Wie erstelle ich ein Sitzungsprotokoll? Ein professioneller Leitfaden für Schriftführer - iBabs

Wie erstelle ich ein Sitzungsprotokoll? Ein professioneller Leitfaden für Schriftführer

Was sind Besprechungsprotokolle? 

Ein Sitzungsprotokoll ist eine offizielle schriftliche Aufzeichnung der Themen, Ziele und Ergebnisse einer Sitzung. Sie werden manchmal auch als „Notizen“ bezeichnet, aber der gebräuchlichste Begriff im Deutschen ist „Protokoll“. Sie können grundsätzlich jeden Sitzungsteilnehmer mit der Protokollführung beauftragen, aber meistens ist dies die Aufgabe des Schriftführers.

Sie sollten das Sitzungsprotokoll entweder in Ihrer Sitzungsmanagement- Software oder in Papierform aufbewahren, damit es als rechtsgültige Referenz dienen kann. Sitzungsprotokolle haben auch den Zweck, die getroffenen Entscheidungen und die Gründe dafür zu dokumentieren, falls jemand in Zukunft danach fragt.

Warum bezeichnet man ein Sitzungsprotokoll im Englischen als „Minutes“?

Niemand weiß mit Sicherheit, warum ein Sitzungsprotokoll im Englischen als „Minutes“ bezeichnet wird. Eine Theorie besagt jedoch, dass sich der Begriff „Minutes“ vom lateinischen Ausdruck „minuta scriptura“ ableitet. Dies bedeutet wörtlich „kleine Schrift“, kann aber auch „grobe Notizen“ bedeuten, was im Zusammenhang mit dem Protokoll als Aufzeichnung der wichtigsten Punkte der Sitzung Sinn macht.

Auch wenn sich das englische Wort „Minutes“ in diesem Fall auf etwas Kleines bezieht, wird es wie die Zeiteinheit und nicht wie das englische Adjektiv „minute“ (zu Deutsch: winzig) ausgesprochen. Es dürfte hingegen unwahrscheinlich sein, dass der Begriff etwas damit zu tun hat, dass die Schriftführer die Zeiten notieren, zu denen die Sitzungsteilnehmer die verschiedenen Themen besprochen haben.

Wer verfasst das Sitzungsprotokoll?

In der Regel macht sich der Schriftführer während der Sitzung Notizen und formuliert daraus anschließend das Protokoll. Dann leitet er das Dokument an die Sitzungsteilnehmer weiter. In der darauffolgenden Sitzung werden die Teilnehmer das Protokoll entweder genehmigen oder den Schriftführer bitten, es vor Genehmigung zu korrigieren.

Warum ist es wichtig, Protokoll zu führen?  

Es gibt viele Gründe, warum es wichtig ist, ein Sitzungsprotokoll zu führen. Vier wichtige Gründe sind die folgenden:

  1. Die Protokollführung ist gesetzlich vorgeschrieben und bietet Schutz
    Im Vereinigten Königreich muss bei Gremiensitzungen per Gesetz Protokoll geführt werden. Das Protokoll wird verwendet, um zu zeigen, dass die Gremienmitglieder ihre Verantwortung erfüllt haben, indem Anträge, Abstimmungen, Enthaltungen und Ergebnisse dokumentiert werden. Darüber hinaus bietet das Protokoll Schutz im Falle eines Gerichtsverfahrens. Wenn eine Handlung nicht im Protokoll festgehalten wurde, ist es schwierig zu beweisen, dass sie stattgefunden hat. Die Protokoll-Aufzeichnungen sind zudem hilfreich, wenn sie als Beweismittel im Rahmen von Revisionen und Überprüfungen verwendet werden.  
  2. Die Protokollführung hilft bei der Umsetzung von Entscheidungen
    Wenn das Protokoll einer Besprechung erstellt wird, sollte Klarheit bestehen über die getroffenen Entscheidungen sowie über die nächsten Schritte, die erforderlich sind, um die Entscheidungen in die Tat umzusetzen. Im Protokoll haben Sie die Gelegenheit, klar zum Ausdruck zu bringen, was passieren muss, wann die Frist dafür abgelaufen ist und wer für die entsprechende Maßnahme verantwortlich ist. Dies erinnert die Gremienmitglieder an ihre Pflichten und macht sie dafür verantwortlich.
  3. Protokolle messen den Fortschritt
    Da die zu treffenden Maßnahmen im Protokoll festgehalten werden, kann das Gremium den Erfolg oder Misserfolg der von ihm getroffenen Entscheidungen leicht erkennen. Alle Gremienmitglieder sollten das Protokoll vor der nächsten Sitzung lesen, um es genehmigen zu können, und zudem dient das Protokoll als unmittelbare Erinnerung daran, was in der Zwischenzeit erreicht oder nicht erreicht wurde.
  4. Protokolle dokumentieren die Verantwortung für Entscheidungen
    Nicht-Gremienmitglieder mögen ein Gremium als eine homogene Gruppe von Entscheidungsträgern sehen. In der Praxis besteht ein Gremium allerdings aus vielen unterschiedlichen Fachbereichen, die nicht immer einer Meinung sind. Aus den Protokollen geht hervor, wer für und wer gegen die verschiedenen Anträge gestimmt hat, was bedeutet, dass die einzelnen Gremienmitglieder jeweils die Verantwortung für ihre Entscheidungen übernehmen müssen. Das bedeutet ebenso, dass die einzelnen Gremienmitglieder sehr gut überlegt zum Vorteil Ihrer Organisation zu ihrer jeweiligen Entscheidung gelangen sollten, bevor sie ihre Stimme abgeben.

