Schritt für Schritt zu einer professionellen Vorlage für Gremiensitzungen - iBabs

Schritt für Schritt zu einer professionellen Vorlage für Gremiensitzungen

Es ist von entscheidender Bedeutung, die Vorlage für die Sitzungen von Führungsgremien professionell zu erstellen, da die Gremienmitglieder damit über die aktuelle und prognostizierte Entwicklung des Geschäfts informiert werden. Sie sollten also sicherstellen, dass die Vorlage alles enthält, was die Gremienmitglieder wissen müssen, in knapper und übersichtlicher Form. Das Chartered Institute of Management Accountants (CIMA) im Vereinigten Königreich stellt zu Recht fest:

“Um die richtigen Entscheidungen zu treffen, müssen sich die Gremienmitglieder auf qualitativ hochwertige, zeitnahe Informationen über die Entwicklung ihres Unternehmens stützen. Die Qualität der Gremienvorlagen mit Angaben zur Unternehmensentwicklung ist daher einer der Schlüsselfaktoren, die die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens beeinflussen.”

Das Beratungsunternehmen McKinsey hat dies in einer Umfrage unter Mitgliedern von Führungsgremien aus dem Jahr 2016 bestätigt. Die Antworten zeigen, dass nur 22% der Gremienmitglieder die Strategien ihrer Unternehmen vollständig verstehen, während nur 36% die Finanzlage ihrer Unternehmen vollständig begriffen haben. Wenn ein Gremienmitglied diese wichtigen Punkte nicht vollständig erfasst, kann dies die Wirksamkeit seiner Entscheidungsfindung beeinträchtigen. Eine Möglichkeit, diese Probleme zu vermeiden, besteht darin, gut geschriebene, klare und informative Gremienvorlagen zu erstellen.

Aus diesen Gründen ist die Erstellung von professionellen Gremienvorlagen eine wichtige Fähigkeit, die Sie erfreulicherweise erlernen und beherrschen können. Im Folgenden haben wir die Schritte beschrieben, die Sie unternehmen sollten, um solche Gremienvorlagen zu erstellen.

Was ist eine Gremienvorlage?

Einfach ausgedrückt, ist eine Gremienvorlage (manchmal auch als Gremienpapiere bezeichnet) ein Dokument, das Sie vor einer Gremiensitzung an die Gremienmitglieder senden und in dem die wichtigen Informationen aufgeführt sind, die die Gremienmitglieder parat haben müssen. Als Teil der Gremienunterlagen ist die Gremienvorlage ein Referenzdokument, das die Tagesordnung des Gremiums und das Sitzungsprotokoll ergänzt. Der Vorsitzende des Gremiums, zumeist der CEO oder CFO, entscheidet in der Regel über das Format und den Inhalt der Vorlage. Er wird dabei von den Mitgliedern etwaiger Ausschüsse und dem Protokollführer unterstützt.

Dieses Vorlage-Dokument fasst Informationen aus den verschiedenen Ausschussberichten und Abteilungen zusammen und präsentiert diese in einer Weise, die es den Gremienmitgliedern leicht macht, sie zu verstehen. Der Bericht enthält in der Regel Informationen über die aktuelle Finanzentwicklung und die Leistung des Managements sowie die erwartete künftige Geschäftsentwicklung.

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Der Zweck von Gremienvorlagen

Gremienvorlagen existieren, um die Entscheidungsfindung in Gremiensitzungen zu erleichtern. Die Gremienmitglieder müssen alle relevanten Details über vergangene und prognostizierte zukünftige Entwicklungen kennen, um fundierte Entscheidungen über die Zukunft des Unternehmens treffen zu können. Die Gremienvorlage sollte alle relevanten Informationen zu den Themen sammeln, die in der nächsten Gremiensitzung zur Diskussion stehen.

