Das Chartered Governance Institute im Vereinigten Königreich erklärt, es sei „wichtig, dass Gremienmitglieder ihre Sitzungen so durchführen, dass die Zeit und das Know-how der Sitzungsteilnehmer bestmöglich genutzt werden“.
Aufgrund des Fachwissens, das eine Person braucht, um in einem Führungsgremium tätig zu sein, gibt es hohe Erwartungen dazu, wie die Mitglieder sich in einer Gremiensitzung verhalten. Aus diesem Grund basiert das Protokoll für Sitzungen von Führungsgremien tendenziell mehr auf Tradition und Formalität als vergleichbare Dokumente für andere Arten von Sitzungen.
Diese Formalität wird aus Respekt gegenüber den anderen Gremienmitgliedern eingehalten. Die Mitglieder von Führungsgremien unterscheiden sich von anderen Fachleuten insofern, als sie einen profunden individuellen Einblick in das Geschäft und die Branche haben. Die Einhaltung des Sitzungsprotokolls gewährleistet, dass die Sitzung pünktlich abläuft, was dem arbeitsreichen Leben der Gremienmitglieder Respekt zollt.
Was ist ein Protokoll für Gremiensitzungen?
Das Protokoll für Gremiensitzungen schreibt die Schritte vor, die ein Unternehmen unternimmt, um eine Sitzung des Führungsgremiums zu organisieren und durchzuführen.
Es gibt kein gesetzlich festgelegtes Protokoll für Gremiensitzungen. Jede Organisation wird ihre eigenen Verfahren haben, die das Folgende bezwecken:
- Dem Unternehmen soll ermöglicht werden, seine Gremienmitglieder vollständig auf die Sitzung vorzubereiten
- Die Gremienmitglieder sollen ihre Zeit während der Sitzung so sinnvoll wie möglich nutzen können
- Die Gremienmitglieder sollen Anträge verabschieden können, die sich auf die Zukunft des Unternehmens auswirken
Im Wesentlichen beschreibt das Protokoll für Gremiensitzungen die Arbeitsabläufe von der Einberufung der Besprechung bis zum Abzeichnen der Niederschrift der vorherigen Besprechung.
Das Protokoll für Gremiensitzungen umfasst das Folgende:
| Regeln für Gremiensitzungen | Die technischen Details, die erfüllt sein müssen, um sicherzustellen, dass das Gremium seine Entscheidungen treffen kann. Dies kann die Mindestzahl von Mitgliedern sein, die für die Beschlussfähigkeit erforderlich sind, oder die Art der erforderlichen Mehrheit. |
| Umgangsformen bei Gremiensitzungen | Vorgehensweisen, die sicherstellen, dass jeder faires Gehör erhält und dass die Gremienmitglieder sich gegenseitig respektieren. Beinhaltet alles, von der Frage, wann sie sprechen können, bis hin zur Sicherstellung, dass ihr Mobiltelefon ausgeschaltet ist. |
| Ablauf der Gremiensitzungen | Die Art und Weise, wie die Gremiensitzungen strukturiert sind, einschließlich der Regeln für alle Maßnahmen, die unter bestimmten Bedingungen ergriffen werden sollten, vom Ordnungsruf bis zur Vertagung. |
Diese Begriffe werden manchmal synonym verwendet, in anderen Fällen jedoch abgegrenzt voneinander. Alle drei sind Teil des Protokolls.
Was schreibt das Protokoll für Gremiensitzungen vor?
Es gibt eine Reihe von Punkten, die das Protokoll für die Gremiensitzungen eines Unternehmens beeinflussen. Dazu gehören:
- Die Satzung. Die Satzung ist die Grundlage für die Herangehensweise des Unternehmens an Gremiensitzungen. Sie beschreibt die Verantwortlichkeiten des Vorsitzenden und anderer Rollenträger, die Anzahl der Sitzungen, die jedes Jahr stattfinden sollten, und andere allgemeine Anforderungen.
- Die Geschäftsordnung. Die Geschäftsordnung für Gremiensitzungen enthält detaillierte Anleitungen zur Umsetzung der Satzung. Dazu gehören Informationen über die Zusammensetzung des Führungsgremiums, die Wahl neuer Mitglieder, Datum und Ort der Sitzungen, die Aufzeichnung von Verfahren, die Bildung von Ausschüssen, Aufgaben und Pflichten sowie eine Reihe anderer Richtlinien.
- Der Corporate Governance Kodex. Der Corporate Governance Kodex des Vereinigten Königsreichs enthält Bestimmungen für bestimmte Situationen, die sich auf das Protokoll der Gremiensitzungen eines Unternehmens auswirken können. Er enthält Regelungen über den Umgang mit Interessenkonflikten, die angemessene Dokumentation von Governance-Angelegenheiten in den Sitzungs-Niederschriften und andere Governance-bezogene Punkte.
