La convocazione di una riunione è l’atto attraverso il quale si comunica che l’incontro avrà luogo e si invitano le parti interessate a partecipare. La procedura corretta per convocare una riunione dipende da due fattori principali:
- Lo statuto della società.
- La legge del Paese in cui la società ha sede.
Sebbene lo statuto societario non possa essere in contrasto con la legge del Paese in cui la società risiede, può aggiungere ulteriori requisiti specifici relativi alle modalità di convocazione che l’azienda deve adottare per le riunioni del consiglio di amministrazione e le assemblee generali (degli azionisti e dei soci).
Convocando una riunione si avvertono gli azionisti o i membri del consiglio di amministrazione che l’assemblea avrà luogo, consentendo loro di organizzarsi per partecipare e prepararsi adeguatamente all'evento. Inoltre, esistono delle buone prassi per convocare entrambi i tipi di riunione suindicati. Questo articolo spiega tutto a riguardo.
Requisiti per convocare una riunione
Ecco alcuni esempi di requisiti per convocare le riunioni del consiglio di amministrazione e le assemblee generali:
| Tipo di riunione | Requisiti per convocare la riunione |
|---|---|
| Convocare un’assemblea generale | L’assemblea generale può essere convocata dal consiglio di amministrazione o dagli azionisti di una società. Molte aziende prevedono nel loro statuto l'obbligo di tenere riunioni e assemblee generali annuali con una frequenza prestabilita, mentre alcune le tengono su base ad hoc. Spetta al consiglio convocare l’assemblea. Nel Regno Unito, il Companies Act 2006 stabilisce che la convocazione deve essere comunicata un preavviso di almeno 14 giorni, o di 21 giorni per le società per azioni (“public limited company”, PLC). Negli Stati Uniti, il periodo minimo di preavviso è stabilito dallo Stato, e può variare da dieci giorni a sessanta giorni. L'avviso di convocazione deve includere la data, l'ora e il luogo dell’assemblea. Deve specificare il motivo per cui l’assemblea è indetta e gli argomenti all'ordine del giorno. Devi attenerti alla legge e allo statuto per quanto concerne le modalità di notifica della convocazione. L’avviso di convocazione può essere inoltrato per posta ordinaria o elettronica, a seconda del quadro normativo del Paese in cui ha sede la società e dello statuto societario. |
| Convocare una riunione del consiglio di amministrazione | Se il calendario delle riunioni del consiglio di amministrazione è prestabilito dallo statuto o dall'atto costitutivo, e gli amministratori sono tutti d'accordo, non è necessario inoltrare un avviso di convocazione. Tuttavia, devi comunque inviare l'ordine del giorno e la documentazione della riunione in tempo utile per consentire ai membri di prepararsi a fondo. Se invece non è previsto un calendario preconcordato, devi convocare la riunione fornendo un preavviso "ragionevole". È nell'interesse della società che tutti gli amministratori partecipino alle riunioni consiliari, e devi tenerne conto quando pianifichi l’evento e inoltri la convocazione. L'avviso di convocazione deve indicare la data, l'ora e il luogo della riunione, oltre a tutte le informazioni pertinenti, come ad esempio la possibilità di partecipare utilizzando un software per le riunioni del CdA come iBabs. |
Il ruolo del presidente dell’assemblea
Il presidente dell’assemblea ha un ruolo fondamentale nel convocare la seduta. Deve assicurarsi una corretta pianificazione affinché si svolga senza intoppi. A tal fine, tra le altre cose, deve assicurarsi che l'ordine del giorno sia pronto e che l’azienda informi i soggetti legittimati a partecipare in tempo utile e in conformità alla legge e allo statuto societario.
Il ruolo del segretario del consiglio di amministrazione
Il segretario del consiglio di amministrazione collabora con il presidente nell’organizzazione del programma dei lavori. Inoltre, conferma le prenotazioni per la data, l'ora e il luogo della riunione e organizza l'alloggio per i membri del consiglio che lo richiedono.
