Voorwaarden iBabs Debrief

Artikel 1 - Toepasselijkheid

De onderhavige voorwaarden (de “Voorwaarden”) zijn van toepassing wanneer de Klant in het Bestelformulier ervoor heeft gekozen de feature ‘iBabs Debrief’ te gebruiken in aanvulling op de huidige afname van de iBabs software (de “Dienst”).

‘iBabs Debrief’ is een kunstmatige-intelligentiesysteem (“AI-systeem”) bedoeld voor het opnemen en transcriberen van spraak die door een natuurlijke persoon namens de Klant wordt uitgesproken ("Gebruiker"), zoals verder beschreven in de toepasselijke operationele en technische documentatie in verband met het AI-systeem (de "Documentatie") en gepubliceerd op de website van iBabs.

Deze Voorwaarden maken een integraal onderdeel uit van de tussen de Klant en iBabs voor de Dienst geldende Hoofdovereenkomst en Verwerkersovereenkomst. In geval van tegenstrijdigheid tussen deze Voorwaarden en de Hoofdovereenkomst en/of Verwerkersovereenkomst, prevaleren deze Voorwaarden.

Artikel 2 - Inwerkingtreding

Deze Voorwaarden treden in werking op de datum waarop de Klant voor het eerst toegang krijgt tot iBabs Debrief, ofwel de datum van indiening van het Bestelformulier, welke datum het eerste plaats vindt, met inachtneming van de voorwaarden van de toepasselijke Hoofdovereenkomst en Verwerkersovereenkomst.

Artikel 3 – Verplichtingen iBabs

Het AI-systeem is bedoeld om rechtstreeks met natuurlijke personen te communiceren. Het is zodanig ontworpen om de Gebruikers duidelijk te informeren dat zij interactie hebben met een AI-systeem via passende technische middelen en interfaces die zichtbaar en begrijpelijk zijn voor de Gebruikers. iBabs garandeert dat deze informatie beschikbaar is voorafgaand aan elke interactie met het AI-systeem.

Artikel 4 – Verplichtingen Klant

Door toegang te krijgen tot en gebruik te maken van het AI-systeem, verbindt de Klant zich ertoe om: (i) de Gebruikers te informeren dat zij interactie hebben met een AI-systeem; (ii) toestemming van de Gebruikers te verkrijgen om te worden opgenomen en/of hun spraak te laten transcriberen door een AI-systeem; (iii) de Gebruikers in staat te stellen om te weten wanneer het AI-systeem aan het opnemen of transcriberen is; en (iv) de Gebruikers een mogelijkheid te bieden om hun toestemming in te trekken.

De Klant verklaart en garandeert dat zij alle noodzakelijke kennisgevingen heeft verstrekt en alle vereiste rechtsgrondslagen heeft verkregen (waaronder, indien van toepassing, toestemming) om iBabs toe te staan persoonsgegevens te verwerken via het AI-systeem, conform de Hoofdovereenkomst en de Verwerkersovereenkomst.

Artikel 5 - Identificatie van de door het AI-systeem gegenereerde content

iBabs bevestigt dat alle door het AI-systeem gegenereerde content, is gelabeld in een machinaal leesbaar formaat en identificeerbaar is als kunstmatig of gemanipuleerd gegenereerde content. Deze technische implementatie wordt geïmplementeerd in de gebruikersinterface, ongeacht het bronformaat van de transcriptie. Etikettering maakt de automatische identificatie en volledige traceerbaarheid van kunstmatig gegenereerde inhoud mogelijk.

Artikel 6 - Test-en evaluatieprocedures

iBabs heeft test- en evaluatieprocedures geïmplementeerd die de prestaties, nauwkeurigheid, robuustheid en betrouwbaarheid van het AI-systeem aantonen. Deze procedures omvatten maatregelen om het ontstaan van fouten te beperken. De details van deze procedures en de uitgevoerde acties zijn opgenomen in de Documentatie.

Artikel 7 - Impactbeoordeling van grondrechten

Waar relevant voor het gebruik van het AI-systeem, kan iBabs impact- en risicobeoordelingen uitvoeren met betrekking tot de vertrouwelijkheid, veiligheid en kwaliteit van de transcripties, evenals de genomen

mitigerende maatregelen. Deze beoordeling is geformaliseerd in de Documentatie. iBabs kan de impactbeoordeling bijwerken indien nodig of in het geval van een wezenlijke wijziging of aanpassing van het AI-systeem. iBabs garandeert dat de Documentatie met betrekking tot de verplichtingen zoals gedefinieerd in deze Voorwaarden toegankelijk en up-to-date is.

