Nachverfolgung von Aktionspunkten aus Sitzungen mithilfe einer Mustervorlage

Auf einer Sitzung kann es hoch hergehen, und wenn viele Themen und Diskussionspunkte abzudecken sind, können schnell umzusetzende Maßnahmen und verbale Vereinbarungen, die während der Sitzung getroffen werden, leicht in Vergessenheit geraten. Das kann die Produktivität beeinträchtigen und zur Verschwendung wertvoller Ressourcen führen, wie Zeit, Einsatz für die Sache und Energie.

Wenn Gremiensitzungen auf diese Art durchgeführt werden, kann dies bedeuten, dass es länger dauert, bis Recherchen und Vorhaben zum Abschluss kommen. Dies ist oft auf nicht eingehaltene Termine oder Missverständnisse zwischen den Beteiligten zurückzuführen. Sind die Beschreibungen und Termine der zu ergreifenden Maßnahmen nicht klar formuliert, so ist es nicht möglich, diese Punkte nachzuverfolgen oder darauf zu drängen, dass sie erledigt werden.

Wie können Sie es als Gremienmitglied oder Schriftführer also verhindern, dass solche Situationen auftreten? Eine Methode kann darin bestehen, im Sitzungsprotokoll eine Liste von konkreten Aufgaben bzw. Aktionspunkten zu vermerken und sicherzustellen, dass diese ordentlich gehandhabt werden. So werden Ihre Sitzungen auch weitaus produktiver sein, da Sie keine Zeit mehr darauf verwenden müssen, um früher beschlossene Maßnahmen zu besprechen, die nicht umgesetzt wurden.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, wie Sie Aktionspunkte mithilfe einer Mustervorlage besser nachverfolgen können. Los geht‘s…

Was ist ein Aktionspunkt aus einer Sitzung?

Ein Aktionspunkt aus einer Sitzung ist eine Aufgabe, die unter denjenigen, die an einer Sitzung teilgenommen haben, besprochen und vereinbart wird. Diese könnte zum Beispiel einfach darin bestehen, einen Termin für eine weitere ausführlichere Besprechung anzusetzen, um über ein Thema zu diskutieren, das nur kurz oder beiläufig angesprochen wurde. Es könnte auch eine schnell umsetzbare Maßnahme sein, wie die Versendung einer E-Mail oder die Kontaktaufnahme mit einem bestimmten Kunden oder Partner.

Aktionspunkte können auch die Projektplanung oder Präsentationen beinhalten, andere Aktionspunkte können datenbasiert sein. In jedem Fall müssen die Einzelheiten und die erwarteten Ergebnisse der zu ergreifenden Maßnahmen zum Zeitpunkt der Zuweisung besprochen werden. 
Alle Aktionspunkte aus einer Sitzung sollten entweder einem Einzelnen oder einem Team zugewiesen werden. In letzterem Fall sollte ein Verantwortlicher für die Ausführung der betreffenden Maßnahme bestimmt werden. Zum Beispiel könnte eine Aufgabe im Zusammenhang mit Veröffentlichungen in sozialen Medien dem Team für digitales Marketing zugewiesen werden, wobei der Leiter der Abteilung für digitales Marketing als Verantwortlicher für die Ausführung dieser Aufgabe bestimmt wird. Heben Sie die Aktionspunkte entsprechend dem Sitzungsverlauf in Ihren Sitzungsnotizen und im Protokoll hervor, um so wirklich alle Aktionspunkte festzuhalten.

Die Bedeutung von Aktionspunkten aus einer Sitzung

Wenn jeder seinen Teil dazu beiträgt, die Aktionspunkte termingerecht zu erledigen, kann jedes Projekt zügig voranschreiten. Es ist wichtig, das Tempo beizubehalten, mit festen Terminen und einem soliden Nachverfolgungsprozess. 

