[Stappenplan] De beste opzet voor managementrapportages + sjabloon - iBabs

[Stappenplan] De beste opzet voor managementrapportages + sjabloon

Het opstellen van een correcte managementrapportage is essentieel. Dit document informeert de bestuurders over de huidige en begrote resultaten. Je moet er dus voor zorgen dat alles wat de directie moet weten erin staat. In een duidelijke en beknopte indeling. Het Chartered Institute of Management Accountants (CIMA) formuleert het als volgt: 

‘Om de juiste beslissingen te nemen, moeten bestuurders beschikken over kwalitatief hoogwaardige en tijdige informatie over hoe hun bedrijf presteert. De kwaliteit van managementrapportages is dan ook mede bepalend voor de concurrentiepositie van de onderneming.’

Adviesbureau McKinsey bevestigde dit met een onderzoek dat in 2016 onder zakelijke bestuurders werd uitgevoerd. Daaruit bleek dat slechts 22% van de bestuurders de strategieën van hun bedrijf helemaal begreep. Ook was slechts 35% volledig op de hoogte van de financiële situatie. Als de directie deze essentiële zaken niet beheerst, kan dat de kwaliteit van hun beslissingen negatief beïnvloeden. Deze valkuil kun je vermijden door goed geschreven, duidelijke en informatieve managementrapportages op te stellen.

Daarom is het ontwikkelen van optimale managementrapportages een belangrijke vaardigheid. Gelukkig kun je dat leren. Hieronder hebben we de stappen beschreven voor het schrijven van een goede managementrapportage. 

Wat is een managementrapportage?

Heel simpel gezegd is een managementrapportage (soms ook managementverslag genoemd) een document dat je voorafgaand aan een directievergadering onder de bestuurders verspreidt. Hierin vermeld je alle informatie die ze nodig hebben. De rapportage maakt onderdeel uit van het vergaderdossier. Ze is een aanvulling op de agenda en de notulen van de vergadering. De voorzitter, CEO of CFO beslist meestal over de opbouw en de inhoud. Vaak wordt ook de mening van de andere directieleden en de managementassistent gevraagd. 

In dit document wordt informatie verzameld vanuit verschillende commissies en afdelingen. Die wordt zo gepresenteerd, dat de directieleden alles eenvoudig kunnen overzien. Het verslag bevat meestal informatie over de financiële resultaten en het functioneren van het management. Daarnaast bevat het prognoses.

Het doel van de managementrapportage

Een managementrapportage vergemakkelijkt de besluitvorming in directievergaderingen. De directieleden moeten op de hoogte zijn van de behaalde resultaten en de prognoses. Op basis daarvan kunnen ze weloverwogen beslissingen nemen over de toekomst van het bedrijf. In de managementrapportage wordt alle relevante informatie verzameld over de onderwerpen die tijdens de volgende vergadering besproken zullen worden.

Bestuurders zullen vragen hebben als ze het vergaderdossier doorlezen. De managementrapportage moet die vragen beantwoorden. Je moet dus voorsorteren op de informatie die nodig is om te weten hoe het bedrijf ervoor staat en welke kant het opgaat. De managementrapportage moet deze gegevens aanbieden. Het liefst voorzien van een samenvatting van de belangrijkste aandachtspunten. Het idee is dat de directie niet urenlang in de statistieken hoeft te duiken om de belangrijkste discussiepunten voor de vergadering te ontdekken.

De opbouw van een managementrapportage

De managementrapportage kan variëren van één of twee A4’tjes tot een heel boekje. Dat hangt af van het soort verslag. Het kan bijvoorbeeld een korte, maandelijkse update zijn van een bepaalde commissie, maar ook een volledig jaaroverzicht van het hele bedrijf. Wat de omvang van het verslag ook is, het moet makkelijk te lezen zijn. Daarom moet het voorzien zijn van kopjes, bullet points, grafieken, tabellen en afbeeldingen. Als het alleen een lap tekst is, is het voor de lezer heel lastig om de belangrijste punten eruit te halen. 

