Complete handleiding voor het schrijven van notulen

Het is belangrijk om te weten welke gegevens moeten worden opgenomen in de notulen, maar dit geldt ook voor gegevens die moeten worden weggelaten, zoals:

• Persoonlijke mening

Een notulist heeft de taak om een feitelijke weergave op te stellen van de vergadering. Persoonlijke meningen zijn hier geen onderdeel van.

• Een overdaad aan informatie

Behalve bij een woordelijk verslag, is het belangrijk dat notulen kort en krachtig zijn. Beknopte aantekeningen helpen om informatie beter op te nemen, aangezien je enkel de belangrijkste dingen noteert.

• Handgeschreven verslagen

Het is geen probleem om aantekeningen te schrijven, maar het is essentieel dat deze uiteindelijk worden uitgetypt. Dit zorgt ervoor dat de notulen leesbaar zijn voor alle betrokkenen en online kopieën kunnen worden opgeslagen, die in de toekomst makkelijk kunnen worden opgevraagd.

• Begrijpelijke taal

Eenvoudig en neutraal taalgebruik is de beste manier om de feiten te reflecteren. Blijf dus weg van ingewikkelde vaktermen.

• Niet relevante discussies

Zoals tijdens ieder gesprek, kan er worden afgeweken van het onderwerp. Het is niet nodig om irrelevante discussies op te nemen in de notulen. Het zorgt alleen maar voor afleiding en draagt niets bij aan het doel van de vergadering.

• Vertrouwelijke gegevens

Als er vertrouwelijke informatie wordt besproken, wat meestal gebeurt tijdens een besloten sessie, dan dienen deze notulen apart te worden bewaard. Indien deze onderwerpen ook tijdens de reguliere vergadering aan bod komen, mogen er geen gegevens worden opgenomen die de privacy of geheimhouding in gevaar brengen.

De outline methode

De outline methode is erg handig voor het overzichtelijk noteren van gedachten en voor het opdelen van grote onderwerpen. Je begint met het schrijven van het hoofdonderwerp aan de linkerkant van je pagina. Tijdens het notuleren van een vergadering is dit dus een agendapunt. Vervolgens verspring je iets naar rechts en schrijf je ieder discussiepunt op. Je gaat zo verder, totdat er geen details meer nodig zijn.

Het splitsen van alle hoofd- en bijzaken ziet er als volgt uit:

Verslag van de algemeen directeur

• Het management gaf een presentatie op een conferentie en werd goed ontvangen
  • JS stelt voor om het evenement volgend jaar te sponsoren
• De zoektocht naar een nieuw hoofdkantoor voor de organisatie neemt meer tijd in beslag dan verwacht
  • DS vertelt over een nieuwe ontwikkeling waarover ze heeft gelezen in een vakblad

De Cornell methode

Hoewel deze methode vooral in het onderwijs wordt gebruikt, kan het ook van pas komen tijdens het notuleren. Bij de Cornell-methode verdeel je je pagina in:

• ‘Aantekeningen’, hier schrijf je feiten op
• ‘Gedachten’, hier schrijf je vragen op of dingen die onduidelijk zijn
• ‘Opsomming’, hier noteer je een samenvatting

Deze methode is vooral handig voor het onthouden van informatie.

De charting methode

De charting methode werkt op basis van tabellen, waar je vervolgens informatie aan toevoegt. De eerste stap is het bepalen van de labels, die verschillen per vergadering en wat er wordt besproken. Voor het maken van notulen met behulp van de charting methode, kun je onderstaande tabel gebruiken als richtlijn:

De boxing methode

De boxing methode zorgt voor een visueel overzicht van alle onderwerpen, maar ook de onderlinge verbanden. Het is een makkelijke methode, waarbij je een pagina verdeelt in meerdere vakken of kolommen met duidelijke koppen bovenaan iedere “box”. Vervolgens noteer je de aantekeningen in het bijbehorende vak, waardoor je snel informatie kunt terugvinden omdat dit op een logische plek staat. De methode wordt in het Engels ook wel de “double-column” of “triple-column” methode genoemd. Het is een goede methode om discussiepunten van actiepunten te scheiden.

Digitaal notuleren

Een belangrijk voordeel van digitaal notuleren is dat je je aantekeningen in getypte vorm hebt, in plaats van met pen. Dit is vooral handig als je snel notities hebt gemaakt, die anders moeilijk leesbaar kunnen zijn.

Notuleren is een vak apart en het vereist behoorlijk wat ervaring om dit op een nauwkeurige en effectieve manier te doen. Dit zijn een aantal van de vaardigheden die je moet ontwikkelen om het notuleren goed onder de knie te krijgen:

Goed luisteren

Luisteren alleen is niet voldoende, aangezien je ook in staat moet zijn om de relevante informatie eruit te pikken. Het onderscheiden van hoofd- en bijzaken terwijl een discussie plaatsvindt, is iets dat je moet oefenen.

Je kunt elementen van actief luisteren gebruiken tijdens een vergadering. Als notulist moet je natuurlijk goed kunnen horen wat er wordt gezegd, maar ook de belangrijke details eruit kunnen halen. Plus het opzij zetten van je eigen mening.