Manchmal kann ein erledigter Aktionspunkt zum nächsten Aktionspunkt in einer Folge von Maßnahmen führen. Zum Beispiel: Wenn das Vertriebsteam eine Übersicht mit den Einzelheiten seiner Tätigkeit für den abgelaufenen Monat erstellt und die Gründe dafür benennt, warum es seine Umsatzziele nicht erreicht hat, dann könnten weitere Aktionspunkte für andere Teammitarbeiter etwa darin bestehen:

• Eine formelle Besprechung mit dem Abteilungsleiter zu vereinbaren.
• Schulungseinheiten für die Vertriebsmitarbeiter zu organisieren.
• Sich über mögliche neue Partner für die Vertriebs-Software oder die Telekommunikation zu informieren.
• Eine Datenaufschlüsselung zu erstellen, um die Leistung jedes einzelnen Teammitarbeiters mittels Scorecards aufzuzeigen.
• Mit der Logistikabteilung oder der Betriebsleitung über mögliche Probleme mit Lagerbeständen und Liefermengen zu sprechen.
• Die Einstellung (oder Beförderung) eines Vertriebs-Teamleiters in Betracht zu ziehen, um dem Team mehr Unterstützung bei der Tagesarbeit zu geben.

Diese Maßnahmen können helfen, die Leistungen des Vertriebsteams zu steigern, und somit wiederum zum Wachstum der Umsatzerlöse beitragen.

Beispiele für Aktionspunkte aus einer Sitzung

Welche in Sitzungen beschlossenen Aktionspunkte am gebräuchlichsten sind, hängt von der Art der Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens und von den daran beteiligten Teams ab. Hier nur einige Beispiele für Aktionspunkte, die sich in einer Sitzung ergeben können:

Professionelle Handhabung von Aktionspunkten

1. Sicherstellung einer klaren Aktionspunkt-Formulierung

Zuerst einmal sollten Sie sicherstellen, dass der Aktionspunkt so klar und detailliert wie möglich formuliert ist. Vermeiden Sie es, einen Aktionspunkt mit der einfachen Anweisung „Verkaufspräsentation vorbereiten“ und Erledigungstermin zuzuweisen. Weitere Einzelheiten über den genauen Inhalt dürften meist bereits während der Sitzung besprochen werden.

Falls Ihnen ein Aktionspunkt zugewiesen wird und dieser nicht klar ist, dann haken Sie der Sache mit allen Beteiligten nach, um sicherzugehen, dass die Anweisungen und die erwarteten Ergebnisse klar sind. Ein klar formulierter Aktionspunkt und eine Beschreibung oder entsprechende Notizen dazu werden helfen, Missverständnisse zu vermeiden.

2. Zentrale Verwaltung aller Aktionspunkte

Wenn Sie mehrere Aktionspunkte an verschiedenen Orten verwalten, kann das leicht zu Problemen und zu möglicher Verwirrung unter den Teams führen. 

Und es kann bei den Verantwortlichen für die Aktionspunkte dazu führen, dass sie entmutigt werden, wenn sie dadurch ungewollt nicht Ihrer Verantwortung gerecht werden. Um das zu vermeiden, sollten Sie alle Aktionspunkte zentral verwalten. Dann sind sämtliche Aktionspunkte auch einfacher zu handhaben und nachzuverfolgen. So kann sichergestellt werden, dass die Aktionspunkte auch termingerecht erledigt werden.

3. Sortieren der Aktionspunkte

Tipp: Verwenden Sie die Mustervorlage und Gliederung aus dem nächsten Abschnitt als Anregung!

Es gibt verschiedene Methoden zum Sortieren Ihrer Aktionspunkte, je nach Methode zur Nachverfolgung. Sie können die Aktionspunkte sortieren nach:

• Status (in Bearbeitung, vorübergehend ausgesetzt, fertiggestellt usw.)
• Priorität oder Dringlichkeit
• Erledigungstermin (frühester oder spätester Termin)
• Zuständige Person
• Zuständiges Team
• Fällig/überfällig

Wenn Sie Ihre Aktionspunkte flexibel auf diese Weise ordnen können, behalten Sie einen einfacheren Überblick darüber, was noch aussteht, und Sie können die betreffenden Kollegen darauf ansprechen. 

