Tijdens vergaderingen worden vaak tussendoor actiepunten genoemd en mondelinge afspraken gemaakt. Tussen alle discussies door worden deze makkelijk vergeten als je ze niet goed bijhoudt. Jammer, want dat kan zorgen voor vertraging in projecten of productie. Daarom draagt duidelijk noteren wie, wanneer, wat moet doen, bij aan een hogere productiviteit van je organisatie.
Een manier om dit goed te doen is om in de notulen een takenlijst te maken en deze op te volgen. Daar worden je bestuursvergaderingen ook efficiënter van, want je hoeft niet steeds te discussiëren over vorige actiepunten die niet zijn uitgevoerd.
In dit artikel laten we je zien hoe je actiepunten goed bijhoudt met een template voor vergaderactiepunten.
Wat is een actiepunt?
Een actiepunt is een taak die in de vergadering is besproken en waarover de deelnemers van de vergadering een beslissing hebben genomen. Dat kan zoiets simpels zijn als het afspreken van een nieuwe vergadering om een bepaald onderwerp verder uit te diepen. Of het versturen van een e-mail aan een klant of partner. Maar het kan ook uitgebreider. Actiepunten kunnen een projectplanning of presentatie bevatten of meer datagedreven zijn.
In ieder geval moeten de details en de verwachte uitkomst van de actie duidelijk zijn op het moment dat het actiepunt wordt toegewezen.
Actiepunten worden toegekend aan een persoon of aan een team. In dat laatste geval moet er wel altijd een persoon aan worden gekoppeld die verantwoordelijk is voor oplevering. Het plaatsen van een social post kan bijvoorbeeld worden toegekend aan het digitale marketing team met de manager van het team als verantwoordelijke voor het resultaat.
Markeer alle actiepunten in je vergadernotities en notulen gedurende de vergadering, om zeker te zijn dat je alles hebt genoteerd.
Het belang van actiepunten en vergaderen
Wanneer iedereen zijn of haar actiepunten op tijd uitvoert, lopen projecten geen vertraging op. Deadlines en een gedegen follow-up proces zijn essentieel om het momentum vast te houden en het project niet te laten stagneren.
Soms leidt een afgerond item automatisch tot een volgende actie. Een voorbeeld: als het salesteam een spreadsheet heeft gemaakt met hun activiteiten voor die maand en waarom zij inkomsten zijn misgelopen, dan kunnen opvolgende acties voor het team zijn:
- een vergadering beleggen met de salesmanager
- een salestraining organiseren
- nieuwe salestechnologie onderzoeken of bij systeempartners informeren
- de verkoopprestaties per teamlid analyseren met behulp van scorekaarten
- voorraad- en leveringsproblemen bespreken met de logistiek of inkoopmanager
- inhuren van een sales teamleider voor dagelijkse ondersteuning van het team.
Deze acties kunnen helpen om de verkoopprestaties te verbeteren, en daarmee de inkomsten en bedrijfsgroei te verhogen.
Hoe je actiepunten goed noteert en opvolgt
Wat actiepunten zijn, is nu wel duidelijk. Maar hoe zorg je dat deze duidelijk worden genoteerd en opgevolgd? We geven een paar tips..
1. Zorg dat het actiepunt duidelijk is
De eerste stap is zorgen dat de actie zelf zo duidelijk en gedetailleerd mogelijk is. Wijs geen vage actiepunten toe als “Bereid een salespresentatie voor”. Bespreek in de vergadering al welke specifieke onderdelen de bestuursleden willen zien in de presentatie.
Als je toch een onduidelijk actiepunt hebt toegewezen, bespreek dan zo snel mogelijk met de betrokkenen wat de verwachte uitkomst is. Maar een duidelijke en specifieke beschrijving van een actiepunt is altijd beter om verwarring te voorkomen.
2. Houd al je actiepunten op één plek
Als je je actiepunten op verschillende plekken bijhoudt, dan gaat dit zeer waarschijnlijk verwarring opleveren.
Bovendien is het demotiverend voor iemand die verantwoordelijk was en de deadline heeft gemist omdat hij of zij niet wist dat er iets moest gebeuren. Houd daarom al je actiepunten bij op één plek. Dit maakt het bovendien makkelijker om ze bij te houden en na te gaan of alles op tijd is afgerond.
3. Categoriseer je actiepunten
Tip: Gebruik de template en opzet hieronder voor inspiratie!
Er zijn een paar manieren om je acties in te delen, afhankelijk van hoe je deze bijhoudt. Je kunt ze categoriseren op:
- status (in progress, on hold, afgerond, etc.)