Welche Fähigkeiten benötigen Sie?  

Es gibt eine Reihe von Schlüsselfähigkeiten, die Schriftführer benötigen, um die Aufgabe gut zu erledigen. Dazu gehören:

  • Gut zuhören können – um ein zweckmäßiges Protokoll zu erstellen, müssen Sie mehr Zeit mit Zuhören als mit Schreiben verbringen. Sie müssen sich auf das Gespräch konzentrieren, um die wichtigsten Punkte herauszufiltern und die relevanten Themen und Ziele zu erfassen. 
  • Durchsetzungsfähig sein – Es wird in einer Sitzung häufig vorkommen, dass der Schriftführer einen bestimmten Punkt klären muss. Es ist wichtig, dass Sie sich zu Wort melden und den Vorsitzenden oder ein anderes relevantes Gremienmitglied bitten, einen Kommentar zu wiederholen oder weiter zu erklären. Andernfalls kann das Auswirkungen auf die Qualität und die Genauigkeit des Protokolls haben. 
  • Gut schreiben können – das Protokoll dient der dauerhaften Dokumentation der Sitzung. Daher müssen Sie in der Lage sein, ein Protokoll-Dokument zu verfassen, das sich leicht lesen lässt, Sinn macht und frei von Fehlern ist.
  • Sachkundig sein – es scheint offensichtlich, aber Sie sollten gut über die Geschäftstätigkeit Ihrer Organisation informiert sein. Sind Sie das nicht, so könnten Sie sich schwer tun, den fachspezifischen Gesprächen während der Sitzungen zu folgen. 

Die Arten von Sitzungsprotokollen

Es gibt drei Haupttypen von Sitzungsprotokollen, aber die Protokolle von Gremiensitzungen fallen normalerweise in nur eine davon – Aktionsprotokolle. Nachstehend sind die verschiedenen Protokollarten im Detail dargestellt:

Art des
Sitzungsprotokolls
Was das Protokoll beinhaltet
AktionsprotokollEine Aufzeichnung der Entscheidungen, die die Teilnehmer treffen, der Maßnahmen, die die ergriffen werden müssen, um die Entscheidungen umzusetzen, und der Verantwortlichkeiten für diese Aktionspunkte. Muss auch die vom Gremium seit der letzten Sitzung ergriffenen Maßnahmen dokumentieren.
DiskussionsprotokollDetaillierter als das Aktionsprotokoll. Enthält die gleichen Informationen, aber zudem Details zu den Diskussionen, die zu den Entscheidungen geführt haben, mit Angaben darüber, wer während der Debatte was gesagt hat.
Wörtliches ProtokollEin Transkript des gesamten Gesprächs. Bei Gremiensitzungen zumeist nicht notwendig, ist üblicher bei anwaltlicher, gerichtlicher oder vergleichbarer rechtlicher Dokumentation.

Was sollte in das Sitzungsprotokoll aufgenommen werden (und was nicht)?

Folgendes sollten Sie in das Sitzungsprotokoll aufnehmen:

  • Das Datum und die Uhrzeit der Besprechung.
  • Die Teilnehmer und diejenigen, die sich entschuldigt haben.
  • Änderungen und Berichtigungen des Protokolls der vorherigen Sitzung.
  • Eine Kopie sämtlicher Dokumente, die in der Sitzung verteilt werden.
  • Alle Entscheidungen, die in der Sitzung getroffen wurden.
  • Das Ergebnis aller Abstimmungen.
  • Aktionspunkte, Fälligkeitstermine und Verantwortlichkeiten.
  • Besprochenes neues Geschäft.
  • Punkte auf der Tagesordnung, die nicht besprochen wurden und in die nächste Sitzung verschoben werden.

