.

Zugriffskontrollen und Berechtigungen

Legen Sie individuelle Berechtigungen fest, um sicherzustellen, dass jeder Benutzer angemessenen Zugriff auf die Inhalte und Funktionen des Gremienportals hat und zugleich vertrauliche Daten geschützt werden.

Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen

Stellen Sie mühelos Ihre Sitzungsunterlagen zusammen, einschließlich Tagesordnungen, Protokollen, Berichten und anderen relevanten Dokumenten.