Redigere il verbale: la guida definitiva per i segretari

La stesura del verbale è una competenza essenziale  di ogni segretario del CdA. La capacità di portare a termine questo compito in modo rapido e accurato durante le riunioni non è solo importante per l'azienda, ma in alcuni Paesi è anche un requisito legale per le riunioni del consiglio di amministrazione. Se desideri saperne di più su come redigere un verbale efficace, di che cosa si tratta, perché è importante e cosa dovrebbe o non dovrebbe includere, questa guida ti svelerà tutto. 

Cos’è un verbale di riunione? 

Un verbale è una registrazione ufficiale in forma scritta degli argomenti, degli scopi e degli esiti di una riunione. Talvolta è anche chiamato "minuta", ma il termine più comune è "verbale". Sebbene sia possibile assegnare il compito di verbalizzante a qualsiasi partecipante della riunione, il più delle volte che spetta al segretario. 

Il verbale di riunione deve essere archiviato come documento legale nel tuo portale per il CdA o in formato cartaceo. Il verbale di riunione serve inoltre a confermare le decisioni prese e le relative motivazioni, nel caso in cui qualcuno le metta in discussione in futuro. 

Perché si chiama “verbale”?

Nessuno sa con certezza perché si chiami “verbale”. Secondo una teoria il termine “minuta” deriva dall'espressione latina "minuta scriptura". Letteralmente significa "scrittura minuta, piccola", ma può anche significare "appunti approssimativi", il che ha senso nel contesto del verbale, in quanto si tratta di una registrazione dei punti principali della riunione. 

Anche se in questo caso il termine "minuta" si riferisce a qualcosa di piccolo, rappresenta un sostantivo piuttosto che l'aggettivo "minuto". Si pensa che non abbia niente a che fare con il fatto che i segretari annotassero l’orario in cui i membri discutevano i vari argomenti, al contrario di come credono alcuni.

Chi redige il verbale?

Di solito è il segretario che prende appunti durante la riunione per poi redigerli sotto forma di testo compiuto. Una volta fatto questo, inoltra il verbale a coloro che hanno partecipato alla riunione. Alla riunione successiva, i partecipanti lo approvano, o chiedono al segretario di correggerlo prima di approvarlo. 

Perché è importante redigere il verbale? 

Vi sono molte ragioni per cui è importante redigere il verbale alle riunioni del consiglio di amministrazione. Ecco le principali quattro:

  1. Il verbale è un requisito legale e una misura di tutela
    Nel Regno Unito la verbalizzazione delle riunioni consiliari è un obbligo di legge. Il verbale viene utilizzato per dimostrare che i membri del CdA hanno adempiuto alle proprie responsabilità, annotando le proposte, i voti, le astensioni e gli esiti. Inoltre, funge da tutela in caso di procedimenti legali. Se non si mette a verbale un’azione, è difficile dimostrare che è avvenuta. Questi atti risultano utili anche quando vengono utilizzati come prove nel contesto di audit e revisioni.   
  2. Il verbale aiuta a guidare gli action item
    Quando stendi un verbale di riunione, devi indicare chiaramente le decisioni che vengono prese e i passi successivi necessari per metterle in pratica. È un’opportunità per dichiarare chiaramente cosa deve accadere, entro quando e chi è responsabile di portare avanti l’azione. Questo aiuta a ricordare ai membri i loro doveri, e li responsabilizza per il futuro. 
  3. Misura i progressi
    Con la verbalizzazione degli action point, il consiglio può facilmente verificare se le decisioni prese siano state attuate o meno. Tutti i membri devono leggere il verbale prima della riunione successiva per poterlo approvare, il che serve loro a fare mente locale su cosa sia stato portato a termine o meno nel frattempo. 
  4. Consente di assumersi la responsabilità delle decisioni
    Coloro che non fanno parte del consiglio di amministrazione potrebbero considerarlo come un gruppo uniforme. In realtà, un CdA è composto da numerosi ingranaggi in movimento che non sono sempre lavorano all’unisono. Il verbale mostra chi ha votato a favore e a sfavore delle varie proposte, con la conseguenza che i membri devono assumersi la responsabilità delle loro decisioni. Pertanto, devono riflettere molto attentamente prima di esprimere il loro voto, e questo non può che giovare all'azienda. 

Di quali competenze hai bisogno? 