4. Zuordnung von Verantwortlichkeit und Erledigungstermin

Für jede Maßnahme sollten Sie eine Person oder einen Team-Mitarbeiter klar zuweisen und einen angemessenen Erledigungstermin festlegen. Gegebenenfalls müssen Sie sich mit der betreffenden Person in Verbindung setzen, um einen Erledigungstermin festzulegen. Dieser Termin wird sich nach der Dringlichkeit des Aktionspunkts richten sowie nach der aktuellen Arbeitslast und Verfügbarkeit des betreffenden Kollegen. Oder es gilt der vom Sitzungsleiter festgelegte Termin, falls der betreffende Aktionspunkt ohnehin zeitgebunden ist.

Gute Kommunikation ist sehr wichtig für die richtige Handhabung Ihrer Aktionspunkte. Ebenso wichtig sind klare Anweisungen, um sicherzugehen, dass jedes Teammitglied über seine Verantwortlichkeiten klar informiert ist.

5. Kommunikation bei Problemen oder geänderten Prioritäten

In einer Sitzung können auch Aktionspunkte zugewiesen werden, ohne dass die Beteiligten umfassende Kenntnis über den gesamten Prozess haben, der zur Erledigung des Punkts zu durchlaufen ist. Manchmal merkt die für die Erledigung des Aktionspunkts zuständige Person erst nach Inangriffnahme des Punkts, dass ihr wesentliche Elemente für die Erledigung fehlen, wie z. B. Daten, Zugang zu Informationen, oder sich im Urlaub befindliche Team-Mitglieder. 

Daher sollten Sie den Team-Mitgliedern entweder durch unmittelbaren Zugang zu Ihrer Aktionspunkteliste oder auf andere Weise die Möglichkeit bieten, diese Hinweise kundzutun und ggf. auch einen Aktionspunkt voranzustellen, der erledigt werden muss bevor der eigene Aktionspunkt angegangen werden kann. In solchen Fällen ist mit Auswirkungen auf den Erledigungstermin zu rechnen.

Ebenso sollten Sie Ihre Teammitglieder über jegliche Änderungen bei einem Aktionspunkt oder geänderte Prioritäten informieren. Daraus ergeben sich Auswirkungen auf die Arbeit des Verantwortlichen bzw. des verantwortlichen Teams, und darüber hinaus evtl. auch auf andere Aktionspunkte.

6. Verfolgung der Fortschritte

Zu guter Letzt, verfolgen Sie die Fortschritte bei der Erledigung der Aktionspunkte. Wenn Sie alles zentral auf einem System verwalten, mit klaren Aufgaben, Notizen, Prioritäten, Verantwortlichkeiten und Erledigungsterminen, dann dürfte das gesamte Team klar darüber informiert sein, was bis wann zu erledigen ist.  Prüfen Sie Ihre Aufstellung recht regelmäßig und scheuen Sie sich nicht, ein Teammitglied vor oder am festgelegten Erledigungstermin darauf anzusprechen, wenn die zugewiesene Aufgabe noch nicht erledigt ist. Vielleicht hat ein Teammitglied auch keinen Status-Update in die entsprechende Liste eingetragen. Wie dem auch sei, mahnen Sie ruhig sanft an, damit der Erledigungstermin auch eingehalten wird!

Mustervorlage für Aktionspunkte aus einer Sitzung

Viele Unternehmen verwenden Tabellen oder Projektmanagement-Systeme für die Nachverfolgung von Aktionspunkten. Sie können die nachfolgende tabellarische Aufstellung (oder eine ähnlich angelegte Tabelle) verwenden, so wie es für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Wir empfehlen die Verwendung einer kollaborativen Spreadsheet-Software, wie z. B. Google Sheets, oder einer Sitzungsmanagement-Software wie iBabs, in der jeder Nutzer den Status seiner eigenen Aktionspunkte aktualisieren kann. 

Sie können auch Farbkennzeichnungen und bedingte Formatierungen verwenden, um ein klares Bild über den Status-Fortschritt zu vermitteln. So können Sie etwa verschiedene Farben für die Ausprägungen der Spalten für Status, Priorität und Vereinbarter Erledigungstermin zuordnen.

