Une réunion du conseil d’administration à organiser, c'est une course stressante contre la montre. Sauf si on anticipe. Nos astuces.
Les réunions stratégiques, comme la réunion du conseil d'administration ou du conseil de surveillance, autant de rendez-vous périodiques dans la vie d'une organisation. Pour éviter le stress de dernière minute, une préparation étape par étape et des outils dédiés s'imposent.
Organiser une réunion du conseil d'administration, une question d'anticipation
Organiser une réunion ne s'improvise pas, surtout s'il s'agit d'une réunion du conseil d'administration. Il en va de la bonne gouvernance de votre entreprise. Un découpage en phases et de l'anticipation sont de rigueur pour faciliter la vie de l'organisateur comme celle des participants.
1. Prévoir un planning sur l'année
Les personnes conviées à vos réunions stratégiques sont des personnes extrêmement occupées. Mieux vaut réserver leur agenda à l'avance. Établir le calendrier de vos réunions du conseil d'administration sur un an est beaucoup plus efficace que de les planifier d'une réunion à l'autre. Une action à prévoir, par exemple, fin décembre et fin juin.
2. Identifier les détenteurs de l'information
Pour préparer l'ordre du jour, faites-vous aider un mois avant la date de la prochaine réunion. Le Président du CA, son ou sa secrétaire, voire d'autres administrateurs détiennent les informations dont vous avez besoin. Insistez : vous avez besoin des points à l'ordre du jour, même provisoires, comme préalable à l'envoi de la convocation.
3. Convoquer les instances au bon moment
Une convocation en dernière minute provoque des frustrations : les invités n'ont pas le temps de lire les documents ou de se renseigner sur les points à l'agenda. Laissez au minimum 5 jours ouvrables aux conviés pour prendre connaissance des informations et y réagir. Et prévoyez déjà un rappel, toujours bienvenu : personne n'est à l'abri d'une distraction.
4. Simplifier la gestion des documents
Lors de l'envoi de la convocation, le responsable de l'organisation de la réunion doit, à minima, envoyer l'ordre du jour et le procès-verbal de la dernière réunion. S'ajoutent à ces documents classiques, des documents de travail tels que les rapports financiers, d'audit ou les projets de résolution.
Simplifiez la vie des participants en rédigeant un résumé exécutif succinct de ces contenus. Et pour votre facilité à vous aussi : utilisez des modèles de documents, comme notre guide pour une meilleure rédaction du procès-verbal.
5. Demander de la réactivité
Assurez un suivi serré : est-ce que les invités ont reçu l'invitation à la réunion du conseil d'administration ? Ont-ils des remarques ou besoin d'explications ? Évitez les surprises de dernière minute comme d'apprendre qu'un membre du CA n'a pas reçu les annexes ou ne les a pas comprises. Exigez, poliment, de recevoir les commentaires et questions au moins une semaine à l'avance.
Pour faciliter ces échanges et en garder les traces, des outils de collaboration en ligne existent tels votre Intranet, Google Drive, un Cloud d'entreprise, mais aussi des solutions numériques d'organisation des réunions.
6. Préparer le suivi de la réunion
Organiser une réunion du conseil d'administration ne s'arrête pas à la fin de la séance. Après la réunion du CA, vous devrez rédiger le procès-verbal, ce document officiel qui entérine les décisions prises.
Pour gagner en efficacité : faites savoir au Président du CA que vous attendez de lui qu'il résume, après chaque point de la réunion, les informations à retranscrire. Et rédigez votre PV dans les 24 heures qui suivent la réunion du conseil, tant que les informations sont encore fraîches.
7. Anticiper les aspects pratiques du conseil d'administration
Comment éviter de courir le jour J derrière vos collègues ou du matériel ? Interrogez les participants en amont sur leurs besoins : faudra-t -il de la visioconférence ? un micro ? une facilité d'accès pour un membre à mobilité réduite ? Si un Directeur est invité pour un point à l'ordre du jour, bloquez son agenda en prévoyant une large marge temporelle.
Bref, prévoyez un maximum et surtout anticipez : organiser une réunion du conseil d'administration, c'est aussi prévoir et éviter les imprévus.
Un logiciel d'organisation des réunions du conseil d'administration, y avez-vous pensé ?
En se dotant d'un outil de digitalisation des réunions, l'organisateur gagne du temps. En effet, un logiciel à la pointe de la technologie offre des fonctionnalités pratiques à chaque étape de l'organisation des réunions du conseil d'administration.
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