- Robert’s Rules of Order. Zahlreiche Organisationen auf der ganzen Welt führen ihre Sitzungen nach den Robert‘s Rules of Order durch. Dieses Regelwerk wird auch als parlamentarisches Verfahren bezeichnet und bietet eine leicht verständliche Vorlage für die Präsentation und Verabschiedung von Anträgen sowie für die Durchführung der Gremienangelegenheiten in einer Sitzung.
- Gesetze über öffentliche Sitzungen. Einige Länder oder Staaten haben Gesetze über öffentliche Sitzungen, um sicherzustellen, dass bestimmte Organisationen (in der Regel Regierungsorganisationen) ihre Gremiensitzungen der Öffentlichkeit zugänglich machen müssen. Dies wirkt sich auf das Protokoll für Gremiensitzungen aus. Die für die Organisation der Sitzung verantwortliche Person muss diese Vorschriften berücksichtigen und die Einzelheiten der Veranstaltung rechtzeitig öffentlich zugänglich machen. Auch außergewöhnliche Umstände sind zu berücksichtigen, unter denen eine Sitzung unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattfinden muss. In bestimmten Situationen, wie z. B. Notfällen, können die Vorschriften über öffentliche Sitzungen geschlossene Zusammenkünfte gestatten.
Was sollte ein Protokoll für Gremiensitzungen beinhalten?
Ein Protokoll für Gremiensitzungen sollte in den meisten Fällen die folgenden Punkte beinhalten:
Den Zweck der Sitzungen
Der erste wichtige Punkt in jedem Protokoll für Gremiensitzungen ist laut dem Chartered Governance Institute der folgende:
“Die Gremienmitglieder müssen sich auf den Zweck der Sitzung und alle Aspekte konzentrieren, die zu einer effektiven Diskussion beitragen können.”
Einberufung der Sitzungen
Sie sollten Sitzungstermine festlegen, die für eine für die Beschlussfähigkeit hinreichende Zahl an Gremienmitgliedern geeignet sind, und die zugleich zum Zeitplan der wichtigsten Gremienmitglieder passen, die zur Erfüllung des Sitzungszwecks erforderlich sind. Dies können Gremienmitglieder mit spezifischen Fachkenntnissen und Erfahrungen sein, um eine Debatte zu einem bestimmten Thema zu unterstützen. Vielleicht möchten Sie die Termine auch danach auswählen, wann Finanzinformationen oder andere wichtige Daten zur Verfügung stehen.
Sie sollten den Gremienmitgliedern eine formelle Mitteilung über Datum, Uhrzeit und Ort der jeweiligen Sitzung senden. Die Mitglieder benötigen zu jeder Sitzung zudem die Sitzungsunterlagen inklusive aller wesentlichen Statistiken, Prognosen und Finanzdokumente, die für die Entscheidungsfindung notwendig sind.
| Randnotiz Sie können die Unterlagen für Gremiensitzungen und andere wichtige Dokumente sicher verteilen, wenn Sie eine Sitzungsmanagement-Software wie iBabs verwenden. Das eliminiert die Kosten für Druck und Versand und ermöglicht zudem eine effektive Zusammenarbeit und einfache Referenzierung. |
Entwurf der Tagesordnung für die Sitzungen
Um sicherzustellen, dass die Sitzungen pünktlich ablaufen und alle zu besprechenden Punkte enthalten sind, ist die Erstellung einer klaren Tagesordnung für jede einzelne Gremiensitzung unentbehrlich. Darin werden sowohl laufende Angelegenheiten, die überprüft werden müssen, als auch neue Angelegenheiten, die zur Debatte stehen, aufgeführt.
Der Sitzungsorganisator und der Sitzungsvorsitzende sollten die Tagesordnung gemeinsam ausarbeiten. Sobald sie fertiggestellt ist, können Sie die zuständigen Gremienmitglieder über spezifische Rollen informieren, die ihnen in der bevorstehenden Sitzung jeweils zukommen, und die Tagesordnung an die Gremienmitglieder verteilen.
Vorbereitung der Sitzungen
Alle Gremienmitglieder sollten die Sitzungsunterlagen gründlich lesen, um für die Sitzung vorbereitet zu sein. Dies ist der Schlüssel dazu, dass die Sitzung reibungslos und pünktlich abläuft. Wenn die Gremienmitglieder das Verfahren verzögern, weil sie Fragen stellen, die in den Sitzungsunterlagen beantwortet werden, bleibt weniger Zeit für wichtige Angelegenheiten.
Während dieser Vorbereitungsphase müssen sich CEO und CFO mit den Finanz- und Ausschuss-Berichten vertraut machen, damit sie alle Fragen, die die Mitglieder während der Sitzung haben könnten, souverän beantworten können.
