Die ideale Vorlage für Gremienbeschlüsse und wie man sie individuell anpasst - iBabs

Die ideale Vorlage für Gremienbeschlüsse und wie man sie individuell anpasst

Unabhängig davon, ob sich das Führungsgremium Ihrer Organisation jeden Monat oder zweimal im Jahr trifft, ist es wichtig, die Ergebnisse der Sitzungen ordnungsgemäß zu dokumentieren. Was das Führungsgremium entscheidet, kann erhebliche Auswirkungen auf die Zukunft des Unternehmens haben, daher sind Gremienbeschlüsse von zentraler Bedeutung. Hier kommt eine gute Mustervorlage für solche Beschlüsse ins Spiel. Doch der Reihe nach.

Was ist ein Gremienbeschluss? 

Ein Gremienbeschluss ist Teil des Protokolls der Gremiensitzung und ein Dokument, das die Entscheidungen und Abstimmungen der Gremienmitglieder genau wiedergibt. Es handelt sich um ein formelles Dokument, das verwendet wird, um die Rechtsverbindlichkeit der darin enthaltenen Entscheidungen zu dokumentieren. Der Beschluss legt auch die Aufgaben und Rollen der Verantwortlichen fest und dient als Nachweis der Einhaltung.

Im Vereinigten Königreich muss ein Unternehmen gemäß dem Companies Act 2006 einen Gremienbeschluss gemeinsam mit dem Sitzungsprotokoll für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren ab dem Datum des Beschlusses aufbewahren. Wir empfehlen jedoch, alle Beschlüsse unabhängig von ihrem Alter aufzubewahren. Auf diese Weise kann das Führungsgremium nachweisen, dass es in gutem Glauben gehandelt hat, falls jemand seine Entscheidungen oder Prozesse in der Zukunft in Frage stellt.

Warum benötigen Sie eine Vorlage zum Verabschieden von Gremienbeschlüssen?

Da es sich bei einem Gremienbeschluss um ein rechtsverbindliches Dokument handelt, ist es wichtig sicherzustellen, dass dieser vollständig ist und die Entscheidungen des Gremiums und die damit einhergehenden Erläuterungen korrekt dargestellt werden. Aus diesem Grund ist es grundsätzlich ratsam, eine Vorlage für Gremienbeschlüsse zur Hand zu haben.

Um ganz sicher zu gehen, lassen Sie Ihre Vorlage von einem Fachanwalt überprüfen und freigeben.


Eine Vorlage sorgt außerdem für eine einheitliche Struktur Ihrer Unterlagen, die es Ihnen erleichtert, die relevanten Dokumente aufzufinden, wenn Sie diese in der Zukunft benötigen.

Für welche Themen werden Gremienbeschlüsse getroffen?

Für alle wichtigen Entscheidungen, die sich auf das Unternehmen auswirken, sollte ein Gremienbeschluss gefasst werden, insbesondere zu Abstimmungen, die in der Zukunft zu Diskussionen führen könnten. Der Beschluss dient als Nachweis dafür, was in der Sitzung besprochen wurde und dokumentiert die Gründe für die Entscheidungen. Themen, die einen Gremienbeschluss erfordern, sind beispielsweise:

  • Erwerb von Rechten an geistigem Eigentum
  • Gewährung eines Darlehens an ein anderes Unternehmen
  • Erweiterung und Übernahme von Unternehmen
  • Reduzierung der Belegschaft
  • Kauf von Immobilien im Namen des Unternehmens
  • Ausgabe neuer Aktien
  • Ernennung neuer Gremienmitglieder

Die Rolle des Führungsgremiums bei der Verabschiedung von Beschlüssen

Das gesamte Führungsgremium haftet für die von ihm getroffenen Entscheidungen. Es ist daher wichtig sicherzustellen, dass die Beschlüsse ordnungsgemäß verabschiedet werden.

Es haften auch die Gremienmitglieder, die gegen einzelne Beschlüsse gestimmt haben. Sie müssen das Ergebnis annehmen und die Mehrheitsentscheidung unterzeichnen.