Die folgenden Punkte sollten hingegen nicht in das Sitzungsprotokoll aufgenommen werden:

  • Lange Beschreibungen des Gesagten. Bleiben Sie prägnant.
  • Ihre persönlichen Ansichten oder Urteile zu den Gremienmitgliedern oder Diskussionspunkten.
  • Beschreibungen des Inhalts der ausgehändigten Unterlagen. Verweisen Sie stattdessen auf die angehängten Dokumente.
  • Adjektive und Adverbien. Versuchen Sie, es einfach und neutral zu halten.

Wann man kein Protokoll führen sollte

Im Vereinigten Königsreich und den meisten Teilen der USA ist es gesetzlich vorgeschrieben, bei Gremiensitzungen Protokolle zu führen. Sie sollten diese Aufgabe auch für jede andere Sitzung erledigen, in der die Teilnehmer über Aktionspunkte abstimmen. Auf diese Weise erhalten Sie ein rechtsgültiges Dokument, das die Entscheidungen der Sitzung untermauert. Bei informellen Treffen ohne Abstimmung ist eine Protokollierung jedoch nicht erforderlich. Zwar könnte auch die Erstellung von Protokollen über solche Treffen zu einem praktischen Nachschlagewerk für die Zukunft führen, je nach Zweck der Sitzung lohnt sich die Dokumentation ggf. jedoch nicht.

Wie man ein gutes Sitzungsprotokoll erstellt

Schritt für Schritt zu einem guten Sitzungsprotokoll:

  1. Vorbereitung – Wenn Sie zum ersten Mal in einem Unternehmen Protokoll führen, fragen Sie nach früheren Protokollen, um ein Gefühl für die Struktur und die Vorlage zu bekommen, die das Unternehmen verwendet. Sie sollten den Sitzungs-Vorsitzenden auch um eine Kopie der Tagesordnung bitten, damit Sie die Vorlage vorausfüllen können und während der Sitzung Zeit sparen. Hilfreich ist es zudem, Audio- oder Videotechnik zu organisieren, um die Besprechung aufzuzeichnen, damit Sie beim Verfassen des Protokolls auf die Aufzeichnungen zurückgreifen können.
  2. Halten Sie den Beginn der Sitzung fest – Diese Dokumentation sollte Datum und Uhrzeit, die Teilnehmer, die entschuldigten Personen und die Uhrzeit des tatsächlichen Sitzungsbeginns enthalten.
  3. Während der Sitzung – Sie sollten die folgenden Punkte dokumentieren:
    • alle Korrekturen an den Protokollen der vorherigen Sitzungen
    • alle Ergänzungen der Tagesordnung
    • angenommene und abgelehnte Anträge
    • Anträge, über die abgestimmt wurde (einschließlich der Benennung der Gremienmitglieder, die die Anträge unterstützt haben und dem Abstimmverhalten der Mitglieder)
    • Aktionspunkte, nächste Schritte
    • Punkte, die auf die nächste Sitzung übertragen wurden
    • Neugeschäft
    • alle relevanten Diskussionen
    • Datum für die nächste Sitzung und
    • den Zeitpunkt des Sitzungsendes
  4. Nach der Sitzung – Schreiben Sie das Protokoll in ein formelles Dokument und holen Sie die Zustimmung des Sitzungs-Vorsitzenden ein, bevor Sie das Protokoll an die Gremienmitglieder verteilen. 

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer ausführlichen Orientierungshilfe mit Tipps zur Protokollierung.

Häufige Fehler bei der Protokollführung

Es gibt eine Reihe von Fehlern bei der Protokollführung, die Sie vermeiden sollten. Dazu gehören:

  • Wenn Sie nach der Sitzung zu lange mit dem Verfassen des Protokolls warten, laufen Sie Gefahr, die Ereignisse nicht mehr frisch im Gedächtnis zu haben. Möglicherweise lassen Sie wichtige Informationen weg, weil Sie Ihre Notizen nicht entziffern können.
  • Keine Dokumentation der Anwesenden.
  • Unklare Beschreibung der Ereignisse während der Sitzung.
  • Aufnahme rechtlich heikler Informationen in das Protokoll.
  • Ungenaue oder unvollständige Dokumentation über Abstimmungsergebnisse.
  • Verzögern der Genehmigung früherer Protokolle, Übersehen von Fehlern oder Weglassen wichtiger Informationen.
  • Keine Einholung der für die Rechtsverbindlichkeit erforderlichen Unterschriften.
  • Verteilung des Protokolls nicht rechtzeitig vor der nächsten Sitzung.