È fondamentale che il segretario del consiglio di amministrazione invii l'avviso di convocazione in tempo utile e in conformità alla legislazione del Paese e allo statuto della società. Deve inviare le copie dell'ordine del giorno, del verbale della riunione precedente e dei documenti pertinenti per la riunione successiva.
Procedura per convocare una riunione
Ecco una guida passo passo convocazione di una riunione:
1. Comprendere lo scopo della riunione
Possono esserci vari motivi per convocare una riunione. Il consiglio di amministrazione può convocare un'assemblea generale per discutere di argomenti rilevanti. Anche gli azionisti possono richiedere al consiglio di amministrazione di indire un'assemblea generale. Affinché la richiesta sia valida ai sensi della legge del Regno Unito, i richiedenti devono rappresentare almeno il cinque per cento dell’azionariato della società con diritto di voto nelle assemblee generali. Questa percentuale cambia a seconda del Paese.
Il presidente deve convocare le riunioni del consiglio di amministrazione in base al calendario stabilito nello statuto della società.
2. Scegliere il luogo, l'ora e il formato della riunione
Una volta che qualcuno convoca un'assemblea generale, il segretario dovrebbe assicurarsi di trovare un luogo adatto e prenotare una data eUna volta convocata l'assemblea generale, il segretario deve assicurarsi di prenotare un locale per l’incontro per una data e un'ora adatti. L'evento deve essere organizzato senza troppi ritardi e tenendo conto della necessità di fornire sufficiente preavviso. un'ora per la riunione. L'evento dovrebbe essere organizzato senza troppi ritardi, ma tenendo presente la necessità di dare un preavviso adeguato.
Le riunioni del consiglio di amministrazione possono essere pianificate con un anno di anticipo. Il segretario può pianificare le riunioni in anticipo e proporne il calendario per l’intero anno, in modo che gli amministratori possano inserirle in agenda con largo anticipo.
Sia per le assemblee generali che per le riunioni del CdA, è necessario pensare a come far partecipare gli azionisti e/o gli amministratori. La riunione si terrà esclusivamente in presenza o si potrà partecipare in teleconferenza, in videoconferenza o attraverso un portale per le riunioni?
3. Preparare l'ordine del giorno della riunione
Il presidente e il segretario devono incontrarsi e discutere l'ordine del giorno della riunione. Questa attività include l'approvazione del verbale della riunione precedente, il follow-up di eventuali questioni precedenti e le nuove questioni che devono essere discusse. Un ordine del giorno fitto e ben pianificato consente di svolgere la riunione in maniera fluida e di trattare tutti gli argomenti previsti.
4. Inviare l'avviso di convocazione
Il segretario deve inviare l'avviso di convocazione della riunione rispettando almeno il periodo di preavviso minimo richiesto dalla legge e dallo statuto. La convocazione deve essere inviata a tutti coloro che sono tenuti o idonei a partecipare, ivi compresi gli azionisti, i membri del consiglio di amministrazione e i revisori dei conti, a seconda del tipo di assemblea.
Il metodo di convocazione dipende anche dallo statuto della società, ma in generale è accettabile inviare sia un avviso di convocazione scritto che digitale.
L'avviso di convocazione deve indicare il luogo, la data e l'ora d’inizio dell'assemblea, nonché le informazioni relative alla partecipazione in presenza e a distanza, e sulle modalità di espressione del voto (diretta o per delega). Deve inoltre riportare l'ordine del giorno della riunione, ivi comprese eventuali delibere speciali da discutere. Per le riunioni del consiglio di amministrazione, è necessario inviare i documenti della riunione insieme con il verbale della riunione precedente, in modo che gli amministratori possano leggerlo in anticipo.
5. Adattare il fascicolo assembleare
Se stai convocando una riunione del CdA, nel rispondere alla convocazione, alcuni membri potrebbero porti delle domande sul verbale della riunione precedente o proporre suggerimenti per migliorare l'ordine del giorno. Dopo averne discusso con il presidente e il segretario del CdA, potresti decidere di modificare il fascicolo di conseguenza.
