iBabs - Data Act Addendum
ARTIKEL 1 DEFINITIES
Begrippen met een hoofdletter die niet zijn gedefinieerd, hebben de betekenis die daaraan is toegekend in de Data Act of in de Overeenkomst.
“Overeenkomst” betekent de onderliggende overeenkomst tussen iBabs en de Klant voor de levering van die kwalificeren als “Dataverwerkingsdiensten”.
“Klant” betekent de wederpartij van iBabs bij de Overeenkomst.
“Klantgegevens” betekent de input- en outputgegevens, met inbegrip van metagegevens, die direct of indirect worden gegenereerd of worden medegegenereerd door het gebruik door de Klant van de Dataverwerkingsdienst, met uitzondering van activa of Gegevens die beschermd zijn door intellectuele-eigendomsrechten of die een bedrijfsgeheim vormen van aanbieders van Dataverwerkingsdiensten of derden.[1]
“iBabs” betekent de juridische entiteit iBabs B.V. die partij is bij de Overeenkomst.
ARTIKEL 2 TOEPASSELIJKHEID EN RANGORDE
2.1 Dit Data Act Addendum (“Addendum”) is van toepassing op alle Overstapverzoeken en/of Verwijderingsverzoeken met betrekking tot Klantgegevens die door de Klant op grond van de Data Act aan iBabs worden gedaan.[2]
2.2 Dit Addendum is van toepassing op de Dataverwerkingsdiensten die iBabs op grond van de Overeenkomst aan de Klant levert en maakt daarvan integraal deel uit. In geval van tegenstrijdigheid tussen dit Addendum en de Overeenkomst, prevaleert dit Addendum.
2.3 Door de Dataverwerkingsdiensten die op grond van de Overeenkomst worden geleverd te blijven gebruiken, wordt de Klant geacht dit Addendum te hebben aanvaard.
ARTIKEL 3 VERZOEKPROCES
3.1 Gedurende de looptijd van de Overeenkomst kan een Klant die is gevestigd in een lidstaat van de EU/EER, met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden, iBabs verzoeken om Klantgegevens over te dragen naar een andere aanbieder van hetzelfde type Dataverwerkingsdiensten, of om Klantgegevens over te dragen naar een on-premises-ICT-infrastructuur (elk een “Overstapverzoek”); of om Klantgegevens te wissen (een “Verwijderingsverzoek”).[3][4]
3.2 iBabs ondersteunt de exitstrategie van de Klant die relevant is voor de Overeenkomst, onder meer door op verzoek van de Klant alle relevante informatie te verstrekken.[5]
ARTIKEL 4 OVERSTAPVERZOEK
4.1 iBabs bevestigt schriftelijk ontvangst van een Overstapverzoek binnen drie werkdagen en ondersteunt de Klant bij het exporteren van de Klantgegevens binnen 30 kalenderdagen na afloop van de opzegtermijn van twee maanden (de “Overgangsperiode”).[6]
4.2 De Klant kan de Overgangsperiode eenmaal verlengen met een periode die de Klant voor zijn eigen doeleinden passender acht. In dat geval stelt de Klant iBabs daarvan onverwijld schriftelijk in kennis.[7]
4.3 Indien de Overgangsperiode voor iBabs technisch onhaalbaar is, stelt iBabs de Klant daarvan binnen 14 werkdagen na ontvangst van het Overstapverzoek schriftelijk in kennis en verstrekt iBabs de Klant een motivering van de technische onhaalbaarheid en een alternatieve Overgangsperiode, die niet langer mag zijn dan zeven maanden vanaf de datum van het Overstapverzoek. [8]
4.4 Tijdens het overstapproces en in overeenstemming met de Overeenkomst zal iBabs:
(i) Redelijke bijstand verlenen aan de Klant en aan door de Klant gemachtigde derden;[9]
(ii) Met de nodige zorg handelen om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen en de levering van de Dataverwerkingsdiensten voort te zetten;[10]
(iii) De Klant duidelijke informatie verstrekken over bekende risico’s voor de continuïteit van de levering van de Dataverwerkingsdiensten; en[11]
(iv) Ervoor zorgen dat een hoog beveiligingsniveau van de Klantgegevens wordt gehandhaafd, in het bijzonder tijdens de overdracht en tijdens de Opvraagperiode.[12]
4.5 De Klant handelt te goeder trouw bij de uitvoering van eventuele door iBabs gedeelde richtlijnen met betrekking tot het overstapproces. [13]
4.6 Na voltooiing van de Overgangsperiode houdt Euronext de Klantgegevens nog gedurende 30 kalenderdagen beschikbaar (de “Opvraagperiode”). [14]
4.7 De Klant stelt iBabs schriftelijk in kennis zodra de overdracht van de Klantgegevens is voltooid via het e-mailadres dat iBabs daarvoor beschikbaar stelt. Na kennisgeving door de Klant en na afloop van de Opvraagperiode zal iBabs alle Klantgegevens wissen. [15]
4.8 Voor ieder Overstapverzoek dat iBabs vóór 12 januari 2027 ontvangt, informeert iBabs de Klant over de toepasselijke Overstapkosten.[16]
ARTIKEL 5 VERWIJDERINGSVERZOEK
5.1 iBabs ondersteunt een Verwijderingsverzoek voor zover toegestaan op grond van toepasselijk recht.