Artikel 8 - Aansprakelijkheid

Voor zover wettelijk toegestaan en in overeenstemming met de voorwaarden van de Hoofdovereenkomst en Verwerkersovereenkomst, is iBabs niet aansprakelijk voor enige schade of gevolg als gevolg van het gebruik van het AI-systeem door de Klant en/of haar Gebruikers. iBabs is niet aansprakelijk voor beslissingen, handelingen of gevolgen daarvan die de Klant neemt op basis van via de door het AI-systeem gegenereerde resultaten.

Artikel 9 – Derde partijen

De Klant erkent en aanvaardt dat het AI-systeem is gebaseerd op en werkt met behulp van componenten, software en systemen van derden. iBabs maakt uitsluitend gebruik van Microsoft Azure-diensten, waaronder Azure OpenAI, die worden gehost binnen Europese Unie of het Verenigd Koninkrijk. Er vindt geen directe verwerking of doorgifte van persoonsgegevens aan OpenAI Inc. of andere niet in de Europese Unie gevestigde landen plaats. De Klant aanvaardt en houdt zich onherroepelijk aan de toepassing van de door deze derden via iBabs gestelde voorwaarden, die van tijd tot tijd door deze derden kunnen worden gewijzigd.

Artikel 10 - Menselijk toezicht

De door AI-gegenereerde resultaten (zoals transcripties, samenvattingen of inzichten) worden uitsluitend verstrekt ter ondersteuning van de activiteiten van de Klant. De Klant blijft verantwoordelijk voor het waarborgen van passende menselijke controle, validatie en interpretatie van dergelijke resultaten, vóór enig gebruik of vertrouwen in besluitvorming.

Artikel 11 - Naleving van privacy- en AI-wetgeving

iBabs staat ervoor in dat het AI-systeem persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met de Overeenkomst en de Verwerkersovereenkomst en de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. iBabs zal geen persoonsgegevens verwerken namens de Klant voor de training van algemene AI-modellen, tenzij: (i) de gegevens volledig zijn geanonimiseerd en geaggregeerd; (ii) de interne verbetering uitsluitend betrekking heeft op de technische werking, beveiliging of prestatie van de dienstverlening, en geen training, fine-tuning of aanpassing van enig AI-model inhoudt; en (iii) een dergelijke verwerking schriftelijk is overeengekomen met de Klant.

Artikel 12 - Geen gebruik van Klant data voor AI-training

iBabs bevestigt dat Klant data, inclusief persoonsgegevens, niet worden gebruikt voor de training, fine-tuning of verbetering van enige onderliggende AI-modellen. Het AI-systeem wordt beheerd door Microsoft binnen de Azure cloudomgeving.

Artikel 13 - Beperkingen van bias en beveiliging

iBabs past technische en organisatorische maatregelen toe om ervoor te zorgen dat het AI-systeem onderworpen is aan gedocumenteerde procedures voor testen, monitoring en het beperken van bias, in overeenstemming met toepasselijke Europese en nationale AI-wetgeving. iBabs zal in de Documentatie bijhouden waaruit blijkt dat deze maatregelen zijn geïmplementeerd.

Artikel 14 – Wijzigingen

iBabs behoudt zich het recht voor om deze Voorwaarden te wijzigen (de “Wijzigingen”) via een schriftelijke kennisgeving (via e-mail en publicatie op de iBabs website) aan de Klant (de “Kennisgeving”), waarbij de Wijzigingen 90 kalenderdagen na Kennisgeving in werking treden. Indien de Klant redelijke bezwaren heeft tegen de Wijzigingen, dient de Klant iBabs daarvan uiterlijk binnen 30 kalenderdagen na de Kennisgeving schriftelijk op de hoogte te stellen. Als iBabs en de Klant niet tot een redelijke oplossing kunnen komen, heeft de Klant het recht om de subscriptie op iBabs Debrief te beëindigen door middel van een schriftelijke kennisgeving aan iBabs binnen 60 kalenderdagen na de Kennisgeving. De op de Dienst van toepassing zijnde Hoofdovereenkomst en de Verwerkersovereenkomst blijven onverminderd van kracht.