So kann iBabs helfen

iBabs wurde als Sitzungsmanagement-Software mit dem Ziel entwickelt, den Gremienmitgliedern und Schriftführern Zeit zu sparen. Ein Ansatz zum Management von Aktionspunkten ist es, diese während einer Sitzung handschriftlich zu notieren oder sie in Google Docs zu vermerken. Dann müssen Sie jedoch auch Ihr eigenes System zur Nachverfolgung der Aktionspunkte erstellen und es durch manuelle Eingaben stets auf dem neuesten Stand halten. iBabs bietet Ihnen einen alternativen Ansatz…

Während einer Sitzung (oder kurz danach) können die Schriftführer mit iBabs jeden Aktionspunkt erfassen, eine Erklärung mit Hinweisen hinzufügen, einzelnen Personen konkrete Aktionspunkte zuweisen und Erledigungstermine festlegen. Dann wird jeder Aktionspunkt dem Sitzungsprotokoll beigefügt, und der bzw. die Verantwortliche(n) werden von iBabs entsprechend benachrichtigt. Der Statusfortschritt wird rot, gelb oder grün dargestellt, um den Fortschritt anzuzeigen, sodass die einzelnen Aktionspunkte kontrolliert werden können. Sie können sogar automatisierte E-Mails zur Nachverfolgung erstellen und dadurch Zeit sparen. Denn so brauchen Sie Ihre Kollegen nicht manuell daran zu erinnern, ihre Termine einzuhalten. 

Wenn Sie gerne viel Zeit für administrative Aufgaben einsparen möchten, dann sollten Sie gleich heute eine Kurzvorstellung von iBabs erbitten.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen einer Aufgabe und einem Aktionspunkt?

Was ist der Unterschied zwischen einer Aufgabe und einem Aktionspunkt? Während eine Aufgabe eine einmalig zu erledigende Sache ist, die dann abgehakt werden kann, kann daraus ein Aktionspunkt werden, wenn Sie einen Erledigungstermin und eine für diese Aufgabe verantwortliche Person bestimmen. Im Allgemeinen sind Aktionspunkte ein Teil einer Abfolge von Aktivitäten, die stattfinden können, nachdem die anfängliche Aktivität ausgeführt worden ist.

Wie kann ich Aktionspunkte aus einer Sitzung in der nächsten Sitzung nachverfolgen?

Wenn Sie eine Tabelle oder eine Sitzungsmanagement-Software verwenden, so können diese Tools zur Kontrolle der Aktionspunkte verwendet werden. Kurz nach Beginn der Folge-Sitzung fassen Sie die Aktionen aus der vorherigen Sitzung zusammen – wobei Sie auf Ihr Kontroll-Tool verweisen – und weisen jedes Gremienmitglied darauf hin, die jeweils zugeordneten Aktionspunkte im Tool vor der Sitzung zu aktualisieren. Dann liegen Ihnen aktuelle Informationen vor, und die nächsten Aktionen können bereits in der anstehenden Sitzung vereinbart werden.

Wie kann ich nach der Sitzung sicherstellen, dass die Aktionspunkte nachverfolgt und erledigt werden?

Etwa innerhalb eines Arbeitstages nach der Sitzung sollte das Sitzungsprotokoll (bzw. eine kurze Zusammenfassung der Sitzung) an alle Sitzungsteilnehmer herausgegeben werden, inkl. einer Liste mit den Aktionspunkten. Geben Sie die Aktionspunkte auch nach Möglichkeit in ein Echtzeit-Kontrollsystem ein und gewähren Sie allen Personen, denen Verantwortlichkeiten für Aktionspunkte zugewiesen wurden, den Zugriff auf das System. Damit planen Sie professionell, und es wird eine wirksame Nachverfolgung sichergestellt.

Literaturhinweise und weitere Lektüre

• Schritt für Schritt zu einer professionellen Vorlage für Gremiensitzungen
• 11 Schritte zum Verfassen professioneller (Muster-) Gremienvorlagen
• Robert's Rules of Order: Tagesordnung leicht gemacht
• Protokollführung bei Gremiensitzungen mit Beispiel
• Wie erstelle ich ein Sitzungsprotokoll? Ein professioneller Leitfaden für Schriftführer