Einer der wichtigsten Zwecke einer Gremienvorlage besteht darin, die Fragen zu beantworten, die die Gremienmitglieder stellen werden, wenn sie die dargestellten Informationen analysieren. Sie müssen die Informationen vorwegnehmen, die sich die Gremienmitglieder wünschen, um zu verstehen, wo das Unternehmen steht und wohin es sich entwickelt. Die Gremienvorlage sollte die Daten gemeinsam mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Schlussfolgerungen aus diesen Informationen präsentieren. Ziel ist es, dass die Gremienmitglieder nicht lange in den Daten stöbern müssen, um die relevanten Gesprächsthemen für die Sitzung herauszuarbeiten.

Die Struktur einer Gremienvorlage

Die Gremienvorlage kann von 1-2 Seiten bis hin zu einer umfangreichen Abhandlung reichen. Dies hängt von der jeweiligen Vorlage ab, die ein kurzes monatliches Update zu einem bestimmten Ausschuss oder einen Jahresüberblick über die gesamte Geschäftstätigkeit enthalten kann. Unabhängig vom Umfang der Vorlage sollte sie leicht lesbar sein und durch Überschriften, Aufzählungspunkte, Grafiken, Tabellen und Bilder aufgelockert werden. Wenn die Vorlage nur aus Text besteht, wird es für den Leser sehr schwierig, die wichtigen Punkte zu erfassen.

Im Allgemeinen sollte eine Gremienvorlage wie folgt aufgebaut sein:

  • Title, der dem Leser genau sagt, was ihn erwartet
  • Inhaltsverzeichnis (bei umfangreichen Dokumenten)
  • Einleitung, die auf den Inhalt es Berichts hinweist
  • Klare Überschriften, Überschriften, die die Themen der einzelnen Abschnitte kennzeichnen und es den Gremienmitgliedern ermöglichen, direkt zu den relevanten Bereichen zu springen
  • Darstellung der wesentlichen Leistungsindikatoren (KPIs) in Stichpunkten
  • Zusammenfassung um die Ergebnisse des Berichts analysieren zu können

Der Inhalt einer Gremienvorlage

Der Inhalt der Vorlage leitet sich aus dem ab, was Sie mit der Vorlage erreichen wollen. Eine Situationsbeschreibung wird sich ganz anders lesen als ein Bericht, der das Gremium auffordert, die Beschaffung neuer Ressourcen oder sogar eine Änderung der Strategie in Betracht zu ziehen.

Stellen Sie relevante Daten zur Verfügung, um die Vorlage zu untermauern, und erklären Sie, warum die Daten relevant oder aussagekräftig sind. Achten Sie darauf, sowohl das Positive als auch das Negative darzustellen. Denken Sie daran, dass die Gremienmitglieder gut informiert sein müssen, um die besten Entscheidungen im Interesse des Unternehmens treffen zu können. Wenn Sie beispielsweise nur die positiven Seiten der Performance einer neuen Fabrik aufzeigen, statt auch die Probleme zu benennen, kann dies das Verständnis der Gremienmitglieder für die Führung der Geschäfte verzerren.

Gremienmitglieder sind vielbeschäftigte Menschen, daher sollten Sie direkt auf den Punkt kommen und alle externen Quellen, die Sie verwenden, zusammenfassen, damit die Gremienmitglieder die relevanten Informationen schnell finden können.

Download einer Muster-Gremienvorlage + Beispiele

Tipps zum Verfassen einer professionellen Gremienvorlage

Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie beim Verfassen einer professionellen Gremienvorlage beachten sollten:

  • Machen Sie sich klar, wer die Sitzungsteilnehmer sind
    Sie kennen Ihre Gremienmitglieder und deren Hintergrund. So können Sie einschätzen, wie viel Erklärung bestimmte Punkte in der Vorlage benötigen. Wenn alle Mitglieder die Grundlagen eines bestimmten Aspekts des Unternehmens kennen, brauchen Sie ihre Zeit nicht mit Erklärungen zu vergeuden. Ebenso wissen Sie, welche Informationen die Gremienmitglieder benötigen. Verschwenden Sie also keine Texte mit Kennzahlen, die keine Bedeutung für die zu treffenden Entscheidungen haben.
  • Verwenden Sie eine einfache Sprache
    Einer der Hauptgründe für die Erstellung eines Vorstandsberichts besteht darin, den Mitgliedern einen schnellen Überblick zu verschaffen, um sie auf den neuesten Stand zu bringen. Verlangsamen Sie den Prozess nicht, indem Sie komplizierte oder technische Formulierungen verwenden. Die Vorstandsmitglieder müssen in der Lage sein, die Details schnell zu verstehen.
  • Verwenden Sie die richtigen Kennzahlen, um relevanten Kontext herzustellen
    Die Finanzdaten sind die Kennzahlen, die am häufigsten mit einer Gremienvorlage in Verbindung gebracht werden, aber für sich allein genommen erzählen sie nicht die ganze Geschichte. Sie müssen diese Daten mit Hintergrundinformationen wie z. B. dem Marktanteil anreichern, um sie einordnen zu können. Wenn der Gewinn steigt, aber der Marktanteil sinkt, müssen die Gremienmitglieder das wissen. Nennen Sie nur die Gewinnzahlen, so wird der Eindruck erweckt, dass alles gut läuft, Wenn Sie das Gesamtbild zeigen, erhalten die Gremienmitglieder einen Einblick in mögliche Probleme, die sie angehen können.
  • Vollständige Offenlegung, sowohl von guten als auch schlechten Nachrichten
    Das Gremium muss den tatsächlichen Zustand des Unternehmens kennen, nicht die rosarote Version. Sie müssen wichtige Entscheidungen auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen treffen, also sagen Sie den Gremienmitgliedern genau, wie es ist. Niemand überbringt gerne schlechte Nachrichten, aber wenn nötig, sollten Sie das tun. Informieren Sie die Gremienmitglieder über die internen und externen Erwartungen, die an das Unternehmen gestellt werden, und helfen Sie den Gremienmitgliedern, die bestmöglichen Entscheidungen zu treffen.
  • Helfen Sie dem Gremium, die entscheidenden Informationen zu finden
    Gremienvorlagen sind kein Ort, um Dinge zu verstecken. Stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten Informationen in Diagrammen, Tabellen, Überschriften, Aufzählungspunkten oder auf andere Weise hervorheben.
  • Stellen Sie eine klare Analyse bereit
    Es nützt nichts, nur nackte Daten bereitzustellen. Sie müssen diese Daten auch erklären. Was sind die aktuellen Probleme und Risiken? Wenn Sie eine fundierte Analyse erstellen, müssen die vielbeschäftigten Gremienmitglieder nicht selbst tief in die Materie eintauchen.
  • Blicken Sie sowohl nach vorne als auch zurück
    Das Gremium muss wissen, wie sich das Unternehmen entwickelt hat. Er muss aber auch wissen, wie die Zukunft aussieht, und zwar anhand glaubwürdiger Informationen. Werden Sie Ihre Ziele erreichen? Wenn nicht, können die Gremienmitglieder umso eher eingreifen und den Kurs ändern, je früher sie davon erfahren.
  • Halten Sie die KPIs übersichtlich fest
    Eine übersichtliche Darstellung eignet sich hervorragend zur Visualisierung von KPIs, so dass die Gremienmitglieder die Kennzahlen auf einen Blick erfassen können. Das bedeutet auch, dass Sie keine langatmigen Erklärungen zu den Ergebnissen abgeben müssen. Sie können einfach direkt zur Analyse übergehen und so Zeit sparen.
  • Verwenden Sie eine Sitzungsmanagement-Software
    Der Einsatz einer Sitzungsmanagement-Software spart die Kosten für den Versand von Gremienvorlagen in Papierform, die unter Umständen erneut verschickt werden müssen, wenn etwas aktualisiert werden muss. Außerdem hat jedes Gremienmitglied Zugriff auf die neueste Version, wenn es sich via App auf seinem Computer, Tablet oder Smartphone anmeldet. Zudem können Sie mit den Gremienmitgliedern interagieren, und die Gremienmitglieder können sich untereinander austauschen, indem sie Kommentare, Notizen und Dokumente teilen, die für die Zusammenarbeit relevant sind. Und nicht zuletzt ist es einfacher, die gewünschten Informationen über die Suchfunktion der Software zu finden.