Vi è una serie di competenze chiave che il verbalizzante deve possedere per poter svolgere correttamente il proprio compito. Queste sono:

  • Buone capacità di ascolto: per eseguire un verbale efficace bisogna dedicare più tempo all’ascolto che alla scrittura. Devi assicurarti di essere sintonizzato sulla conversazione per coglierne gli elementi più importanti e catturare i temi e gli scopi. 
  • Assertività: durante la riunione ci saranno molte occasioni in cui il verbalizzante avrà bisogno di chiarire dei punti. È essenziale che parli, chiedendo al presidente o a un altro membro interessato di ripetere un commento o di spiegarlo più chiaramente. Se non lo fa, potrebbe compromettere la qualità e la precisione del verbale. 
  • Buone capacità di scrittura: il verbale è una traccia permanente della riunione, quindi quando stendi il verbale devi poter creare un documento che sia ben leggibile, che abbia senso e che sia privo di errori.
  • Buona conoscenza: sembrerebbe ovvio, ma devi possedere una buona conoscenza dell’attività dell’azienda. Diversamente, potresti avere difficoltà a tenere il passo con i dibattiti su argomenti tecnici durante la riunione. 

I tipi di verbale

Esistono tre tipi principali di verbale, e i verbali delle riunioni del CdA rientrano solitamente solo in solo uno di questi: il “verbale di azione”. Illustriamo di seguito le diverse tipologie:

Tipo di verbaleIn cosa consiste
Verbale di azioneRegistra le decisioni prese dai partecipanti, le azioni che devono intraprendere per metterle in pratica e chi è responsabile di intraprendere quali azioni. Inoltre, registra le azioni intraprese dal consiglio di amministrazione dall'ultima riunione. 
Verbale di discussioneÈ più dettagliato del verbale di azione. Contiene le stesse informazioni, con in più i dettagli dei dibattiti che hanno portato alle decisioni, e indica chi ha detto cosa durante il dibattito. 
Verbale integraleEssenzialmente si tratta di trascrizioni dell'intera conversazione. Spesso questo tipo di verbale non è necessario nei CdA, ed è più comunemente usato nel settore giuridico o in settori simili. 

Cosa dovrebbe (e non dovrebbe) essere incluso nel verbale?

Ecco cosa dovresti includere nel verbale di riunione:

  • La data e l'ora della riunione.
  • I partecipanti e gli assenti.
  • Le modifiche e le correzioni al verbale della riunione precedente.
  • I documenti che vengono distribuiti durante la riunione, allegandone una copia.
  • Tutte le decisioni prese in seno alla riunione.
  • Il risultato di eventuali votazioni.
  • Le azioni da portare a termine, le relative scadenze e i membri responsabili.
  • Le nuove questioni discusse.
  • I punti all'ordine del giorno che non sono stati discussi e che vengono rimandati alla riunione successiva.

Ecco cosa non includere nel verbale di riunione:

  • Lunghe descrizioni di ciò che è stato detto. Mantieniti conciso. 
  • Le tue opinioni o giudizi personali sui membri o sui punti di discussione. 
  • La descrizione del contenuto dei documenti distribuiti. Invece, menziona il documento allegato.
  • Aggettivi e avverbi. Cerca di mantenere un linguaggio semplice e neutrale. 

Quando non redigere il verbale

Nel Regno Unito e nella maggior parte degli Stati Uniti, è un obbligo di legge redigere il verbale delle riunioni del consiglio di amministrazione, e dovresti portare a termine questo compito anche durante le riunioni in cui i membri votano su eventuali action point. Questo fornisce un documento legale a sostegno delle decisioni prese nel quadro della riunione. Tuttavia, per le riunioni informali che non prevedono votazioni, non è necessario redigere il verbale. Può costituire un utile riferimento in futuro, ma potrebbe non valere la pena documentare la riunione a seconda dei suoi scopi. 