Schließen der Sitzungen und Nachbereitung
Am Ende der Sitzungen sollte der Gremienvorsitzende oder der Sitzungsorganisator die jeweils gefassten Beschlüsse vorlesen. Es ist üblich, jeweils bekannt zu geben, wann und wo das nächste Treffen stattfinden wird. Nach der Sitzung sollte der Sitzungsorganisator die Niederschrift zum Durchlesen an die Sitzungsteilnehmer senden, die das Dokument dann in der nächsten Sitzung genehmigen können. Wenn Sie eine Sitzungsmanagement-Software verwenden, können die Sitzungsteilnehmer alle vorzunehmenden Korrekturen kennzeichnen, und Sie können das Dokument entsprechend abändern. Die so überarbeitete Niederschrift steht dann allen Gremienmitgliedern unmittelbar zur Verfügung, Alle Beteiligten können bei Nutzung der Software stets auf die neueste Version aller relevanten Dokumente zugreifen.
Vorlage für ein Protokoll für Gremiensitzungen
Der „Knigge“ für Gremiensitzungen
Um den reibungslosen Ablauf der Gremiensitzungen zu erleichtern, gibt es eine Reihe von Verhaltenstipps für die Gremienmitglieder, die eingehalten werden sollten. Dazu gehören:
- Gutes Zeitmanagement ist von zentraler Bedeutung.
- Elektronische Geräte sollten ausschließlich unter Bezugnahme auf die Sitzungsinhalte genutzt werden.
- Unterbrechen Sie andere Sitzungsteilnehmer nicht, während sie sprechen.
- Verzichten Sie darauf, mit anderen Sitzungsteilnehmern heimlich zu kommunizieren, z. B. durch Flüstern und das Zustecken von Notizen.
- Verunsichern Sie die anderen Sitzungsteilnehmer nicht durch auffällige Körpersprache und Blicke.
- Bereiten Sie sich gründlich vor, indem Sie die Sitzungsunterlagen lesen und durcharbeiten. Bereiten Sie relevante Fragen oder Problemlösungen vor.
- Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, worüber Sie abstimmen werden, und entwickeln Sie eine klare Vorstellung zu den kritischen Punkten.
- Konzentrieren Sie sich auf die Tagesordnung. Jede Abweichung vom festgelegten Sitzungsablauf kann zu einer Zeitüberschreitung führen.
- Benennen Sie Interessenkonflikte oder mögliche Reibungspunkte unmittelbar, wenn sie im Gespräch auftreten.
- Behandeln Sie alle Sitzungsteilnehmer mit Respekt, auch wenn Sie mit einem Standpunkt nicht einverstanden sind.
- Akzeptieren Sie, dass das gesamte Gremium für die Gremienbeschlüsse verantwortlich ist, auch die Gremienmitglieder, die dagegen gestimmt haben.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Quorum?
Ein Quorum ist die vorgeschriebene Zahl anwesender Mitglieder, um Beschlüsse und andere Abstimmungen verabschieden zu können. Robert’s Rules empfiehlt dazu Folgendes:
“In allen gängigen Unternehmensformen sollten die Statuten eine Beschlussfähigkeit vorsehen, die gewährleistet, dass bei allen Treffen genügend Mitglieder anwesend sind, sofern die Witterungsbedingungen nicht außergewöhnlich schlecht sind.”
Welche Frist für die Einladung zu Gremiensitzungen ist angemessen?
Im Vereinigten Königreich wurde entschieden, dass das Datum des Treffens „mit einer angemessenen Frist“ angekündigt werden muss. Was als angemessen gilt, hängt von der Art des Unternehmens ab. Wenn alle Gremienmitglieder vor Ort arbeiten, kann eine relativ kurzfristige Ankündigung des Treffens als akzeptabel angesehen werden. Wenn hingegen alle Gremienmitglieder anreisen müssen, benötigen sie mehr Vorlaufzeit. Zahlreiche Experten schlagen fünf bis sieben Tagen als angemessene Frist für die Ankündigung von Sitzungen vor, eine Zeitspanne, die sich in der Unternehmenspraxis bewährt hat. Letztlich ist die Chance, dass die Gremienmitglieder gut vorbereitet sind, umso größer, je mehr Vorlaufzeit Sie ihnen geben.
Fazit
Das Protokoll für Gremiensitzungen ist ein weit greifendes Konzept, das eine Vielzahl von Aspekten umfasst. Es trägt zum reibungslosen Ablauf der Sitzung bei und ermöglicht es den Gremienmitgliedern, ihre Punkte zu kommunizieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Verwendung einer Sitzungsmanagement-Software erleichtert es den Gremienmitgliedern, das Protokoll zu befolgen, indem alle dazu benötigten Unterlagen an einem zentralen Ort in der Cloud gespeichert werden.
Literaturhinweise und weiterführende Informationen
- Sitzungsmanagement-Software iBabs
- Gesetzliche Regelungen im Vereinigten Königreich im Zusammenhang mit Gremiensitzungen
- So behalten Sie in Gremiensitzungen die wesentlichen Aspekte im Blick
- Praxisbeispiel für ein Regel- und Verfahrens-Werk für ein Führungsgremium
- Wie Sie in Ihrer ersten Gremiensitzung professionell auftreten