Viele dieser Fehler können übrigens vermieden werden, wenn Sie Ihre Gremiensitzungen papierlos durchführen. Sie müssen sich keine Sorgen um die Zustellung der Dokumente machen und können leicht nachverfolgen, wer Ihre Protokolle erhalten und unterschrieben hat.

Wie man mit fehlerhaften Protokollen umgeht

Wenn ein Gremienmitglied einen Fehler oder eine Auslassung im Protokoll der vorherigen Besprechung findet, müssen Sie eine Korrektur vornehmen. Zunächst sollten Sie sich vergewissern, ob ein Fehler aufgetreten ist. Überprüfen Sie die Einzelheiten des genannten Fehlers und prüfen Sie, ob tatsächlich ein Fehler vorliegt oder ob sich der Beschwerdeführer geirrt hat.

Wenn tatsächlich ein Fehler vorliegt, dann passen Sie das Dokument entsprechend an und verteilen Sie es an die Gremienmitglieder mit einem Bearbeitungshinweis. Wenn Sie eine Sitzungsmanagement-Software verwenden, ersetzt die neue Version automatisch das falsche Dokument, und alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf die neueste Version.

Am besten korrigieren Sie das Protokoll bereits vor der nächsten Sitzung, denn dann müssen Sie nicht dokumentieren, was korrigiert wurde. Für den Fall, dass jemand während der Protokollfreigabe in der nächsten Sitzung ein Problem meldet, müssen Sie im Protokoll der aktuellen Sitzung vermerken, dass das Protokoll der vorherigen Sitzung mit einer Korrektur genehmigt wurde. Sie sollten zudem detailliert beschreiben, was genau Sie geändert haben. Der Sitzungs-Vorsitzende muss dann den Protokoll-Ausdruck abändern und die Änderung mit seinen Initialen versehen. 

Wie gibt man ein Sitzungsprotokoll frei?

Wenn der Schriftführer mit dem Protokoll einer Besprechung zufrieden ist, sollte er es einem der Gremienmitglieder zur Abzeichnung vorlegen. Dies wird normalerweise der Sitzungs-Vorsitzende sein, grundsätzlich kann aber jedes Gremienmitglied abzeichnen. Der Schriftführer sollte das Protokoll ebenfalls unterschreiben, um zu darzulegen, dass es sich um ein rechtsverbindliches Dokument über den Verlauf der Sitzung handelt. 

Verteilen oder Weiterleiten von Sitzungsprotokollen

Es ist wichtig, das Sitzungsprotokoll nach der Sitzung mit der Zustimmung des Vorsitzenden an alle Gremienmitglieder zu verteilen, unabhängig davon, ob sie daran teilgenommen haben oder nicht. Auf diese Weise können sie das Dokument lesen und verdauen, in ihrem Namen an Aktionspunkten arbeiten und sicherstellen, dass die beigefügten Details korrekt sind.

Sie können Besprechungsprotokolle per Post oder E-Mail versenden oder aber über eine Sitzungsmanagement-Software, die die Vorteile der Cloud-Technologie nutzt. Der Zugriff auf ein Online-Dokument hat viele Vorteile gegenüber der Papierform oder E-Mail-Anhängen.

Eine Cloud-basierte Sitzungsmanagement-Software ermöglicht den Gremienmitgliedern, unmittelbar zusammenzuarbeiten und Protokoll-Probleme ohne Verzögerung zu melden. Anstatt bis zum nächsten Treffen zu warten und Zeit damit zu verschwenden, Fehler zu diskutieren, können die Gremienmitglieder eine Notiz hinterlassen, um dem Schriftführer genau mitzuteilen, was sie in Frage stellen. So kann der Schriftführer klären, ob ein Fehler vorliegt und das Dokument gegebenenfalls abändern.

Sobald das Dokument in der Sitzungsmanagement-Software aktualisiert wurde, hat jeder von seinem Rechner, Tablet oder Telefon aus sofortigen Zugriff auf die neue Version. Der Schriftführer muss keine Zeit damit verbringen, eine E-Mail mit einem aktualisierten Dokument zu senden oder zeitaufwendig und teuer neue Kopien zu versenden.

Das bedeutet auch, dass die Gremienmitglieder jederzeit auf die aktuellste Version des Protokolls zugreifen können, wenn sie es einsehen wollen. Gibt es mehrere Versionen des Protokolls, so kann es leicht passieren, dass ein Gremienmitglied versehentlich mit einer veralteten Version arbeitet.