Erstmaliges Verfassen einer Gremienvorlage

Wenn Sie zum ersten Mal eine Gremienvorlage in Ihrem Unternehmen verfassen, ist es hilfreich, frühere Berichte als Vorlage zu verwenden. So bekommen Sie einen Eindruck davon, was das Gremium gewohnt ist und was es von dem Dokument erwartet.

Häufig gestellte Fragen

Was sollte der CEO dem Gremium berichten?

Der CEO sollte dem Gremium über alles berichten, was das Gremium festgelegt oder genehmigt hat, und für was das Gremium damit auch zur Rechenschaft gezogen werden kann. Dies können Richtlinien, Strategien oder Pläne sein, bei denen das Gremium in der Vergangenheit ein Mitspracherecht hatte.

Wer kann die Gremienvorlage unterzeichnen?

Das Gremium muss die Gremienvorlage genehmigen, und dann sollte sie im Namen des gesamten Gremiums entweder von einem Gremienmitglied oder vom Protokollführer unterzeichnet werden.

Wie werden die Finanzinformationen dem Gremium berichtet?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dem Gremium Finanzinformationen vorzulegen, je nach Art des Unternehmens und dem zeitlichen Fortschritt des Geschäftsjahrs.

Hier sind einige Beispiele:

Art der
Vorlage
Worum es geht
Einfache ErklärungWenn ein Unternehmen seine Finanzen streng kontrolliert, genügt manchmal eine einfache Erklärung, dass das Unternehmen gut dasteht. Die Gremienmitglieder werden diese punktuelle Form der Berichterstattung in der Regel akzeptieren, wenn sie wissen, dass sie auf Wunsch problemlos ausführliche Unterlagen anfordern können.
Detaillierter
Bericht
Enthält alle wichtigen Finanzinformationen, einschließlich Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und mehr. Einige Gremienmitglieder verlangen diese Informationen bei jeder Sitzung, andere fordern sie jährlich.
BilanzberichtEine Aussage darüber, wie hoch die flüssigen Mittel des Unternehmens sind, oftmals mit Erklärung der Abweichung vom erwarteten Wert. Wird häufig in kleineren Unternehmen verwendet.
Periodischer
Erfolgsbericht
Vergleich von Einnahmen, Ausgaben und Veränderungen der Bilanzpositionen seit der letzten Sitzung. Enthält auch die Gründe für die Geschäftsentwicklung.

Schlussfolgerung

Eine Gremienvorlage ist ein wesentliches Instrument, das dem Führungsgremium hilft, wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen, um das Unternehmen in die richtige Richtung zu lenken. Es erfordert Geschick, genau zu wissen, welche Informationen notwendig sind und wie man sie so präsentiert, dass sie für die Gremienmitglieder vor der nächsten Sitzung möglichst verständlich und aussagekräftig sind. Eine Sitzungsmanagement-Software wie z. B. iBabs ermöglicht es den Gremienmitgliedern, die Sitzungsdokumente digital abzurufen, so dass sie keine Unmengen von Papier ausdrucken und transportieren müssen. Das ist bequem, spart Geld und schont die Umwelt.

Referenzen und weiterführende Literatur

Mit iBabs können Sie Sitzungen ganz einfach organisieren oder daran teilnehmen. In der nutzerfreundlichen App behalten Sie die volle Kontrolle und Übersicht bis in die kleinsten Details. Rund 3.000 Unternehmen und über 300.000 Nutzer vertrauen bereits auf iBabs. Erledigen Sie Ihre Sitzungen effektiv und schnell – und treffen Sie die anstehenden Entscheidungen rasch und sorgfältig.

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