Over het algemeen is dit de opbouw van een managementrapportage: 

  • Titel waaruit duidelijk blijkt wat de lezer kan verwachten. 
  • Inhoudsopgave (als het een uitgebreid verslag is).
  • Inleiding om een indruk te geven van wat er in het rapport staat. 
  • Duidelijke kopjes met het onderwerp van elk onderdeel. Hierdoor kunnen de directieleden meteen doorbladeren naar de gewenste informatie.
  • Opsommingen van de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI’s), zodat die meteen opvallen. 
  • Samenvatting van de belangrijkste uitkomsten van de rapportage. 

Inhoud van de managementrapportage

Het doel van het verslag bepaalt de inhoud. Een situatieschets leest bijvoorbeeld heel anders dan een rapport om de directie te overtuigen om nieuwe machines aan te schaffen. Of een rapport dat uitdaagt om een heel andere strategie te kiezen. 

Geef relevante data die het rapport onderbouwt. Leg bovendien uit waarom die informatie belangrijk is. Zorg ervoor dat je zowel de voors- als de tegens beschrijft. De directie moet immers goed geïnformeerd zijn om beslissingen te nemen die in het belang zijn van het bedrijf. Stel dat je alleen de voordelen van een nieuwe fabriek laat zien en verder geen aandacht schenkt aan de kosten en de nadelen. De directie krijgt dan een heel vertekend beeld van hoe de zaken ervoor staan. En neemt dan misschien de verkeerde beslissing. 

Directieleden hebben het vaak erg druk. Zorg er dus voor dat je kort, maar krachtig formuleert. Gebruik je externe bronnen, vat die dan samen, zodat ze de relevante informatie snel kunnen vinden.

Download een sjabloon en voorbeelden

Zo stel je een goede managementrapportage op: Tips

Dit moet je in je achterhoofd houden als je een goede managementrapportage wilt opstellen: 

  • Ken je publiek

Je kent de directieleden en hun achtergrond. Je kunt dus inschatten hoeveel uitleg er bij bepaalde punten in het rapport nodig is. Als iedereen de grondbeginselen van een bepaald bedrijfsaspect kent, hoef je hun tijd niet te verdoen met uitleg. Ook weet je welke informatie ze nodig hebben. Voeg dus geen informatie toe die geen invloed heeft op te nemen beslissingen. 

  • Gebruik gewone taal

Een van de belangrijkste doelen van een managementrapportage is het overzichtelijk weergeven van informatie om directieleden snel op de hoogte te brengen. Vertraag dat proces niet door ingewikkelde of technische termen te gebruiken. De directieleden moeten de informatie snel kunnen doorgronden. 

  • Gebruik verschillende soorten data om context te geven

Een managementrapportage wordt meestal geassocieerd met financiële gegevens. Toch vertellen die niet het hele verhaal. Je moet bijvoorbeeld ook zaken opnemen als het marktaandeel. Zo plaats je de cijfers in de juiste context. Als de winst stijgt, maar het marktaandeel terugloopt, moet de directie dat weten. Als je alleen de winst vermeldt, ontstaat de indruk dat het goed gaat. Als je echter een compleet beeld schetst, geeft dat ook inzicht in de potentiële problemen. De directie kan die vervolgens aanpakken. 

  • Houd niets achter

De directie moet de werkelijke stand van zaken te horen krijgen. Schets niet een te rooskleurig beeld. Ze moeten belangrijke beslissingen nemen op basis van de informatie die ze ontvangen. Vertel ze dus precies hoe de vlag erbij hangt. Niemand vindt het leuk om slecht nieuws te brengen. Maar als het nodig is, moet dat toch. Informeer hen over de interne en externe uitdagingen waar het bedrijf mee te maken heeft. Zo help je hen de verstandigste beslissingen te nemen. 

  • Help hen de cruciale informatie te vinden

De managementrapportage is geen plaats om zaken te verdoezelen. Zorg ervoor dat je de belangrijkste informatie in grafieken, tabellen, kopjes en opsommingen weergeeft. Als het er maar uitspringt. 

  • Geef een duidelijke analyse

Het is niet voldoende om alleen ruwe data op te nemen. Je moet de gegevens ook toelichten. Wat zijn de uitdagingen waar het bedrijf op dit moment mee te maken heeft? Als je dit uitwerkt, hoeven de drukbezette directieleden zelf niet helemaal in de cijfers te duiken. 