ARTIKEL 6 BEËINDIGING
6.1 De Overeenkomst eindigt automatisch, hetzij (i) bij Overstapverzoeken, zodra de Klant iBabs schriftelijk in kennis stelt van de succesvolle overdracht van de Klantgegevens (bij gebreke van een formele kennisgeving door de Klant wordt het overstapproces geacht succesvol te zijn aan het einde van de Overgangsperiode of de alternatieve Overgangsperiode), hetzij (ii) bij Verwijderingsverzoeken, twee maanden nadat Euronext het Verwijderingsverzoek heeft ontvangen (de “Beëindigingsdatum”). [17][18]
6.2 Beëindiging van de Overeenkomst zoals bedoeld in artikel 6.1 ontslaat de Klant niet van zijn verplichting om alle vergoedingen te betalen die aan iBabs verschuldigd zijn over de periode voorafgaand aan de Beëindigingsdatum van de Overeenkomst. iBabs zal de Klant bij beëindiging van de Overeenkomst in één keer factureren voor de eventueel openstaande vergoedingen voor de resterende looptijd, als vergoeding wegens vroegtijdige beëindiging van de Overeenkomst.[19]
ARTIKEL 7 UITSLUITINGEN
7.1 iBabs informeert de Klant via Bijlage 1 van dit Addendum over de categorieën Klantgegevens die tijdens het overstapproces kunnen worden overgedragen en over de categorieën die daarvan zijn uitgesloten voor zover er daarbij een risico op het schenden van bedrijfsgeheimen ontstaat. [20]
7.2 Overstapverzoeken of Verwijderingsverzoeken worden niet aanvaard voor Dataverwerkingsdiensten die door iBabs voor een beperkte periode specifiek voor test- en evaluatiedoeleinden zijn geleverd.
ARTIKEL 8 VRIJWARING
8.1 De Klant zal iBabs verdedigen tegen iedere vordering, aanspraak, rechtszaak of procedure die door een derde tegen iBabs wordt ingesteld of aanhangig wordt gemaakt en waarin wordt gesteld dat het Overstapverzoek of Verwijderingsverzoek inbreuk maakt op de rechten van die derde, en zal iBabs vrijwaren voor alle schadevergoedingen, advocaatkosten en kosten die uiteindelijk tegen iBabs worden toegewezen, of voor bedragen die iBabs betaalt op grond van een door iBabs schriftelijk goedgekeurde schikking, als gevolg van een dergelijke vordering, mits iBabs (a) de Klant onverwijld schriftelijk in kennis stelt van de vordering; (b) de Klant de exclusieve controle geeft over de verdediging en schikking van de vordering (met dien verstande dat de Klant een dergelijke vordering niet mag schikken tenzij iBabs daarbij onvoorwaardelijk wordt ontslagen van alle aansprakelijkheid); en (c) de Klant alle redelijke bijstand verleent, op kosten van de Klant.
8.2 De verplichtingen uit artikel 8.1 zijn niet van toepassing indien een dergelijke vordering tegen iBabs voortvloeit uit een schending door iBabs van dit Addendum of de Overeenkomst.
ARTIKEL 9 UITSLUITING VAN AANSPRAKELIJKHEID
9.1 De Klant, ook indien de Klant hiervoor gebruik maakt van de diensten van een derde, is verantwoordelijk voor het importeren en implementeren van de Klantgegevens in zijn eigen on-premises-ICT-infrastructuur of in de systemen van de bestemmingsaanbieder. Verder is het de uitsluitende verantwoordelijkheid van de Klant om ervoor te zorgen dat hij over alle rechten en toestemmingen beschikt om een Overstapverzoek of Verwijderingsverzoek te initiëren voordat de Klant zijn rechten onder dit Addendum uitoefent.