Stellen Sie sicher, dass Sie angeben, an wen sich die Gremienmitglieder bei Fragen wenden sollen, sofern Sie Papierkopien verwenden, oder wie sie Protokoll-Probleme kennzeichnen können, wenn Sie eine Sitzungsmanagement-Software verwenden.

Kostenlose Protokoll-Vorlage

Wenn Sie nach einer kostenlosen Protokoll-Vorlage für Ihre Organisation suchen, gibt es viele Möglichkeiten. Google Docs enthält verschiedene formelle und informelle Vorlagen. Vergleichbar bietet Microsoft Office eine Reihe von Mustervorlagen, die Sie anpassen und für Ihre Sitzungen verwenden können.

Protokoll-Beispiel

So kann eine vom Schriftführer genutzte Protokoll-Vorlage zu einer Sitzung beispielsweise aussehen:

Häufig gestellte Fragen

Muss das Sitzungsprotokoll freigegeben werden? 

Sitzungsprotokolle müssen freigegeben werden, um die gesetzlichen Unternehmens-Verpflichtungen zu erfüllen. Ohne Freigabe kann nicht nachgewiesen werden, dass die Ereignisse der Sitzung stattgefunden haben und dass die Gremienmitglieder die Möglichkeit hatten, über die Vorgehensweise abzustimmen. Bei einer Rechnungsprüfung oder einer behördlichen Überprüfung könnten sich das Unternehmen und die Gremienmitglieder in rechtliche Schwierigkeiten bringen. Gemäß dem Companies Act 2006 des Vereinigten Königreichs kann das Protokoll erst nach der Authentifizierung durch den Sitzungs-Vorsitzenden als Beweis dafür angesehen werden, dass die Sitzung stattgefunden hat, die Entscheidungen wirklich so wie angegeben und verbindlich getroffen wurden.

Wie detailliert sollte ein Sitzungsprotokoll sein?

Das Sitzungsprotokoll sollte detailliert genug sein, um jedem, der nicht an der Sitzung teilgenommen hat, einen klaren Eindruck davon zu vermitteln, was besprochen wurde und worauf man sich geeinigt hat. Wenn zu wenig Informationen angegeben werden, erfüllt das Protokoll nicht seinen Zweck als Aufzeichnung der Entscheidungsfindung. Werden zu viele Details angegeben, kann das Protokoll verwirrend und schwer zu lesen sein.

Welcher Schritt folgt auf die Ersterstellung eines Sitzungsprotokolls?

Nach der Ersterstellung eines Sitzungsprotokolls ist es wichtig, die Notizen so schnell wie möglich zu einem zusammenhängenden Bericht zusammenzufassen, solange die Informationen noch frisch im Gedächtnis sind. So kann der Schriftführer die Diskussionen und Beschlüsse besser wiedergeben, ohne sich mühsam daran erinnern zu müssen, warum in der Sitzung bestimmte Notizen gemacht wurden.

Sind Sitzungsprotokolle vertraulich?

Das Protokoll einer Sitzung ist grundsätzlich nicht vertraulich. Es ist eine rechtliche Darstellung dessen, was in der Sitzung passiert ist, und sollte zur Verfügung stehen, um darauf zurückzugreifen und zu beweisen, dass das Gremium die ordnungsgemäßen Prozesse eingehalten hat. Sie sollten das Protokoll für Rechnungsprüfungen oder andere Untersuchungen zehn Jahre lang aufbewahren. Auch vertrauliche Punkte auf der Tagesordnung sollten im Protokoll enthalten sein. Die entsprechenden Passagen sollten aber nur an diejenigen Gremienmitglieder verteilt werden, die an der Diskussion zu diesen Punkten in der Sitzung beteiligt waren.

Fazit

Das Führen von Protokollen ist ein äußerst wichtiges Unterfangen und eine zentrale administrative Aufgabe. Es ist wichtig, so genau wie möglich zu sein und alle Punkte zu klären, die keinen Sinn zu ergeben scheinen, um sicherzustellen, dass das Protokoll so vollständig wie möglich ist. Bei der Erstellung von Protokollen darf nicht an der falschen Stelle gespart werden, denn es gilt, die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten und alle Personen zu informieren, die in Zukunft die Beweggründe für Entscheidungen klären wollen. Hier ist der Einsatz einer Sitzungsmanagement-Software sehr hilfreich, da sie es den Gremienmitgliedern ermöglicht, Fehler leicht zu erkennen und sie mit einem Minimum an Aufwand zu korrigieren.

Literaturhinweise und weiterführende Informationen

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