Come redigere un buon verbale

Ecco una guida passo passo su come redigere un buon verbale di riunione:

  1. Preparazione: se è la prima volta che stendi un verbale, procurati i verbali precedenti per farti un'idea della struttura e del modello utilizzato dall'azienda. Chiedi al presidente una copia dell’ordine del giorno della riunione, in modo da poter iniziare a compilare quel modello per risparmiare tempo durante la riunione stessa. Inoltre, è buona norma procurarsi un dispositivo per registrare l’audio o il video della riunione, in modo da poter consultare la registrazione alla stesura del verbale. 
  2. Registra l'inizio della riunione: includi la data e l'ora, i partecipanti, gli assenti e l'ora d’inizio della sessione.
  3. Durante la riunione: registra eventuali correzioni ai verbali delle riunioni precedenti, eventuali aggiunte all'ordine del giorno, proposte approvate e respinte, proposte votate (con indicazione di chi le ha presentate, di chi le ha appoggiate e di come hanno votato i membri), action point, passi successivi, questioni rimandate alla riunione successiva, nuove questioni, eventuali discussioni pertinenti, la data della riunione successiva e l'ora di fine della riunione. 
  4. Dopo la riunione: stendi il verbale sotto forma di documento ufficiale e chiedi l'approvazione del presidente prima di distribuirlo ai membri. 

Consulta la nostra guida con i consigli per redigere il verbale per ulteriori informazioni sul tema.

Errori comuni nella stesura del verbale

Vi è una serie di errori comuni che dovresti cercare di evitare quando stendi un verbale. Questi includono:

  • Lasciar passare troppo tempo dopo la riunione prima di redigere il verbale, in quanto non avrai più una chiara memoria degli eventi. In questo modo rischi di tralasciare informazioni importanti e di non riuscire più a decifrare gli appunti. 
  • Dimenticare di annotare le presenze.
  • Descrivere in modo ambiguo gli eventi della riunione. 
  • Includere nel verbale informazioni sensibili dal punto di vista legale. 
  • Riportare il risultato delle votazioni in maniera imprecisa o incompleta. 
  • Ritardare l'approvazione del verbale precedente e non individuare errori od omettere informazioni importanti. 
  • Non raccogliere le firme necessarie per rendere il verbale giuridicamente vincolante. 
  • Non distribuire il verbale in tempo utile prima della riunione successiva. 

Tra l'altro, molti di questi errori possono essere evitati gestendo le riunioni del consiglio di amministrazione senza supporti cartacei. Non dovrai preoccuparvi della consegna dei documenti e potrai facilmente monitorare chi ha ricevuto il verbale e chi l’ha firmato. 

Come gestire un verbale errato

Quando un membro evidenzia un errore o un'omissione nel verbale della riunione precedente, è necessario correggerlo. In primo luogo, devi sincerarti dell’esistenza dell’errore. Controlla i dettagli della segnalazione e verifica se il verbale sia effettivamente errato o se il segnalante si sia sbagliato. 

Se l’errore è reale, modifica il documento di conseguenza e ridistribuiscilo ai membri corredandolo di una nota in cui indichi che è stato modificato. Se utilizzi un software per le riunioni del CdA, la nuova versione sostituirà automaticamente il documento errato, e tutti i partecipanti avranno sempre accesso alla versione più recente. 

È meglio correggere il verbale prima della riunione successiva, in modo da non dover dichiarare le modifiche apportate nel corso dell’incontro. Nel caso in cui qualcuno segnali un problema durante la riunione successiva, al momento dell’approvazione del verbale da parte dei membri dovrai annotare nel verbale della riunione corrente che il verbale della riunione precedente è stato approvato previe correzioni. Devi anche specificare cosa è stato modificato. Dopodiché, il presidente deve adattare il documento cartaceo e apporre le sue iniziali accanto alla modifica. 

Come si sottoscrive un verbale?

Una volta soddisfatto del verbale, il segretario deve presentarlo a un amministratore per la firma. Di solito viene sottoscritto dal presidente della riunione, ma potrà trattarsi di qualsiasi membro del consiglio di amministrazione. Dovrebbe firmarlo anche il segretario, per mostrare che è una registrazione giuridicamente vincolante degli eventi della riunione. 

Distribuire o condividere il verbale

Dopo la riunione, e dopo essere stato approvato dal presidente, è essenziale che il verbale sia distribuito a tutti i membri del consiglio, indipendentemente dal fatto che abbiano partecipato o meno all’incontro. In questo modo potranno leggerlo e assimilarlo, lavorando sugli action point di loro responsabilità e assicurandosi che i dati contenuti al suo interno siano corretti. 

Puoi inviare il verbale per posta, via e-mail o utilizzando un portale per le riunioni del CdA che sfrutta la tecnologia cloud. Consentire l'accesso a un documento online presenta molti vantaggi rispetto all’invio di copie cartacee o di allegati di posta elettronica. 