Der Beschluss sollte zeigen, dass das Führungsgremium des Unternehmens korrekt und im besten Interesse des Unternehmens arbeitet.

Arten von Gremienbeschlüssen

Es gibt drei Haupttypen von Gremienbeschlüssen:

Art des
Beschlusses
Worum geht es?
Ordentlicher BeschlussDieser Beschluss ist regulären Entscheidungen vorbehalten und erfordert eine Mehrheit in der Sitzung. Solch ein Beschluss kann beispielsweise die Ernennung neuer Gremienmitglieder oder die Änderung ihrer Befugnisse und Pflichten sein. 
Außerordent­licher BeschlussDieser Beschluss ist für größere Änderungen der Unternehmensstruktur vorgesehen, z.B. für die Änderung des Namens oder der Satzung. Hierfür ist oft eine bestimmte Mehrheit erforderlich, z. B. drei Viertel des Stimmen.
Schriftlicher BeschlussDieser Beschluss muss nicht während einer Sitzung gefasst werden, sondern kann in schriftlicher Form erfolgen. Je nachdem, ob es sich um einen ordentlichen oder einen außerordentlichen Beschluss handelt, gelten die oben genannten Standards für die Mehrheitsverhältnisse. Diese Vorgehensweise bietet sich an, wenn die Angelegenheit zeitkritisch ist oder es sich um ein einfaches Thema handelt, das nicht viel Diskussion erfordert.

Was sollte Ihr Gremienbeschluss beinhalten?

Ihr Gremienbeschluss sollte bestimmte wichtige Informationen enthalten. Der Aufbau eines Gremienbeschlusses sollte in etwa so aussehen:

  • Datum und Nummer des Beschlusses (um das Auffinden in Zukunft zu erleichtern)
  • Firmenname
  • Titel des Beschlusses
  • Erklärung über die Verantwortung des Gremiums
  • Beschreibung des Problems, mit dem sich das Gremium befassen wird
  • Endgültiger Beschluss, in dem die vom Gremium getroffenen Maßnahmen im Einzelnen aufgeführt sind
  • Namen aller Gremienmitglieder und ihres jeweiligen Abstimmverhaltens
  • Unterschrift und Datum

Laden Sie eine kostenlose Vorlage für einen Gremienbeschluss herunter

Klicken Sie hier, um eine kostenlose Vorlage für einen Gremienbeschluss in englischer Sprache herunterzuladen.

Eine Alternative ist die Nutzung eines Sitzungsmanagement-Portals wie iBabs für alle Ihre Aufgaben im Zusammenhang mit dem Führungsgremium, einschließlich der Erstellung der Gremienbeschlüsse. iBabs ist schnell, effizient und - was am wichtigsten ist - sicher. Sie können einen Beschluss in der Cloud speichern, so dass er allzeit für diejenigen verfügbar ist, die ihn einsehen dürfen. Die Gremienmitglieder können den Beschluss digital unterzeichnen, so dass sie keine Dokumente mehr ausdrucken und mit sich führen müssen.

Tipps zum Erstellen einer Vorlage für Gremienbeschlüsse

Wenn Sie eine Vorlage für einen Gremienbeschluss für Ihr Unternehmen verfassen möchten, sollten Sie diese Tipps berücksichtigen, damit Sie ein möglichst leistungsfähiges Dokument erstellen können:

  • Fassen Sie sich so kurz wie möglich. Sie brauchen nichts außer der Benennung der anstehenden Themen, den Beschlüssen zu diesen Themen und den administrativen Erfordernissen wie beispielsweise die Unterschriften.
  • Klarheit ist ebenfalls wichtig. Vergewissern Sie sich, dass völlig klar ist, was das Gremium beschlossen hat und warum es das getan hat. Dies wird zu einem späteren Zeitpunkt den Kontext liefern, falls ein Dritter die Gründe einer Gremienentscheidung nachvollziehen muss.
  • Verwenden Sie eindeutige Formulierungen. Da es sich um ein juristisches Dokument handelt, sollte es auch in entsprechender Form verfasst werden. Hin und wieder wird vorgeschlagen, die Sätze, die sich auf die aktuelle Situation des Unternehmens beziehen, mit dem Passus "in Erwägung nachstehender Gründe" zu beginnen, ein zwingendes Erfordernis ist dieses Vorgehen aber nicht.
  • Weisen Sie dem Beschluss eine Referenznummer zu, damit dieser in der Zukunft bei Bedarf leicht wiedergefunden werden kann.
  • Vergeben Sie für jeden Beschluss ebenso einen Titel, der genau angibt, was der Zweck ist. Dies erleichtert auch das Auffinden des richtigen Dokuments in der Zukunft.
  • Holen Sie rechtlichen Rat ein. Bitten Sie einen Unternehmensjuristen, zumindest die Vorlage für Ihren Gremienbeschluss, wenn nicht gar für alle Beschlüsse, die Sie erstellen, zu überprüfen. Sie müssen sicherstellen, dass die Vorlage alle notwendigen Details enthält.
  • Notieren Sie, ob der Gremienbeschluss einstimmig angenommen wurde oder nicht. Wenn nicht, fügen Sie die Abstimmungsentscheidungen der einzelnen Mitglieder hinzu, um die Aufteilung der Stimmausübung zu verdeutlichen.
  • Verwenden Sie eine Sitzungsmanagement-Software wie iBabs, um das Dokument sicher in der Cloud aufzubewahren und um es bei einer Suche leicht auffindbar zu machen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Aus welchen Gründen wird ein schriftlicher Beschluss gefasst?

Es gibt eine Reihe von Gründen, warum ein Gremium einen schriftlichen Beschluss fassen möchte. Es könnte sein, dass die Entscheidung schnell getroffen werden muss, bevor die nächste Sitzung stattfindet. Oder die Angelegenheit ist nicht von großer Bedeutung – dann vermeidet ein schriftlicher Beschluss, dass wertvolle Sitzungszeit in Anspruch genommen wird. Andere Gründe sind, dass das Ergebnis bereits klar ist oder dass alle Mitglieder bereits informell erklärt haben, dass sie für den Beschluss stimmen werden.

Was ist ein beglaubigter Gremienbeschluss?

Ein beglaubigter Beschluss ist ein Beschluss, der z.B. vom Schriftführer geprüft und vom CEO freigegeben wurde. Solche Beschlüsse werden häufig externen Stellen vorgelegt, um Maßnahmen zu erwirken. Dies kann z. B. die Eröffnung eines Bankkontos sein oder der Nachweis, dass ein Nicht-Gremienmitglied im Namen des Unternehmens eine Vereinbarung mit einem anderen Unternehmen abschließen kann.

Muss ein Gremienbeschluss von allen Gremienmitgliedern unterzeichnet werden?

Der CEO und andere Gremienmitglieder des Unternehmens sollten den Gremienbeschluss unterzeichnen, sobald er verabschiedet ist.

Fazit

Mit einer Vorlage für Gremienbeschlüsse können Sie auf einfache Weise rechtssichere, einheitliche Beschlüsse erstellen für den Fall, dass ein Führungsgremium eine Entscheidung trifft, die das Unternehmen betrifft. Klarheit und Kürze sind Schlüsselelemente der Vorlage, ebenso wie die Genauigkeit bei der Verabschiedung von Beschlüssen in einer Gremiensitzung oder bei der Fassung von rein schriftlichen Beschlüssen. Dies ist ein weiterer Aspekt der Rolle eines Schriftführers, der durch den Einsatz einer Sitzungsmanagement-Software erheblich verbessert werden kann.

Literaturhinweise und weiterführende Informationen 

Mit iBabs können Sie Sitzungen ganz einfach organisieren oder daran teilnehmen. In der nutzerfreundlichen App behalten Sie die volle Kontrolle und Übersicht bis in die kleinsten Details. Rund 3.000 Unternehmen und über 300.000 Nutzer vertrauen bereits auf iBabs. Erledigen Sie Ihre Sitzungen effektiv und schnell – und treffen Sie die anstehenden Entscheidungen rasch und sorgfältig.

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