  • Kijk zowel vooruit als achteruit

Ja, de directie moet weten hoe het bedrijf heeft gedraaid. Maar ze moeten ook weten hoe de toekomst eruitziet. Daarvoor is betrouwbare data nodig. Ligt het bedrijf nog op schema om de doelstellingen te behalen? Is dat niet het geval, dan moet de directie dat zo vroeg mogelijk weten. Dan kunnen ze ingrijpen en bijsturen. 

  • Geef KPI’s weer in een dashboard

Een dashboard is ideaal om KPI’s grafisch weer te geven. De voortgang is dan in één oogopslag duidelijk. Je hoeft dan ook geen uitgebreide toelichting te geven op de resultaten. Je kunt direct beginnen met de analyse. Dat scheelt de lezer tijd.

  • Gebruik vergadersoftware

Als je vergadersoftware gebruikt, kun je flink op de kosten van fysieke rapportages besparen. Je hoeft ze immers niet opnieuw te versturen als er iets geüpdatet moet worden. Bovendien hebben de directieleden altijd toegang tot de meest recente versie. Ze hoeven alleen maar de app te openen op hun computer, tablet of smartphone. Ze kunnen ook op jou en op elkaar reageren. Ze kunnen bijvoorbeeld opmerkingen en aantekeningen maken en zo efficiënt samenwerken. En last but not least: met zo’n programma is het makkelijk om de gewenste informatie snel op te zoeken. 

Je eerste managementrapportage

Moet je voor het eerst een managementrapportage voor een bedrijf opstellen? Dan is het handig om een eerder rapport als sjabloon te gebruiken. Zo krijg je een beeld van wat de directie gewend is. En van de informatie die ze nodig hebben.

Veelgestelde vragen

Waarover moet een CEO de directie informeren?

De CEO moet de directie op de hoogte houden van alles wat de directie heeft vastgesteld of goedgekeurd. Zo blijft de directie verantwoordelijk voor haar beslissingen. Denk bijvoorbeeld aan beleid, strategieën of plannen waarover de directie in het verleden een besluit heeft genomen. 

Wie kan de managementrapportage ondertekenen?

De directie moet de managementrapportage goedkeuren. Vervolgens moet die namens hen worden ondertekend. Dat kan een directielid of de managementassistent doen. 

Hoe presenteer je financiële informatie aan de directie?

Er zijn verschillende manieren om de financiële situatie aan de directie te presenteren. Het hangt af van het soort bedrijf en van hoever het boekjaar is gevorderd. Hier volgen een aantal voorbeelden: 

Type rapportageWat erin staat
Eenvoudig overzichtSoms heeft een bedrijf zijn financiën goed onder controle. Dan kan een eenvoudig overzicht voldoende zijn om aan te tonen dat het bedrijf er goed voor staat. Directieleden zullen zo’n beknopt overzicht over het algemeen accepteren als ze weten dat ze, indien gewenst, eenvoudig diepgaandere rapportages kunnen opvragen. 
Gedetailleerde rapportageBevat alle essentiële financiële informatie, inclusief verlies- en winstrekeningen, een balans en dergelijke. Soms verwacht een directie dit elke vergadering. Anderen vinden één keer per jaar voldoende. 
SaldibalansEen overzicht van hoeveel er op de rekening van het bedrijf staat. Vaak voorzien van gedetailleerde informatie over waarom het saldo hoger of lager is dan begroot. Dit wordt vooral gebruikt in kleine bedrijven. 
Periodieke rapportageVergelijkt de inkomsten, uitgaven en balanssaldo’s met die van de vorige vergadering. Bevat ook de oorzaken van de behaalde resultaten. 

Conclusie

Een managementrapportage is een belangrijk hulpmiddel voor een directie. Op basis hiervan moeten ze belangrijke beslissingen nemen. Zo kunnen ze het bedrijf de juiste kant op sturen. Het vergt kennis en ervaring om precies te weten welke informatie nodig is. En om die eenvoudig en overzichtelijk weer te geven. Zo kan de directie zich goed voorbereiden op de volgende vergadering. Met vergadersoftware zoals iBabs kan de rapportage digitaal worden opgevraagd. Zo hoeven er geen bergen papier te worden verplaatst. Dit bespaart geld, is beter voor het milieu en is veel makkelijker. 

Meer lezen?