9.2 Behalve in geval van grove nalatigheid of opzettelijk wangedrag is iBabs niet aansprakelijk jegens de Klant of een derde op grond van of in verband met dit Addendum voor enige schade, verliezen, kosten of uitgaven die voortvloeien uit of verband houden met het Overstapverzoek en/of het Verwijderingsverzoek. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid omvat, maar is niet beperkt tot, kwesties met betrekking tot de integriteit of het verlies van Klantgegevens, systeemuitval, compatibiliteitsproblemen of andere verstoringen of tekortkomingen die zich kunnen voordoen tijdens of als gevolg van de het Overstapverzoek en/of het Verwijderingsverzoek.
ARTIKEL 10 WIJZIGING
10.1 iBabs kan dit Addendum wijzigen indien dit vereist is om te voldoen aan toepasselijk recht. In dat geval stelt iBabs de Klant ten minste 30 kalenderdagen voordat de wijziging van kracht wordt hiervan in kennis.
BIJLAGE 1 – OVERDRAAGBAARHEID KLANTGEGEVENS
Overeenkomstig artikel 7 van het Addendum bevat deze Bijlage de categorieën van Klantgegevens die naar aanleiding van een Overstapverzoek kunnen worden overgedragen en Klantgegevens die daarvan zijn uitgesloten.
Overdraagbare Klantgegevens (export in XML-formaat):
- Mappenstructuren waarin documenten van de Klant zijn opgeslagen
- Documenten van de Klant die zijn opgeslagen in mappen of als bijlage bij agenda's
- Aangepaste rapportages met invoeren en Klantgegevens
- Vergaderingen en agenda's
- In geval van iBabs Stream: webcastvideo's (export in MP4 formaat)
- Gebruikersaccounts
- Dossiers, met inbegrip van workflow informatie van agendapunten door verschillende agenda’s heen
BIJLAGE 2 – BESCHERMING KLANTGEGEVENS
De ICT-infrastructuur die wordt gebruikt voor de levering en ondersteuning van iBabs wordt gehost op Microsoft Azure en, uitsluitend voor de optionele functionaliteit ‘iBabs Stream’, op Amazon Web Services, beide binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Dienovereenkomstig zijn deze ICT-infrastructuren onderworpen aan de wet- en regelgeving van de relevante rechtsgebieden binnen de EER.
iBabs past een uitgebreid pakket aan technische en organisatorische maatregelen toe om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van Klantgegevens gedurende de gehele levenscyclus ervan te waarborgen. Deze maatregelen maken deel uit van het volgens ISO/IEC 27001 gecertificeerde Information Security Management System (ISMS).
Het beveiligingskader van iBabs omvat onder meer de volgende beheersmaatregelen:
- Strikte toegangscontrole op basis van het need-to-know- en least-privilege-beginsel;
- Versleuteling van gegevens tijdens transport en in opgeslagen vorm;
- Bescherming van netwerk en infrastructuur, waaronder firewalls, inbraakdetectie en continue monitoring;
- Maatregelen voor redundantie en veerkracht ter waarborging van een hoge beschikbaarheid; en
- Regelmatige audits, penetratietests en risicobeoordelingen overeenkomstig ISO/IEC 27001 en gangbare best practices binnen de sector.
Daarnaast heeft iBabs contractuele maatregelen geïmplementeerd om Klantgegevens die binnen de EER worden opgeslagen te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang door of overdracht aan buitenlandse overheidsinstanties.
Deze maatregelen omvatten onder meer beperkingen op de toegang tot Klantgegevens en, voor zover wettelijk toegestaan, meldingsverplichtingen met betrekking tot verzoeken van overheidsinstanties voor toegang tot dergelijke Klantgegevens.
VOETNOTEN
1. Artikel 2(38) Data Act.
2. Verordening (EU) 2023/2854 van het Europees Parlement en de Raad van 13 december 2023 betreffende geharmoniseerde regels inzake eerlijke toegang tot en eerlijk gebruik van data en tot wijziging van Verordening (EU) 2017/2394 en Richtlijn (EU) 2020/1828 (de “Data Act”).
3. Artikel 25(2)(d) Data Act.
4. Artikel 25(3) Data Act.
5. Artikel 25(2)(b) Data Act.
6. Artikel 25(2)(a) Data Act.
7. Artikel 25(5) Data Act.
8. Artikel 25(4) Data Act.
9. Artikel 25(2)(a)(i) Data Act.
10. Artikel 25(2)(a)(ii) Data Act.
11. Artikel 25(2)(a)(iii) Data Act.
12. Artikel 25(2)(a)(iv) Data Act.
13. Artikel 27 Data Act.
14. Artikel 25(2)(g) Data Act.
15. Artikel 25(2)(h) Data Act.
16. Artikel 25(2)(i) en artikel 29 Data Act.
17. Artikel 25(2)(c)(i) Data Act.
18. Artikel 25(2)(c)(ii) Data Act.
19. Artikel 29(4) Data Act.
20. Artikel 25(2)(e)(f) Data Act.