Itago, een onafhankelijke Italiaanse private-equity, beheert een fonds gericht op investeren in kleine en middelgrote ondernemingen (MKB's) in Italië. Het bedrijf zocht naar een manier om zijn bestuursvergaderingen, agenda's en documentbeheerprocessen te organiseren en stroomlijnen.
Gloria Pianta, de CFO van Itago, deelde haar ervaring en hoe het bedrijf een oplossing ontdekte die niet alleen helpt om de bestuursvergaderingen te verbeteren, maar ook alle belanghebbenden op één lijn houdt. Als resultaat zagen ze de algehele efficiëntie van de vergaderingen van het bedrijf enorm stijgen.
De uitdaging
Itago had moeite met het beheren van agenda's voor bestuursvergaderingen, het efficiënt verspreiden van documenten en ervoor zorgen dat alle bestuursleden nauwkeurige en actuele informatie ontvingen.
De voorbereiding voor vergaderingen omvatten meerdere e-mailreeksen die de inboxen verstopten. Het werd erg lastig om specifieke informatie te vinden.
Documenten en agendapunten beheren via Outlook bleek omslachtig en ongeorganiseerd, waardoor miscommunicatie een veelvoorkomend probleem werd. Het werd moeilijk voor bestuursleden en auditors om de relevante documenten binnen het huidige systeem van het bedrijf te vinden.
CFO Gloria Pianta zei:
“Het was een complexe taak om de juiste e-mail te vinden en vervolgens de juiste bijlage of de juiste notulen van de vergadering te vinden.”
Bovendien had Itago specifieke wettelijke vereisten om zich aan te houden onder de Italiaanse wet, wat extra complexiteit toevoegde aan het vergaderbeheerproces.
De oplossing
iBabs' vergaderbeheersoftware bood Itago het platform dat het bedrijf nodig had om een intuïtiever en duidelijker proces te creëren.
Gloria Pianta legt uit dat de software het gemakkelijk maakte om agenda's te maken en te delen, relevante documenten in de cloud te verspreiden en iedereen te informeren en up-to-date te houden met de meest recente versie van de bestuursdocumenten.
Enkele belangrijke voordelen die iBabs aan Itago bracht zijn:
- Eenvoudige aanmaak en distributie van agenda's: iBabs stelt Gloria in staat om snel agenda's te maken en te verspreiden naar alle vergaderdeelnemers, zodat iedereen toegang heeft tot de nieuwste informatie. Ze kan ook opmerkingen en beschrijvingen toevoegen aan agendapunten voor verdere duidelijkheid.
- Documentbeheer: Met iBabs is het eenvoudig om documenten te uploaden en te organiseren die gerelateerd zijn aan specifieke agendapunten. Dit elimineert de behoefte aan lange e-mailreeksen en zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot de juiste documenten. De zoekfunctie helpt leden om gemakkelijk de informatie te vinden die ze nodig hebben.
- Notulen en taakbeheer: Gloria kan direct binnen iBabs notulen toevoegen, waardoor het eenvoudiger wordt om actiepunten bij te houden die tijdens de vergaderingen zijn toegewezen. Ze vindt het handig om een overzicht te maken waarop ze haar formele notulen baseert, zoals vereist door de Italiaanse wet.
- Verbeterde communicatie: Sinds de implementatie van iBabs klagen bestuursleden niet langer dat ze belangrijke documenten of informatie niet ontvangen. Het platform houdt iedereen op de hoogte van communicatie, en zorgt ervoor dat alle deelnemers goed geïnformeerd en betrokken zijn.
- Betere videoconferenties: Dankzij iBabs Connect kan Itago virtuele of hybride vergaderingen uitvoeren zonder dat er externe apps nodig zijn. Gloria was vooral blij met het gemak waarmee ze videoconferenties binnen het vergaderplatform van het bedrijf kon implementeren. In haar eigen woorden:
"Met iBabs Connect werkt het gewoon!"
Resultaten van verhoogde efficiëntie
Door iBabs te implementeren, heeft Itago de efficiëntie en organisatie van zijn bestuursvergaderingen aanzienlijk verbeterd. Bestuursleden zijn beter geïnformeerd, betrokken en up-to-date met relevante informatie.
Gloria Pianta verklaarde: "Het succes [van het gebruik van iBabs] is dat iedereen altijd op de hoogte is van alle informatie en communicatie ... Het is gemakkelijke toegang tot alles, en ze kunnen er ook interactief mee omgaan."
Conclusie
iBabs heeft Itago geholpen om zijn proces voor het beheer van bestuursvergaderingen te stroomlijnen, waardoor het bestuur zich effectiever kan richten op de belangrijke aspecten van het sturen van het bedrijf. Met iBabs geniet Itago van verbeterde communicatie en betere processen voor documentbeheer. Op een hoger niveau stelt het platform het bedrijf in staat om op een meer georganiseerde manier voor te bereiden, uit te voeren en op te volgen na bestuursvergaderingen, waardoor er een enkele waarheidsbron over bedrijfsvergaderingen ontstaat.
Op zoek naar een vergelijkbare oplossing? Vraag hier een gratis demo van iBabs aan.