Permette ai membri di collaborare e di segnalare istantaneamente eventuali problemi. Invece di aspettare la riunione successiva e di perdere tempo a discutere degli errori, i membri possono apporre una nota per interrogare il segretario esattamente sul punto che li interessa. In questo modo il segretario ha la possibilità di chiarire se c'è effettivamente un errore, e in tal caso di correggere il documento di conseguenza. 

Non appena il documento viene aggiornato sul portale per CdA, tutti hanno accesso immediato alla nuova versione dal proprio computer, tablet o telefono. Il segretario non deve perdere tempo a inviare a tutti un documento aggiornato via e-mail o a spedire nuove copie cartacee, operazioni che richiedono tempo e denaro. 

Inoltre, ogni volta che un membro del consiglio di amministrazione vorrà consultare il verbale, avrà accesso alla versione più aggiornata. Se invece esistono più iterazioni cartacee del verbale, è facile che un membro lavori per sbaglio su una copia non aggiornata. 

Assicurati di fornire i dettagli su chi contattare per eventuali domande se utilizzi esemplari cartacei, o su come segnalare i problemi se utilizzi un software per le riunioni del CdA. 

Modello gratuito di verbale

Se sei alla ricerca di un modello gratuito per verbalizzare la riunione del tuo CdA, hai molte opzioni a disposizione. Google Docs contiene una serie di modelli di verbale, da quelli formali a quelli informali. Analogamente, Microsoft Office offre una serie di esempi da personalizzare e riutilizzare per le tue riunioni.

Esempio di stesura del verbale

Ecco come appare il verbale quando il segretario compila il modello:

FAQs

Il verbale di riunione deve essere approvato? 

Il verbale di riunione deve essere approvato per soddisfare i requisiti di legge dell’azienda. Diversamente, non sarà possibile dimostrare che gli eventi hanno avuto luogo e che i soci hanno avuto la possibilità di votare su una linea d'azione. In caso di revisione contabile o di controllo normativo, l'azienda e i membri del consiglio di amministrazione potrebbero avere problemi di natura legale. Secondo il Companies Act 2006, solo una volta che è autenticato dal presidente il verbale può essere considerato come una prova che la riunione è avvenuta, che le decisioni sono state effettivamente prese e che sono valide. 

Quanto deve essere dettagliato il verbale? 

Il verbale deve essere sufficientemente dettagliato da poter dare a chiunque non abbia partecipato all’incontro una chiara impressione di ciò che è stato discusso e concordato. Una quantità troppo ridotta di informazioni non servirà a soddisfare il requisito di documentazione del processo decisionale. D’altro canto, se le informazioni sono eccessive, il documento potrà risultare confuso e difficile da leggere e assimilare.

Quali fasi seguire nella la stesura del verbale?

Dopo aver preso appunti durante la riunione, è importante che questi siano trasformati in un rapporto coerente il prima possibile, fintantoché si ha ancora la memoria fresca delle questioni discusse. In questo modo il segretario può descrivere meglio i dibattiti e le decisioni senza doversi sforzare di ricordare perché ha preso determinati appunti durante l’incontro. 

Il verbale è riservato? 

Il verbale non è riservato. Si tratta di una rappresentazione giuridicamente vincolante di ciò che è accaduto durante la riunione, e deve essere messo a disposizione a fini di consultazione e per dimostrare che il consiglio si è attenuto alle corrette procedure. Il verbale deve essere conservato per dieci anni in caso di audit o altre indagini. Tuttavia, è possibile che all'ordine del giorno vi siano punti riservati che devono figurare solo nel verbale distribuito ai membri che hanno partecipato e che sono stati coinvolti nella loro discussione durante l’incontro. 

Conclusione

La stesura del verbale è un'attività estremamente importante e un compito amministrativo fondamentale. È importante essere il più precisi possibile e chiedere chiarimenti su qualsiasi punto dubbio per assicurarsi che la documentazione sia il più completa possibile. Il verbale deve rispettare determinati requisiti legali e informare chiunque in futuro chieda chiarimenti sulle ragioni delle decisioni prese, pertanto non c’è scorciatoia che tenga! In tal senso, un software per le riunioni del CdA risulta molto utile, in quanto consente ai membri di individuare facilmente gli errori e di correggerli con il minimo sforzo. 

Bibliografia e approfondimenti

Maggiori informazioni

Data:
10 Gennaio 2023
Categoria:
Convividi:
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