Dans votre organisation, en tant qu’administrateur ou dirigeant, vous êtes en général conscient des enjeux stratégiques de votre activité. Vous vous efforcez de prendre les bonnes décisions réunion après réunion. Mais avez-vous une vue claire et exhaustive de leur mise en oeuvre dans la durée ? Les organisateurs des réunions d’instances de gouvernance vous communiquent l’ordre du jour de façon régulière, mais qu’en est-il du suivi des décisions et des actions à entreprendre ?
Le traditionnel compte-rendu de réunion est bien souvent incomplet, et ne permet pas un suivi efficace de ce qui a été mis en œuvre au sein de l’organisation à la suite de la prise de décision. Ce manque de suivi est souvent la résultante d'un manque d'organisation en aval de la réunion et de fait d'un manque de visibilité dans la durée des parties prenantes sur la mise en oeuvre des actions et décisions.
L’objectif de cet article est donc de vous sensibiliser aux enjeux d’un suivi efficace post-réunion de direction ou du conseil. Mais également de vous proposer des méthodes afin d’améliorer simplement votre organisation.
Comment prendre les bonnes décisions : pourquoi le suivi est-il important ?
En tant que dirigeant ou administrateur, vous devez parfois constater le manque d’information à votre disposition post-réunion, ou la difficulté d'avoir une vue précise de la mise en œuvre effective de certaines décisions qui ont été prises.
Certes, le secrétaire du conseil d’administration ou du comité de direction vous mettent souvent à disposition le compte-rendu de la réunion, mais sa formalisation et son mode de transmission ne permettent pas toujours selon nous un suivi efficace.
L’objectif du compte-rendu de réunion est de permettre à l’ensemble des parties de disposer de l’information relative aux prises de décisions du conseil. Il doit a minima comporter les éléments suivants :
- Rappel des décisions du précédent conseil ou comité de même nature ;
- Points à l’ordre du jour avec une personne référente ;
- Éléments clés de discussion par point ;
- Facteurs clés de décisions par point;
- Décisions prises par point avec une personne référente ;
- Liste d’actions à mettre en œuvre avec une personne référente et une date de mise en oeuvre ;
- Éventuellement les points à suivre aux prochaines échéances.
Nous pensons que le suivi va de pair avec la responsabilité d’un dirigeant ou d’un administrateur. Il est difficile d’être performant sans un suivi efficace des décisions. Et si ce suivi n’est pas systématique au niveau du conseil d’administration et du comité de direction, alors l’organisation risque en général de ne pas suivre.
Quelles sont les bonnes pratiques des organisations performantes en la matière?
Méthode de suivi
D'après notre expérience, les organisations performantes en matière de suivi des décisions sont celles qui adoptent une approche systématique. Cette approche se fonde sur les éléments suivants :
- Le suivi doit être réalisé toujours de la même manière ;
- Le suivi doit être réalisé de manière périodique ou après chaque réunion ;
- Le suivi doit rappeler les points des réunions précédentes et introduire ceux des réunions suivantes ;
- Le suivi doit être réalisé dans la durée, car il est considéré comme indispensable à la gestion de l’organisation.
En résumé, les deux facteurs clés sont le suivi systématique et dans la durée.
Procédure de suivi
Nous vous recommandons donc d’adopter un compte-rendu après chaque réunion. Chacun de ces compte-rendus devrait comporter (ou s’adjoindre à) une liste des décisions prises, ET une liste d’actions à mener au sein de l’organisation pour mise en oeuvre.
Un responsable devrait être précisément identifié par le rédacteur du compte-rendu pour chaque point à l’ordre du jour. Dès lors, chaque participant aux conseils et comités connaîtra sur la durée la personne référente sur les actions à mener au sein de l’organisation. La liste de décisions, et la liste d’actions à mener sont à reprendre de réunion en réunion afin d’assurer la traçabilité des décisions et des actions mises en œuvre. Grâce à ces bonnes pratiques, vous aurez l’assurance d’améliorer durablement la performance de gestion de votre organisation. De plus ce système limitera au maximum les risques de perte d’information.
Comment mettre en œuvre le suivi des décisions et des actions à mener?
Dans les organisations, la gestion du suivi est encore trop souvent réalisée grâce à des logiciels comme par exemple Excel qui ne sont pas spécialement adaptés à ce type de tâche. Pire encore, certaines organisations gèrent encore ce suivi manuellement. Ces méthodes "e; classiques "e; sont souvent incompatibles avec l'objectif de suivi systématique et dans la durée.
Comment alors remédier à ce constat, et mettre en œuvre un suivi efficace des décisions et des actions au sein de votre organisation ?
En premier lieu, la mission de suivi doit être simple à gérer pour l’ensemble des parties prenantes des réunions : organisateur, secrétaire et bien sûr dirigeants et administrateurs. Ce critère de simplicité est indispensable s’il l’on souhaite réellement adopter l’approche systématique comme proposée précédemment.
En second lieu, la mission de suivi ne doit pas générer de "e; bureaucratie "e; c’est-à-dire de gestion administrative supplémentaire aux organisateurs sous peine de ne pas être pérenne, et de consommer inutilement les ressources de l’organisation.
Mais alors comment prendre les bonnes décisions et s'assurer de leur mise en oeuvre ?
Nous vous recommandons donc d’utiliser pour votre organisation un outil digital de gestion des instances de gouvernance.
L’avantage d’un tel outil est de centraliser la gestion de l’information sur l’ensemble de la "e; chaîne de décision "e; : convocations, planning, ordres du jour, documents préparatoires, compte-rendu et listes de décisions et actions. La solution qui nous semble le mieux adaptée à ces enjeux est iBabs (www.iBabs.eu). Au-delà de digitaliser ces processus, iBabs permet un gain significatif d'efficacité à l'échelle de l'organisation.