- prioriteit
- deadline (van meest dichtbij tot het verst in de toekomst)
- verantwoordelijke persoon
- verantwoordelijk team
- vervallen/ te laat
Als je je actiepunten op deze manier organiseert, heb je een beter beeld van wat er nog gedaan moet worden en waar je achteraan moet bij collega’s.
4. Wijs een persoon en deadline toe
Wijs voor elke actie concreet een persoon en redelijke deadline toe. Overleg met de persoon in kwestie wat een redelijke deadline is, op basis van urgentie en hun huidige werklast en beschikbaarheid. Check ook of dit overeenkomt met de deadline die de voorzitter heeft vastgesteld in de vergadering.
Alleen door goed te communiceren met de betrokkenen kun je actiepunten goed en op tijd afronden. Als je duidelijke afspraken maakt, is iedereen zich bewust van zijn verantwoordelijkheid.
5. Communiceer issues of gewijzigde prioriteiten
Soms worden in de vergadering actiepunten toegewezen zonder dat men echt kennis heeft van het volledige proces. Als de verantwoordelijke persoon vervolgens aan de slag gaat, wordt ineens duidelijk dat essentiële onderdelen missen, zoals data, toegang tot informatie of een collega die op vakantie is.
Geef uitvoerders van de actiepunten daarom de gelegenheid om informatie over de actiepunten terug te geven. Het meest efficiënt is dat direct in jouw takenlijst te laten doen. Bijvoorbeeld het toevoegen van eventuele acties die noodzakelijk zijn voor ze de actie zelf kunnen uitvoeren. Natuurlijk verandert daardoor zeer waarschijnlijk ook de deadline.
Als er iets verandert aan een actiepunt of als de prioriteit wijzigt, laat dat dan ook weten aan je verantwoordelijke collega’s. Dit kan namelijk impact hebben op het team en andere actiepunten.
6. Houd de voortgang bij
Tot slot, houd de actiepunten goed bij. Dat is makkelijker als je alles op één plek hebt met duidelijke omschrijving, notities, prioriteit, verantwoordelijkheden en deadlines. Op die manier beschikt het hele team over dezelfde informatie over wat er moet gebeuren en wanneer.
Check regelmatig het voortgangsdocument en aarzel niet om de betrokken personen te herinneren aan een actie die afgerond moet worden of een specifieke deadline. Of vraag naar een status update. Dit helpt om alle actiepunten op tijd af te ronden.
Template voor actiepunten
Veel bedrijven gebruiken spreadsheets of projectmanagement tools om actiepunten bij te houden. Je kunt onderstaande tabel (of een spreadsheet met dezelfde opzet) gebruiken voor jouw bedrijf. Wij raden aan om spreadsheets te gebruiken waarin je kunt samen werken, zoals Google Sheets of een bestuursvergadering portaal als iBabs. Daarin kan iedereen zelf zijn actiepunten updaten.
In het overzicht kun je gebruik maken van kleuren of het letterformat aanpassen om de voortgang inzichtelijk te maken. Gebruik bijvoorbeeld verschillende kleuren voor status, prioriteit en deadline.
Status | Actiepunt | Toegewezen aan | Prioreit | Deadline | Notities |
Niet gestart | Item 1 | Chef marketing | Hoog | 00/00/00 | Wachten op info |
In progress | Item 2 | CFO | Hoog | 00/00/00 | Afstemmen met klant |
Afgerond | Item 3 | IT-afdeling | Midden | 00/00/00 | Error #4324 gemaakt |
On hold | Item 4 | Marketing medewerker | Laag | 00/00/00 | Wachten op data |
Te laat | Item 5 | Salesteam | Laag | 00/00/00 | Salespresentatie |
In progress | Item 6 | Recruitment | Hoog | 00/00/00 | Vacature geplaatst |
Afgerond | Item 7 | IT-afdeling | Midden | 00/00/00 | Error #6979 gemaakt |
Hoe iBabs je hierbij kan helpen
iBabs is een bestuursvergaderplatform dat het makkelijker maakt om actiepunten te noteren. Veel makkelijker dan gewone notities op een kladblok of in Google Docs. Na de vergadering kun je in iBabs elk actiepunt vastleggen, een uitleg toevoegen, actiepunten aan personen toewijzen en deadlines vaststellen. Elke actie wordt dan toegevoegd aan de notulen en de uitvoerder van de taak krijgt automatisch een bericht in zijn iBabs profiel. Met de rode, oranje of groene status kan iedereen snel de voortgang van een actiepunt volgen. Je kunt zelfs automatisch follow-up mails maken om collega’s naar de status te vragen. Dat scheelt tijd!
Wil jij ook tijd besparen op deze administratieve klussen? Vraag dan vandaag nog een productdemo aan.