Steno

Steno is een manier om razendsnel aantekeningen te maken, zonder veel van een gesprek te missen. Je kunt hiervoor het klassieke systeem gebruiken, maar je kunt ook zelf een techniek ontwikkelen die helpt om snel specifieke elementen te noteren. Het belangrijkste is om consistent te werk te gaan. Gebruik dus dezelfde termen, zodat je niet door de war raakt bij het uitwerken van je eigen aantekeningen.

Organisatie en timemanagement

Voor het maken van duidelijke notulen heb je organisatorische vaardigheden nodig. Plus een goede voorbereiding, denk aan het doornemen van de vergaderagenda en het klaarzetten van een notuleer sjabloon. Hoe beter de voorbereiding; hoe makkelijker het is om gebeurtenissen nauwkeurig vast te leggen. Een goede organisatie betekent uiteindelijk dat je de notulen kunt verspreiden, terwijl de vergadering nog vers in het geheugen zit van de deelnemers.

Schrijven en redigeren

Complexe discussies kunnen samenvatten in begrijpbare taal is niet eenvoudig. Toch is het een belangrijke vaardigheid voor notulisten, aangezien notulen duidelijk moeten zijn voor lezers.

Het uitwerken van een verslag zonder fouten is eveneens een belangrijke taak. Er is oog voor detail nodig om een document op een representatieve manier op te maken, inclusief correct geschreven namen, de juiste data en meer.

Communicatieve vaardigheden

Er zullen momenten zijn dat je om uitleg zal moeten vragen aan deelnemers over iets dat ze hebben gezegd. Dit kan nodig zijn om de nauwkeurigheid van notulen te garanderen. Goed kunnen communiceren betekent ook dat je dit kunt doen tijdens de vergadering, zonder deze te verstoren.

Communicatieve vaardigheden komen tevens van pas bij het diplomatiek en neutraal formuleren van de uiteindelijke notulen. Vooral bij verhitte discussies en controversiële onderwerpen.

Begrip van vergaderprocedure

Notuleren is veel makkelijker, als je weet hoe een vergadering verloopt en wat er allemaal bij komt kijken. Zo weet je precies welke informatie aan bod komt en welke methode voor het maken van aantekeningen het beste is.

Soms moet je meerdere notulen maken van dezelfde vergadering, die je op een andere manier dient uit te werken. Van informele meetings, tot vergaderingen die volgens de Robert's Rules of Order verlopen. Als je deze procedures begrijpt, heb je een beter inzicht in de werking van moties, discussies en stemmingen.

• Use the agenda to track key points discussed

The meeting agenda helps you populate your minutes template accurately, as it contains the running order of all of the elements of the meeting. This simplifies the process and allows you to enter the meeting better prepared to complete your task. 

• Take minutes during the meeting

The notes you take during the meeting will always be more accurate than trying to remember the finer details of the discussions afterwards. It is also more difficult to ask for clarifications when you are not in the same location as the participant you need the information from. 

• Write clearly and concisely

Avoid jargon in minutes and acronyms too unless you are explicit about what they stand for. You might want to give the initials of the participants, in which case, you should create a key for easy reference. Simple, clear language is beneficial to you and to anyone reading the minutes.

• Share the minutes promptly

Get the minutes out whilst the meeting is still fresh in the minds of its participants. This helps them accurately approve or challenge and annotate the minutes. It also allows approval well in advance of the next meeting so you don’t have to spend precious time changing them when that could be used for new business discussions. 

• Be objective and neutral

The minutes should be factual and non-partisan. This allows for a more accurate record of the decisions and the reasons behind them when viewed at a distance from the meeting. Adding personal perspectives could cloud the reasoning and give the wrong impression about why something happened. 

• Highlight decisions and actions

The most important outcomes of the meeting are the decisions made within it and the actions designated to make them happen. The minutes should reflect this by highlighting both aspects. They should state who is responsible for each action and the deadline for completing it, implementing accountability to ensure an effective meeting follow-up. 

• Summarise, don’t transcribe

Capture the essence of the discussion, not the exact words used. Transcribing the debate would make the document too complicated and confusing. The idea of the minutes is to provide an overview of the events.

Digital minute taking is quicker than using a pen and paper, with a smaller chance of confusion when you sit back down at your desk to review your notes. You do not have to try and decipher your handwriting and, if anything happens to you between the meeting and writing up the minutes, someone else is more likely to be able to understand digital notes than handwritten versions.

Using electronic templates based on the agenda, you can structure the minutes more easily and in a way that makes sense when viewed at a later date.

• Notepads

A simple paper notepad and any of the above note-taking strategies can help you format your thoughts in order to set out accurate and clear minutes.

• Microsoft Word

Most people are used to working with Microsoft Office, meaning that Word is an effective note-taking and meeting minute creation tool. Use tables and bullet points to display the information clearly.

• Google Docs

This works in a similar way to Word, but it provides the chance for multiple users to collaborate easily on the same doc. 

• Transcribing tools

Using tools like Otter.ai or Descript allows you to upload a recording of the meeting and generate a transcript from which you can add details to your meeting minutes. The downside is that, quite often, these tools can be inaccurate and you will have to listen to the entire meeting while reading the transcript to verify it is correct.

A meeting management tool that covers all aspects of the meeting, from agenda writing to video conferencing, voting, minute taking and monitoring action point progress via an easy-to-use dashboard. You can gain approvals in the app, with participants able to collaborate in the cloud.