Vale la pena notare che questo processo è molto più semplice se si utilizza un software per le riunioni del CdA rispetto invece di inviare copie cartacee. Infatti, sarà sufficiente aggiornare i documenti nel cloud perché tutti gli interessati possano visionare l’ultima versione, senza bisogno di ristampare e rispedire pile di documenti.
Suggerimenti e migliori prassi
- In segno di rispetto dei partecipanti, fornisci loro il maggior preavviso possibile. Se vuoi che partecipi il maggior numero di persone possibile, devi dare loro il tempo di cambiare i loro piani, di prenotare il viaggio e l’alloggio e prepararsi al meglio per la riunione.
- Cerca di rendere la riunione il più accessibile possibile. In molti Paesi, è ora legalmente accettabile tenere un'assemblea generale annuale in modalità esclusivamente online o ibrida. I portali per CdA rendono questo processo semplice ed efficace, e consentono ai consiglieri che hanno un'agenda fitta di impegni, con problemi a spostarsi, che vivono all'estero o che vorrebbero partecipare in presenza ma non possono farlo per qualsiasi motivo, di partecipare comunque.
- Per le riunioni del consiglio di amministrazione, cerca di stabilire in anticipo il relativo calendario per l’intero anno, in modo da dare agli amministratori la possibilità di bloccare le date nella loro agenda prima che le assegnino ad altri impegni. In questo modo è più possibile che possano partecipare a tutte le riunioni.
- Indica il più chiaramente possibile lo scopo della riunione. Descrivere in maniera specifica la proposta di delibera da discutere consente agli azionisti di meglio valutare se debbano partecipare in presenza. Se fornisci indicazioni sono vaghe, rischiano di cambiare i loro programmi e attraversare il Paese per una riunione che non li riguarda. Ti consigliamo di evitare a ogni costo qualsiasi malcontento tra gli azionisti.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra un avviso di convocazione di riunione ordinaria e di riunione straordinaria?
Per quanto riguarda le riunioni ordinarie, se lo statuto della società lo consente, nell'avviso di convocazione può limitarti a indicare, per esempio, che si svolgono a una certa ora e in un certo giorno di ogni mese. Sebbene sia buona norma inviare un avviso di convocazione per ogni riunione, non è sempre necessario.
Per le riunioni straordinarie, in cui potranno essere discusse questioni urgenti che non possono essere rimandate alla successiva riunione ordinaria, proposte di modifica dello statuto aziendale o altre problematiche importanti, devi inviare l’avviso di convocazione prima di ogni singolo incontro. Inoltre, devi sempre inviare l'ordine del giorno completo, al di fuori del quale non potranno essere discussi altri argomenti. Per le riunioni ordinarie, invece, puoi inviare una versione meno rigida dell'ordine del giorno, e, se necessario, la discussione potrà discostarvisi.
Chi può convocare un'assemblea generale straordinaria (EGM)?
Un'EGM può essere convocata dagli amministratori di una società, da un numero di azionisti che rappresenti almeno il dieci per cento delle azioni con diritto di voto, o da un tribunale. Lo scopo di un’EGM è quello di affrontare questioni urgenti come la revoca di dirigenti o altre problematiche legali riguardanti l'azienda.
Chi può convocare un'assemblea generale annuale (AGM)?
Un’assemblea generale annuale può essere convocata solo dal consiglio di amministrazione. Di solito si svolge in un giorno prestabilito di ogni anno, ma il CdA può convocarla in una data diversa fornendo un preavviso di 14 giorni.
Conclusione
La procedura di convocazione dipende dai diversi tipi di riunione, ma i principi rimangono gli stessi. Attieniti alle linee guida dell’atto costitutivo e alle leggi del Paese, evita il più possibile i preavvisi brevi e informa gli interessati su ciò che verrà discusso. Le riunioni migliori e più produttive sono quelle che coinvolgono il maggior numero possibile di interlocutori; pertanto, dare a tutti la possibilità di organizzarsi con anticipo e di documentarsi sulle questioni da trattare è aiuta moltissimo. L’impiego di un portale per le riunioni come iBabs aiuta a far sì che tutto proceda senza intoppi, e permette a chi non può viaggiare di svolgere appieno la propria parte.