Fini le temps où les membres du conseil d’administration siégeaient par complaisance. Aujourd’hui, ce sont des acteurs clés de la réussite des entreprises. Apportant la richesse du regard extérieur, les administrateurs doivent être en mesure de prendre les bonnes décisions stratégiques au bon moment. Pour cela, rénover la gouvernance des conseils d’administration s’impose, pour allier confiance et efficacité. Suivez nos 5 meilleures pratiques pour gagner en agilité et en rapidité.
Une organisation sans faille
Soyez rigoureux dans la rédaction des convocations et des documents préparatoires notamment en hiérarchisant les éléments importants dans l’ordre du jour.
S’il est compliqué de trouver une date de réunion satisfaisante pour chaque administrateur, anticipez en mobilisant par exemple le dernier jeudi matin du trimestre.
Mettre en place un guide sur l’organisation pratique du conseil d’administration peut permettre de ne plus se poser la question du lieu, de la date, du mode opératoire ou de la durée.
Le digital offre une automatisation des actions récurrentes de préparation du conseil d’administration. En plus d’un gain de temps important, un portail digital minimise les risques d’erreurs. En outre, il apporte également la sécurité juridique et technologique, à laquelle les administrateurs sont de plus en plus sensibilisés.
Un écosystème de l’information
Chaque réunion de conseil d’administration est unique mais elle est partie intégrante de toute la stratégie de l’entreprise, éprouvée au fil du temps.
En créant une mémoire de la société, vous permettez aux administrateurs d’accéder à l’historique des décisions et des discussions.
C’est essentiel pour mesurer les enjeux présents à l’aune du passé et surtout pour éviter de reproduire deux fois les mêmes erreurs d’appréciation. Cette connaissance de l’historique apporte également un éclairage nouveau et permet d’être plus réactif, dans un contexte économique qui impose de ne pas être figé et de savoir saisir rapidement les opportunités.
Après l’élection de nouveaux membres du conseil d’administration, cet accès à la mémoire collective des réunions est un gain de temps précieux qui permet de se familiariser avec les pratiques propres à chaque instance de décision.
Une sécurité des données sensibles
Les conseils d’administration sont appelés à voter les enjeux stratégiques de l’entreprise. Pour remplir cette mission, ils ont donc accès aux données les plus sensibles de la société. Et pourtant, très souvent, convocations et documents préparatoires sont imprimés et expédiés par courrier ou envoyés sur des adresses emails personnelles ou professionnelles dépendant d’un autre organisme. Comment parler alors sérieusement de sécurité?
Un des intérêts d’un portail digital est d’offrir à chaque administrateur un accès totalement sécurisé à tous les documents et à l’historique, tout en assurant à la direction une parfaite traçabilité des connexions. Car même en ayant une confiance totale dans chaque membre du conseil, vous pouvez facilement être victime d’espionnage industriel.
En outre, la conservation des données auprès d’hébergeurs français ou européens est un enjeu majeur pour les entreprises qui ne veulent pas tomber sous le joug d’une législation américaine intrusive.
Une collaboration efficace
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Le succès de l’entreprise est possible lorsque administrateurs et opérationnels travaillent ensemble. Pour assurer une collaboration efficiente, vous devez avoir les bons outils pour vérifier que chacun a accès aux bonnes informations en amont des réunions.
Bien évidemment, les documents préparatoires doivent être synthétiques et faciles à prendre en main, sans jargon technique, ni pages inutiles.
Idéalement, la synthèse doit permettre d’appréhender facilement les problématiques par les effets visuels utilisés, notamment pour les aspects financiers.
Si le secrétariat général parvient à imposer des bonnes pratiques uniformes pour tous les services de l’entreprise en matière de présentation, la prise en main et l’efficacité des administrateurs est démultipliée.
Cette recherche de cohérence doit se poursuivre également dans la gestion de l’ordre du jour et le timing des interventions. Inutile de faire voter un budget de lancement du nouveau produit phare après trois heures de réunion.
Le bon sens et la transparence doivent prévaloir pour offrir une vision réaliste à 360° de l’entreprise et permettre aux administrateurs de prendre ensemble les meilleures décisions.
Un suivi des décisions
Une bonne décision qui n’est pas suivie d’effet ne sert à rien ! Il est donc de la responsabilité du conseil d’administration de désigner un interlocuteur privilégié sur chaque point voté à l’ordre du jour.
Un planning de mise en oeuvre des décisions avec des points d’avancement intermédiaires doivent aussi être formalisés et conservés, comme pour tout projet opérationnel de l’entreprise.
Pour cela également, un portail digital vous permet de réaliser un travail collaboratif efficace tout en facilitant le travail de suivi du secrétariat général.
